行業(yè)協(xié)會財務信息化建設研究

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1引言

數(shù)字化是新時代的特征，隨著“大智移物云”在日常工作、學習和生活中廣泛應用，對各個行業(yè)的生存和發(fā)展產生了不小沖擊。不緊跟時代步伐，就難逃被淘汰的命運。殘酷而激烈的市場競爭，推動著各行各業(yè)不得不運用新的信息技術，加快數(shù)字化轉型升級。行業(yè)協(xié)會作為社會組織的一部分，只有通過不斷變革和創(chuàng)新發(fā)展，才能滿足內部管理需求和適應外部環(huán)境變化。財務管理處于行業(yè)協(xié)會經營管理的核心地位，貫穿于協(xié)會經營全過程，覆蓋協(xié)會全方位，但傳統(tǒng)的財務管理模式難以滿足現(xiàn)代財務管理工作的需求，亟需轉型發(fā)展。而實施財務信息化建設就可以轉變協(xié)會財務管理模式，財務信息化不僅可以優(yōu)化資源配置、提高財務管理效率和質量，同時對于提升協(xié)會整體競爭力、實現(xiàn)總體戰(zhàn)略具有十分重要的意義。

2行業(yè)協(xié)會財務信息化建設的重要意義和作用

2.1優(yōu)化資源配置提升決策支持和財務預判效果財務信息化建設可以保持各系統(tǒng)之間流程貫通一致，數(shù)據(jù)標準統(tǒng)一。例如：發(fā)生零星小額固定資產采購時，業(yè)務流程“提交采購申請-財務審核-領導審批-簽訂合同-索取發(fā)票-財務復核-支付資金-固定資產驗收入庫-申請人填寫申領單-固定資產出庫”，該流程所涉及的所有財務信息及非財務信息都會被信息系統(tǒng)保存起來，以便隨時查閱和調取，各部門也可以通過系統(tǒng)模塊獲取與之相關的數(shù)據(jù)和信息，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息充分共享，而且整個業(yè)務流程無重復操作，公開透明，職責明確。一方面使資源配置得以優(yōu)化、工作效率大幅提升，另一方面使管理成本大幅度降低。另外，財務信息化系統(tǒng)通過對內外部信息的高度集成，自動生成各種類型財務報表、統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)，使管理層能夠隨時全面、動態(tài)地掌握協(xié)會的整體運行狀況、資金使用效率、各部門預算完成進度等等，為管理層精準決策提供了高質量信息支撐。同時，財務信息化還可以提高協(xié)會對外部突發(fā)事件的應急反應能力，減少不利因素帶來的損失，有助于管理層科學合理地進行財務預判，調整和改善投資決策。

2.2優(yōu)化內部控制提升核心競爭力財務信息化建設與內部控制有著密切聯(lián)系，二者相輔相成、相互制約，共同促進協(xié)會發(fā)展。一方面財務信息化建設與運行都離不開有效內部控制的保駕護航，另一方面，財務信息化建設要對內控制度進行梳理和流程再造，使各項制度有機連接起來形成一套完整的內控體系，再將內控制度、流程嵌入到協(xié)會的財務信息化建設的各個環(huán)節(jié)。通過將制度流程化，可以降低或消除人為操縱因素，保護信息安全，大大提高了信息的真實性和準確性。信息系統(tǒng)下的內控制度使得協(xié)會的組織結構趨于扁平化，內控層次減少，崗位職責清晰，業(yè)務流程順暢、審批權限明確，大大降低了信息的不對稱。通過財務信息系統(tǒng)的應用，更容易發(fā)現(xiàn)內控缺陷，可及時采取措施進行整改，優(yōu)化內部控制。財務信息化建設在優(yōu)化內部控制的基礎上，有助于降本增效，提升協(xié)會的核心競爭力。

