時間：2023-05-29 16:11:10
序論：在您撰寫檔案管理重點時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
檔案信息化建設的主要任務是：制定檔案信息化管理的有關(guān)標準，研制、推廣檔案管理應用軟件；加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡，建立全國檔案信息網(wǎng)絡，并入國家信息網(wǎng)。不難看出，檔案管理的信息化包含以下幾個方面內(nèi)容：實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，將不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實現(xiàn)檔案資源的合理配置，建立起規(guī)范的、標準的、目錄數(shù)據(jù)庫及技術(shù)支撐平臺；檔案信息共享，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和檔案資源的共享化，檔案管理人員需要有較好的知識結(jié)構(gòu)、具有專業(yè)的檔案管理知識和一定的計算機操作能力；檔案管理工作必須科學化，能在正確的系統(tǒng)論、管理論的基礎(chǔ)上做出正確的決策。
檔案管理信息化的前提是規(guī)范化和標準化。由于歷史原因，檔案業(yè)務基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，共享性差，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移檀性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一的標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案管理工作的信息化。檔案信息化建設是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立各部門檔案是重要的信息資源這—重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，要正確確立信息化檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現(xiàn)代化管理相適應的管理體系和運行機制，提高檔案的服務質(zhì)量。同時，要以現(xiàn)代科學理論為指導，根據(jù)檔案工作的客觀規(guī)律和檔案的特點進行合理地組織、計劃和控制，實現(xiàn)管理方法科學化、管理機構(gòu)高效化、管理形式現(xiàn)代化。
檔案管理信息化，就要加強對電子文件的歸檔管理，對各種不同類型不同載體的檔案進行數(shù)字化，為保證電子文檔的真實、完整、有效，應制定電子檔案管理方法。計算機技術(shù)的應用是檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務標準化為基礎(chǔ)的，要科學制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現(xiàn)標準化。檔案信息化體系由基礎(chǔ)設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設五個方面構(gòu)成，其中尤為重要的是基礎(chǔ)設施建設和檔案信息資源建設兩項內(nèi)容。
檔案管理信息化，必須要確保檔案信息的安全性和完整性。檔案信息的安全包括檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全，還包括檔案信息傳播的安全。安全管理制度應從機房管理、軟件管理、操作、監(jiān)督等多方面著手，以維護計算機系統(tǒng)的物理安全。軟件方面的問題可以通過技術(shù)手段來解決，在選擇、設計檔案管理系統(tǒng)時要充分考慮到系統(tǒng)的安全性把它作為一個重要的指標。
