時(shí)間：2023-05-17 16:11:33
序論：在您撰寫(xiě)辦公檔案數(shù)字化管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
目前數(shù)字化檔案管理工作存在硬件建設(shè)低下、軟件重復(fù)開(kāi)發(fā)的問(wèn)題。具體體現(xiàn)在大部分單位的還停留在低水平的建設(shè)上，機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和安全設(shè)施存在諸多問(wèn)題，檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)滯后；許多單位為了率先實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，紛紛與軟件開(kāi)發(fā)公司定制檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)質(zhì)量參差不齊，數(shù)據(jù)類(lèi)型不一致，數(shù)據(jù)庫(kù)之間不能轉(zhuǎn)換，信息共享受限，浪費(fèi)資源。因此，必須有計(jì)劃有步驟地進(jìn)行微機(jī)硬件配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備更新和安全設(shè)施添置，盡可能取得財(cái)政支持，營(yíng)造最大限度的檔案硬件環(huán)境；隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理數(shù)字化已成為時(shí)展的必然趨勢(shì)，因此軟件選擇是檔案管理數(shù)字化中尤為重要的一點(diǎn)。好的檔案管理軟件，不僅可以提高經(jīng)濟(jì)效益，而且還可以大大提高辦公效率。因此在軟件開(kāi)發(fā)方面，建議盡快建立一套檔案數(shù)字化管理方面的軟件設(shè)計(jì)方案，迫使粗制濫造、不符合實(shí)際的軟件退出市場(chǎng)，并將優(yōu)質(zhì)的、符合現(xiàn)實(shí)需求的軟件推廣出去，建設(shè)一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一的軟件環(huán)境。
二、加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，建立檔案網(wǎng)站
配置了完備的硬件和軟件之后，要本著資源利用最大化的原則，建立和完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。其一，為了降低電子文件種類(lèi)的繁復(fù)性、確保電子文件的長(zhǎng)期保存，應(yīng)盡可能選擇少數(shù)幾種比較通用的文件格式，這一點(diǎn)可以通過(guò)立法來(lái)達(dá)到目的。其二，為了保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，還要對(duì)與電子文件相關(guān)的系統(tǒng)要素進(jìn)行規(guī)范設(shè)計(jì)和控制，例如流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的規(guī)范和控制。最后，為了避免對(duì)通用信息的存在形式形成依賴(lài)，還要對(duì)軟硬件進(jìn)行備份，分離數(shù)字信息的語(yǔ)義形式和格式形式，從而延長(zhǎng)載體材料的使用壽命。目前，我國(guó)和組織機(jī)構(gòu)的檔案網(wǎng)站正在不斷興建和完善，社會(huì)各界從網(wǎng)站上獲得了越來(lái)越多的信息資料，實(shí)現(xiàn)了檔案資源共享，解決了許多實(shí)際問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上，我們還要繼續(xù)加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。
三、規(guī)范數(shù)字化建設(shè)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的必要前提和基礎(chǔ)，但目前我國(guó)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度卻不高。首先，沒(méi)有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境，具體體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的型號(hào)各異、檔次參差不齊；軟件方面，其開(kāi)發(fā)也缺乏整體規(guī)劃性，嚴(yán)重降低軟件使用的廣泛性和實(shí)用性。其次，檔案信息本身也沒(méi)有形成一個(gè)完善、統(tǒng)一的分類(lèi)編碼，降低了信息的規(guī)范性。最后，在技術(shù)方面，仍然沒(méi)有形成一個(gè)完整的集網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和系統(tǒng)管理為一體的技術(shù)支持系統(tǒng)，進(jìn)而導(dǎo)致業(yè)務(wù)性、管理性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。這些標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一在不同程度和范圍內(nèi)影響著信息交流的質(zhì)量，阻礙著檔案管理數(shù)字化建設(shè)的步伐。因此，必須規(guī)范數(shù)字化建設(shè)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。具體做法是檔案管理部門(mén)必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化原則，嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范收集、編目及檢索等基礎(chǔ)性工作。此外，國(guó)家還要加強(qiáng)立法工作，出臺(tái)系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)化提供法律依據(jù)。
四、提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平
提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平要從兩個(gè)方面努力。一方面是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。具體措施是成立以主要領(lǐng)導(dǎo)為核心的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，增強(qiáng)決策落實(shí)力度；明確分工，落實(shí)任務(wù)和責(zé)任；銳意進(jìn)取，不斷開(kāi)拓，凝聚各部門(mén)合力，從而提高科學(xué)決策、處理問(wèn)題的能力，從而確保任務(wù)完成。另一個(gè)方面是加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。人才隊(duì)伍的建設(shè)分兩個(gè)方面，一是給組織內(nèi)具有扎實(shí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)功底和發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬盘峁┦┱共湃A的舞臺(tái)，并對(duì)已經(jīng)確定的重點(diǎn)培養(yǎng)人才加強(qiáng)培訓(xùn)，促進(jìn)其業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高；其二是根據(jù)檔案管理數(shù)字化的需要，組織還要積極引進(jìn)具有技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)并熟悉檔案管理的工作人才，為辦公室的檔案管理輸入“新鮮血液”。
五、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；文書(shū)；檔案管理；地質(zhì)
Abstract: the geological unit documents is the unit in the system construction, deploy work, the appointment, removal and institutions adjustment production, management activities the resulting work files, geological work unit is the indispensable important reference. This paper office automation under the environment of the file management of documents.