2.3實現(xiàn)業(yè)務和財務深度融合財務信息化建設不僅要滿足財務部門內部管理需求，更要充分考慮與協(xié)會會員管理、會議管理、教育培訓管理、標準化管理等各業(yè)務管理系統(tǒng)的流程貫通和數(shù)據(jù)共享，將財務管理系統(tǒng)的相關功能及模塊與各業(yè)務管理系統(tǒng)在統(tǒng)一的信息化平臺上進行整合，實現(xiàn)集中管理和操作。整個財務過程中，加強對信息記錄、審核及追溯的監(jiān)管，通過在線支付、移動支付方式收付款，方便快捷、大大提高了工作效率，利用與稅票、短信、郵箱、微信平臺對接，實現(xiàn)自動開票與自動投遞，減輕開票和郵寄負擔，實現(xiàn)業(yè)務和財務深度融合。

3行業(yè)協(xié)會財務信息化建設存在的突出問題

3.1財務信息化建設意識薄弱大多數(shù)協(xié)會領導對財務信息化理解失之偏頗，認為財務信息化系統(tǒng)與目前正在使用的財務核算軟件沒有很大區(qū)別，沒有意識到運用財務信息化系統(tǒng)可以將財務部門與其他部門有效打通，實現(xiàn)信息共享和數(shù)據(jù)集成，并為其精準決策提供高質量信息支撐。由于財務信息化建設是一項周期長、涉及面廣的復雜的系統(tǒng)工程，需要投入大量的時間和精力，還要有足夠的資金做支撐，后期的運維成本也不低，而且就算系統(tǒng)建成了，能不能取得預期的效果很難斷定，所以這在一定期間內會給協(xié)會帶來不小的負擔，給領導帶來很大壓力。因此，大多數(shù)協(xié)會還繼續(xù)維持原有的財務管理模式，協(xié)會領導沒有站在更高、更長遠的角度為協(xié)會的未來發(fā)展考慮。

3.2財務信息化復合型人才缺乏財務信息化建設和財務信息系統(tǒng)應用對財務人員的要求很高，除了要精通財會外，還需要掌握財務管理技能、熟悉網(wǎng)絡信息技術、了解業(yè)務運行情況的復合型人才，絕大多數(shù)行業(yè)協(xié)會缺乏這樣的人才。從協(xié)會目前來看，財務人員更擅長財務核算，缺乏財務管理思維，不能很好地將財務管理的理念融入財務信息化建設中，會造成財務信息化系統(tǒng)對財務管理的作用受限。行業(yè)協(xié)會由于缺乏復合型人才，就難以將協(xié)會的真實需求準確、有效地傳達給系統(tǒng)開發(fā)商，影響項目的順利開展。另外，財務人員還停留在對通用財務管理軟件（如用友、金蝶等）的使用上，對現(xiàn)代網(wǎng)絡信息系統(tǒng)的技術知識和應用還缺乏掌握，很大程度上限制了財務信息化系統(tǒng)效果的發(fā)揮。

3.3財務管理系統(tǒng)與各業(yè)務管理系統(tǒng)之間流程貫通不暢目前，行業(yè)協(xié)會信息集成度不高，信息孤島問題十分嚴峻，不能提供真實可靠的信息支撐管理層決策經營。財務管理系統(tǒng)與各業(yè)務管理系統(tǒng)之間流程貫通不暢，會影響財務流、信息流、業(yè)務流三者之間不能深度融合，無法產生協(xié)同效應，降低了財務管理效率，各部門、各員工之間不能快速、高效傳遞和接收信息，信息共享不充分，難以實現(xiàn)業(yè)財融合。

3.4財務信息化制度不完善財務信息化制度對于保障財務信息化系統(tǒng)的正常有效運行起著保駕護航的作用。大多數(shù)行業(yè)協(xié)會的財務信息化制度不健全，有的協(xié)會往往借鑒其他部門制定的制度，稍作修改后就作為本協(xié)會的制度，很少根據(jù)自身情況進行科學、合理的規(guī)劃設計。有的協(xié)會雖然自己制定，但鮮少征求員工的意見或建議，更不會進行可行性分析和研究，最終導致制度與實際不符，可行性、可操作性比較差。制度不完善或制定不合理，都會產生管理風險。例如：沒有根據(jù)實際情況制定，會出現(xiàn)設置的崗位與實際工作不匹配，職責不明確、權限設置不合理、操作流程設計不規(guī)范等等，另外因缺乏嚴格的監(jiān)督和制約機制，很可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入的失真，系統(tǒng)自動運算給出錯誤的結果，造成經營決策失敗的風險。

