時(shí)間：2023-05-26 16:44:08
序論：在您撰寫檔案整理規(guī)范時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、把握好審計(jì)檔案收集這一關(guān)
審計(jì)檔案的收集過(guò)程應(yīng)把握好“三原則”，一是要確保資料的完整性。嚴(yán)格執(zhí)行審計(jì)檔案“誰(shuí)審計(jì)，誰(shuí)立卷，邊收集，邊整理，審結(jié)卷成”的要求，及時(shí)將歸檔所需的工程資料統(tǒng)一歸納至檔案袋中，保證一個(gè)項(xiàng)目一個(gè)檔案袋，不可隨處零散存放，資料盡量提前留存加蓋紅章復(fù)印件，原件可歸還給原單位。二是要確保資料的有效性。要嚴(yán)格按照規(guī)程，審查有關(guān)資料的真理性、合理性、合法性，不能有遺漏和缺失。比如工程簽證上要有建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方負(fù)責(zé)人簽證蓋章，三方造價(jià)確認(rèn)表要有建設(shè)方、施工方、審計(jì)方負(fù)責(zé)人蓋章簽證，相關(guān)批示要有相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)等，確保資料的法定效力。三是要確保資料的順序性。每筆資料都有先后順序和內(nèi)在聯(lián)系，每個(gè)證據(jù)筆錄后都要附上相對(duì)應(yīng)的資料，資料不能混淆，取證不能顛倒，保存文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。
二、細(xì)甄別，把握好審計(jì)檔案整理這一關(guān)
1.審計(jì)檔案整理要遵守“三原則”：要堅(jiān)守既定原則。在實(shí)際工作中，多數(shù)審計(jì)人員將業(yè)務(wù)審計(jì)作為工作的重點(diǎn)，只盡力于各種的賬目審查，往往把檔案收集工作放在審計(jì)工作之后，對(duì)每步審計(jì)工作形成的文件材料不能及時(shí)收集并整理，特別是較為大型的審計(jì)項(xiàng)目，容易造成部分材料散失在不同工作人員手中，導(dǎo)致部分審計(jì)檔案收集不全。在實(shí)際工作中，應(yīng)當(dāng)將審計(jì)業(yè)務(wù)與檔案整理相結(jié)合，嚴(yán)格執(zhí)行審計(jì)檔案“誰(shuí)審計(jì)，誰(shuí)立卷，邊收集，邊整理”的原則，保證檔案的完整性。要提高責(zé)任意識(shí)。在審計(jì)材料的收集過(guò)程中，一些工作人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，存有應(yīng)付工作的思想，在審計(jì)實(shí)踐中，對(duì)部分檔案材料把關(guān)不嚴(yán)格，審計(jì)檔案中往往存在文字錯(cuò)誤、證明材料不全、鑒章缺失的問(wèn)題；部分人整理工作不細(xì)致，文件材料不按照歸檔要求，存放無(wú)序問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。其次，檔案資料還存在內(nèi)容不真實(shí)的問(wèn)題。部分審計(jì)人員為了應(yīng)付立卷歸檔，只將自己認(rèn)為內(nèi)容完整的文件進(jìn)行歸檔，丟棄了部分反映審計(jì)活動(dòng)的原始材料，因此，一些歸檔文件無(wú)法真實(shí)、直接地反映整個(gè)審計(jì)活動(dòng)。對(duì)此，審計(jì)部門應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)審計(jì)人員的教育培訓(xùn)，把審計(jì)檔案材料的收集整理工作定位在審計(jì)工作的重要位置，認(rèn)真負(fù)責(zé)，為開發(fā)利用審計(jì)檔案打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。要注重整理方法。嚴(yán)格按照《審計(jì)文件材料立卷歸檔工作程序》中對(duì)審計(jì)檔案材料的收集范圍、方法的規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)審計(jì)人員檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和教育。第一，抓好廣泛收集和重點(diǎn)收集等工作，按照指定的接收任務(wù)計(jì)劃，安排1~2名人員負(fù)責(zé)審計(jì)檔案接收工作。此外，要及時(shí)對(duì)撤、并機(jī)構(gòu)的檔案開展重點(diǎn)收集。第二，做好平時(shí)收集和事中收集等工作。因?yàn)閷徲?jì)工作涉及范圍較大，內(nèi)容十分繁雜，很多檔案資料無(wú)法第一時(shí)間歸檔，或者是很難跟蹤收集，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)殘缺、遺失等情況。2.審計(jì)檔案整理做到“三分類”：一是按職能分類。在立卷過(guò)程中，要將行政管理、審計(jì)監(jiān)督活動(dòng)中形成的文件資料的界限劃分清楚，并根據(jù)各自要求分別進(jìn)行立卷。二是按項(xiàng)目立卷。主要內(nèi)容包括定期審計(jì)、離任經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、行業(yè)審計(jì)、財(cái)務(wù)收支審計(jì)、審計(jì)調(diào)查以及承包經(jīng)營(yíng)責(zé)任審計(jì)等。每個(gè)審計(jì)項(xiàng)目都可以分為一個(gè)卷或者多個(gè)卷，而在多卷項(xiàng)目分卷過(guò)程中，要保證不影響卷內(nèi)文件資料的聯(lián)系性，通常來(lái)說(shuō)，多個(gè)審計(jì)項(xiàng)目文件資料不能被合并成一個(gè)卷。三是按單元排列。通常有結(jié)論性文件材料、證明性文件材料和立項(xiàng)性文件材料等。其中，結(jié)論性文件材料要根據(jù)文件材料的重要程度，并按照具體審計(jì)流程進(jìn)行排列。立項(xiàng)性文件材料主要根據(jù)文件資料形成的順序，同時(shí)根據(jù)文件資料的重要程度進(jìn)行排列。卷內(nèi)文件主要按照先正件后附件、先匯總性文件后原始性文件等順序進(jìn)行排列。分類后要將項(xiàng)目文件資料規(guī)范、整齊地裝在案卷中，并認(rèn)真填寫好備考表，將案卷目錄編制好，同時(shí)還要對(duì)檔案保管期限做出正確的劃分。
（赤峰學(xué)院 學(xué)報(bào)編輯部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）
摘 要：現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展與高校教育體制的改革，不僅提高了高校的檔案管理效率，而且對(duì)檔案的有序管理提出了新的要求.高校檔案規(guī)范化整理的關(guān)鍵是重新劃分不同檔案的保管期限，并且將保管期限寫入檔號(hào)，實(shí)行新型的整理模式[1].本文針對(duì)當(dāng)前階段高校檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題，提出新背景下優(yōu)化檔案管理模式的具體措施.
關(guān)鍵詞 ：新背景；網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用；高校檔案；規(guī)范整理；思考
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-260X（2015）03-0173-02
高校檔案的整理工作不僅是一項(xiàng)公益性的信息服務(wù)工作，更是為了實(shí)現(xiàn)其真正的社會(huì)價(jià)值，檔案的社會(huì)價(jià)值是檔案工作深入展開的根本目的，也是推動(dòng)檔案整理工作逐漸規(guī)范化的動(dòng)力[2].在網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代背景下，高校的教育工作也進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展階段，檔案管理也要主動(dòng)適應(yīng)新背景下的發(fā)展要求，提高檔案管理的規(guī)范化水平，保證檔案管理工作高效有序的進(jìn)行.