檔案管理信息化，必須重視檔案業(yè)務流程的重組。檔案管理信息化建設是在網(wǎng)絡環(huán)境下，通過計算機技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)在檔案管理中的廣泛應用，改變原有的手工作業(yè)管理模式為自動化集成管理的工作方式，在這一變革中，檔案業(yè)務流程的重組包括：檔案信息收集、管理方式的改變。數(shù)據(jù)處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機結(jié)合，實現(xiàn)文檔一體化可以自動完成各類檔案資料的統(tǒng)計工作，繪出各類統(tǒng)計報表；檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網(wǎng)絡環(huán)境下將實現(xiàn)自動分類、自動標引、自動編目及自動檢索等工作，多數(shù)檔案資源可通過計算機網(wǎng)絡進行查閱和對外提供服務；檔案指導、編研工作從有形實體向虛擬網(wǎng)絡轉(zhuǎn)變等。信息技術(shù)重建檔案管理的運行環(huán)境和作業(yè)環(huán)境，傳統(tǒng)檔案組織機構(gòu)、業(yè)務流程，管理體系越來越不適應檔案管理信息化的趨勢，所以有必要從管理理念到組織機構(gòu)，從業(yè)務內(nèi)容到業(yè)務流程進行有效重組，以適應變革的要求。
【關(guān)鍵詞】煤礦企業(yè)；檔案管理；人事檔案；要點分析
在煤礦企業(yè)檔案管理中，人事檔案由于種類特殊，在具體的管理中對檔案保管、檔案信息的更新以及檔案借閱行為有著明確的要求，要想做好人事檔案管理工作，就要從這幾個方面入手，重點做好檔案的保管、信息更新和借閱程序的規(guī)范。所以，在煤礦企業(yè)檔案管理工作中，我們不但要掌握正確的管理原則，同時還要對人事檔案管理的重點和要點有所了解，做到正確、規(guī)范、有效，解決人事檔案管理中存在的問題，提高煤礦企業(yè)人事檔案管理的有效性，滿足煤礦企業(yè)人事檔案管理需要。
一、煤礦企業(yè)人事檔案管理應做好檔案保管
在煤礦企業(yè)檔案中，人事檔案相對特殊，由于人事檔案記錄了所有干部和基本員工的人事信息，是干部晉升和員工培訓的基本依據(jù)，對煤礦企業(yè)的人力資源管理工作有著重要影響?；趯γ旱V企業(yè)人事檔案管理工作的了解，要想提高人事檔案管理質(zhì)量，做好檔案保管是關(guān)鍵。具體應從以下幾個方面入手：（一）建立專門的人事檔案保管場所。為了提高人事檔案管理質(zhì)量，提高人事檔案的保管效果，煤礦企業(yè)應建立專門的人事檔案保管場所，溫度、濕度等指標都要達到檔案的保管條件。同時還要有專門的管理人員進行管理，確保人事檔案管理工作得到有效開展。（二）將人事檔案分類保管。在人事檔案保管過程中，應將干部檔案與普通員工檔案分開保管，起到分類保管提高保管針對性的目的，提高人事檔案管理的針對性和有效性，因此，分類保管是人事檔案管理的重要著力點。（三）建立人事檔案檢索目錄。由于人事檔案數(shù)量較多，在管理過程中只有建立專門的檢索目錄，才能提高人事檔案的查閱質(zhì)量，為人事檔案的管理和調(diào)閱提供有力的支持。所以，建立人事檔案檢索目錄是人事檔案管理的重點。
二、煤礦企業(yè)人事檔案管理應及時更新檔案信息
由于煤礦企業(yè)的干部職工隊伍經(jīng)常會發(fā)生人員崗位變動以及個人的人事信息也會出現(xiàn)變動，這就需要在人事檔案中進行體現(xiàn)，并及時更新檔案信息。因此，做好人事檔案信息的更新，應成為煤礦企業(yè)人事檔案管理的重要內(nèi)容，具體應做好以下工作：（一）及時記錄并更新人事信息?？紤]到煤礦企業(yè)干部職工人事信息的頻繁變動，在人事檔案中應對變動信息進行全面體現(xiàn)，這就需要煤礦企業(yè)人事檔案管理工作中應及時記錄人事信息，并對人事信息進行及時分析，提高人事檔案的全面性。（二）對人事檔案信息進行及時歸檔。人事檔案在發(fā)生變動之后，應進行及時歸檔，如果不及時歸檔，容易造成人事檔案信息混亂，不利于人事檔案管理工作的開展。因此，對人事檔案信息進行及時歸檔是提高人事檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。（三）加強對人事檔案信息的審核，提高準確性。鑒于人事檔案的特殊性和嚴肅性，在人事檔案管理過程中，應對檔案中的信息準確性負責，除了要及時記錄人事信息之外，還要加強人事信息的審核，保證人事檔案信息準確性能夠滿足實際需要。
三、煤礦企業(yè)人事檔案管理應規(guī)范借閱程序
考慮到人事檔案信息的特殊性，在人事檔案管理過程中，做好人事檔案管理的借閱工作，對于規(guī)范人事檔案管理工作和提高人事檔案管理質(zhì)量具有重要意義。為此，應從以下幾個方面入手：（一）對人事檔案借閱進行準確登記。煤礦企業(yè)在人力資源管理工作中，會對人事檔案進行調(diào)閱，為了規(guī)范人事檔案的調(diào)閱管理質(zhì)量，應對人事檔案借閱進行準確登記，對借閱人、借閱用途以及借閱方式都進行全面準確的登記。（二）對借閱歸還的人事檔案進行檢查。人事檔案在外借歸還之后，檔案管理部門需要對借閱歸還的人事檔案進行檢查，避免人事檔案發(fā)生涂抹或者丟失內(nèi)容的現(xiàn)象，使人事檔案做到和借閱之前一樣，規(guī)范人事檔案借閱行為。（三）建立人事檔案借閱臺賬，規(guī)范借閱行為。為了有效記錄人事檔案的借閱情況，在人事檔案管理中應建立人事檔案借閱臺賬，并對借閱行為進行規(guī)范，對借閱期限進行明確，保證人事檔案借閱能夠按期歸還。