3.5財務信息化存在安全隱患財務信息化系統(tǒng)的應用主要是基于網(wǎng)絡與計算機技術進行，所以網(wǎng)絡安全尤為重要，已經上升為國家層面的問題。在安全防護不足的情況下，容易發(fā)生非法訪問、網(wǎng)絡攻擊、信息竊取等情況，造成傳輸信息被假冒、服務器癱瘓、機密泄露、內部數(shù)據(jù)被惡意傳播的風險，由此給協(xié)會的正常運行帶來安全隱患，甚至造成巨大的經濟損失。另外，協(xié)會內控制度的不完善、不合理；操作人員技術不熟練導致操作失誤；人為故意操縱等原因，都會造成商業(yè)機密、財務數(shù)據(jù)等被泄露，給協(xié)會發(fā)展帶來安全隱患。

4實現(xiàn)行業(yè)協(xié)會財務信息化建設目標的具體策略

4.1領導要高度重視財務信息化建設隨著數(shù)字經濟和互聯(lián)網(wǎng)技術的飛速發(fā)展，行業(yè)協(xié)會更要清醒地認識到數(shù)字經濟是把“雙刃劍”，要提高敏銳度，全面把握機遇，沉著應對挑戰(zhàn)。協(xié)會領導一定要與時俱進，轉變管理理念和管理模式，深刻認識和領會財務信息化建設對協(xié)會未來發(fā)展的重大意義，并通過宣講的方式將這種思想灌輸給全體員工，使大家在認同的基礎上逐漸轉變觀念，這樣才能更好地推動財務信息化建設的實施。財務信息化建設是一項持續(xù)時間長、涉及面廣的復雜的系統(tǒng)工程，需要投入大量的時間和精力，需要足夠的資金做支撐，還需要合適的人才團隊做后盾，只有贏得領導的高度重視，才能合理優(yōu)化資源配置，保障項目的有序推進。協(xié)會領導要從戰(zhàn)略的高度，對財務信息化建設統(tǒng)籌規(guī)劃、整體設計，并按照科學合理的方法和時序分步驟開展實施。并針對實際需求，加強對全體員工進行網(wǎng)絡信息技術知識、應用及安全方面的培訓，以便大家更好地適應工作模式的轉變，促進財務信息化建設的順利實施。

4.2加強財務信息化復合型人才的培養(yǎng)在財務信息化建設中，人才發(fā)揮著決定性作用，高素質的復合型人才不僅能夠保證財務信息化建設的順利推進，還能推動財務管理工作的持續(xù)創(chuàng)新。行業(yè)協(xié)會應著重從以下幾方面對財務人員進行培訓：一是職業(yè)道德。財務部是協(xié)會的核心部門，掌握著整個協(xié)會的資金和機密。財務人員要時刻保持自己的職業(yè)素養(yǎng)，管理層也要不定期加強財務人員的職業(yè)道德教育，使財務人員將道德底線銘記于心。二是專業(yè)技能。財務人員除了每年定期參加繼續(xù)教育外，還要主動加強財稅知識的學習，管理層應根據(jù)財務人員的專業(yè)技能層級，有針對性地定制不同的財務管理課程，以提高財務人員的財務分析和財務管理能力。三是互聯(lián)網(wǎng)信息技術。由于財務人員對互聯(lián)網(wǎng)信息技術及應用普遍缺乏了解，所以協(xié)會管理層需要外聘專家對財務人員進行互聯(lián)網(wǎng)信息技術知識、應用及安全方面的培訓。財務信息化建設要求財務人員從傳統(tǒng)的管理理念、管理模式中跳出來，去接受新技術、適應新環(huán)境。只有每一位財務人員真正認識到財務信息化建設的重要意義，積極參與其中，并通過提升財務管理技能、掌握網(wǎng)絡信息技術知識及應用，才有可能成為一名符合要求的財務信息化復合型人才，助力財務信息化建設的順利實施和財務信息化系統(tǒng)的安全、高效運行。