Keywords: office automation; Documents; File management; geological
中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)
地質(zhì)礦產(chǎn)局在辦公自動(dòng)化的環(huán)境中，文書(shū)檔案的歸檔管理工作分為電子文件的歸檔與紙質(zhì)文件的歸檔兩個(gè)部份，這就要求文書(shū)檔案的管理工作必須貫穿文件的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、處理、歸檔的全過(guò)程。在一定程度上，辦公自動(dòng)化對(duì)文書(shū)檔案管理工作提出了更高的要求。
一、文書(shū)檔案應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理的優(yōu)勢(shì)
1.1辦公效率大幅提高
計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)之一。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴(lài)于手工操作，結(jié)果往往費(fèi)時(shí)費(fèi)力。計(jì)算機(jī)管理軟件應(yīng)用后，使文件材料的收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分便捷、有序。
1.2實(shí)現(xiàn)信息資源的充分交流與共享
運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，對(duì)所調(diào)閱的信息資源做出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，保證其查全率和查準(zhǔn)率。同時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)可以及時(shí)了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作重點(diǎn)以及檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
1.3提高文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過(guò)程中，傳統(tǒng)文件傳遞一般是靠郵政系統(tǒng)負(fù)責(zé)郵發(fā)，受到距離長(zhǎng)短的限制，影響了傳遞速度，或辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，具有讀取方便快捷、易于傳遞等特點(diǎn)，可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件信息傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)效性。
二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理所存在的問(wèn)題
辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理領(lǐng)域的普及應(yīng)用，極大的提高了辦公工作效率和減輕了管理人員的工作負(fù)擔(dān)。但同時(shí)也出現(xiàn)了一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)為以下四個(gè)方面。
2.1管理制度不健全、設(shè)備落后
雖然各個(gè)文書(shū)檔案部門(mén)都制定了相關(guān)的檔案管理制度，但仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價(jià)值；二是保管制度不健全、基本設(shè)施不完善，造成檔案的損毀和遺失檔案現(xiàn)象屢屢發(fā)生；三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，而有的檔案卻莫名流失。此外，不少地質(zhì)科研部門(mén)只重視科研項(xiàng)目、科研經(jīng)費(fèi)的管理工作，而對(duì)文書(shū)檔案的管理重視不夠，文書(shū)檔案的基礎(chǔ)設(shè)施落后，設(shè)備設(shè)施陳舊。
2.2電子化的檔案文件保密性受限制
與傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理不同的是，辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)實(shí)際需要而將電子文件以不同的字號(hào)和字體輸出。因此，也就無(wú)法再根據(jù)字跡來(lái)辨別其原始性。此外，由于不能對(duì)電子文件進(jìn)行簽名或蓋印，因而無(wú)法根據(jù)字跡或印章來(lái)分辨電子文件是否為原件。由此可見(jiàn)，這些問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性帶了極大的困難。盡管網(wǎng)絡(luò)竊密技術(shù)不斷地完善，但是仍然無(wú)法對(duì)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的電子文件進(jìn)行絕對(duì)保密。
2.3電子化的檔案文件對(duì)管理人員要求高
隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步，辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理對(duì)管理人員提出了更高的要求。一方面，僅僅懂得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理原則、理論、技術(shù)以及方法的管理人員，將難以勝任對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔以及其歸檔后所形成的電子檔案的管理。另一方面，如果僅僅懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的人員也無(wú)法勝任。因此，要實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化，就必須有相應(yīng)的現(xiàn)代化高素質(zhì)人才，要求管理人員不僅具有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作水平，同時(shí)還要具有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的管理水平。然而，當(dāng)前許多檔案部門(mén)往往缺乏這樣的具有現(xiàn)代高技術(shù)的管理人才。這樣，導(dǎo)致即使引進(jìn)再先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，也無(wú)法發(fā)揮其相應(yīng)的作用，這對(duì)辦公管理人員的技術(shù)水平及業(yè)務(wù)素質(zhì)等提出了更高的要求。
2.4信息化水平低
隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入，文書(shū)檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來(lái)單一的紙質(zhì)發(fā)展為紙質(zhì)、電子等多種載體共存的局面。然而不少文書(shū)檔案管理信息化水平依然很低，沒(méi)有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工，嚴(yán)重影響了地質(zhì)科研檔案查找利用的效率，大大降低了檔案的利用價(jià)值。
三、針對(duì)文書(shū)檔案管理中存在問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施
3. 1提高單位管理人員對(duì)文書(shū)檔案管理的認(rèn)識(shí)
認(rèn)識(shí)轉(zhuǎn)變是提高管理能力的思想基礎(chǔ)和保證，只有在思想認(rèn)識(shí)上給予足夠的重視，才能保證管理工作積極有效的開(kāi)展。檔案工作者一定要做好檔案管理重要性的宣傳工作，提高單位員工尤其是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案工作的重視，讓他們對(duì)于該項(xiàng)工作有足夠的了解和認(rèn)識(shí)，一方面，加大對(duì)管理工作的物質(zhì)投入，在物質(zhì)上保證文書(shū)檔案管理工作的信息化和規(guī)范化；另一方面，在工作安排中將文書(shū)檔案管理納入到單位全年工作中去，提高單位文書(shū)檔案管理工作的地位與影響。
3.2做好檔案工作與文書(shū)工作之間的銜接
由于文書(shū)工作質(zhì)量的好壞對(duì)于檔案管理工作質(zhì)量的好壞將會(huì)產(chǎn)生直接的影響。因此，在實(shí)際工作中，如果不能保證高質(zhì)量的文書(shū)工作，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的檔案管理。這就需要切實(shí)做好檔案工作和文書(shū)工作之間的銜接。單位中的文書(shū)人員一定要具備較強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好對(duì)文書(shū)材料的歸檔工作，并且在文書(shū)處理的過(guò)程中，要力求實(shí)現(xiàn)檔案和文書(shū)工作一體化運(yùn)行。
3.3提高檔案員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和工作能力
科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對(duì)檔案工作提出了新的、更高的要求，檔案干部要自覺(jué)學(xué)習(xí)新知識(shí)、新業(yè)務(wù)、堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生教育的理念，不斷確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求，主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識(shí)，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，努力成為管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才，努力為領(lǐng)導(dǎo)和員工提供方便、快捷、高效的服務(wù).
