時間：2023-03-15 15:03:55
序論：在您撰寫檔案數(shù)字化建設(shè)時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。
2、形勢發(fā)展的需求
現(xiàn)在是信息化的時代，數(shù)字檔案機構(gòu)是數(shù)字化信息服務的重要組成部分，其一，檔案機構(gòu)是保管和提供利用檔案信息的職能部門，是最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，就不能體現(xiàn)檔案的服務價值。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案機構(gòu)數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案機構(gòu)提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案機構(gòu)的數(shù)字化。目前，檔案機構(gòu)的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當今，人們的時間意識越來越強，領(lǐng)導做出重大決策需要迅速、準確；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，希望查閱信息更為方便，這都迫使檔案機構(gòu)這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務措施，使檔案機構(gòu)的館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
二、檔案數(shù)字化建設(shè)中的相關(guān)問題
（一）電子載體的特點
電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5―15年。電子文件載體容易受溫濕的影響。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。保存電子文件的理想溫度為16℃―20℃，相對濕度為40％±5％?；覊m會對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學損壞和生物損壞。因此在電子檔案的保管中還要注意防止灰塵侵害。外來磁場對電子文件的磁性載體是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強烈的機械震動。光線會使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應，使盤基、帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。
（二）電子檔案信息保護
對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子文件信息保護方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手――電腦病毒。目前，保護電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等。其中，數(shù)據(jù)加密法是指按確定的加密變換方法對未經(jīng)加密的數(shù)據(jù)作處理，使其成為難于識讀的數(shù)據(jù)；數(shù)字水印法是利用某種技術(shù)方法把作者的標志如印簽、花紋等，隱藏于電子文件中，電子文件如被拷貝時，這些標志是不會被拷貝的。這些保證了電子文件信息的唯一屬性。數(shù)字時間印章法用來確保電子文件信息的真實性和原始性不受損害，若歸檔的電子文件被修改、刪除，該文件生成時在網(wǎng)上登記的時間是無法改變的。然而，保護電子文件信息的技術(shù)只能是相對的，因為電子文件的加密和解密技術(shù)都在不斷地發(fā)展。
了解了電子文檔的特點，才能更好地做好檔案數(shù)字化建設(shè)。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進檔案數(shù)字化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。
3、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過實踐我們認為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
四、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。
2、建立檔案機構(gòu)（館）網(wǎng)站，并聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現(xiàn)政務公開，營造有利于經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的良好環(huán)境。
3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前，一般只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在要求實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案機構(gòu)。這樣既推進了機關(guān)檔案室的電子化進程，又節(jié)省了檔案機構(gòu)建立數(shù)據(jù)庫的工作量。
[關(guān)鍵詞]檔案數(shù)字化；數(shù)字化建設(shè)；檔案管理
中圖分類號：G274 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）07-0339-01
檔案是國家信息資源的重要組成部分，作為一種原生信息資源具有十分重要的社會經(jīng)濟價值。隨著我國社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，檔案信息資源也在急劇的增長，傳統(tǒng)的檔案管理方式在檔案的收集、保存以及利用等方面，越來越力不從心。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為檔案管理方式的創(chuàng)新提供了最佳的平臺，檔案信息化成為了當今時代檔案工作的主題，而檔案數(shù)字化無疑是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。