四、結(jié)論
通過本文的分析可知，在煤礦企業(yè)人事檔案管理中，要想提高人事檔案管理工作質(zhì)量，就要結(jié)合煤礦企業(yè)檔案管理實際，根據(jù)人事檔案管理工作特點，具體從做好檔案保管、及時更新檔案信息以及規(guī)范借閱程序等方面入手，使煤礦企業(yè)人事檔案管理工作能夠得到有效開展，最終達到提高煤礦企業(yè)人事檔案管理質(zhì)量的目的。因此，我們應立足煤礦企業(yè)人事檔案管理實際，總結(jié)成熟的管理經(jīng)驗，掌握管理要點，為煤礦企業(yè)人事檔案管理提供有力的支持。
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一、煤礦企業(yè)人事檔案管理應做好檔案保管
在煤礦企業(yè)檔案中，人事檔案相對特殊，由于人事檔案記錄了所有干部和基本員工的人事信息，是干部晉升和員工培訓的基本依據(jù)，對煤礦企業(yè)的人力資源管理工作有著重要影響?；趯γ旱V企業(yè)人事檔案管理工作的了解，要想提高人事檔案管理質(zhì)量，做好檔案保管是關(guān)鍵。具體應從以下幾個方面入手：
（一）建立專門的人事檔案保管場所。為了提高人事檔案管理質(zhì)量，提高人事檔案的保管效果，煤礦企業(yè)應建立專門的人事檔案保管場所，溫度、濕度等指標都要達到檔案的保管條件。同時還要有專門的管理人員進行管理，確保人事檔案管理工作得到有效開展。
（二）將人事檔案分類保管。在人事檔案保管過程中，應將干部檔案與普通員工檔案分開保管，起到分類保管提高保管針對性的目的，提高人事檔案管理的針對性和有效性，因此，分類保管是人事檔案管理的重要著力點。
（三）建立人事檔案檢索目錄。由于人事檔案數(shù)量較多，在管理過程中只有建立專門的檢索目錄，才能提高人事檔案的查閱質(zhì)量，為人事檔案的管理和調(diào)閱提供有力的支持。所以，建立人事檔案檢索目錄是人事檔案管理的重點。
二、煤礦企業(yè)人事檔案管理應及時更新檔案信息
由于煤礦企業(yè)的干部職工隊伍經(jīng)常會發(fā)生人員崗位變動以及個人的人事信息也會出現(xiàn)變動，這就需要在人事檔案中進行體現(xiàn)，并及時更新檔案信息。因此，做好人事檔案信息的更新，應成為煤礦企業(yè)人事檔案管理的重要內(nèi)容，具體應做好以下工作：
（一）及時記錄并更新人事信息?？紤]到煤礦企業(yè)干部職工人事信息的頻繁變動，在人事檔案中應對變動信息進行全面體現(xiàn)，這就需要煤礦企業(yè)人事檔案管理工作中應及時記錄人事信息，并對人事信息進行及時分析，提高人事檔案的全面性。
（二）對人事檔案信息進行及時歸檔。人事檔案在發(fā)生變動之后，應進行及時歸檔，如果不及時歸檔，容易造成人事檔案信息混亂，不利于人事檔案管理工作的開展。因此，對人事檔案信息進行及時歸檔是提高人事檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。
（三）加強對人事檔案信息的審核，提高準確性。鑒于人事檔案的特殊性和嚴肅性，在人事檔案管理過程中，應對檔案中的信息準確性負責，除了要及時記錄人事信息之外，還要加強人事信息的審核，保證人事檔案信息準確性能夠滿足實際需要。
三、煤礦企業(yè)人事檔案管理應規(guī)范借閱程序
考慮到人事檔案信息的特殊性，在人事檔案管理過程中，做好人事檔案管理的借閱工作，對于規(guī)范人事檔案管理工作和提高人事檔案管理質(zhì)量具有重要意義。為此，應從以下幾個方面入手：
（一）對人事檔案借閱進行準確登記。煤礦企業(yè)在人力資源管理工作中，會對人事檔案進行調(diào)閱，為了規(guī)范人事檔案的調(diào)閱管理質(zhì)量，應對人事檔案借閱進行準確登記，對借閱人、借閱用途以及借閱方式都進行全面準確的登記。
（二）對借閱歸還的人事檔案進行檢查。人事檔案在外借歸還之后，檔案管理部門需要對借閱歸還的人事檔案進行檢查，避免人事檔案發(fā)生涂抹或者丟失內(nèi)容的現(xiàn)象，使人事檔案做到和借閱之前一樣，規(guī)范人事檔案借閱行為。
（三）建立人事檔案借閱臺賬，規(guī)范借閱行為。為了有效記錄人事檔案的借閱情況，在人事檔案管理中應建立人事檔案借閱臺賬，并對借閱行為進行規(guī)范，對借閱期限進行明確，保證人事檔案借閱能夠按期歸還。