1 高校檔案規(guī)范整理概述
檔案是指機(jī)關(guān)、組織或者個(gè)人在社會(huì)生活中形成的可用于考查的圖像、聲音、文檔等各種資料，對(duì)人員和團(tuán)體管理有著重要的參考作用.而檔案管理則是指包括收集、整理、保管、鑒定在內(nèi)的一系列活動(dòng)，高校的檔案管理工作一般由檔案室負(fù)責(zé)，并直接對(duì)檔案信息進(jìn)行管理和提供參考服務(wù)，是國(guó)家檔案管理的重要組成部分[3].
高校的檔案整理工作分類更加具體、明確，要分別對(duì)人事、教學(xué)等信息進(jìn)行管理和保存.高校的檔案整理工作要為高校管理的各項(xiàng)工作提供可靠的參考和服務(wù)，因此與其他檔案管理工作相比，具有更加重要的社會(huì)價(jià)值.現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了教育體制改革不斷向前發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)成為高校運(yùn)行管理的重要手段，各類電子資源大量增加，促使檔案整理工作向著信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，這也是新形勢(shì)下高校檔案管理工作的必然趨勢(shì).
高校的檔案整理工作要迎合社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)融合，才能有效的提升檔案整理工作的效率，網(wǎng)絡(luò)管理的應(yīng)用使新背景下的高校檔案整理工作發(fā)生了質(zhì)的變化，但是由于規(guī)范化管理的程度不高，在實(shí)際的檔案管理工作中還存在一些問(wèn)題.
2 當(dāng)前階段高校檔案整理工作中存在的問(wèn)題
2.1 檔案管理觀念落后
高校師生信息資源的現(xiàn)代化管理離不開檔案工作的有序開展，因此，高校的檔案整理工作不僅需要進(jìn)行形式上的創(chuàng)新，更要注重對(duì)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的改變[4].有些學(xué)校沒(méi)有意識(shí)到檔案整理工作對(duì)推動(dòng)教育進(jìn)步的重要意義，認(rèn)為檔案整理工作只是一項(xiàng)沒(méi)有實(shí)質(zhì)要求的附帶工作，因而對(duì)檔案整理工作的支持力度不夠，沒(méi)有養(yǎng)成良好的使用檔案的習(xí)慣.有些學(xué)校的檔案部門只注重對(duì)檔案的編目和查閱接待，卻沒(méi)有制訂合理有效的館藏、服務(wù)優(yōu)化目標(biāo)，一些檔案管理工作人員文化素質(zhì)不高，導(dǎo)致檔案整理工作的創(chuàng)新力度不夠，跟不上時(shí)代的發(fā)展腳步.
2.2 工作效率低下
檔案管理工作往往瑣碎繁重，紙質(zhì)檔案的校對(duì)和整理都需要耗費(fèi)大量的人力和物力，導(dǎo)致整理過(guò)程中容易出現(xiàn)遺漏和錯(cuò)誤，工作效率不高.一些學(xué)校認(rèn)為檔案管理工作不需要太多的技能，因此常把一些年紀(jì)比較大的人員安排到檔案管理的崗位上，導(dǎo)致整理工作出現(xiàn)錯(cuò)誤的頻率增加，整理效率不高.
2.3 現(xiàn)代化裝備設(shè)施條件差
投入資金不足導(dǎo)致現(xiàn)代化的信息設(shè)備不到位，使檔案整理工作仍停留在人工校對(duì)的階段，阻礙了檔案整理工作的快速發(fā)展.有些學(xué)校雖然配備了現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備來(lái)輔助檔案管理工作，但是設(shè)備的利用率仍然很低，使得檔案整理工作大部分還是通過(guò)人工進(jìn)行[5].現(xiàn)行的檔案管理軟件和實(shí)際的檔案管理工作有一定的出入，涵蓋的內(nèi)容不全面，分類標(biāo)準(zhǔn)不明確，導(dǎo)致軟件系統(tǒng)不能很好的適應(yīng)檔案管理工作.
2.4 資源無(wú)法共享
學(xué)校的檔案管理與師生人事管理中心往往分屬不同的職能部門，因此無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)信息之間的共享.部門之間對(duì)檔案信息進(jìn)行分別統(tǒng)計(jì)、管理，有些檔案信息也因?yàn)椴块T之間缺乏溝通而被反復(fù)收集，浪費(fèi)了多余的人力物力.
2.5 高校信息合并帶來(lái)的新問(wèn)題
近年來(lái)政府為了擴(kuò)大高校規(guī)模，整合教育資源，往往將幾所學(xué)校進(jìn)行合并，這也給學(xué)校的檔案整理工作增加了難度.學(xué)校合并之前的師生檔案容易在合并過(guò)程中流失，合并的幾所學(xué)校之間檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，導(dǎo)致重新統(tǒng)一整理的難度增加，檔案管理崗位的人動(dòng)也導(dǎo)致檔案的交接困難，無(wú)法及時(shí)補(bǔ)錄檔案信息.
3 有關(guān)檔案管理工作規(guī)范的頒布施行
國(guó)家檔案管理總局早在2000年就已頒布了《檔案文件整理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱“《規(guī)則》”），之后又對(duì)檔案材料的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行詳細(xì)具體的規(guī)定，在全國(guó)范圍內(nèi)全面推行文件管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)檔案整理的簡(jiǎn)化與檔案檢索的深化.當(dāng)前高校的檔案整理工作都是按照國(guó)家教育委員會(huì)于1993年頒布的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》進(jìn)行整理和立卷，但是在全國(guó)范圍內(nèi)施行的《規(guī)則》在高校中卻沒(méi)有得到廣泛的推行，究其原因是因?yàn)楦咝n案管理工作人員的因循守舊思想與整理技術(shù)層面的缺乏，許多高校檔案在分類、立卷以及保管期限方面都存在很大的分歧，因此在檔案規(guī)范化整理的社會(huì)趨勢(shì)下，就需要高校依照相關(guān)的法律法規(guī)有效的開展檔案整理工作[6].
4 信息化背景下高校檔案整理網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的必然趨勢(shì)
高校的檔案整理工作不僅是為了對(duì)文件資料進(jìn)行合理的保存，更是對(duì)檔案資料進(jìn)行開發(fā)利用促使其創(chuàng)造更多的社會(huì)價(jià)值，檔案信息的社會(huì)價(jià)值才是檔案整理工作的最終目的.世界上許多其他的高等學(xué)校已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)以信息技術(shù)應(yīng)用為中心的全新發(fā)展階段，在信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代背景下就需要高校檔案的整理工作必須主動(dòng)適應(yīng)新的發(fā)展趨勢(shì)，才能提高高校檔案的信息化管理水平.高校檔案管理工作的快速有效運(yùn)行僅僅依靠現(xiàn)有的人力物力還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，需要與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)融合，才能促進(jìn)整體效率的提高.
4.1 當(dāng)前階段高校檔案整理工作網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的現(xiàn)狀
當(dāng)期階段我國(guó)高校檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用與世界上許多先進(jìn)的院校相比，還存在較大的差異.許多高校的檔案管理工作還是采用傳統(tǒng)的手工處理方式，即使有些院校已經(jīng)開發(fā)了一套檔案信息管理系統(tǒng)，但是系統(tǒng)本身存在的缺陷與使用上的不合理也導(dǎo)致了檔案管理系統(tǒng)成為一種擺設(shè)[7].檔案整理人員的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用意識(shí)不高，雖然能夠利用計(jì)算機(jī)打印出規(guī)范整潔的目錄，但是檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化程度仍然很低.