4.3打通財務管理系統(tǒng)與各業(yè)務管理系統(tǒng)之間壁壘行業(yè)協(xié)會可以根據(jù)自身特殊需要定制化開發(fā)軟件，然后將定制化開發(fā)軟件與財務管理通用軟件進行系統(tǒng)集成，使財務管理通用系統(tǒng)與會員管理系統(tǒng)、會議管理系統(tǒng)、教育培訓管理系統(tǒng)、標準化管理系統(tǒng)等各類業(yè)務管理信息系統(tǒng)的流程貫通，解決信息孤島問題，促進協(xié)會業(yè)務管理和財務管理流程的無縫銜接，促進業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)充分共享，實現(xiàn)信息高效集成，為財務分析與決策提供有效的、高質量的信息支撐。例如：財務和業(yè)務流程的貫通，可以實時動態(tài)反應業(yè)務計劃的進展情況，使業(yè)務的財務信息更加透明化，還可以實時跟蹤監(jiān)控預算執(zhí)行情況和績效目標完成情況，發(fā)現(xiàn)問題及時糾偏，確保預算執(zhí)行有條不紊和績效目標高質量完成。

4.4完善財務信息化管理制度實施財務信息化建設有利于行業(yè)協(xié)會對現(xiàn)行的財務管理體制和財務制度進行改革創(chuàng)新，促進財務規(guī)范化管理；有利于行業(yè)協(xié)會拓展財務管理空間、提高財務管理數(shù)據(jù)的時效性和準確性、提升財務管理能力、增強財務資源使用效益，推動財務管理轉型升級。而財務信息化管理制度的完善、監(jiān)督考評機制的健全，可以讓各部門之間信息傳遞更順暢、問題解決更高效，積極性調動更充分，能夠更好地為財務信息化建設和運行提供強有力的制度保障。4.5加強財務信息化系統(tǒng)安全防護行業(yè)協(xié)會應針對容易出現(xiàn)的安全威脅，加強對服務器、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)的安全防護，例如將防病毒軟件安裝在服務器上對病毒進行有效查殺，并定期更新殺毒軟件；在服務器上安裝專業(yè)的防火墻和安全軟件進行定期掃描和分析，排查安全隱患，做到防患于未然；為操作人員設定權限應嚴格按照崗位職責，并設置相應的密碼及口令，嚴禁泄露；對于信息系統(tǒng)共享數(shù)據(jù)要采用只讀模式，禁止隨意拷貝；對使用財務信息化系統(tǒng)的所有電腦安裝加密軟件，對所有數(shù)據(jù)進行充分加密，保證數(shù)據(jù)安全，對信息系統(tǒng)主服務器必須每天執(zhí)行一次數(shù)據(jù)備份，確保備份數(shù)據(jù)可以追溯。另外，將內控制度等管理制度嵌入信息系統(tǒng)中，對業(yè)務流程重新進行梳理，并設計成簡潔明了的業(yè)務流程圖，方便員工讀懂看明白，避免操作過程的失誤，創(chuàng)造一個安全的內外部運行環(huán)境便于信息系統(tǒng)正常有效地工作。

5結語

數(shù)字化時代行業(yè)協(xié)會發(fā)展需要不斷變革，財務管理模式需要不斷創(chuàng)新。管理層要與時俱進，盡快轉變管理理念，引導全員不斷創(chuàng)新工作思路和方法，搭建符合協(xié)會自身可持續(xù)發(fā)展的財務信息化系統(tǒng)，打通財務部與各部門之間的信息壁壘，使財務與業(yè)務更深入融合，優(yōu)化資源配置，產生協(xié)同效應，降低管理成本，提高決策水平，促使財務信息化從單一的財務管理向財務業(yè)務一體化逐步邁進，推進協(xié)會治理體系和治理能力現(xiàn)代化，支撐和促進行業(yè)協(xié)會的可持續(xù)發(fā)展。

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作者:張年梅 單位:中國印刷技術協(xié)會