1 檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，是利用現(xiàn)代計算機數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)，將傳統(tǒng)的檔案介質(zhì)文件如紙質(zhì)文件、聲像文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式的電子檔案。檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，具有高效安全存儲、快速傳輸、管理便捷等優(yōu)點。
檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容主要包括以下幾個方面：一是對歷史檔案資料進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，將傳統(tǒng)介質(zhì)檔案文件通過計算機掃描及加工處理轉(zhuǎn)換數(shù)字形態(tài)的電子檔案文件；二是實現(xiàn)對正在形成檔案文件的數(shù)字化，即采用計算機技術(shù)實現(xiàn)電子文件的直接生成、歸檔及保存；三是實現(xiàn)檔案目錄信息的數(shù)字化，即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，嚴格規(guī)范檔案信息的著錄標引，科學選定檔案目錄的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)；四是實現(xiàn)檔案內(nèi)容信息的數(shù)字化，即通過掃描、直接錄入等方式將檔案內(nèi)容以圖像、文本等形式進行數(shù)字化的存儲。
n案數(shù)字化建設(shè)從過程角度來說，應包括檔案收集整理、存儲保管以及查閱利用等全過程。檔案收集階段的數(shù)字化涵蓋了歷史檔案的數(shù)字化與新型電子檔案的建立；檔案存儲保管階段的數(shù)字化是指采用光盤、磁盤、硬盤等載體實現(xiàn)對電子檔案的存儲與保管；檔案查閱利用階段的數(shù)字化是指利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等實現(xiàn)電子檔案的高效傳輸、便捷查詢與利用。
2 檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性
檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)與重要內(nèi)容，隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案信息量越來越大，種類與形式越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足信息時代檔案工作的需求。在信息技術(shù)高速發(fā)展的當今社會，利用先進的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及多媒體技術(shù)進行檔案信息管理，大力開發(fā)和高效利用檔案信息資源，提高檔案管理綜合服務水平，已成為當前檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵，而檔案數(shù)字化是實現(xiàn)這一切的基礎(chǔ)。
在當前的社會環(huán)境下，計算機信息技術(shù)正深刻的改變著社會的方方面面，人們的生產(chǎn)與生產(chǎn)方式發(fā)生了巨大的改變。同樣的，在新時代背景下，檔案工作的開展也受到了巨大的影響，大量電子檔案的形成促使檔案工作必須要順應時代的發(fā)展。可以說，檔案數(shù)字化是信息時代的必然產(chǎn)物，是時代對檔案工作的要求，檔案數(shù)字化管理較之傳統(tǒng)的實體化管理無論是在檔案收集、保存還是利用方面，都具有無可比擬的先進性，大力推進檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時代檔案工作發(fā)展的迫切要求。
在信息時代，人們越來越關(guān)注檔案信息獲取的時效性與便捷性。數(shù)字化檔案相較于傳統(tǒng)介質(zhì)檔案，獲取更為方便快捷，且能夠更好的對檔案原件進行保護，利用率更高。檔案數(shù)字化建設(shè)能夠最大程度滿足人們對檔案信息社會共享層面的需求，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，人們可以快速獲取所需的檔案信息，且不存在獲取時間上的沖突。從檔案利用以及檔案社會化服務的角度，檔案數(shù)字化建設(shè)必要性不言而喻。
3 檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢
3.1 檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀
檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，在我國檔案局一系列政策標準的支持與引導下，我國檔案數(shù)字化工作在“十五”、“十一五”期間發(fā)展迅猛，許多檔案部門開展了不同程度的檔案數(shù)字化工作探索。目前，我國檔案數(shù)字化工作已經(jīng)取得了長足的發(fā)展，數(shù)字化檔案規(guī)模不斷擴大，檔案數(shù)字化的相關(guān)規(guī)范也日趨成熟，已經(jīng)初步形成了檔案數(shù)字化加工市場，檔案數(shù)字化的對象從紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐步擴展到了照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、縮微膠片等各種不同種類載體檔案。
在我國檔案數(shù)字化建設(shè)的進程中，政策環(huán)境發(fā)揮了重要的引導促進作用?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》中明確提出：根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導、標準先行、利用優(yōu)先、分步實施”的原則，有序推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進程。各地區(qū)也都把檔案數(shù)字化作為編制本地區(qū)的檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的重要內(nèi)容之一。2006年，國務院信息化工作辦公室和國家檔案局聯(lián)合進行“檔案信息資源開發(fā)利用試點工作”，檔案數(shù)字化作為重要內(nèi)容之一被列入試點范圍；2010年，國家檔案局正式提出建立檔案安全保密體系，檔案數(shù)字化成為安全保密體系建設(shè)的重要內(nèi)容，檔案數(shù)字化作為一項檔案基礎(chǔ)業(yè)務的地位得到了確立。