1.我國檔案管理體制改革重點思路
為順應時展，促進社會穩(wěn)定發(fā)展，需對我國當前的檔案管理工作進行有效的改革創(chuàng)新，在進行創(chuàng)新的過程中需要對當前檔案管理中的幾個重點當面進行分析，確定具體的改革思路。
1.1檔案管理需要同我國政府角色與職能轉(zhuǎn)變相適應
當前我國的經(jīng)濟體制主要為計劃經(jīng)濟體制下特色市場經(jīng)濟，我國政府在經(jīng)濟的宏觀調(diào)控中扮演的角色進一步被削弱。在傳統(tǒng)經(jīng)濟體制下的檔案管理職能逐漸與社會經(jīng)濟體制相脫離，為促進我國檔案管理工作的有效運行，政府部門需逐漸放手檔案管理工作，提高檔案管理工作的靈活性。
1.2同現(xiàn)代化公共行政運作形式的轉(zhuǎn)變相適應
建立在傳統(tǒng)制度下的行政管理工作能夠在其基礎(chǔ)上不斷進行行政功能的拓展，實際運行中能夠借助與系統(tǒng)的管理職能發(fā)揮其功效。傳統(tǒng)行政運作形式已經(jīng)無法適應當前社會的發(fā)展需求，對于當前公共行政而言缺少的是分權(quán)和間接運作。
1.3同政府觀念轉(zhuǎn)變相適應
中國特色市場經(jīng)濟體制能夠有效促進我國社會經(jīng)濟的流通，有利于激發(fā)納稅人的積極性，政府部門通過納稅人的稅收進行國家的管理及調(diào)控。當前我國社會經(jīng)濟的發(fā)展變化多端，因此必須提高國家宏觀調(diào)控及管理的效率及服務理念等。
2.檔案管理體制改革的難點分析
2.1實現(xiàn)黨政合一
當前我國對于檔案管理工作由各個管理部門共同執(zhí)行，從大的方面來說就是黨和國家。黨和國家對于檔案的管理因為彼此職能的不同導致管理目標存在一定差異。大多數(shù)人都認為當合國家在檔案管理過程中直接對檔案管理工作負責，這只是表面上的，很多人其實不理解這二者在職能上存在的差異，因此在很多人眼中檔案管理看似是一件比較神秘的事情，即一般人難以捉摸。因此導致企業(yè)及社會相關(guān)部門難以通過檔案管理中心獲得有效信息，檔案管理工作的職能無法得到發(fā)揮。
2.2轉(zhuǎn)變后的滯后性
隨著社會人才資源總量的不斷提升，檔案管理機制需要與時俱進，適應社會的發(fā)展。從某種意義上來說，檔案管理工作體制的科學轉(zhuǎn)變有利于我國檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展，但這種促進作用并非立竿見影，而是需要一個漫長的持續(xù)性過程。因此檔案管理體制革新后其作用相對滯后，導致很多創(chuàng)新工作難以展開，這也是造成我國檔案管理工作比較混亂的原因之一。
2.3實現(xiàn)政、事分開
當前各項系統(tǒng)為提高其效率及功效，首先提高系統(tǒng)的功能性，通過系統(tǒng)的多功能性推動系統(tǒng)的全面發(fā)展，因此在我國檔案管理過程中常常會出現(xiàn)對管理系統(tǒng)具有政、事部分的情況，管理系統(tǒng)能夠在多方面展開管理。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展以及人才總量的不斷提升，政、事部分的管理系統(tǒng)已經(jīng)難以適應當今的檔案管理模式，甚至會造成我國檔案管理工作創(chuàng)新的停滯、檔案管理服務質(zhì)量下降以及人才資源的浪費等。
2.4防止集權(quán)過度
在現(xiàn)有的經(jīng)濟體制模式下，當今企業(yè)經(jīng)營模式分工都十分明確，對各項工作都會進行有效的統(tǒng)籌規(guī)劃，檔案管理工作也會有比較科學的方案。這種管理模式在根本上提高了企業(yè)管理效率，但該種管理模式比較落后，管理方法過于單調(diào)，嚴重束縛了管理人員的工作行為，更加不利于檔案管理工作的創(chuàng)新，阻礙了管理人員的創(chuàng)新思想，不利于管理工作的發(fā)展。
3.我國檔案管理體制改革重點及建議
3.1加強檔案資源的整合統(tǒng)一管理
我國檔案管理的主要指導思想為建立集中化管理體制，對我國的檔案實行統(tǒng)一管理。實踐已經(jīng)證明通過加強檔案資源的整合統(tǒng)一管理能夠有效解決我國檔案管理工作過程中出現(xiàn)的各自為政、管理混亂的狀況。在檔案管理過程中必須加強對檔案管理人員的思想教育，使其在管理過程中能夠堅持統(tǒng)一管理的基本思想，確保檔案管理過程中的完整性，提高檔案管理的安全性。在檔案管理過程中加強對我國檔案資源的開發(fā)管理，并對各檔案資源進行有效整合，構(gòu)建成大檔案，逐步優(yōu)化檔案資源管理配置，使得檔案資源能夠被社會有效共享。