4.2 實(shí)際工作中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理的不足
有些高校的檔案管理系統(tǒng)只適合單機(jī)操作，數(shù)據(jù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的也較為簡(jiǎn)單，只是簡(jiǎn)單的實(shí)現(xiàn)了檔案資料的自動(dòng)編目與自動(dòng)檢索，卻沒(méi)有開發(fā)其他實(shí)質(zhì)性的應(yīng)用，輔助立卷的出現(xiàn)雖然擴(kuò)充了信息技術(shù)的應(yīng)用范圍，但是仍然沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息之間的共享，單機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理軟件已經(jīng)與網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的信息共享嚴(yán)重不符，必然阻礙檔案資料之間的信息共享與交流.
高校檔案類型不只是包括紙質(zhì)的資料，還包括其他的圖像、音頻、視頻等檔案信息，對(duì)這些信息的管理就不能采取與文本檔案相同的管理方式.多媒體技術(shù)的復(fù)雜性限制了其在信息管理中的廣泛應(yīng)用，因此也無(wú)法對(duì)文本之外的其他檔案信息進(jìn)行有效的管理.即使有些軟件可以處理多媒體信息，但是沒(méi)有形成一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，其完整性和操作性水平都不高，增加了檢索的難度.
5 提高高校檔案規(guī)范化整理水平的具體措施
5.1 實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理
檔案信息的數(shù)字化管理是提高檔案規(guī)范化整理水平的重要途徑，檔案信息的復(fù)雜性與精確性使傳統(tǒng)的人工管理方式無(wú)法適應(yīng)大量的檔案管理工作，因此需要管理人員改變傳統(tǒng)的思維模式，采用更加科學(xué)的方法實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理.檔案信息的數(shù)字化管理與技術(shù)的實(shí)現(xiàn)是一項(xiàng)非常龐大的系統(tǒng)工程，不僅需要大量的技術(shù)資金支持，還需要投入大量的人力物力.館藏檔案中有真正利用價(jià)值的信息并不多，多半是更需要長(zhǎng)期保存的館藏檔案，因此就需要加大對(duì)現(xiàn)有館藏檔案的鑒定力度，對(duì)使用頻率較高，更具有社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)那些基本沒(méi)有利用價(jià)值的檔案進(jìn)行暫時(shí)保存，提高檔案信息數(shù)字化管理的效率[8].
5.2 高校檔案管理模式的優(yōu)化
當(dāng)前高校的檔案管理不外乎兩種管理模式，納入式的管理模式和非納入式的管理模式.納入式的管理模式是指將高校各部門的檔案信息全部交給檔案館進(jìn)行統(tǒng)一管理，而非納入式的檔案管理則是指由各部門對(duì)本部門的檔案進(jìn)行分別管理，非納入式的管理模式具有多種表現(xiàn)形式，不同部門之間的管理模式也不盡相同.納入式的管理模式與非納入式的管理模式相比具有更多的優(yōu)點(diǎn)，具體表現(xiàn)在可以精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)和管理人員，實(shí)現(xiàn)各部門檔案信息之間的信息資源共享，但是需要對(duì)檔案人員進(jìn)行合理的分工安排.非納入式的檔案管理模式可以使檔案人員在其他部門檔案中查找本部門沒(méi)有歸檔的信息資源.兩種管理模式各有利弊，高校只有根據(jù)本身的檔案整理現(xiàn)狀采取更加有效的檔案管理模式，最大限度的實(shí)現(xiàn)信息資源的互補(bǔ)和共享，才能實(shí)現(xiàn)各類檔案信息的保管和有效利用.
6 結(jié)語(yǔ)
當(dāng)前階段的高校檔案整理工作還存在許多的不足和缺陷，這就需要高校根據(jù)自身的工作實(shí)際，逐漸適應(yīng)新背景下的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合國(guó)家檔案局和教育部頒布的有關(guān)規(guī)定，采取更加合理、科學(xué)的檔案管理模式，減少人力、物力資源的浪費(fèi)，保證自身的檔案整理水平向著科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展.
參考文獻(xiàn)：
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一、成立專門機(jī)構(gòu)、落實(shí)人員、明確工作任務(wù)
1、成立領(lǐng)導(dǎo)小組，由黨組書記、局長(zhǎng)擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)，各黨組成員任副組長(zhǎng)，各科室、直屬單位主要領(lǐng)導(dǎo)任成員。
2、由局辦公室主任負(fù)責(zé)，指定專職人員對(duì)物價(jià)局各部門、各環(huán)節(jié)、各類檔案進(jìn)行清理、整理；了解接受上級(jí)價(jià)格主管部門、市委、市政府、市發(fā)改委、市檔案局和相關(guān)部門的文件、資料；指導(dǎo)和統(tǒng)籌本局各科室、直屬機(jī)構(gòu)開展工作，接收全部檔案；制定檔案管理制度、規(guī)范各環(huán)節(jié)、各責(zé)任人行為。
3、各科室（含成本分局、監(jiān)測(cè)分局、年審辦、價(jià)調(diào)辦）領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，指定專人對(duì)本部門各環(huán)節(jié)、各類檔案進(jìn)行清理、整理；了解接收所對(duì)口的上級(jí)部門文件、資料；向局辦公室移交本部門全部檔案。
4、各直屬單位（檢查分局、認(rèn)證中心、拍賣中心）主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，指定專職人員對(duì)各類檔案進(jìn)行清理、整理；了解接收所對(duì)口的上級(jí)部門文件、資料；向局辦公室移交部門全部檔案。
5、檔案包括物價(jià)局歷年黨務(wù)、政務(wù)、業(yè)務(wù)文件、資料；價(jià)格處理案件、成本監(jiān)審、價(jià)格監(jiān)測(cè)、價(jià)格認(rèn)證、公物拍賣文件及資料。
二、工作要求
1、各科室（含成本分局、監(jiān)測(cè)分局、年審辦、價(jià)調(diào)辦）按自身職責(zé)范圍對(duì)2002年以來(lái)各類文件、資料統(tǒng)一按本局發(fā)文、上級(jí)文件、相關(guān)部門文件和其它資料分別整理送局辦公室歸檔，自己備份留存。因自身工作需要整理的文件、資料將卷宗目錄送局辦公室歸檔留存。
2、局辦公室對(duì)2002年以前的文件、資料屬于本局現(xiàn)有留存的進(jìn)行分類清理、登記；屬于市發(fā)改委留存的接收后進(jìn)行分類清理、登記；屬于市檔案局留存的經(jīng)與市檔案局對(duì)接后登記目錄留存；并負(fù)責(zé)不涉及其它部門和直屬單位的文件、資料整理。
3、各直屬單位對(duì)歷年的文件、資料統(tǒng)一按本局發(fā)文、上級(jí)文件、相關(guān)部門文件分別整理送局辦公室歸檔，自己備份留存。因自身工作需要整理的文件、資料將卷宗目錄送局辦公室歸檔留存。
4、局辦公室負(fù)責(zé)與市檔案局聯(lián)系，請(qǐng)求派員指導(dǎo)，按照檔案管理的要求開展工作。
5、局辦公室負(fù)責(zé)建立市物價(jià)局檔案室，統(tǒng)一購(gòu)買提供文件、資料整理工作所需物品。