3.2 我國檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展趨勢
目前，我國檔案部門在數(shù)字化建設(shè)中已經(jīng)逐漸形成了一套完整、成熟的方法，數(shù)字化加工環(huán)節(jié)不斷細化，數(shù)字化標準不斷提高，數(shù)字化生產(chǎn)日趨社會化。從發(fā)展趨勢來看，檔案數(shù)字化加工由檔案部門自主加工開始向社會化服務轉(zhuǎn)變，社會化專業(yè)機構(gòu)的檔案數(shù)字化加工服務將成為未來發(fā)展的一大趨勢。
在我國檔案數(shù)字化建設(shè)的初始階段，檔案數(shù)字化多由檔案部門自行加工，由于在人員專業(yè)技術(shù)水平、設(shè)備、規(guī)模以及管理水平等方面的不足，檔案數(shù)字化的質(zhì)量不盡如人意。在發(fā)展的過程中，源于工業(yè)企業(yè)的業(yè)務外包模式被引入檔案數(shù)字化建設(shè)中，將檔案數(shù)字化業(yè)務外包給專業(yè)、高效的社會專業(yè)服務機構(gòu)，充分利用社會資源，可以有效降低成本、提高檔案數(shù)字化的質(zhì)量與效率。從實踐的效果看，這一模式能夠有效規(guī)避檔案部門的不足，充分發(fā)揮社會資源的專業(yè)性與高質(zhì)高效，檔案部門只需要做好檔案數(shù)字化的前期準備工作，并不定期進行數(shù)字化業(yè)務的監(jiān)督與驗收，即可較好的完成數(shù)字化的目標。因此，是目前檔案部門進行檔案資源數(shù)字化的首選，尤其是對一些資金、技術(shù)實力較為欠缺的地方檔案部門來說，這一模式可以說達到了雙贏的效果。
4 結(jié)束語
作為檔案信息建設(shè)基礎(chǔ)的檔案數(shù)字化，其規(guī)模與質(zhì)量在一定程度上關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗。雖然我國檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)走過了近二十年的歷程，也取得了不錯的成就，但在實踐中，還存在著諸多的的不足，還需要不斷的探索研究，才能最終形成符合我國檔案管理實際發(fā)展需求的模式。
參考文獻
【關(guān)鍵詞】檔案；數(shù)字化；建設(shè)
信息技術(shù)的不斷革新帶動了各行各業(yè)的發(fā)展，也為各行業(yè)發(fā)展帶來諸多便利，尤其對于信息量較大的檔案工作，檔案的數(shù)字化建設(shè)極大的促進了檔案工作的效率，提高了檔案工作管理水平，然而檔案數(shù)字化工作的開展也同時給目前管理工作帶來諸多的麻煩，工作方式的轉(zhuǎn)變，導致很多管理人員不能夠很快的適應，所以本文就將對檔案數(shù)字化建設(shè)進行論述，以供參考。
一、檔案數(shù)字化建設(shè)的必然性
1、檔案數(shù)字化建設(shè)是形勢發(fā)展的需要。21世紀是信息化的時代，數(shù)字檔案館是數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分，一方面檔案館就是保管和提供利用檔案信息的職能部門；一方面檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化，目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
2、檔案數(shù)字化可以改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，進而使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。
3、檔案數(shù)字化建設(shè)是社會強烈需求。當今，人們的時間觀念越來越強，必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
二、檔案數(shù)字化建設(shè)措施
1、提高檔案人員素質(zhì)和全員檔案意識。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員，作為檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，提高自身的政治素質(zhì)，加強責任感，把檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密，在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯；要切實抓好檔案管理人員的業(yè)務技能培訓，一是各種有關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標準等規(guī)范性文件的培訓；二是檔案管理各環(huán)節(jié)的實際操作技能培訓。同時，檔案管理人員還應努力學習現(xiàn)代化的檔案管理知識，以適應新的、更高的檔案管理要求；三是引進檔案管理專業(yè)人才。企業(yè)應結(jié)合工作需要，不惜成本，吸引具有現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識、計算機知識的高層次人才，規(guī)范檔案管理工作；四是對檔案管理人員進行現(xiàn)代信息技術(shù)和數(shù)字檔案管理知識的培訓，提高檔案業(yè)務人員掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，提高檔案人員的數(shù)字化檔案管理意識和管理水平；五是培養(yǎng)一批檔案資源加工與管理、系統(tǒng)開發(fā)與維護、知識產(chǎn)權(quán)使用與保護、數(shù)字化檔案管理等方面的專業(yè)人才。
2、加強對檔案使用者的培訓。在電子環(huán)境下，檔案信息共享化、社會化服務成為必然與必需，為了使用戶能夠更方便地獲取和利用數(shù)字化信息資源，檔案工作者要以用戶為中心，樹立“以人為本”的思想，除了要提供更加豐富的檔案信息資源外，更重要的是要增強檔案用戶檢索利用檔案信息資源的能力，使他們快捷地找到所需檔案信息，同時，企業(yè)檔案管理部門要通過多種途徑，如舉辦講座、開設(shè)信息檢索培訓班、咨詢?nèi)藛T現(xiàn)場指導等提高和增強使用者的查找能力。