3.2推動檔案管理體制的多元化發(fā)展
市場經(jīng)濟的發(fā)展推動了我國檔案管理的多元化發(fā)展，對我國檔案實行集中管理后即滿足了檔案所有權(quán)情況，同時也保證我國檔案管理的完整性和安全性，對于我國當前的非國有企業(yè)來說其檔案管理工作應該針對管理中存在的問題進行針對性分析，在法律允許的范圍內(nèi)可以對檔案進行一定的自由管理，選取與相適應的管理模式，從根本促進管理多元化發(fā)展。
關(guān)鍵詞：重點工程檔案管理項目組負責制
引言
宣鋼5#、6#焦爐及配套設施改造工程從立項、審批、設計到開工建設，形成了大量的有價值的檔案資料，這些檔案資料全面反映了工程建設的詳細情況。做好這些資料的收集與管理，對工程建設過程管理和工程竣工投產(chǎn)后的正常生產(chǎn)組織維護，具有十分重要的意義。同時，我們也看到，隨著我國市場經(jīng)濟體制的逐步建立，重點工程項目在投資、管理、建設等方面發(fā)生了一系列的變化，對工程檔案的收集、歸檔、管理提出了新的要求。宣鋼焦化廠在組織好工程建設的同時，把工程建設資料的收集歸檔作為工程建設的一項重要工作來抓，切實加強企業(yè)重點工程檔案管理工作。在工程管理實行全新的項目組負責制的基礎(chǔ)上，建立了重點工程項目檔案負責制，從實際出發(fā)，認真做好工程建設資料的收集工作，理順工作程序，采取有效措施，在保證重點工程項目檔案工作與建設進程同步的基礎(chǔ)上，保障工程檔案資料收集工作的正常進行，確保5#、6#焦爐技改工程項目檔案完整、準確、系統(tǒng)。
一、建立重點工程項目檔案負責制，形成覆蓋工程建設各個方面的工程資料收集網(wǎng)絡體系
宣鋼5#、6#焦爐技改工程是宣鋼為實施鐵鋼材各600萬噸規(guī)劃目標的重點配套項目，也是為張家口市城市居民提供優(yōu)質(zhì)煤氣氣源的一項重點工程。焦化廠繼續(xù)采用“項目組負責制”的工程管理模式對整個工程進行管理，在工程所涉及人員各自身份不變的情況下，成立工程項目指揮部，下設四個項目組，由廠長、承擔工程任務的生產(chǎn)車間主管領(lǐng)導、科室的技術(shù)人員組成，在不改變現(xiàn)有編制的情況下，充分利用現(xiàn)有的人力資源，而每個人原來所承擔的廠內(nèi)業(yè)務不變，同時規(guī)定了各項目組的職責和任務，對項目的招標、合同簽訂、工藝技術(shù)論證、方案確定、施工組織、設備到貨驗收、資料整理收集等方面進行管理。
宣鋼5#、6#焦爐技改工程竣工資料收集的齊全完整準確，對焦化廠今后的生產(chǎn)管理、技術(shù)改造具有十分重要的作用，因此焦化廠加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理，建立重點工程項目檔案負責制。我們按照統(tǒng)—領(lǐng)導、統(tǒng)一制度、分級管理的原則，成立了檔案工作領(lǐng)導小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由總工程師主管檔案工作，檔案室設立專職檔案員，在各項目組指定專業(yè)技術(shù)人員擔任兼職檔案員，形成了全廠的檔案管理網(wǎng)絡。技改工程指揮部在工程開始時，即把有關(guān)技術(shù)文件材料收集工作落實到人，做好積累、保管工作，由各工程項目組組長負責檔案管理，做到每個重點工程均有專人管理，負責工程資料收、發(fā)、轉(zhuǎn)、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作，其它項目組負責本工程范圍內(nèi)的技術(shù)方案、設計審查、施工組織、網(wǎng)絡，這樣從組織機構(gòu)上形成了一個專、兼職檔案員、各項目組、各施工單位相結(jié)合的工程資料收集網(wǎng)絡體系，保證檔案管理與項目建設同步進行，確保了工程資料的完整收集，避免了工程資料收集上的疏漏。
二、圍繞工程建設，理順工作程序，形成全面的重點工程檔案收集渠道
近年來隨著技術(shù)進步和宣鋼發(fā)展的要求，焦化廠技術(shù)改造任務加大，生產(chǎn)與基建施工項目交叉點多，為確保重點工程項目檔案資料齊全完整，在基建工程項目開工之前，將有關(guān)計劃通知各部門的檔案管理人員，讓檔案人員參加設備開箱與有關(guān)工程會議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來龍去脈，以便及時完整地收集相關(guān)資料，使應當歸檔的資料“粒粒歸倉”，對基建、技術(shù)等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規(guī)定了明確的工作程序。工作程序由檔案管理部門、各建設單位的工程技術(shù)人員和施工人員共同制訂，制訂出的工程項目檔案工作計劃，既符合工作進程，又符合檔案管理要求。