四、加強(qiáng)文書(shū)檔案保密與利用工作
4.1 文書(shū)檔案管理人員的職責(zé)
文書(shū)檔案管理人員的職責(zé)是要維護(hù)檔案資料的完整與安全。貫徹落實(shí)《保密法》和《關(guān)于開(kāi)展地質(zhì)資料清理工作的通知》的精神，這既是文書(shū)檔案管理人員基本要求，也是文書(shū)檔案工作當(dāng)前主要任務(wù)。對(duì)于地質(zhì)科技資料不僅要做到不壞、不丟、不散、不亂，還要保證地質(zhì)資料實(shí)體安全和文書(shū)檔案資料的安全。
4.2正確處理的文書(shū)檔案保密與利用的關(guān)系
日常工作中，文書(shū)檔案管理人員十分重視文書(shū)檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，文書(shū)檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象，由此產(chǎn)生一些弊端：大批文書(shū)檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的文書(shū)檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成文書(shū)檔案浪費(fèi)；不能有效地利用文書(shū)檔案，失去文書(shū)檔案的價(jià)值。
五、對(duì)文書(shū)檔案管理工作的建議
建立電子文檔信息一體的管理系統(tǒng)。在檔案現(xiàn)代化管理邁向數(shù)字化、信息化的今天，依托信息網(wǎng)，建立文件管理和檔案管理合一的信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。使歸檔文件的真實(shí)性、完整性、有效性以及鑒定、編目、著錄等在文件生成和處理階段進(jìn)行和控制。提升檔案管理人員全面素質(zhì)，堅(jiān)持可持續(xù)發(fā)展。面對(duì)新時(shí)代全新管理理念，面對(duì)信息化快速發(fā)展的逼人形勢(shì)，面對(duì)行業(yè)的需求，檔案管理工作者要具備比較寬廣學(xué)科知識(shí)，具有對(duì)文件信息進(jìn)行二三次開(kāi)發(fā)能力，具有較高的組織、管理能力；要有崇高的敬業(yè)精神和良好的服務(wù)意識(shí)及較高的計(jì)算機(jī)操作能力。運(yùn)用現(xiàn)代化手段快捷便利地提供服務(wù)，滿(mǎn)足利用者的目的。加強(qiáng)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，要突破習(xí)性思維，把握規(guī)律性，實(shí)現(xiàn)理論創(chuàng)新，服務(wù)創(chuàng)新，管理創(chuàng)新，做好檔案工作，從而促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)、健康、快速發(fā)展，努力開(kāi)創(chuàng)地勘單位檔案工作的新局面。
總結(jié)
文書(shū)檔案管理者只有不斷更新理念，解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，文書(shū)檔案管理工作才能跟上時(shí)代的步伐，才能在地質(zhì)調(diào)查、礦產(chǎn)勘探、探測(cè)試驗(yàn)、專(zhuān)題研究等生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)
[1]郭偉.有關(guān)文書(shū)檔案工作的若干思考[J].西部探礦工程,2009
關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；辦公自動(dòng)化；檔案管理；應(yīng)用淺析
引 言
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展以及辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，施工企業(yè)的文書(shū)檔案管理越來(lái)越便捷。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已擁有一套其自身的工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。
文書(shū)檔案管理是施工單位檔案存在的基礎(chǔ)和重要的資源發(fā)生地，它客觀地反映著問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)等方面的過(guò)程和成果。隨著改革形勢(shì)的不斷發(fā)展，文書(shū)檔案管理水平如何提高，以滿(mǎn)足各方面的需求，從而適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書(shū)檔案管理的自動(dòng)化在檔案工作中應(yīng)用的新問(wèn)題。
1 辦公自動(dòng)化對(duì)施工企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的促進(jìn)作用
在施工企業(yè)日常的公文辦理過(guò)程中，相關(guān)工作人員辦理的文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生。在傳統(tǒng)手段中，文件傳遞是靠郵政系統(tǒng)派發(fā)傳送，因而文件到達(dá)時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索造成很大的不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之后，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)效性。下面就談?wù)勣k公自動(dòng)化對(duì)施工企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的促進(jìn)作用。
1.1 工作效率和質(zhì)量得到了前所未有的突破
施工企業(yè)所要登記在案的資料數(shù)據(jù)數(shù)量大，包括地質(zhì)信息數(shù)據(jù)、人員設(shè)備等等。施工企業(yè)實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化后，相關(guān)的檔案信息經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后，便可儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中。如果需要計(jì)算或者整理，計(jì)算機(jī)也可以自動(dòng)處理，其運(yùn)行速度也很快，文件資料的收集與查詢(xún)等也變得十分便捷，大大提高了文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。特別是檔案信息的服務(wù)利用，這是辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的手工操作檔案管理方式，完全依賴(lài)于人工進(jìn)行檔案資料的收集、儲(chǔ)存與查閱等，檔案工作人員的工作量異常繁重，致使檔案信息的服務(wù)利用不能夠滿(mǎn)足人們的日常需求。辦公室自動(dòng)化在施工企業(yè)文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用恰好解決了這一問(wèn)題。
1.2 解決了檔案存儲(chǔ)的空間問(wèn)題
文件文書(shū)檔案數(shù)量越來(lái)越多，尤其像是施工企業(yè)，需要記錄和儲(chǔ)存的文件數(shù)量和數(shù)據(jù)特別多，這也意味著其整理工作越來(lái)越繁瑣。但隨著辦公自動(dòng)化設(shè)備的普及，大多數(shù)文書(shū)檔案已經(jīng)變成了數(shù)字化的電子文件，再根據(jù)辦公目的和要求將所需的文書(shū)檔案印制成紙質(zhì)文書(shū)進(jìn)行保存。為了適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理和信息服務(wù)的需求，要求要將原有的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，這就大大節(jié)省了文書(shū)檔案的儲(chǔ)存空間，檔案信息的查詢(xún)也變得十分便捷。
1.3 實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享和在線服務(wù)
傳統(tǒng)的檔案管理模式使檔案信息不能共享，檔案的利用率也就不高。但是如果把文書(shū)檔案管理轉(zhuǎn)化為電子文件之后，可將電子文件組建為一個(gè)電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)檢索功能進(jìn)行信息查詢(xún)。施工企業(yè)可利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將施工信息輸入并建立與每個(gè)施工項(xiàng)目相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行精細(xì)化的管理，由案卷級(jí)擴(kuò)展為文件級(jí)，從單一的途徑轉(zhuǎn)變?yōu)轶w系化，實(shí)現(xiàn)從管理檔案目錄的外部特征向內(nèi)外部綜合特征的管理轉(zhuǎn)變。借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將檔案信息與載體分離，并利用信息系統(tǒng)進(jìn)行鏈接，可以得到信息的歷史與現(xiàn)實(shí)、縱向與橫向的多方位記錄，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與在線服務(wù)。