3、完善數(shù)字化文件歸檔制度。一是要加強對各種文檔的收集管理。計算機在企業(yè)的使用已經(jīng)十分普遍，各種電子文檔也日趨增多，很多企業(yè)沒有歸檔意識，電子文檔轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文檔后，反而忽視對電子文檔的歸檔和管理，隨意儲存在計算機中甚至遺失，增加了檔案數(shù)字化建設(shè)的成本，企業(yè)應要求檔案管理人員加強對紙質(zhì)文檔、電子文檔的收集、分類和歸檔；二是建立和完善文件歸檔制度。隨著計算機的普及以及信息化的加快，企業(yè)每天處理的數(shù)字化文件不斷增多，如果企業(yè)檔案管理部門不對文件格式、文件質(zhì)量等方面提出要求，將影響到數(shù)字化檔案信息資源的質(zhì)量，甚至造成不必要或難以彌補的損失，為檔案數(shù)字化建設(shè)帶來負面的影響；三是加大網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的開發(fā)和整合。檔案網(wǎng)站建設(shè)是數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，是數(shù)字化檔案信息開發(fā)利用的加速器，檔案數(shù)字化是實現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的必然要求，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的發(fā)展方向，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得信息的傳播超越了時空的限制，因此，為了使開發(fā)出來的檔案信息能及時滿足社會的廣泛需求，應積極進行檔案網(wǎng)站建設(shè)，把開發(fā)出來的檔案信息及時上網(wǎng)傳輸，隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，電子文件大量產(chǎn)生，面對如此龐大的數(shù)字化信息資源，就需要對其進行分析、篩選、研究和綜合整理，使之變得更加有序更加合理，然后上網(wǎng)，僅靠單個檔案管理部門無法很好地完成這些工作，因此不同企業(yè)的檔案部門應搞好合作，在數(shù)字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協(xié)調(diào)，注重數(shù)字化信息資源建設(shè)的質(zhì)量，避免重復建設(shè)，并且能為用戶提供全方位、多元化、一體化的信息服務，真正實現(xiàn)信息資源共享。
4、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)，目前，我們企業(yè)檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體，數(shù)據(jù)庫的含義就是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學的管理和方便的使用，建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程，經(jīng)過實踐我們認為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等，當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
參考文獻：
1、檔案數(shù)字化的含義
檔案數(shù)字化也就是檔案信息化，檔案信息數(shù)字化就是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序的檔案信息庫。經(jīng)過數(shù)字化處理后，檔案信息提高了計算機檢索速度；節(jié)省檔案存貯空間，緩解庫房緊張的壓力；減少檔案原件（特別是珍貴檔案）由于頻繁使用而造成的磨損，從而充分發(fā)揮檔案館的信息優(yōu)勢，豐富網(wǎng)上信息資源的內(nèi)容和數(shù)量，加強檔信息資源的開發(fā)與利用，為檔案館開展特色服務創(chuàng)造條件。
2、檔案數(shù)字化的特點
檔案數(shù)字化是通過現(xiàn)代技術(shù)對國家或社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等進行數(shù)字化記錄，其特點主要表現(xiàn)在：（1）信息的非人工識讀性。也就是說檔案的數(shù)字化使用是以數(shù)字代碼的形式做記錄，并通過計算機軟件的程序解碼，并回復到初始狀態(tài)，才能識讀；（2）系統(tǒng)依賴性。檔案數(shù)字化管理需要借助計算機軟件系統(tǒng)，在計算機軟件系統(tǒng)與原系統(tǒng)不兼容的情況下，則需要進行系統(tǒng)調(diào)配，這樣才能保證檔案信息的可讀性；（3）信息的易變性。當新的計算機系統(tǒng)和程序不能解開代碼，則原有的信息容易被刪除，這也是檔案信息管理過程中不可避免的；（4）檔案信息數(shù)字化建設(shè)的其他特征還包括信息的可流動性、信息儲存的高密度性以及多種信息媒體的集成性。
3、對我國檔案數(shù)字化建設(shè)的分析
由于我國檔案數(shù)字化建設(shè)還處于試點階段，故在現(xiàn)階段，檔案數(shù)字化建設(shè)還存在不少問題：如技術(shù)上的問題、合作問題、數(shù)字化對象問題、標準化問題等。因此，檔案部門在積極推進數(shù)字化建設(shè)過程中，不能不顧實際條件，一哄而上，必須進行可行性分析，通過分析數(shù)字化建設(shè)的可行性，結(jié)合本部門的實際，提出可行性方案，這樣檔案數(shù)字化建設(shè)才能健康發(fā)展。
3.1法律效力問題
電子檔案數(shù)字化是把紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為電子文件，而電子文件本身具有可分離性和易變性，特別是在傳輸、儲存、輸入的過程中容易發(fā)生信息干擾、病毒侵擾、人為破壞等等，這些不安全因素往往會造成檔案失真。所以，電子檔案就難免會出現(xiàn)“信任危機”，這樣檔案本身也就失去了數(shù)字化的真實意義，制定相應的法律條款，以保障檔案數(shù)字化的可操作性。
3.2網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施問題
要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化利用就需要一定的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施為前提，如局域網(wǎng)的建設(shè)、信息資源網(wǎng)站的建設(shè)等。而網(wǎng)站建設(shè)一般包括域名申請、服務器配置、網(wǎng)站規(guī)劃、網(wǎng)頁設(shè)計、系統(tǒng)配置、主頁、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開發(fā)、網(wǎng)站宣傳等內(nèi)容。所以網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)情況關(guān)系著能否把數(shù)字化檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上。