6、局辦公室負(fù)責(zé)對(duì)局各科室（含成本分局、監(jiān)測(cè)分局、年審辦、價(jià)調(diào)辦）、直屬單位的文件、資料整理工作的督促檢查和驗(yàn)收，并向局黨組匯報(bào)。
本合同須加蓋甲乙雙方騎縫章有效
合同
委托方：**(以下簡(jiǎn)稱“甲方”)
受托方：** (以下簡(jiǎn)稱“乙方”)
甲、乙雙方在平等、自愿、合法的基礎(chǔ)上，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》等相關(guān)法律的規(guī)定，雙方達(dá)成如下協(xié)議，共同遵守。
序號(hào)
項(xiàng)目
規(guī)格/單位
數(shù)量(預(yù)計(jì))
單價(jià)（元）
小計(jì)（元）
備注
1
文書檔案整理
120
盒
元
其他規(guī)格檔案盒折合成4cm計(jì)算；
包含需歸檔紙質(zhì)文件全流程規(guī)范化整理歸檔（如編件號(hào)、蓋歸檔章、保管期限鑒定、檔案盒信息完善等）。
2
庫(kù)房基建檔案整理
4cm/盒
500
/盒
元
其他規(guī)格檔案盒折合成4cm計(jì)算；
檔案整理總計(jì)：元
一、合同價(jià)
二、開工日期：2021年 月日。
三、工作地點(diǎn)：甲方指定的工作地點(diǎn)。
四、服務(wù)周期：甲方完成需進(jìn)行規(guī)范化整理檔案完整收集并移交乙方后4個(gè)月內(nèi)。
五、工作內(nèi)容
1、文書檔案整理：；
六、付款方式
甲方開票信息：
單位名稱：
稅號(hào)：
公司地址：
開戶銀行：
電話：
賬號(hào)：
七、質(zhì)量保證：
乙方必須按甲方對(duì)人員、系統(tǒng)及設(shè)備的要求，按時(shí)按質(zhì)按量完成本項(xiàng)目合同約定的所有工作。
八、項(xiàng)目驗(yàn)收：
1.文書檔案整理必須符合國(guó)家檔案局、****相關(guān)檔案整理規(guī)定。
2.乙方在完成相關(guān)工作并提交工作成果后向甲方提出驗(yàn)收申請(qǐng)，甲方在5 個(gè)工作日內(nèi)組織驗(yàn)收。
3.如需要，甲方可委托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收，乙方須全力配合，因委托第三方機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生的費(fèi)用由乙方承擔(dān)。
4.如驗(yàn)收未能達(dá)到甲方要求，乙方須進(jìn)行自檢，并在在甲方規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按甲方要求完成整改，以達(dá)到驗(yàn)收要求。
5.相關(guān)工作驗(yàn)收合格后，由甲乙雙方共同簽字確認(rèn)。
九、甲方的權(quán)利及義務(wù)
1.甲方負(fù)責(zé)向乙方介紹、解釋本項(xiàng)目相關(guān)工作的基本情況。
2.甲方負(fù)責(zé)向乙方提供工作場(chǎng)所以及住宿。
3.甲方應(yīng)按合同的約定的方式按時(shí)支付合同款項(xiàng)。
4.甲方應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)項(xiàng)目涉及到的相關(guān)部門。
5.若無(wú)質(zhì)量及使用問(wèn)題，甲方應(yīng)按時(shí)組織驗(yàn)收。
十、乙方的權(quán)利及義務(wù)
1.乙方按照本合同確認(rèn)的內(nèi)容，嚴(yán)格按要求完成項(xiàng)目的工作。
2.負(fù)責(zé)指派專門的技術(shù)人員按時(shí)按需按質(zhì)完成項(xiàng)目，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中向甲方解釋所使用的技術(shù)問(wèn)題。
3.乙方有責(zé)任保證各門類檔案整理工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。
4.如由于乙方的原因造成工作的損失或者延誤，由乙方承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。
5.乙方有權(quán)按本合同約定對(duì)甲方收取款項(xiàng)。
6.乙方須按合同要求對(duì)工作過(guò)程中接觸到的所有文件和信息的內(nèi)容保密。
十一、售后服務(wù)
1.乙方提供的服務(wù)成果必須滿足檔案整理要求，對(duì)達(dá)不到要求者，根據(jù)實(shí)際情況，經(jīng)雙方協(xié)商，可按以下情況處理：
（1）重做，由乙方承擔(dān)因重做所發(fā)生的全部費(fèi)用，并賠償甲方損失。
（2）修改，由乙方承擔(dān)因修改所發(fā)生的全部費(fèi)用，并賠償甲方損失。
十二、保密
1.雙方應(yīng)當(dāng)對(duì)本合同的內(nèi)容、因履行本合同或在本合同履行期間獲得的或收到的對(duì)方的商務(wù)、財(cái)務(wù)、技術(shù)、產(chǎn)品的信息、用戶資料或其他表明保密字樣的文件或信息的內(nèi)容(簡(jiǎn)稱“保密資料”)保守秘密，未經(jīng)信息披露方書面事先同意，不得向本合同以外的任何第三方披露。資料接受方可僅為本合同目的向其確有知悉必要的雇員披露對(duì)方提供的保密資料，但同時(shí)須指示其雇員遵守本條規(guī)定的保密及不披露義務(wù)。雙方應(yīng)僅為本合同目的而復(fù)制和使用保密資料。
2.除非得到另一方的書面許可，甲乙雙方均不得將本合同中的內(nèi)容及在本合同執(zhí)行過(guò)程中獲得的對(duì)方的商業(yè)信息向任何第三方泄露。
3.本保密義務(wù)應(yīng)在本合同期滿、解除或終止后仍然有效。
十三、違約責(zé)任
1.若乙方因自身原因未按時(shí)完成項(xiàng)目，乙方須按300.00 元/天的標(biāo)準(zhǔn)向甲方承擔(dān)遲延履行違約金，甲方有權(quán)直接從合同金額中扣除，遲延履行違約金總額不超過(guò)本合同總價(jià)款的 5%，同時(shí)甲方有權(quán)單方解除本合同，本合同因此解除的，乙方應(yīng)返還甲方全部已付項(xiàng)目合同費(fèi)用。
2.在乙方已完全按以上要求完成了乙方的義務(wù)和責(zé)任，并在各階段內(nèi)按時(shí)提交合格的階段目標(biāo)成果后，甲方無(wú)故終止合同，將視甲方為違約，乙方有權(quán)利向甲方提出經(jīng)濟(jì)賠償要求。
3.如乙方提供檔案整理不符合合同約定要求，乙方應(yīng)無(wú)償返工，并按約定承擔(dān)逾期完工的違約責(zé)任，若還未達(dá)到甲方要求，甲方有權(quán)終止合同。
4.合同履行期內(nèi)，若需變更、終止本合同的，須雙方簽字代表協(xié)商一致后簽訂補(bǔ)充協(xié)議。
十四、合同變更及終止
1.本合同簽訂后，經(jīng)雙方當(dāng)事人協(xié)商一致，可以對(duì)本合同有關(guān)條款進(jìn)行變更或者補(bǔ)充但應(yīng)當(dāng)以書面形式確認(rèn)。上述文件一經(jīng)簽署，既具有法律效力并成為本合同的有效組成部分。
2.任何一方終止合同，需提前10 個(gè)工作日書面通知對(duì)方，并說(shuō)明正當(dāng)終止理由，由雙方簽字代表協(xié)商一致后終止合同。
3.因不可抗力或者國(guó)家政策調(diào)整，使得本合同的履行不可能、不必要或者無(wú)意義的，任一方均可以解除本合同，雙方均不承擔(dān)責(zé)任。待條件恢復(fù)后，由雙方協(xié)商確定合同變更內(nèi)容。
十五、爭(zhēng)議解決
執(zhí)行本合同或與本合同有關(guān)事項(xiàng)發(fā)生的一切爭(zhēng)議，應(yīng)由甲乙雙方通過(guò)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成或不愿協(xié)商的，應(yīng)提交甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟解決。
十六、不可抗力