2 應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題
2.1 電子文件的保密性受到了限制
電子文件的內(nèi)容是沒(méi)有固定的形式，且容易變化，這使得文件的保密性變得很弱。電子文件的修改可以不露痕跡，盡管當(dāng)前已經(jīng)有很多防治電子文件偽造和在原稿上進(jìn)行刪改的計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是仍然不能從根本上改善電子文件的易變性。電子文件的字體、字號(hào)等固定的模式，將電子文件印制成紙質(zhì)文件后，無(wú)法辨認(rèn)其作者，因?yàn)殡娮游募痪哂刑囟ǖ淖舟E。這些問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了挑戰(zhàn)。
2.2 檔案綜合管理人員培訓(xùn)缺失，專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不足
當(dāng)前，文書(shū)檔案管理在施工企業(yè)中有著舉足輕重的地位，可以直接反映企業(yè)的整體管理水平，也是當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。調(diào)查顯示，由于文書(shū)檔案管理在我國(guó)發(fā)展較晚，受到的重視程度還不高，一部分單位的檔案管理工作者缺乏相關(guān)專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作培訓(xùn)，專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)缺失，對(duì)檔案管理工作的進(jìn)展在一定程度上存在影響。況且對(duì)電子檔案的管理，絕不僅僅是懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信的管理人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員在技術(shù)和素質(zhì)水平上有了更高的要求。
3 辦公自動(dòng)化在施工企業(yè)文書(shū)檔案管理應(yīng)用中問(wèn)題的解決方法
辦公自動(dòng)化對(duì)施工企業(yè)的文書(shū)檔案管理有著重要意義，這也使文書(shū)檔案管理進(jìn)入了一個(gè)快速發(fā)展的新時(shí)代。但需要注意的是，辦公室自動(dòng)化的應(yīng)用也引發(fā)了很多問(wèn)題，如何有效地解決這些問(wèn)題成為新形勢(shì)下施工企業(yè)文書(shū)檔案管理健康發(fā)展的關(guān)鍵。
3.1 加強(qiáng)硬件建設(shè)，改善硬件環(huán)境
文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化是依賴(lài)于計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等手段得以實(shí)現(xiàn)的，這也就要求施工企業(yè)必須搞好硬件建設(shè)，這也是實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理現(xiàn)代化的先決條件。只有不斷地加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的更新等，實(shí)現(xiàn)技術(shù)設(shè)備和手段的現(xiàn)代化，使相關(guān)工作人員學(xué)會(huì)使用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作，才能提高施工企業(yè)整體的文書(shū)檔案管理水平。
3.2 實(shí)現(xiàn)檔案工作人員專(zhuān)業(yè)化和現(xiàn)代化的有機(jī)結(jié)合
檔案管理工作人員是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)，傳統(tǒng)管理模式的長(zhǎng)期侵襲，使得相關(guān)工作人員變得麻木和落后，其意識(shí)和思想沒(méi)有得到更新，導(dǎo)致現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備沒(méi)有被完全和合理地應(yīng)用。所以，檔案工作人員必須認(rèn)清當(dāng)下的發(fā)展形勢(shì)，及時(shí)學(xué)習(xí)和熟練掌握新的管理理念和手段，才能減輕工作量，也提高了工作效率。
3.3 采取措施提高文書(shū)檔案的安全性
首先，通過(guò)掃描技術(shù)，將帶有印章、個(gè)人字跡等文書(shū)檔案轉(zhuǎn)化為圖像性質(zhì)的電子文件，這樣可以有效地防止電子文件文書(shū)檔案被肆意修改，保證電子文件的原始內(nèi)容，還可以大大減小文書(shū)檔案的存儲(chǔ)空間，有利于文書(shū)檔案的長(zhǎng)期保存；其次，采用專(zhuān)用軟件對(duì)電子文件文書(shū)檔案進(jìn)行加密處理；然后，采取備份和驗(yàn)證措施，防止電子文件的丟失及失真，對(duì)永久保存的電子文件要制成紙質(zhì)文件或縮微品；最后，利用路由器和防火墻等措施實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)的隔離，保證辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的安全。
3.4 提高檔案人員的綜合素質(zhì)
①以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高自身素質(zhì)的根本途徑，同時(shí)，相關(guān)管理部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)也是相當(dāng)必要的，他們可以從中得到交流與學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，不斷積累檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)及管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而運(yùn)用到檔案管理工作中；②加強(qiáng)檔案部門(mén)間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，不斷擴(kuò)大自己的交際面，通過(guò)互動(dòng)交流與學(xué)習(xí)，可以獲得兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，以及運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門(mén)和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維的能力，從而為建設(shè)一支高質(zhì)量的檔案隊(duì)伍打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
4 結(jié) 語(yǔ)
綜上所述，辦公室自動(dòng)化有助于施工企業(yè)文書(shū)檔案管理工作，這也是當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性，實(shí)行全面科學(xué)化的文書(shū)檔案管理是衡量施工企業(yè)管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，這就要求相關(guān)部門(mén)必須切實(shí)對(duì)檔案管理者進(jìn)行素質(zhì)培養(yǎng)與提高，重視文書(shū)檔案管理工作，強(qiáng)化文書(shū)檔案管理水平，加強(qiáng)部門(mén)間的協(xié)調(diào)合作與交流，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的安全化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保我國(guó)施工企業(yè)文書(shū)檔案管理工作走向正規(guī)化、健康化的發(fā)展軌道，為最終實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益提供可靠保障。
參考文獻(xiàn)
[1]張會(huì)華.文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化[J].科技資訊，2012（26）：67～68.
[2]李冬梅.文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理工作之我見(jiàn)[J].黑龍江檔案，2012（4）：21～22.
一、提高文書(shū)檔案管理工作效率