3.3檔案數(shù)字化建設(shè)實施
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，任務艱巨而復雜，因此在建設(shè)過程中，必須積極面對各種困難，制定切實可行的實施方案。一份完整的實施方案應該包括四部分內(nèi)容：現(xiàn)狀分析、實施目標、實施要素和保障系統(tǒng)。為此，在制定檔案數(shù)字化建設(shè)實施方案時，要進行以下的工作：檔案部門在進行檔案數(shù)字化建設(shè)之前，應該進行調(diào)查研究，對本部門的現(xiàn)狀進行全面分析與把握；理制度方面的調(diào)查研究。硬件方面的調(diào)查研究，技術(shù)方面的調(diào)查研究，人才方面的調(diào)查研究。
3.4檔案所有權(quán)和檔案著作權(quán)確認
在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，既要考慮檔案的所有權(quán)，還要認清檔案的著作權(quán)。因為，所有權(quán)與著作權(quán)是兩個不同的概念，擁有著作權(quán)而不一定具有所有權(quán)，檔案數(shù)字化建設(shè)還需要做好檔案所有權(quán)和檔案著作權(quán)的確認工作。
4、檔案數(shù)字化建設(shè)的主要目標
4.1完善檔案數(shù)字化管理體系
建立、完善檔案數(shù)字化建設(shè)工作的管理體系，促進新時期檔案工作新格局趨于成熟和穩(wěn)定。檔案數(shù)字化建設(shè)管理體系主要包括管理體系、標準化體系和研究體系在內(nèi)的支撐體系。
4.2加強與信息管理部門的強強聯(lián)合
盡快將檔案數(shù)字化建設(shè)融入國家信息資源建設(shè)范疇。檔案數(shù)字化建設(shè)工作以其保存、利用檔案信息資源這一特征，逐漸跨入了信息產(chǎn)業(yè)范疇，檔案部門與信息化工作主管部門在數(shù)字化建設(shè)推進過程中相互協(xié)調(diào)、互相促進已成為大勢所趨。
4.3豐富數(shù)字檔案的采集途徑
建立海量檔案信息資源庫，最終實現(xiàn)檔案信息價值利用的最大化。在整個社會建設(shè)的進程中，檔案部門應全方位拓展工作領(lǐng)域，這就要求檔案部門不僅要拓展新的數(shù)字信息采集途徑，而且要輔助有關(guān)部門切實開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作，生成巨大的數(shù)字檔案信息資源
一、檔案數(shù)字化的含義
所謂數(shù)字化，是指利用計算機信息處理技術(shù)，把聲、光、電、磁等信號轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，用于快速傳輸與準確處理的一種綜合性技術(shù)。數(shù)字化具有簡單、直觀、速度快等優(yōu)點。檔案數(shù)字化是隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，是指“利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫”，它將各種傳統(tǒng)載體的館藏檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式傳輸，并利用計算機系統(tǒng)進行管理，以實現(xiàn)檔案信息快捷利用和共享的目的。經(jīng)過數(shù)字化處理后的檔案能夠通過各種各樣的管理軟件進行規(guī)劃與整合，使檔案利用服務方式更加多樣，最大限度的實現(xiàn)了檔案資源的共享。
二、檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容
從數(shù)字化的對象來看，檔案數(shù)字化的內(nèi)容主要包括以下兩個方面：一是對原有館藏紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化，即將原有傳統(tǒng)載體的檔案通過掃描、加工和處理，進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換；二是對正在形成的電子文件進行及時歸檔與保存，做到電子文檔的齊全完整、真實有效。
從數(shù)字化的程度來看，檔案數(shù)字化的內(nèi)容分為以下兩個層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，嚴格規(guī)范檔案信息的著錄標引，科學選定檔案目錄的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)；二是檔案全文信息的數(shù)字化，即采用掃描錄入的方式將檔案全文按照原貌逐頁存儲為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經(jīng) OCR（光學字符技術(shù)）識別后采用文本格式存儲檔案內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫。從數(shù)字化的過程來看， 檔案數(shù)字化建設(shè)應包括數(shù)字化檔案的收集整理、存儲保管和查閱利用等方面。我們可以通過文件和檔案一體化的方式，借助計算機技術(shù)及相關(guān)信息技術(shù)完成數(shù)字化檔案的收集整理；采用磁盤、光盤等數(shù)字存儲設(shè)備實現(xiàn)數(shù)字化檔案的存儲保管；由計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字化檔案的查閱利用。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性及意義
檔案信息資源作為社會信息資源的重要組成部分，已深入到社會活動的每一個角落，貫穿于人們的日常生活之中。 檔案信息化建設(shè)已成為信息時代檔案工作者面臨的重要課題和發(fā)展契機。檔案數(shù)字化建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工程和重要內(nèi)容，不僅是檔案工作未來發(fā)展的主流，更是當下時代特征的重要表現(xiàn)。因此檔案數(shù)字化建設(shè)對我國檔案事業(yè)和社會實踐活動具有如下幾點意義。