如因戰(zhàn)爭(zhēng)、嚴(yán)重火災(zāi)、水災(zāi)、臺(tái)風(fēng)、地震、政府法令變更等不可抗拒因素造成的合同中止和其他經(jīng)甲乙雙方認(rèn)可的不可抗拒的因素，導(dǎo)致工期延誤，甲乙雙方均不負(fù)違約責(zé)任。經(jīng)甲乙雙方友好協(xié)商，另行商定解決辦法。
十七、合同生效
1.本合同自雙方法定代表人或授權(quán)人簽字并加蓋公章或合同專用章之日起生效, 本合同一式陸份，雙方各執(zhí)叁份，均具有同等的法律效力。
2.本合同于年月日在**（詳細(xì)地址： ）簽訂。
3.本合同附件：
附件一、項(xiàng)目保密協(xié)議
甲方（蓋章）：
地址：
電話：
開戶銀行：
賬號(hào)：
聯(lián)系人：
甲方代表簽字：
日期：
乙方（蓋章）：
地址：
開戶銀行：
賬號(hào)：
聯(lián)系人及電話：
乙方代表簽字：
日期：
年月日
【關(guān)鍵詞】干部檔案；審核整理；規(guī)范化
干部檔案管理是檔案管理工作人員的一項(xiàng)基本工作，工作人員根據(jù)檔案的分類進(jìn)行分區(qū)管理。通過(guò)干部檔案的管理可以真正認(rèn)識(shí)熟悉干部的工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等等，也是普通工作人員通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)督促自己學(xué)習(xí)的好方法。本文主要介紹人事檔案審核整理的重要性及如何進(jìn)行人事檔案審核整理兩個(gè)方面的內(nèi)容。
一、干部人事檔案審核整理的重要性
《干部檔案工作條例》第二條指出：干部檔案是干部個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的記錄，是干部思想品德、業(yè)務(wù)能力和工作情況的反映，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的一個(gè)重要依據(jù)。同時(shí)，干部的人事檔案審核主要包括年齡、工齡、黨齡（三齡），學(xué)歷、工作經(jīng)歷等。由于這些檔案資料對(duì)干部升級(jí)、職稱評(píng)比有著非常重要的作用，同時(shí)由于我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位落后的人事檔案管理隊(duì)伍和檔案管理工作人員的能力欠缺，從而使得干部人事檔案審核整理變得越來(lái)越重要。
（一）干部人事檔案管理的重要性。干部檔案管理工作是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，也是認(rèn)識(shí)和了解干部的基本依據(jù)，只有認(rèn)真管理好干部人員的檔案，才可以為干部所在的機(jī)關(guān)事業(yè)單位帶來(lái)便利。但是，有的機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)干部檔案管理中，雖然設(shè)立了專門的檔案管理室，但是并沒(méi)有給檔案管理室配備專業(yè)的檔案管理人員，其中的許多檔案管理人員都是招聘的退休人員或者是沒(méi)有相關(guān)知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的工作人員。這些人員由于沒(méi)有專業(yè)的檔案管理知識(shí)素養(yǎng)，并不能很好地去管理檔案相關(guān)工作。比如，檔案管理人員認(rèn)為只要檔案內(nèi)容不丟失、不泄露就認(rèn)為他們的工作做的夠好了，但是，對(duì)干部檔案資料內(nèi)容不丟失、不泄露是檔案管理人員必須具備的工作素質(zhì)，此外，還需要保證管理人員對(duì)干部的檔案管理熟悉，如果需要找某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)資料，而不用去隨便翻找，直接就可以知道所需資料的具置。因此，整理和管理好干部人事檔案變得越來(lái)越重要。
（二）干部人事檔案審核的重要性。檔案可以說(shuō)幾乎包含了一個(gè)人的所有信息，不論是領(lǐng)導(dǎo)干部還是普通人，檔案材料都是重要的。同時(shí)，對(duì)于干部檔案中干部的學(xué)業(yè)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等，這些材料對(duì)于后期干部的升遷有著非常重要的影響。特別是對(duì)于干部尋找新的工作崗位時(shí)，用人單位便會(huì)根據(jù)該干部以前的工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等確定干部以后的工作方向。但是，由于檔案管理工作人員沒(méi)有接受檔案管理相關(guān)專業(yè)的學(xué)習(xí)，對(duì)檔案中材料的填寫規(guī)范或填寫要求不是很清楚，從而導(dǎo)致，很多干部檔案資料的內(nèi)容填寫不規(guī)范，內(nèi)容填寫也不完整，更有甚者發(fā)生比較嚴(yán)重的問(wèn)題。因此，為了避免發(fā)生比較嚴(yán)重的問(wèn)題，對(duì)于干部的檔案資料必須進(jìn)行嚴(yán)格的審核，只有審核通過(guò)才能進(jìn)行檔案的存檔。從而，干部人事檔案審核對(duì)檔案的正常管理起著非常重要的作用。
二、如何進(jìn)行人事檔案審核整理
（一）如何進(jìn)行人事檔案整理。人事檔案整理的好壞對(duì)干部本人和用人單位都有著很重要的影響，因此，為了使檔案管理工作規(guī)范化，可以從以下兩個(gè)方面人事n案整理研究。一方面，人事檔案的整理可以通過(guò)不同省份進(jìn)行整理，這樣不僅可以獲取同一機(jī)關(guān)單位的干部人員各省份的分配，同時(shí)也給檔案管理工作人員帶來(lái)了很大的便利性。另一方便，由于檔案管理工作人員專業(yè)水平較差，如果不能從根本上提高檔案管理人員的能力，也會(huì)給以后的檔案管理埋下不必要的麻煩，因此，需要通過(guò)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行相關(guān)方面的培訓(xùn)，只有這樣才可能在根本上解決問(wèn)題。
（二）如何進(jìn)行人事檔案審核。由于干部人事檔案填寫不規(guī)范、不完整將會(huì)對(duì)干部以后的工作帶來(lái)一定的影響，因此，需要對(duì)人事檔案審核。同時(shí)，干部人事檔案的審核可以從以下兩個(gè)方面介紹：一方面，對(duì)于干部的檔案資料填寫需要檔案管理相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)審核，若領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后需再次找到檔案管理相關(guān)的專家審核，最后檔案管理部門的最高領(lǐng)導(dǎo)審核，只有全部通過(guò)才可以認(rèn)為該干部的檔案信息填寫完整、規(guī)范、正確。另一方面，干部的檔案資料進(jìn)行審核時(shí)，須嚴(yán)格執(zhí)行審核的要義：嚴(yán)、細(xì)。只有嚴(yán)格地審核所有檔案，才能使檔案不會(huì)出錯(cuò)，并且審核檔案時(shí)還要保持一定的耐心，認(rèn)真仔細(xì)地一條條審核，特別是“三齡二歷一身份”中每一項(xiàng)內(nèi)容都要嚴(yán)格審核。
三、結(jié)論
干部檔案管理是檔案管理工作人員的一項(xiàng)基本工作，工作人員根據(jù)檔案的分類進(jìn)行分省管理。本文主要介紹人事檔案審核整理的重要性及如何進(jìn)行人事檔案審核整理兩個(gè)方面的內(nèi)容。只有做好檔案管理人員培訓(xùn)、加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查，才會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)劃化。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 理文.我國(guó)干部人事檔案管理研究[D].安徽大學(xué)，2013.