以往的文書(shū)檔案管理工作，較多依賴(lài)于人工的手動(dòng)操作，對(duì)人員的檔案管理素質(zhì)要求較高，需要用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無(wú)誤，歸檔文件需要嚴(yán)格執(zhí)行修整、組建裝訂、編頁(yè)、分類(lèi)、排序、編號(hào)、編目、裝盒8個(gè)環(huán)節(jié)，這樣的檔案管理工作又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。引進(jìn)計(jì)算機(jī)處理相關(guān)工作，實(shí)行辦公自動(dòng)化，通過(guò)信息化技術(shù)和方法的應(yīng)用，加強(qiáng)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理，運(yùn)用相關(guān)程序?qū)n案管理工作進(jìn)行自動(dòng)篩選、編號(hào)、歸檔和保存，在文件資料收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)中，工作有序快捷地開(kāi)展，從而大大提高了辦公效率。特別是在復(fù)雜的檔案管理工作中，尤為突出，例如，基建檔案的管理工作，要求按照前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、建立及使用維護(hù)等內(nèi)容，區(qū)分保管期限組成案卷，且每個(gè)工程項(xiàng)目的文件材料要保持成套性，這樣對(duì)文書(shū)檔案管理工作的要求極高，要全面、及時(shí)、完整，就需要做大量的工作，人工收集整理費(fèi)時(shí)費(fèi)工，耗時(shí)耗材，引入自動(dòng)化系統(tǒng)，則方便快捷，利用電子文件非實(shí)體歸檔的特效，用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，很快地完成電子文件的收集積累、整理歸檔等任務(wù)，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)辦結(jié)隨時(shí)歸檔。
二、提高檔案利用工作的效率
檔案利用的方法是檔案部門(mén)為達(dá)到迅速、準(zhǔn)確、全面、及時(shí)地滿(mǎn)足檔案用戶(hù)需要的目的所采取的各種服務(wù)方式、程序和手段。目前檔案利用的基本途徑是：提供檔案原件、提供檔案復(fù)制品、提供檔案信息加工品。檔案利用的方式主要是開(kāi)設(shè)閱覽室、檔案外借、制發(fā)檔案復(fù)制本、出具檔案證明、提供咨詢(xún)服務(wù)、印發(fā)檔案目錄、編寫(xiě)檔案參考資料、舉辦檔案展覽、檔案信息上網(wǎng)、政府公開(kāi)信息查閱等。由于原始的文書(shū)檔案資料管理工作過(guò)于依賴(lài)紙質(zhì)載體，大部分的資料長(zhǎng)期僅能存檔于文件柜中，查找和使用極其不方便，給檔案利用工作帶來(lái)了諸多的不便之處，大大限制了資源的相互交流。在應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，文書(shū)檔案資料可以脫離原載體，可根據(jù)不同的需求自行選擇相應(yīng)的儲(chǔ)存介質(zhì)，比如VCD、DVD、U盤(pán)、磁盤(pán)陣列、移動(dòng)硬盤(pán)、云端等等，這些介質(zhì)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或?qū)ｉT(mén)的電子渠道迅速傳送所需資源，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，電子檔案可通過(guò)提供拷貝件、通信傳輸和直接利用來(lái)完成提供利用的功能，從而可以更好地用好、用活、用透資料，使文書(shū)檔案資料的價(jià)值得以更好地體現(xiàn)。
三、保障文書(shū)檔案資料安全性
傳統(tǒng)文書(shū)檔案資料以紙張為載體，在檔案保存和利用的過(guò)程中，檔案紙張?jiān)谕庥^、結(jié)構(gòu)和性質(zhì)諸方面逐漸發(fā)生著不可逆的變化，比如變色、強(qiáng)度下降和化學(xué)性質(zhì)變化。紙質(zhì)的文書(shū)檔案資料不利于環(huán)保節(jié)能，保存檔案資料時(shí)占用地方，特別是小心保存的同時(shí)還不能保障完全的安全，紙質(zhì)的文書(shū)檔案資料極其容易受到保存環(huán)境的影響，比如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，會(huì)發(fā)生水解和氧化反應(yīng)。在《檔案法》中從法律角度明確了檔案保管工作的職責(zé)和內(nèi)容，《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》中也對(duì)檔案館的庫(kù)房建設(shè)提出了具體要求，可見(jiàn)保管檔案對(duì)基本物質(zhì)條件有相當(dāng)嚴(yán)苛的要求。在實(shí)際操作中，稍有不慎，在文書(shū)檔案管理的工作過(guò)程中，就可能發(fā)生不可挽回的損失。實(shí)行辦公自動(dòng)化后，文書(shū)檔案的管理介質(zhì)有了較大的提升，這類(lèi)新載體的優(yōu)點(diǎn)是存、讀方便快捷，便于攜帶，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具備可修復(fù)性，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性，復(fù)制容易，交流方便等。
【關(guān)鍵詞】 辦公自動(dòng)化；文書(shū)檔案管理；策略
隨著我國(guó)改革開(kāi)放的不斷深入與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，文書(shū)檔案的管理工作與以往完全不同，邁上了一個(gè)全新的臺(tái)階。文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化一般依靠電子計(jì)算機(jī)等新型辦公設(shè)備與技術(shù)來(lái)迅速、準(zhǔn)確處理文書(shū)檔案信息，從而將辦公效率進(jìn)一步提高。在文書(shū)檔案管理中，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用有著很好的發(fā)展前景和巨大的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)它還有一系列的問(wèn)題需要處理，這就要求管理設(shè)備的硬件建設(shè)速度需要不斷加快，同時(shí)借助科學(xué)有效的手段提高文書(shū)檔案的保密性，進(jìn)而使得文書(shū)檔案管理工作可以得到順利高效的開(kāi)展。
一、文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化存在的問(wèn)題
（一）對(duì)檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)要求提高。在文書(shū)檔案管理中，電子檔案與電子文件的管理歸檔是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性結(jié)合比較強(qiáng)的工作，這就從根本上決定了檔案管理人員自身需要有很高的綜合素質(zhì)，才能勝任此項(xiàng)工作。具體地說(shuō)，高層次的知識(shí)素養(yǎng)只是檔案管理人員需要具備的一方面，除此之外還要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行熟練的掌握，同時(shí)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的技術(shù)、原則、方法和理論也要相當(dāng)熟悉，進(jìn)而才能以較高水平的專(zhuān)業(yè)技能與業(yè)務(wù)素質(zhì)將文書(shū)檔案工作的管理水平進(jìn)一步提高。
（二）電子文件的保密性受到削弱。電子文件和紙質(zhì)文件的區(qū)別在于缺少固定的形式同時(shí)又容易變化，這就導(dǎo)致文件內(nèi)容被人修改的可能性增加，并且修改后很難發(fā)現(xiàn)改動(dòng)痕跡。同時(shí)，電子文件還缺少特定的字跡，其字體、字號(hào)等都容易被修改，另外電子文件還無(wú)法像紙質(zhì)文件一樣進(jìn)行蓋章和簽名。因?yàn)檫@些電子文件的原始特性，使得電子文件的保密性受到極大的削弱，人們對(duì)文件是否是原件的判斷根本不能通過(guò)字跡、印章等特點(diǎn)完成，這也導(dǎo)致了電子文件自身的原始性無(wú)法被確定。上述問(wèn)題考驗(yàn)著網(wǎng)絡(luò)電子文件自身的保密性，同時(shí)也嚴(yán)重削弱了文件自身的保密性。
二、提高文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化的有效策略
文書(shū)檔案管理中，辦公自動(dòng)化的有效應(yīng)用具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也使文書(shū)檔案管理工作邁上了一個(gè)新的臺(tái)階。與此同時(shí)，文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化依舊是亟待解決的問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，本文從以下幾個(gè)方面進(jìn)行著手解決。