（一）檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時展的迫切要求
當今人類社會已邁入了信息時代，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應用，正深刻地影響著社會的各個領(lǐng)域，改變著人們的生活、工作和學習方式。信息化浪潮的沖擊，同樣也給檔案工作帶來了新的契機，使得檔案數(shù)字化逐漸被提上日程。隨著辦公自動化水平的不斷提高，無紙化辦公已成必然趨勢，由此形成了大量的數(shù)字化檔案，檔案管理必須從傳統(tǒng)的實體管理向信息化管理方向發(fā)展，才能滿足時展的需求。因此，檔案數(shù)字化是信息時代的必然產(chǎn)物，檔案數(shù)字化管理較之傳統(tǒng)的實體檔案管理，有著無可比擬的先進性和時效性，它將分散于不同載體、不同地方的檔案信息以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式連接，實現(xiàn)了檔案信息資源的及時利用與共享。
（二）檔案數(shù)字化建設(shè)是社會發(fā)展的實際需要
檔案中包含了大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、文件等原始憑證，是最真實、最可靠、最具說服力的歷史記錄，同時也是國家信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會經(jīng)濟價值。當今社會，機構(gòu)負責人根據(jù)檔案做出重大決策需要迅速、準確，各職能部門工作查考要求快速、及時，社會廣大公眾對檔案信息需要量正不斷增加，人們已越來越多地關(guān)注檔案信息獲取的時效性和便捷性。而數(shù)字化檔案相比傳統(tǒng)檔案載體來說，既方便獲取，又不會對檔案原件造成損壞。因此，檔案部門只有盡快改變傳統(tǒng)的管理、檢索和提供利用方式，不斷加快檔案數(shù)字化建設(shè)，才能及時、準確地為社會各界提供利用，進一步實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。
（三）檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢
這是由數(shù)字檔案本身的特點所決定的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體容量非常有限，而且成本偏高，而數(shù)字檔案的載體容量很大，可以節(jié)約大量成本和檔案保存空間；紙質(zhì)檔案一旦遭到破壞，很難得以恢復，而數(shù)字檔案具有容易備份的特點， 可以通過保留多份備份文件來避免檔案受損；在利用紙質(zhì)檔案時，我們通常要翻閱幾十卷、甚至幾百卷的檔案，工作十分繁復，而數(shù)字檔案在利用過程中，只需利用計算機，就可以在幾分鐘內(nèi)檢索到所需內(nèi)容，十分方便；紙質(zhì)檔案只能描述二維的歷史記錄，無法滿足人們在建筑設(shè)計、科研等方面的需求，而數(shù)字檔案卻可以利用計算機等先進的工具達到多維的記錄要求。
（四）檔案數(shù)字化建設(shè)是開發(fā)和利用檔案信息資源的基礎(chǔ)
關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化 步驟 環(huán)節(jié) 建設(shè)
一、檔案數(shù)字化建設(shè)必然性
1.1檔案數(shù)字化建設(shè)是形勢發(fā)展的需要。21世紀是信息化的時代，數(shù)字檔案館是數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分，其一，檔案館就是各級黨委政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。其一，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕人部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重人的損失和無可挽回的錯誤。
1.2檔案數(shù)字化建設(shè)是社會強烈需求。當今，人們的時間觀念越來越強，必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方而的需求者。
1.3檔案數(shù)字化可以改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。
二、檔案館數(shù)字化—數(shù)字化的起點
2.1檔案管理的數(shù)字化。檔案管理自動化是對檔案館自身管理行為現(xiàn)代化的確定，而這種現(xiàn)代化是建立在計算機數(shù)字化管理基礎(chǔ)上的。而這些小僅是檔案管理基本的業(yè)務環(huán)節(jié)，也是檔案管理自動化的具體體現(xiàn)，史是檔案管理數(shù)字化全而實現(xiàn)的基礎(chǔ)。
2.2“文檔體化”管理?！拔臋n體化”操作管理軟件與傳統(tǒng)手工操作相比，避免應歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質(zhì)量。但它也只是利用計算機技術(shù)來模擬傳統(tǒng)手工操作流程，小是真止意義上的文檔管理數(shù)字化。
2.3檔案館數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)。檔案工作數(shù)字化管理系統(tǒng)實際上是個叫以涵蓋檔案館行政管理和業(yè)務管理，檔案信息開發(fā)利用工作等諸方而的大刑的系統(tǒng)工程。檔案館數(shù)字化管理應該以此為切入點，朝著這個方向積極發(fā)展。
2.4檔案館儲藏信息的數(shù)字化。綜合性檔案館通常都有數(shù)量龐大的館藏，內(nèi)容及形式也是豐富多樣的。而且更有前景的是數(shù)字化后的檔案信息能隨心所欲地從種媒介轉(zhuǎn)換到另種媒介，給長期以來沉悶，形式單的檔案信息貼上吸引人的“標簽”。
2.5檔案信息傳輸平臺數(shù)字化。檔案信息只有在傳遞過程中才能體現(xiàn)出它應有的價值，以們信息存在于次文獻即檔案原件或經(jīng)過處理的二次文獻范疇內(nèi)，不受時間與空間的限制，利用者就可以在任何時間，任何地點通過計算機方便地利用檔案信息。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的環(huán)節(jié)
檔案的信息化應以現(xiàn)實需要為前提，分階段、分步驟穩(wěn)妥實施。在信息化檔案館從理念走向現(xiàn)實的過程中，必須解決好幾個關(guān)鍵問題。