在健全組織機構(gòu)、明確工作程序的基礎(chǔ)上，還進行具體的分工。各項目組負責工程檔案資料收集工作，檔案室與各項目組密切聯(lián)系，首先對中冶焦耐工程技術(shù)有限公司、宣鋼設計院等完成的有關(guān)工程項目的各種設計圖紙、資料、設計變更等材料，經(jīng)過檔案室收進來、登記、審核、建臺賬，然后將施工圖紙等資料分發(fā)到各項目組，并登記上賬，再由項目組向施工單位分發(fā)。工程竣工時項目組負責項目竣工資料的驗收，及時將該工程需要歸檔的有關(guān)圖紙、文件資料收集齊全完整，進行審查，經(jīng)過系統(tǒng)的整理后向檔案室移交。各項目組在資料管理上對檔案室負責，既負責接收資料，又負責收集、匯總、整理工程項目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。
為更好地做好檔案管理工作，檔案室人員經(jīng)常深入現(xiàn)場進行指導，一方面向工程技術(shù)人員和施工人員宣傳檔案工作在工程建設中的重要作用，使他們在平時工作中有意識地做好工程檔案資料的收集，另一方面加強檔案人員與工程技術(shù)人員的聯(lián)系，積極提供有效服務，從而通力合作，共同做好工程檔案管理。
三、強化檔案全過程管理，形成做好重點工程檔案工作合力
重點工程項目檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，工程的管理、設計、技術(shù)人員和施工人員對工程項目的情況最了解，因此建設和施工單位的每一個檔案管理人員頭腦中都要有“檔案”意識，要認識到做好檔案工作，不僅僅只是為當前工作服務，也是為歷史負責的表現(xiàn)。因此必須把各方面的力量集聚起來，形成齊抓共管的整體全力，即全過程管理。在全過程管理中，按照《檔案法》和《建設項目（工程）驗收辦法》的有關(guān)規(guī)定，堅持對重點項目檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，保證工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用，為竣工后的生產(chǎn)、運行、維修、改擴建服務。
首先，要樹立質(zhì)量管理意識，運用合同條款和檔案管理的有關(guān)規(guī)定來提高重點項目建設工程檔案的編制質(zhì)量。在與施工單位簽訂施工合同和協(xié)議時，就把有關(guān)檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，同時在合同和協(xié)議中明確提出檔案資料的歸檔要求，將《建設項目（工程）檔案管理規(guī)定》下發(fā)給進廠的施工單位，做到工程驗收與檔案檢查、交付驗收同步進行。從工程項目的可行性研究論證、施工許可證、初步設計審查、土建、設備、供排水、電器的施工、設計變更單及竣工圖的編制等方面進行檢查驗收，各項目組嚴格把關(guān)，并列入廠經(jīng)濟責任制考核中，以確保工程竣工檔案的形成質(zhì)量。這樣形成齊抓共管的局面，確保重點工程項目檔案資料齊全、完整、準確。
其次，在搞好重點工程檔案管理中，充分利用先進的檔案管理手段，建立檔案管理網(wǎng)絡。檔案室負責集中統(tǒng)一管理本工程項目的所有檔案，并對項目建設過程的各個階段及各部門、設計單位、施工單位文件資料的形成、積累、整理、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。讓網(wǎng)絡覆蓋整個工程項目，使之適應現(xiàn)代社會需要，為項目建設單位提供更好的服務。
四、注重實效，健全完善的保證措施
重點工程項目建設是一個動態(tài)的過程，從項目的提出、設計到施工、驗收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗收以后，才能相對穩(wěn)定。工程項目檔案記載了工程項目活動的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴建，檔案資料就會成為寶貴的信息資源。搞好企業(yè)重點工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進行具體業(yè)務工作遠遠不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個檔案工作中有著舉足輕重的作用。