關(guān)鍵詞：房屋檔案；收集整理；規(guī)范化
中圖分類號(hào)：G710 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-2851（2012）-10-0202-02
房屋權(quán)屬檔案，是指房產(chǎn)行政管理部門在房屋各類權(quán)屬登記、調(diào)查、測(cè)繪等房屋權(quán)屬管理工作中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄，是城市房屋權(quán)屬登記管理工作的重要依據(jù)，在房屋權(quán)屬管理工作中發(fā)揮著無(wú)可替代的作用，形成了獨(dú)特的價(jià)值。
權(quán)屬檔案的收集與整理，指按照國(guó)家的法律規(guī)定，遵循文件材料形成的自然規(guī)律，依據(jù)歸檔立卷的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，把房屋權(quán)屬登記形成的各種資料，以及司法、政府行政職能部門等對(duì)相關(guān)權(quán)屬的執(zhí)行文書及文件等各種載體文件材料，有計(jì)劃地收集起來(lái)，經(jīng)過(guò)分類整理，并按一定的歸檔制度、程序、規(guī)范形成檔案卷宗，集中保管到檔案室。通過(guò)對(duì)權(quán)屬檔案的收集與整理，能夠完整地反映城市房屋權(quán)屬的現(xiàn)狀及其變遷歷史，是房屋權(quán)屬檔案管理的基礎(chǔ)性工作。
一、房屋權(quán)屬檔案收集工作的要求
1.收集房屋權(quán)屬檔案要完整。房屋權(quán)屬檔案完整包括一是種類齊全，要能全面、真實(shí)地反映房地產(chǎn)本來(lái)面貌，反映房屋權(quán)屬的歸屬、沿革、變動(dòng)等各種載體；二是材料完整，收集的各類房產(chǎn)檔案材料要系列化，能完整地反映房屋權(quán)屬情況。
2.收集房屋權(quán)屬檔案要準(zhǔn)確。房屋權(quán)屬檔案記錄的內(nèi)容要與實(shí)況相符，記錄的權(quán)利人姓名、權(quán)利種類、范圍、房地面積等要準(zhǔn)確，不能有誤差。
3.收集產(chǎn)權(quán)檔案要規(guī)范。一是檔案內(nèi)容規(guī)范，收集的產(chǎn)權(quán)檔案達(dá)到“十清”，即產(chǎn)權(quán)人清、產(chǎn)權(quán)來(lái)源清、產(chǎn)權(quán)性質(zhì)清、建成年份清、結(jié)構(gòu)層次清、房屋建筑面積清、占地面積清、四鄰界址清、房屋用途清、產(chǎn)籍圖號(hào)清。二是文件材料規(guī)范，收集的產(chǎn)權(quán)檔案要有利于永久保存，有利于裝訂保管。收集的產(chǎn)權(quán)檔案一般應(yīng)為原件。按規(guī)定可收復(fù)印、復(fù)制件的還應(yīng)由收件人進(jìn)行核對(duì)，并注明核對(duì)人及核對(duì)日期。復(fù)印、復(fù)制件必須清晰和規(guī)范，原則上采用16K紙復(fù)印。三是檔案收集規(guī)范，立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為房產(chǎn)檔案保存的各種介質(zhì)文件材料，及時(shí)移交房地產(chǎn)檔案室歸檔。
二、房屋權(quán)屬檔案收集的內(nèi)容
（一）房屋權(quán)屬登記的文件材料
1.房屋產(chǎn)權(quán)來(lái)源的有關(guān)證明文件：房屋買賣合同書、房屋轉(zhuǎn)移（交換、析產(chǎn)、拆遷補(bǔ)償安置）協(xié)議、出售公有住房合同、房產(chǎn)轉(zhuǎn)移的批文、約定、法院判決（調(diào)解、裁定）書及協(xié)助執(zhí)行通知書、房產(chǎn)繼承（贈(zèng)與、遺贈(zèng)）公證書、仲裁文書、購(gòu)房發(fā)票、付款憑證、完稅證明、土地使用證或用地證明文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、綜合驗(yàn)收證明、房屋所有權(quán)證及公有權(quán)證、初始登記證、預(yù)告登記證明等。
2.房屋權(quán)利人身份證明：身份證、軍（士）官證、護(hù)照、戶籍證明、單位的營(yíng)業(yè)執(zhí)照或組織機(jī)構(gòu)代碼證、結(jié)婚證、戶口簿、夫妻關(guān)系證明、離婚證、離婚調(diào)解書或判決書、《婚姻狀況聲明書》、未（再）婚證明、離異或喪偶證明；工齡、職級(jí)或職稱證明、授權(quán)委托書、委托公證書等。
3.房產(chǎn)測(cè)繪報(bào)告書：計(jì)算書、勘測(cè)表、分間平面圖、產(chǎn)權(quán)證附圖、定點(diǎn)圖、墻界表等。
4.房屋產(chǎn)權(quán)登記中形成的文件：登記申請(qǐng)表、房屋權(quán)屬登記審核表、房屋登記收件收據(jù)、房改售房估價(jià)表、聯(lián)系單等。
5.登記機(jī)構(gòu)認(rèn)為需要的其他有關(guān)證明、報(bào)告、說(shuō)明、批文、文件、決議、章程等材料。
（二）房屋抵押登記的文件材料：借款合同、抵押合同、同意抵押的證明、房屋權(quán)利人身份證明、抵押登記申請(qǐng)書、審批表、收件收據(jù)、登記機(jī)構(gòu)認(rèn)為需要的其他有關(guān)證明材料等。
（三）反映房屋權(quán)屬狀況的卡片：房屋棟卡、產(chǎn)權(quán)索引卡、地名索引卡等。
（四）反映房屋狀況的薄冊(cè)：發(fā)證記錄薄、產(chǎn)權(quán)清冊(cè)等。
（五）反映房屋權(quán)屬狀況的信息資料：攝影照片、錄像磁帶、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的光、磁盤等。
（六）其它房屋權(quán)屬資料：法律文書、代管文件、歷史形成的各種房屋權(quán)屬證明等。
（七）登記機(jī)構(gòu)認(rèn)為需要的其他有關(guān)介質(zhì)材料等。
三、房屋權(quán)屬檔案的整理
（一）組卷要求
1.按照一證一卷的原則進(jìn)行組卷和立檔，非特定情況不并檔，每套房屋的產(chǎn)權(quán)登記要建立關(guān)聯(lián)索引。
2.房屋他項(xiàng)權(quán)利登記形成的有關(guān)資料，單獨(dú)立卷、建檔，并與產(chǎn)權(quán)登記形成的檔案從信息上建立關(guān)聯(lián)及數(shù)據(jù)索引。
3.房屋拆遷注銷登記實(shí)行收回房屋權(quán)屬證書與注銷資料單獨(dú)立卷，并做好查詢索引。
（二）檔案卷排序
對(duì)卷內(nèi)文件排序的目的是要保持卷內(nèi)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，給每份文件材料以固定的位置，使卷內(nèi)文件系統(tǒng)化、層次化，以利于查找。一般遵循以房屋權(quán)屬變化、權(quán)屬文件形成的時(shí)間先后及權(quán)屬文件的主次關(guān)系為序的原則。