3.1 電子檔案的法律憑證問題。必須有法律依據(jù)徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性。
3.2 數(shù)字化檔案信息資源的長期存取問題。數(shù)字信息載體的脆弱性以及數(shù)字信息所依賴的計算機硬軟件的不斷史新，造成數(shù)字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。
3.3 統(tǒng)一數(shù)字化標準格式問題。檔案信息共享的前提是標準化與規(guī)范化，全國各地檔案館，包括眾多相關(guān)信息提供單位，只有大家按照統(tǒng)一標準、格式來進行數(shù)字化，才能史有利于信息資源的共享，才能加快檔案數(shù)字化的進程。
四、檔案數(shù)字化建設(shè)的具體步驟
4.1建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，要著手輸入文件級目錄。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。
4.2建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱，逐步實現(xiàn)政務公開，營造有利于當?shù)亟?jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的良好環(huán)境。
4.3加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。這樣既推進了機關(guān)檔案室的電子化進程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的上作量。
4.4加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、民度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準確性和有效性。
五、數(shù)字檔案的安全閱讀如何保障數(shù)字檔案館信息安全，決定著能否全而實施檔案的網(wǎng)絡(luò)服務
5.1 采用高安全性能的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
5.2 綜合使用多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)與產(chǎn)品，實現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)的安全保護。
5.3 采用信息加密技術(shù)與身份認證技術(shù)。
5.4 采用最新的防病毒產(chǎn)品，建立病毒檢測制度。
5.5 加強各應用系統(tǒng)的安全管理，統(tǒng)一管理、分工負責、及時維護，確保系統(tǒng)穩(wěn)定、安全運行及高效服務。
5.6 加強計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、設(shè)施的安全保護，做到防震、防水、防火、防有害氣體和其他環(huán)境事故。
六、結(jié)束語
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展。
參考文獻：
【關(guān)鍵詞】數(shù)字化 城建 檔案館 建設(shè)
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
一、前言
城建檔案信息化，是啟動信息化工作之前應明確的問題。目前理論界對此并無系統(tǒng)的分析研究，也無明確統(tǒng)一的結(jié)論。作者認為，圍繞城建檔案的任何管理工作都是為了“利用”這一最終目的，利用是檔案管理工作的價值所在。那么，城建檔案信息化就是在新的時代背景下，為了達到有效利用城建檔案信息資源的目的而進行的系列的綜合的科學的管理工作。具體來說，城建檔案信息化是指：通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)，配置城建檔案計算機輔助管理的基礎(chǔ)設(shè)施，建立和完善城建檔案信息資源庫，依據(jù)城建檔案信息化的規(guī)范體系，以城建檔案網(wǎng)絡(luò)為平臺，依托高素質(zhì)的信息人才 ,提供優(yōu)質(zhì)服務的動態(tài)的系統(tǒng)化的管理工作。
二、建設(shè)數(shù)字化城建檔案館的必要性
隨著科學技術(shù)的發(fā)展和信息時代的到來，數(shù)字化概念正逐漸融入城市建設(shè)的各個領(lǐng)域。城市建設(shè)包括土地管理、城市規(guī)劃、環(huán)境保護等多個方面，城建檔案作為城市建設(shè)和管理過程中直接形成的真實記錄，蘊藏著豐富的信息資源。城建檔案館作為一個城市建設(shè)信息中心的基地，主要負責接受和保管城市建設(shè)中具有保存價值的文字、圖表、照片、錄像等各種載體的檔案和有關(guān)資料，并將接收入館的各種城建檔案資料進行分類、整理、分析，為數(shù)字城市建設(shè)提供真實可靠的檔案信息。但是隨著科技的進步，城建各部門在城市建設(shè)、管理中產(chǎn)生了各種檔案，除了傳統(tǒng)載體的檔案之外，還有大量的計算機輔助設(shè)計技術(shù)、電子地圖等產(chǎn)生的電子文件，我們不能再按原來的方式去整理、保存這些新形式的城建檔案。因此為了提高城市建設(shè)的時效性以及適應網(wǎng)絡(luò)化的需要，必須加快數(shù)字城建檔案館的建設(shè)。
二、數(shù)字化城建檔案館的優(yōu)點
數(shù)字化城建檔案館與傳統(tǒng)城建檔案館的最大區(qū)別就在于它是一個數(shù)字化的信息系統(tǒng)，數(shù)字城建檔案館的建立具備適應社會需求的特殊優(yōu)勢，因此決定了它將彌補傳統(tǒng)城建檔案館的不足而長期存在。
1、在城建檔案信息資源建設(shè)方面
數(shù)字城建檔案館可與覆蓋全社會各領(lǐng)域包括科技、文化、醫(yī)療、電子商業(yè)等信息數(shù)據(jù)庫建立互聯(lián)關(guān)系，為進一步豐富傳統(tǒng)檔案館館藏提供線索和可能。
2、在城建檔案信息的加工方面
傳統(tǒng)城建檔案館館藏信息經(jīng)過數(shù)字化加工處理，成為數(shù)字檔案館信息資源的核心組成部分，并生成適合機檢、機讀的信息目錄和檔案參考資料，數(shù)字城建檔案館還可以將經(jīng)數(shù)字化的深層次編研成果融入數(shù)字信息資源庫，并在網(wǎng)上，為人們提供快捷的服務。
3、在城建檔案信息資源的開發(fā)利用方面
數(shù)字城建檔案館可以憑借網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實現(xiàn)信息資源共享。