在重點工程項目建設中，影響重點工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務重，部分人員不重視。為了解決這個問題，焦化廠注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗收環(huán)節(jié)和經(jīng)濟手段上進行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設項目的關(guān)系，確保了重點工程收集歸檔工作的正常有序進行。
4.1在《經(jīng)濟責任制考核》上進行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對車間、部室的一項考核內(nèi)容。工程資料收集歸檔不及時、不齊全的，與各單位獎金掛鉤，進行扣罰。
4.2在工程竣工驗收環(huán)節(jié)上進行約束。按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作，查漏補缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾錯改誤；工程竣工驗收前必須先交齊工程竣工的有關(guān)資料，工程資料不齊全的不進行竣工驗收。
4.3在工程決算、付款上進行約束。把工程建設資料收集、歸檔的及時性準確作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質(zhì)保金的一個重要條件。各工程項目組、檔案室負責對施工單位的工程竣工資料歸檔情況進行審核、驗收，齊全完整的予以簽字確認。經(jīng)簽字確認的，給予決算、付款。驗收不合格的，不簽字確認，并不予付款、決算。:
五、開發(fā)利用檔案信息，促進檔案管理工作
1 統(tǒng)一認識，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)
統(tǒng)一檔案工作的認識，形成齊抓共管的合力，是搞好企業(yè)檔案管理工作的前提和保證。
1.1 搞好檔案管理工作，是企業(yè)的職責所在
公司成立以來，一直高度重視檔案管理工作，認真貫徹執(zhí)行國家《檔案法》和相關(guān)規(guī)范、辦法和標準，不斷提高檔案工作重要性的認識，增強搞好檔案管理工作的自覺性。我們結(jié)合公司工程建設的實際，在統(tǒng)一認識上，主要樹立了四個強化、四個增強的認識理念和責任意識。一是強化檔案功能意識，增強搞好檔案工作的自覺性；二是強化檔案法律意識，增強搞好檔案工作的嚴肅性；三是強化項目法人職責，增強搞好檔案工作的責任感；四是強化工程項目的特殊性，增強搞好檔案工作的使命感。認識上的深化和高度統(tǒng)一，構(gòu)建了健全的檔案管理組織機構(gòu)和從上到下、分級負責、職責明確、科學嚴密的檔案管理體系；形成了分工負責、群策群力、齊抓共管的工作格局。
1.2 工程項目的特殊條件，是搞好我司檔案管理工作的重要緣由
我司承擔的工程項目所處的條件和建設成果的確具有特殊的內(nèi)在要求。一是工程環(huán)境特殊。工程處于正建的三峽工程庫區(qū)，工程建成后運行工況變化很大，要經(jīng)受三峽工程運行調(diào)度不同水位的影響和考驗，需要翔實的工程檔案資料見證，并利用檔案資料及編研成果指導工程維護管理中出現(xiàn)的各類問題；二是工程區(qū)位特殊。工程處于涪陵主城區(qū)沿江城市變遷口岸，工程建設使沿江城區(qū)面貌發(fā)生了歷史性的巨變，需要檔案資料記載；三是工程結(jié)構(gòu)特殊。萬里長江第一堤是透水性結(jié)構(gòu)，烏江二橋工程是亞洲第一座大跨徑、高低塔、單索面斜拉橋等，工程設計和建設成果，具有借鑒、探索的創(chuàng)新價值，需要完整的檔案資料記錄工程建設和運行管理變化過程；四是建設管理特殊，兩橋工程是涪陵首次采用BT建設模式融資建橋，把經(jīng)管型法人功能成功用于公益性工程建設的創(chuàng)新模式。上述工程項目的特殊條件，賦予了我們搞好檔案工作的特殊使命。要求檔案資料的收集、整理、制成、歸檔必須完整、準確和系統(tǒng)；必須建立健全門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容翔實的館藏檔案體系；真實的記載和寫照工程建設成就，區(qū)域變遷歷史，使檔案信息資源充分發(fā)揮開發(fā)利用價值。
公司檔案管理工作就是基于以上的認識理念和職責緣由，得以統(tǒng)一認識和高度重視。
2 抓住重點，主攻難點，是做好檔案工作重要保障
工程建設檔案是工程建設成果的重要組成部分。資料收集涉及面廣、難度大、管理工作任務艱巨。因此，我們把工程檔案管理工作列為檔案工作重中之重的難點，加強管理，確保質(zhì)量。主要實施了三項管理基礎(chǔ)工作：