1.產(chǎn)權(quán)檔案的排序：a、房屋權(quán)屬登記審核表。b、房屋所有權(quán)登記申請(qǐng)書。c、房屋登記收件收據(jù)。d、合同或協(xié)議書：包括購(gòu)房合同、房屋轉(zhuǎn)讓協(xié)議、房屋交換協(xié)議、出售公有住房合同等。e、估價(jià)表。f、測(cè)繪成果：包括計(jì)算書、勘丈表、分間平面圖、產(chǎn)權(quán)證附圖、定點(diǎn)圖等。g、委托書：包括授權(quán)委托書、公證的委托書等。h、法律文書：包括協(xié)助執(zhí)行通知書、裁定書、調(diào)解書、判決書等。i、公證文書：包括贈(zèng)與、（接受）遺贈(zèng)、（放棄）繼承、拍賣等公證書。j、申請(qǐng)書或承諾書：包括個(gè)人或單位出具的所有申請(qǐng)書和承諾書。k、證明：包括個(gè)人或單位出具的所有證明、墻身歸屬證明、出售公有住房證明和清冊(cè)。l、約定。m、報(bào)告或說(shuō)明：包括房屋安全鑒定報(bào)告、門牌號(hào)與合同不一致的說(shuō)明等。n、聯(lián)系單。o、董事會(huì)決議和章程。p、發(fā)票；包括發(fā)票、付款憑證、收據(jù)、完稅證明等。q、建設(shè)規(guī)劃證書：包括規(guī)劃許可證、竣工驗(yàn)收合格證、建筑執(zhí)照、立項(xiàng)批文等。r、身份證明：包括個(gè)人的身份證、軍官證、護(hù)照、戶籍證明，單位的營(yíng)業(yè)執(zhí)照或組織機(jī)構(gòu)代碼證；結(jié)婚證、戶口簿、夫妻關(guān)系證明、離婚證、離婚調(diào)解書或判決書、《婚姻狀況聲明書》、未（再）婚證明、離異或喪偶證明：工齡、職級(jí)、職稱證明。s、土地使用證：包括土地使用證或用地證明文件。t、房產(chǎn)登記證書：包括房屋所有證、共有權(quán)證、初始登記證、預(yù)告登記證明等。u、上述未列書證。
2.抵押檔案的排序：a、他項(xiàng)權(quán)利登記審核表。b、他項(xiàng)權(quán)利登記申請(qǐng)表。c、房屋登記收件收據(jù)。d、合同或協(xié)議書。e、抵押物清單。f、委托書。g、承諾書。h、聯(lián)系單。i、公證文書。j、證明。k、批復(fù)。l、評(píng)估報(bào)告。m、董事會(huì)決議和章程。n、建設(shè)規(guī)劃證書。o、身份證明。p、土地使用證。q、上述未列書證。
（三）編號(hào)規(guī)定
檔案編號(hào)采用流水號(hào)（00000001—N）。該號(hào)主要表示了檔案在盒中存放的順序，即盒內(nèi)順序排放。
按照檔案的類型編排檔案屬性號(hào)。其編號(hào)為：類號(hào)+庫(kù)號(hào)+列號(hào)+組號(hào)+層號(hào)+盒號(hào)，共8位，編號(hào)具體規(guī)則如下：
1.類號(hào)：采用1位數(shù)字，該號(hào)主要用于區(qū)分登記種類，“C”表示轉(zhuǎn)移、變更登記等產(chǎn)生的房產(chǎn)檔案，“D”表示他項(xiàng)權(quán)利登記產(chǎn)生的抵押檔案。另外，根據(jù)需要增加檔案上架種類。
2.庫(kù)號(hào)：采用1位數(shù)字。將各庫(kù)房統(tǒng)一編號(hào)。
3.列號(hào)：采用2位數(shù)字（01—88）。
4.組號(hào)：采用1位數(shù)字（1—8組），每列共8組。
5.層號(hào)采用1位數(shù)字（1—4）。每組固定為4層。
6.盒號(hào)：采用2位數(shù)字（01—20）。每層規(guī)定擺放20盒檔案。
（四）整理檔案的規(guī)定和流程
1.資料整理
a、資料核對(duì)：與資料交接清單核對(duì)資料份數(shù)、證號(hào)是否相符，與收件收據(jù)核對(duì)資料件數(shù)是否相符。
b、資料剪貼：按照16K紙張的尺寸，裁剪或粘貼資料，去除金屬物。
c、排序編頁(yè)：根據(jù)檔案卷排序的要求對(duì)資料排序，在檔案資料正面右上角用鉛筆編寫頁(yè)碼。
d、檔案移交：將整理完后的檔案分類移交到檔案編號(hào)。
2.檔案編號(hào)
a、編檔案號(hào)：按照檔案號(hào)編號(hào)規(guī)定，在系統(tǒng)中進(jìn)行編號(hào)。
b、打印目錄：按照檔案的分類打印卷內(nèi)目錄，對(duì)每盒的所有卷打印盒內(nèi)目錄。
c、制作卷盒：制作檔案盒，打印盒封面及盒背脊標(biāo)簽并將標(biāo)簽粘貼于檔案盒上。
引言
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)水平的不斷提升，公證工作的覆蓋范圍越來(lái)越廣泛，公證工作已經(jīng)應(yīng)用到社會(huì)各個(gè)層面，公證工作中產(chǎn)生的檔案數(shù)量也越來(lái)越多，公證檔案管理也被越來(lái)越多的人們關(guān)注。加強(qiáng)公證檔案管理，有助于推動(dòng)公證檔管理工作的擴(kuò)大，為公證工作提供更多全面的檔案資料。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，公證處必須要要不斷進(jìn)行改制，新的管理體系對(duì)于公證處的各項(xiàng)工作的順利開展有很大的幫助，在公證檔案管理過(guò)程中也加強(qiáng)了管理制度的完善，?Υ?統(tǒng)的管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，構(gòu)建了完善的管理體系，可以有效地應(yīng)對(duì)公證處在日常發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的各種突發(fā)狀況，對(duì)公證處的發(fā)展有良好的促進(jìn)作用。
一、公證檔案管理工作的意義
公證檔案是國(guó)家檔案體系中的重要內(nèi)容，真實(shí)地記錄了公證機(jī)關(guān)的實(shí)際活動(dòng)以及產(chǎn)生的各種公證結(jié)果，是對(duì)公證處工作情況的實(shí)際反映，在公證行業(yè)中具有十分重要的參考價(jià)值和意義。公證檔案的作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.對(duì)公證工作進(jìn)行有效地衡量
公證檔案是對(duì)各種客觀事實(shí)的記錄，公證工作要求公正、透明，正是由于公證工作的特殊性，因此要求公證員在公證管理過(guò)程中要按照相關(guān)的法律法規(guī)以及程序執(zhí)行公證工作，檔案是對(duì)公證工作進(jìn)行記錄的主要文件，是在公證工作中產(chǎn)生的各類文件信息，因此可以真實(shí)地反映出公證工作清理。在現(xiàn)代社會(huì)中，通過(guò)對(duì)公證工作的統(tǒng)一規(guī)范化管理，通過(guò)各種計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，可以獲得更加真實(shí)、準(zhǔn)確的公證資料，從而減少傳統(tǒng)記錄過(guò)程中產(chǎn)生的虛假記錄問(wèn)題，使得檔案資料得到保存，便于利用，更有助于對(duì)公證工作進(jìn)行監(jiān)督。
2.公證檔案管是公證行業(yè)的基礎(chǔ)
任何一個(gè)行業(yè)的發(fā)展都會(huì)產(chǎn)生檔案信息，想要保障公證行業(yè)的發(fā)展，就必須依靠公證檔案這一層基礎(chǔ)。公證檔案的負(fù)責(zé)人不僅是公證檔案管理人員，還包括公證員、檔案材料保管員、信息記錄的相關(guān)人員，由此可見(jiàn)公證檔案管理是公證處各個(gè)部門的交匯工作，需要公證處的全體人員都參與進(jìn)來(lái)。通過(guò)對(duì)公證檔案管理過(guò)程的規(guī)范，可以有效地處理檔案管理過(guò)程中的各種問(wèn)題，促進(jìn)各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)發(fā)展，為公證行業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
二、公證檔案管理存在的問(wèn)題
公證檔案是公證機(jī)關(guān)證明活動(dòng)的真實(shí)記錄，是國(guó)家檔案的重要組成部分，具有十分重要的查考和利用價(jià)值，隨著公證工作逐漸走入人們的生活，公證檔案管理受到的重視程度也越來(lái)越高，公證檔案數(shù)量越來(lái)越多，傳統(tǒng)的工作檔案管理還存在一些問(wèn)題，對(duì)公證處的發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重阻礙。