（一）積極進(jìn)行硬件建設(shè)，促使硬件環(huán)境的改善。文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化應(yīng)用的前提是必須擁有電子計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)以及其他類(lèi)型的數(shù)字化設(shè)備，所以，加快硬件設(shè)備的建設(shè)速度直接決定文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化的程度。另外，要想保證更多的工作人員可以更加主動(dòng)地參與到現(xiàn)代化技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用之中，就必須對(duì)文檔管理的硬件環(huán)境進(jìn)行改善，加快檔案管理設(shè)備的硬件建設(shè)速度，進(jìn)而完成文檔技術(shù)設(shè)備與管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化，使得檔案管理水平得到進(jìn)一步的提高。
（二）促使檔案管理人員實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與專(zhuān)業(yè)化的有機(jī)結(jié)合。在實(shí)現(xiàn)檔案管理辦公自動(dòng)化的進(jìn)程中，檔案管理人員的現(xiàn)代化是重要的保證。以往的文檔管理模式較長(zhǎng)時(shí)間使用導(dǎo)致現(xiàn)階段的檔案管理工作還存有工作人員的現(xiàn)代化技術(shù)水平不高亦或是技術(shù)“文盲”的現(xiàn)象，這就致使部分現(xiàn)代化設(shè)備在檔案管理的過(guò)程中不能充分地發(fā)揮出自身的優(yōu)勢(shì)與作用，實(shí)現(xiàn)文檔信息管理的辦公自動(dòng)化也就是天方夜譚。所以在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)水平發(fā)展迅猛的新環(huán)境下，檔案管理的工作人員必須要對(duì)自身的憂(yōu)患意識(shí)與時(shí)代精神進(jìn)行強(qiáng)化，認(rèn)清時(shí)展的形勢(shì)，借助學(xué)習(xí)或者是培訓(xùn)來(lái)主動(dòng)掌握以往的檔案管理的技術(shù)、原則、方法以及理論等專(zhuān)業(yè)技能，除此之外，還應(yīng)該不斷增強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)的掌握能力，進(jìn)而完成自身專(zhuān)業(yè)化與現(xiàn)代化的有效結(jié)合。
（三）加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)化外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的合理布局。確保網(wǎng)絡(luò)安全，提高網(wǎng)絡(luò)完全的最主要和最有效的措施之一就是對(duì)辦公自動(dòng)化的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)進(jìn)行有效的隔離。換言之，第一步主要就是借助路由器對(duì)被屏蔽的IP地址與服務(wù)進(jìn)行過(guò)濾，隨后在文檔辦公自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)中選擇部分可以放行的地址。第二步是借助防火墻實(shí)現(xiàn)有效的隔離防護(hù)。通常來(lái)講，網(wǎng)絡(luò)中的防火墻基本都具有認(rèn)證機(jī)制，同時(shí)從整體來(lái)看，防火墻通常具有以下幾種基本功能：對(duì)部分被禁止的業(yè)務(wù)進(jìn)行封堵；檢測(cè)和告警網(wǎng)絡(luò)攻擊；管理進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的一些訪問(wèn)行為；記錄經(jīng)過(guò)防火墻的信息和活動(dòng)內(nèi)容。通過(guò)這樣的途徑不但可以保密文檔信息，還能將檔案管理時(shí)效性進(jìn)一步提高。
三、結(jié)語(yǔ)
總而言之，文書(shū)檔案管理工作是現(xiàn)階段社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大勢(shì)所趨，檔案資料的完整性與文書(shū)檔案管理水平息息相關(guān)，衡量一個(gè)單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)就是是否實(shí)行全面科學(xué)化的文書(shū)檔案管理。這就對(duì)相關(guān)部門(mén)提出了要求，必須要提高檔案管理者的素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視，促進(jìn)各個(gè)部門(mén)之間的交流與合作，完成文書(shū)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、安全化和規(guī)范化，保證我國(guó)文書(shū)檔案管理工作向健康化與正規(guī)化的道路發(fā)展，保障社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的最終實(shí)現(xiàn)。
【參考文獻(xiàn)】
文書(shū)檔案作為檔案管理工作的主要組成部分之一，其主要是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)以及問(wèn)題處理等各個(gè)方面進(jìn)行的客觀性反映。隨著我國(guó)改革開(kāi)放的深入和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，文書(shū)檔案的管理工作也逐漸進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展階段。文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化主要是通過(guò)電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備和技術(shù)來(lái)準(zhǔn)確、迅速地對(duì)文書(shū)檔案信息進(jìn)行處理，進(jìn)而提高工作效率。辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用有著巨大的優(yōu)勢(shì)作用，但同時(shí)也存在著一些弊端，這就需要檔案館在新時(shí)期的發(fā)展中要加快管理設(shè)備的硬件建設(shè)，并通過(guò)有效的措施來(lái)增強(qiáng)文書(shū)檔案的保密性，從而保障文書(shū)檔案管理工作的健康高效開(kāi)展。
1 文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化存在的問(wèn)題
1.1 電子文件的保密性受到削弱
與紙質(zhì)文件相比，電子文件沒(méi)有固定的形式且易于變化，這就使得其文件內(nèi)容容易被他人修改，且改動(dòng)后不留下痕跡。此外，電子文件還沒(méi)有特定的字跡，并且其字號(hào)、字體等的修改都較為容易，同時(shí)，電子文件還不能同紙質(zhì)文件一樣進(jìn)行簽名或蓋章。電子文件的這些特性都使得其自身的保密性受到削弱，人們無(wú)法根據(jù)文件的印章、字跡等特點(diǎn)來(lái)判斷其是否為原件，這也造成了電子文件自身原始性不能得到確定。以上這些問(wèn)題都對(duì)網(wǎng)絡(luò)電子文件自身的保密性造成了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，并使文件自身的保密性受到削弱。
1.2 對(duì)檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)要求提高
電子文件和電子檔案的歸檔與管理是一項(xiàng)技術(shù)性和專(zhuān)業(yè)性結(jié)合較強(qiáng)的工作，這就決定了其對(duì)檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)有著更高的要求。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理人員不僅要具有較高層次的知識(shí)素養(yǎng)，還要熟練掌握數(shù)據(jù)通訊技術(shù)或計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，并且熟悉傳統(tǒng)檔案管理的原則、理論、技術(shù)和方法，從而以高水平的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能來(lái)切實(shí)提高文書(shū)檔案工作的管理水平。
2 提高文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化的有效措施
辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理中的有效應(yīng)用有著巨大的優(yōu)勢(shì)，也揭開(kāi)了文書(shū)檔案管理工作的新篇章。但同時(shí)，文化檔案管理的辦公自動(dòng)化也存在著一些問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，該文提出了以下幾個(gè)方面的解決措施。
2.1 積極進(jìn)行硬件建設(shè)，促使硬件環(huán)境的改善
文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化主要依賴(lài)于互聯(lián)網(wǎng)、電子計(jì)算機(jī)以及其他各種類(lèi)型的數(shù)字化設(shè)備，因此，積極進(jìn)行硬件設(shè)備的建設(shè)對(duì)于提高文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化有著決定性的作用。同時(shí)，只有加強(qiáng)檔案管理設(shè)備的硬件建設(shè)，改善文檔管理的硬件環(huán)境，才能促使工作人員更積極地參與到現(xiàn)代化技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用當(dāng)，從而實(shí)現(xiàn)文檔管理技術(shù)手段和技術(shù)設(shè)備的現(xiàn)代化，促使檔案管理水平的提高。
2.2 加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)化外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的合理布局
辦公自動(dòng)化內(nèi)外網(wǎng)的有效隔離是保證網(wǎng)絡(luò)安全的最有效和最主要措施之一。具體來(lái)說(shuō)，第一層主要是利用路由器來(lái)過(guò)濾掉被屏蔽的服務(wù)和IP地址，然后在選擇一些可以放行的地址來(lái)進(jìn)入文檔辦公自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)。第二層是利用防火墻來(lái)進(jìn)行有效地隔離防護(hù)。一般來(lái)說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)中的防火墻大都具有認(rèn)證機(jī)制，且從整體來(lái)看，防火墻具有的基本功能主要有以下幾種：對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的相關(guān)檢測(cè)和告警；對(duì)經(jīng)過(guò)防火墻的活動(dòng)和信息內(nèi)容進(jìn)行記錄；封堵一些被禁止的業(yè)務(wù)；對(duì)進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的某些訪問(wèn)行為進(jìn)行管理。通過(guò)這樣的方法不僅能夠?qū)ξ臋n信息起到保密作用，還可以提高檔案管理的時(shí)效性。
2.3 促使檔案管理人員實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與專(zhuān)業(yè)化的有機(jī)結(jié)合
檔案管理人員的現(xiàn)代化是促使檔案管理辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的重要保證。傳統(tǒng)文檔管理模式的長(zhǎng)期沿用使得當(dāng)前的檔案管理存在著工作人員的現(xiàn)代技術(shù)水平較低或者是技術(shù)文盲的現(xiàn)象，這就使得進(jìn)行檔案管理的一些現(xiàn)代化設(shè)備并不能得到良好的應(yīng)用，文檔信息管理的辦公自動(dòng)化也就無(wú)從談起。因此，在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案管理人員必須要增強(qiáng)憂(yōu)患意識(shí)和時(shí)代精神，認(rèn)清時(shí)展的形式，通過(guò)培訓(xùn)或?qū)W習(xí)來(lái)積極掌握傳統(tǒng)檔案管理的原則、理論，技術(shù)和方法等專(zhuān)業(yè)技能，同時(shí)還要不斷提高對(duì)數(shù)據(jù)通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等的掌握能力，以實(shí)現(xiàn)自身現(xiàn)代化和專(zhuān)業(yè)化的有機(jī)結(jié)合。
2.4 采取有效的措施來(lái)提高電子檔案管理的安全性
電子檔案保密性和安全性的提高可以從以下幾個(gè)方面來(lái)進(jìn)行：（1）采用縮微技術(shù)把字跡模糊、帶有手跡或蓋有印章的文書(shū)檔案轉(zhuǎn)成具有圖像性質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)電子文件，以防止文件信息被篡改，從而保證文件內(nèi)容的原來(lái)面貌和原始性。另外，通過(guò)這種方式還可以減少文檔的儲(chǔ)存空間，并且有利于實(shí)現(xiàn)文檔的長(zhǎng)期保存；（2）運(yùn)用專(zhuān)用軟件來(lái)加強(qiáng)對(duì)電子文檔的保密處理；（3）通過(guò)采用驗(yàn)證和備份措施來(lái)防止文件的失真和丟失，同時(shí)還要把一些需要永久性保存的文件制成縮微品或者紙質(zhì)文件；（4）利用防火墻和路由器等措施來(lái)把辦公自動(dòng)化的內(nèi)外網(wǎng)進(jìn)行隔離，以增強(qiáng)文檔的保密性。
關(guān)鍵字：辦公自動(dòng)化；文書(shū)檔案；檔案管理
文書(shū)檔案管理工作是指機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)等單位針對(duì)履行自身職責(zé)過(guò)程中形成的文件轉(zhuǎn)化為檔案后所開(kāi)展的收集、整理、保管、利用和編研等方面的工作。其目的在于保證文書(shū)檔案齊全完整的基礎(chǔ)上，最大限度的發(fā)揮文書(shū)檔案的價(jià)值。隨著信息技術(shù)在社會(huì)生活各方面的應(yīng)用，文書(shū)檔案管理工作也要緊跟時(shí)代的發(fā)展，繼承和發(fā)揚(yáng)傳統(tǒng)檔案管理積累的成功經(jīng)驗(yàn)，充分利用辦公自動(dòng)化普及的契機(jī)，提升文書(shū)檔案管理工作的效能。
1 辦公自動(dòng)化環(huán)境能夠有效提升傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理工作的時(shí)效性
在紙質(zhì)檔案環(huán)境下，文書(shū)檔案的實(shí)體和信息是合二為一不可分割的，在很大程度上影響到文書(shū)檔案管理工作的時(shí)效。比如在歸檔環(huán)節(jié)，部分還會(huì)使用的文件在年度歸檔的時(shí)候可能無(wú)法正常歸檔，無(wú)法保證后續(xù)按照年度查找文件，有的甚至造成遺漏，影響檔案質(zhì)量。再比如借閱和利用相關(guān)的檔案必須到檔案室，履行規(guī)定的手續(xù)，完成相關(guān)的登記，才能完成整個(gè)利用過(guò)程，對(duì)于尚處于機(jī)關(guān)檔案室保管的文書(shū)檔案影響還在可控，對(duì)于移交進(jìn)館的檔案就需要投入更多的人力物力才能實(shí)現(xiàn)利用。這些都影響到文書(shū)檔案信息價(jià)值的發(fā)揮。辦公自動(dòng)化平臺(tái)的成熟和普遍運(yùn)用，對(duì)于利用這來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)了文書(shū)檔案實(shí)體和檔案信息的分離。平臺(tái)內(nèi)的文書(shū)檔案信息可以保持24小時(shí)在線，利用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)適時(shí)查閱利用。由于平臺(tái)的系統(tǒng)提供便捷的檢索，用戶(hù)可以通過(guò)自然語(yǔ)言進(jìn)行檢索，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案整體信息的利用，提高了利用工作的效率。近年來(lái)，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，系統(tǒng)可以在完成檔案信息檢索的同時(shí)，對(duì)信息利用者的需求、利用習(xí)慣等進(jìn)行記錄，通過(guò)數(shù)據(jù)分析可以定期主動(dòng)為利用者提供相關(guān)的信息內(nèi)容，將單項(xiàng)被動(dòng)的信息利用變成雙向互動(dòng)的信息交流，使文書(shū)檔案工作的整體工作效率得到質(zhì)的提升。
2 辦公自動(dòng)化環(huán)境能夠從根本上改變傳統(tǒng)文書(shū)檔案的保存形態(tài)
在傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理體系中，文書(shū)檔案基本上都是以紙質(zhì)的物理形態(tài)存在的。紙質(zhì)材料作為一種無(wú)法再生的信息載體，一旦受到損壞很難進(jìn)行修復(fù)，從而造成檔案信息的丟失。在保存過(guò)程中對(duì)溫度、濕度等環(huán)境要素有明確的要求，而對(duì)紙質(zhì)文書(shū)檔案的頻繁利用也會(huì)造成物理材料的損壞，又形成了對(duì)利用、復(fù)制等多方面的限制。因此，為盡可能長(zhǎng)的延續(xù)文書(shū)檔案的物理實(shí)體壽命從而保證文書(shū)檔案信息的長(zhǎng)久存在，需要投入大量的財(cái)力、物力和人力，對(duì)于機(jī)關(guān)檔案室來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)重要的投入。辦公自動(dòng)化平臺(tái)的運(yùn)用最直接的效果就是文書(shū)檔案的物理實(shí)體更加多樣，在確保紙質(zhì)的基礎(chǔ)上，可以有光盤(pán)、磁盤(pán)甚至永久在線等多種形式。對(duì)于傳統(tǒng)文書(shū)檔案，通過(guò)數(shù)字化將其信息和載體分離，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)用實(shí)體提供利用，使紙質(zhì)文書(shū)檔案的保存更加長(zhǎng)久。對(duì)于新形成的電子文書(shū)檔案，除了為了保證原始憑證性而采取紙質(zhì)保存外，絕大多數(shù)電子文件不要制作紙質(zhì)文件，節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)，同時(shí)使文書(shū)檔案的物理載體更加多樣化，保證了文書(shū)檔案在保證信息利用的基礎(chǔ)上，能夠重要的歷史信息更加安全長(zhǎng)久的保存。
3 辦公自動(dòng)化環(huán)境能夠有效簡(jiǎn)化傳統(tǒng)文書(shū)檔案工作的流程
傳統(tǒng)模式的文書(shū)檔案管理一般`屬于機(jī)關(guān)的辦公室，由于受到機(jī)關(guān)編制等方面的影響，很多單位的文書(shū)檔案管理工作沒(méi)有專(zhuān)職人員承擔(dān)，一般由兼職人員完成。文書(shū)檔案工作是一項(xiàng)頭緒繁多、要求嚴(yán)格的工作，要求收集完整、齊全，避免漏寫(xiě)、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無(wú)誤。檔案工作從歸檔開(kāi)始，到移交、編目、上架，以及日常的管理工作都需要人力的投入，兼職人員很難保證高質(zhì)量的完成相關(guān)工作。特別是日常的借閱利用工作，需要查找、登記，辦理相關(guān)手續(xù)等等。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，自動(dòng)化基礎(chǔ)下的文書(shū)檔案管理工作主要是網(wǎng)絡(luò)作為工具，有了檔案管理系統(tǒng)的協(xié)助，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)操作上也不需要耗費(fèi)太多的時(shí)間和精力。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，文件歸檔工作只需將文件拷貝到檔案部門(mén)統(tǒng)一歸檔，這樣既節(jié)省時(shí)間，檔案管理部門(mén)也不必花費(fèi)大量人力、物力來(lái)進(jìn)行紙制文件的歸檔。很多工作內(nèi)容通過(guò)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的關(guān)聯(lián)就可以完成，使得原本復(fù)雜的工作變得簡(jiǎn)單，能提高文書(shū)檔案的質(zhì)量，減少時(shí)間和空間，快速地對(duì)不同的信息進(jìn)行搜集和分類(lèi)以及統(tǒng)計(jì)，推動(dòng)使用工作的開(kāi)展。在辦公自動(dòng)化條件下，檔案工作自身形成的管理系統(tǒng)也包括在內(nèi)，這個(gè)系統(tǒng)可以使文書(shū)檔案的利用效率和質(zhì)量在不同程度上都得以提高，工作人員可以根據(jù)自己不同的需求對(duì)所選的文件信息做出響應(yīng)，并且還可以對(duì)其進(jìn)行脫機(jī)處理，為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準(zhǔn)率，同時(shí)可以借助第三方平臺(tái)及時(shí)了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點(diǎn)動(dòng)態(tài)。
4 辦公自動(dòng)化環(huán)境能夠加速文書(shū)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程
辦公自動(dòng)化條件下的文書(shū)檔案管理工作不是將傳統(tǒng)工作內(nèi)容的簡(jiǎn)單照搬到網(wǎng)絡(luò)上的，而是根據(jù)文書(shū)檔案管理工作的實(shí)際，通過(guò)新技術(shù)的發(fā)明和應(yīng)用能夠促進(jìn)文書(shū)檔案的管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展，推動(dòng)規(guī)范文檔管理體制的形成，統(tǒng)一技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)，最終實(shí)現(xiàn)管理工作的科學(xué)化、高效化，提高文書(shū)檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿(mǎn)足各方面的需求。規(guī)范的文書(shū)管理體制是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的基礎(chǔ)。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，必須實(shí)行“文件-檔案一體化管理”，將檔案部門(mén)對(duì)文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入到檔案部門(mén)的工作職責(zé)，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個(gè)工作環(huán)節(jié)都在檔案部門(mén)的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行，真正實(shí)現(xiàn)本單位文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一落實(shí)，使文件和檔案工作共同發(fā)展。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過(guò)程中，文書(shū)檔案相應(yīng)的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)以及不同類(lèi)型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化的標(biāo)準(zhǔn)必須進(jìn)行明確，規(guī)范技術(shù)參數(shù)，從而實(shí)現(xiàn)不同類(lèi)型的電子文件從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫流轉(zhuǎn)和安全管理。
5 辦公自動(dòng)化環(huán)境能夠推動(dòng)檔案工作法律體系的完善
從文書(shū)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是電子文件形成和使用的平臺(tái)，也必將成為檔案管理工作的重要平臺(tái)。而我國(guó)當(dāng)前檔案工作的法律法規(guī)基本上還是立足于傳統(tǒng)的檔案管理工作建立的。針對(duì)電子檔案容易被修改，修改之后難以發(fā)現(xiàn)，相關(guān)的部門(mén)應(yīng)該及時(shí)制定相應(yīng)的法律對(duì)這些行為進(jìn)行規(guī)范，只有通過(guò)法律規(guī)范了電子檔案的管理細(xì)節(jié)，才能有效的幫助電子檔案的管理和發(fā)展，并且對(duì)于觸犯了相關(guān)法律的人員，應(yīng)該制定相對(duì)應(yīng)的處罰條例，對(duì)這些違法人員進(jìn)行震懾，在相關(guān)法律制定之后，應(yīng)該堅(jiān)決執(zhí)行，做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)。從目前的情況看，我國(guó)檔案管理工作立法部門(mén)已經(jīng)注意到這一趨勢(shì)。在國(guó)家法律層面，正在對(duì)《檔案法》進(jìn)行修訂，從宏觀上為檔案工作的發(fā)展奠定法律保證。在行政法規(guī)層面，國(guó)家檔案局制定了《數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》等，指導(dǎo)辦公自動(dòng)化條件下，檔案管理工作的開(kāi)展。這些工作都為電子文件、電子檔案管理工作法制化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
[1]黃麗穎.文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化應(yīng)用分析[J].城建檔案，2016，08：70-71