三、建設(shè)數(shù)字化城建檔案館要改變固有的工作模式
1．改變城建檔案保管方式
由于數(shù)字化城建檔案載體的特殊性，保管工作不同于紙質(zhì)檔案的“六防”工作，而是要注重檔案設(shè)備安全和信息安全兩方面．設(shè)備安全應當在設(shè)備制造、系統(tǒng)安裝和應用軟件配置時考慮．主要地抵御自然災害和突發(fā)事件等。而信息安全則需要一系列措施給予保證．保證數(shù)字檔案的可讀性和可利用性，對設(shè)備更新情況進行跟蹤，在出現(xiàn)不兼容或不可讀取等問題之前就應將舊載體上的數(shù)字文件轉(zhuǎn)換到新載體上，同時，為防止信息丟失，被非法更改等，尤其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，更應該注意共享和保密．邏輯性處理與物理存儲等問題。
2．改變城建檔案利用方式
城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)的成熟運用，為數(shù)字化城建檔案館提供了極好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也為開展城建檔案信息個性化服務提供了良好的條件。未來城建檔案利用服務的主要方式將不再是提供物理存在的實體．而是指引終端用戶通過網(wǎng)絡(luò)獲得存儲在檔案館庫的數(shù)字化信息。只要城建檔案編制與城建檔案檢索采用同一系統(tǒng)軟件．將檔案內(nèi)容用一定的格式固定下來．再進行分類．歸檔、編號等管理．在編制檢索時隨機調(diào)出，組成各種不同類型信息檢索工具．通過網(wǎng)上開展電子檢索服務，從而方便地互傳、互換信息?？墒谷魏我晃焕谜卟皇軙r間、穿梭問的限制，在任何地點只需有一網(wǎng)的電腦，即可進入城建檔案管理查詢自己需要的信息。這種網(wǎng)上利用服務的開展．將會使城建檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境，進入一種良性循環(huán)狀態(tài)。
四、數(shù)字化城建檔案館建設(shè)要點
城建檔案管理數(shù)字化是城建檔案管理工作的重大變革，涉及城建檔案管理工作的各個方面。建設(shè)數(shù)字化城建檔案館的首要工作是做好總體規(guī)劃，通過規(guī)劃確定近期、中期和遠期目標以及實現(xiàn)這些目標須具備的條件，并隨著工作的進展不斷對規(guī)劃目標進行調(diào)整。筆者認為，有以下幾點問題需要注意：
1、城建檔案管理數(shù)字化是城市經(jīng)濟發(fā)展、技術(shù)進步和用戶需求等諸多因素共同推動的結(jié)果
確定目標的依據(jù)是社會大環(huán)境和潛在的需求，弄清社會需求是非常關(guān)鍵的，另外要研究、掌握數(shù)字化發(fā)展的規(guī)律，避免主觀性、盲目性，防止目標過低或不切實際追求過高的目標。
2、城市發(fā)展的數(shù)字化進程是一個社會發(fā)展進步的長期過程
像任何科學技術(shù)進步一樣都是由淺人深、從簡單到復雜的不斷變化的過程。建設(shè)數(shù)字化城建檔案館也是從低到高逐步發(fā)展的，是一個逐步深入、逐步擴展的過程，不是完成目錄檢索、掃描幾套地形圖就能實現(xiàn)的。城建檔案數(shù)字化是一個長期的、持續(xù)發(fā)展的、不斷完善的一個艱巨工作。數(shù)字化城建檔案館要通過城建檔案信息系統(tǒng)建設(shè)、應用和系統(tǒng)的不斷完善來實現(xiàn)，信息系統(tǒng)建設(shè)工作主要包括館內(nèi)局域網(wǎng)的建設(shè)，與政府網(wǎng)的連接，以及國際互聯(lián)網(wǎng)的利用；檔案管理軟件的開發(fā)或商品軟件的選用；數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和信息資源研發(fā)；標準體系的建立；專業(yè)技術(shù)人才隊伍的建設(shè)、管理方式和工作方式的優(yōu)化和規(guī)范化；館藏各種不同載體檔案的數(shù)據(jù)處理、存儲設(shè)備配置和系統(tǒng)運行維護等工作。系統(tǒng)建設(shè)工作的第一步是系統(tǒng)方案設(shè)計，主要內(nèi)容是根據(jù)數(shù)字化工作的總體規(guī)劃確定系統(tǒng)的基本組成和結(jié)構(gòu)框架，再根據(jù)現(xiàn)時的技術(shù)、人員、資金等基礎(chǔ)條件確定系統(tǒng)建設(shè)的階段目標，制定可行的實施計劃。系統(tǒng)方案設(shè)計工作應注意以下幾點：
(1)系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)不但是一個技術(shù)過程，同時更是一個管理過程，是一項綜合性的、技術(shù)含量較強的工作。所以，在進行系統(tǒng)建設(shè)時，應根據(jù)本館資金情況、技術(shù)力量等各方面去考慮。落實資金是首位，其次要配備好研發(fā)團隊技術(shù)力量，可采取館內(nèi)業(yè)務骨干與外聘專業(yè)技術(shù)人才相結(jié)合的方式配備好研發(fā)團隊。
(2)系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的目的是為了使用，要把系統(tǒng)的實用性放在第一位，對內(nèi)服務于檔案管理人員，對外服務于社會公眾。本著這一理念，研發(fā)系統(tǒng)時應以實用為首選，切不可盲目追求過大、過強，要切合本館實際工作水平，以方便使用、簡便易學為目標。
(3)系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)最好一個省份統(tǒng)一標準，全省使用統(tǒng)一軟件，這樣使用、維護會各方便。各館可以整合資金、技術(shù)人才，合力研發(fā)，這樣即節(jié)省人力、物力、財力，也方便日后工作。
(4)系統(tǒng)建設(shè)和應用是一個滾動的過程，不可能一步到位，要按照系統(tǒng)建設(shè)自身的客觀規(guī)律辦事，循序漸進，不斷修訂，不斷完善。不必追求最高、最新的技術(shù)，應采用成熟、可靠的技術(shù)，借鑒、學習一些起步較早、數(shù)字化建設(shè)比較成熟省份的先進經(jīng)驗，使研發(fā)的軟件系統(tǒng)能夠真正做到切合實際、便于維護、簡便易學、方便使用。
結(jié)論
數(shù)字化城建檔案館的建設(shè)不會一蹴而就，它要求我們城建檔案工作者不懈的努力、進取、創(chuàng)新，不斷的追求、完善。相信隨著信息時代的飛速發(fā)展，城建檔案事業(yè)定會蓬勃發(fā)展，數(shù)字化城建檔案館的目標必會實現(xiàn)。
【參考文獻】