1.工作檔案管理重視程度不高
在公證處的不斷發(fā)展過(guò)程中應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)公證檔案管理的重視，明確公證檔案管理的重要意義，尤其是在新時(shí)期，對(duì)公證檔案管理工作理念要進(jìn)行創(chuàng)新。當(dāng)前有的公證處在發(fā)展過(guò)程中對(duì)檔案管理的重視程度還不夠高，公證檔案管理目標(biāo)不夠明確，因此導(dǎo)致公證處的公證檔案管理工作受到影響。
2.檔案管理安全問(wèn)題
隨著信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，對(duì)公證處公證檔案進(jìn)行管理時(shí)要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，逐漸摒棄傳統(tǒng)的人工管理方式，加強(qiáng)對(duì)信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，使得內(nèi)部的各個(gè)部門之間可以加強(qiáng)聯(lián)系，但是在信息管理過(guò)程中依舊存在很多安全隱患，公證檔案是具有很高的參考和利用價(jià)值的檔案信息，安全管理是公證檔案管理過(guò)程中的重要內(nèi)容，當(dāng)前有的公證處在檔案管理過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，導(dǎo)致檔案泄露、丟失、相關(guān)要素不完整等問(wèn)題出現(xiàn)。
3.缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制
公證處檔案管理體系和制度不健全是影響公證檔案管理效率的主要原因，在公證處發(fā)展過(guò)程中缺乏明確、嚴(yán)格的公證檔案管理制度，管理標(biāo)準(zhǔn)比較混亂，沒(méi)有制定統(tǒng)一的收檔制度，導(dǎo)致公證檔案的收集、整理等工作都不夠規(guī)范，對(duì)公證檔案管理水平產(chǎn)生嚴(yán)重影響。
三、公證檔案管理策略
1.加強(qiáng)對(duì)公證檔案管理的重視
在公證處的發(fā)展過(guò)程中，檔案管理是一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)，對(duì)于公證處的發(fā)展有十分重要的意義。在公證處不斷改制的過(guò)程中應(yīng)該要對(duì)公證處的各項(xiàng)管理任務(wù)進(jìn)行重新布局，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，構(gòu)建專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行解決，以提高檔案管理水平。公證處應(yīng)該要注重檔案管理的規(guī)范性，從管理制度、管理技術(shù)、管理方法等方面著手，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行積極有效地解決，提高檔案管理的規(guī)范性，防止產(chǎn)生一些不合規(guī)定的檔案資源，造成資源浪費(fèi)。
2.提高公證檔案管理過(guò)程中的安全性
公證處公證檔案是公證處發(fā)展過(guò)程中的各種信息、資源的匯總，在信息時(shí)代背景下，信息化管理模式逐漸在檔案管理過(guò)程中廣泛應(yīng)用，但這個(gè)過(guò)程中也存在很多的安全隱患，比如公證處公證檔案信息被泄露，由于公證處的性質(zhì)相對(duì)比較特殊，一些機(jī)密公證檔案信息對(duì)公證處的發(fā)展有十分重要的意義，如果出現(xiàn)信息泄露，對(duì)于公證處的發(fā)展會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。在信息時(shí)代，信息泄露成為公證處公證檔案管理過(guò)程中不可避免的一個(gè)重要威脅，對(duì)此，在公證檔案管理過(guò)程中還應(yīng)該要加強(qiáng)安全管理，通過(guò)對(duì)檔案管理過(guò)程進(jìn)行規(guī)范，從而不斷提高檔案資源的安全性。在信息技術(shù)不斷應(yīng)用的過(guò)程中，應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)各種計(jì)算機(jī)安全防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用，比如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、攻擊檢測(cè)技術(shù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等，都可以在公證處公證檔案信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行應(yīng)用，對(duì)的各種公證處公證檔案信息進(jìn)行妥善保管。另外，對(duì)于不同等級(jí)的公證處公證檔案要實(shí)施不同的管理，比如一些機(jī)密公證處公證檔案，要進(jìn)行絕密保存，一些非機(jī)密公證處公證檔案，則可以在內(nèi)部系統(tǒng)公開查閱。
3.完善公證檔案管理制度
在信息化時(shí)代背景下，公證檔案管理要逐漸實(shí)現(xiàn)信息化、規(guī)范化，傳統(tǒng)的人工管理會(huì)導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中的一些不規(guī)范現(xiàn)象，例如檔案收集整理不全面、檔案?jìng)渥⒉磺宄龋@些都對(duì)檔案資料的利用產(chǎn)生影響。因此在公證檔案管理過(guò)程中要積極加強(qiáng)對(duì)公證檔案管理制度和規(guī)范的確定，從而使得檔案管理工作更加規(guī)范、全面、統(tǒng)一。完善管理制度的過(guò)程中可以從以下幾個(gè)方面著手：第一，建立規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)。在信息時(shí)代背景下對(duì)傳統(tǒng)的公證處公證檔案管理制度進(jìn)行改革，應(yīng)該首先要建立全面的、規(guī)范的檔案信息管理系統(tǒng)。在檔案管理系統(tǒng)中可以分別設(shè)置不同的檔案類別，根據(jù)檔案的種類對(duì)其進(jìn)行區(qū)分，并且將其歸納到不同的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，便于公證處工作人員對(duì)各種檔案信息進(jìn)行調(diào)用。第二，完善數(shù)據(jù)庫(kù)功能。技術(shù)創(chuàng)新是檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵與核心，在公證檔案發(fā)展過(guò)程中必須要積極加強(qiáng)對(duì)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)的公證處公證檔案信息以及其他類型的公證處公證檔案進(jìn)行集中化管理。另外，還應(yīng)該要對(duì)公證處公證檔案形式進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合多媒體技術(shù)，加強(qiáng)各種視頻公證檔案、音頻公證檔案等形式的豐富，促進(jìn)公證處公證檔案管理工作水平的提升。