2.1 加強職責管理
實行項目法人責任制，把檔案管理工作列入年度計劃、五年規(guī)劃；列入了年度目標管理責任書，納入了工程建設管理任務，實行主管牽頭，分管負責，處室承辦的責任體系，年初下達任務，年中檢查，年底考評，實行獎懲。形成統(tǒng)籌安排，分工負責，協(xié)調(diào)配合，齊抓共管的工作機制。
2.2 加強程序管理
實行工程檔案與工程建設同步實施，做到階段工作同交底，同布置，同檢查，同驗收。狠抓了三項管理程序。
2.2.1抓好事前布置（召開技術(shù)交底會）。在工程開工建設前召開設計、監(jiān)理、施工、質(zhì)監(jiān)等單位的技術(shù)交底會，把工程檔案資料管理的收集、整編、驗收、移交的相關(guān)要求，一并交底布置，讓參建單位明確任務，落實職責。
2.2.2狠抓過程管理。在施工過程中嚴把六項工作環(huán)節(jié)。即：工程設計、工程招標、合同管理、工程質(zhì)評、工程結(jié)算、財務收支等六個工作環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案資料的收集、整編工作。
2.2.3嚴格驗收管理。一是嚴格檔案中間驗收。在工程質(zhì)量驗收、階段驗收和交工驗收前，由檔案專（兼）職人員會同相關(guān)處室，按照檔案資料收集整理的規(guī)范規(guī)定和要求，對檔案資料的完整性，整編的規(guī)范性進行檢查驗收，合格后才能進行工程驗收和工程結(jié)算；二是嚴格移交鑒定、鑒證制度。落實檔案移交責任制，完善移交清單，規(guī)范移交程序，提高歸檔質(zhì)量；三是嚴格竣工專項驗收。在工程竣工驗收前，對項目檔案進行全面清理、整編，按照《重點工程項目檔案驗收管理辦法》完成各項驗收程序，通過檔案行政主管部門專項驗收后，完成建設主管部門進館檔案驗收移交工作。
2.3 加強業(yè)務管理
為確保檔案工作質(zhì)量，我司積極開展了檔案管理業(yè)務培訓，提高檔案人員從業(yè)素質(zhì)，切實履行檔案管理職責。公司設立了檔案管理科，配備了專（兼）職檔案管理人員15名，每處室1-2名，從事檔案資料的收集、整理、歸檔和開發(fā)利用工作；積極參加市、區(qū)檔案主管部門主辦的培訓和考察學習活動，適時舉辦檔案培訓班，深入施工單位，監(jiān)理單位貫徹檔案法律法規(guī)，開展現(xiàn)場指導培訓、幫助施工單位做好檔案資料的收集、整理、歸檔管理工作，打牢工程檔案驗收、移交的各項基礎(chǔ)工作，提高專（兼）職檔案管理人員的從業(yè)素質(zhì)，適應檔案管理工作需要。
3 發(fā)揮檔案的再生價值，是檔案工作最終目標
工程檔案的開發(fā)利用為工程建設管理和完善基本建設各項程序發(fā)揮了明顯的效益，在工程運行管理和社會服務功能方面還將發(fā)揮巨大的效益。
3.1為防護工程竣工驗收提供了大量的政策性和業(yè)務性文件資料和試驗研究成果。為工程竣工現(xiàn)狀設計復核的編制和工程竣工安全復核、防洪校核提供了檔案資料，設計單位出具的施工設計復核成果得到市級主管部門的批復，涪陵防護工程得已順利通過竣工驗收。
3.2為防護工程移民專項驗收審計提供了大量的庫區(qū)政策性文件資料、移民資料、征地補償資料、工程設計審批資料，編寫了審計說明，得到了國家審計署和國務院三建委對防護工程移民基礎(chǔ)設施費、地方自籌等資金的合理使用予以認可，完成了移民專項審計程序，順利通過了國家移民專項驗收。
3.3為工程稽查、審計提供了完整的工程設計、工程施工、工程招投標、工程概（預）算、工程竣工結(jié)算和財務決算資料，完成了各項基本建設的稽查、審計程序，得到了好的評價。
3.4在社會服務功能方面，由于具備較為完整、豐富的館藏檔案資料，將對區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展，庫區(qū)泥沙淤積、運行調(diào)度，防洪標準、移民拆遷等規(guī)范性文件的制定提供原型監(jiān)測、分析成果，發(fā)揮檔案管理的巨大效益。
4 存在的主要問題
4.1重點工程檔案資料管理制度不健全，職責沒有落實到位。目前，參建單位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有設立重點工程檔案管理組織，沒有制訂應有的檔案管理規(guī)章制度，有些參建單位雖然制訂有，但也不健全。同時，沒有采取積極有效的措施，把檔案資料規(guī)范管理工作落到實處上，造成具體管理人員缺少責任感。這主要是因為某些建設單位領(lǐng)導檔案意識不強，對檔案工作認識不足引起的，日常工程建設管理中只注重抓工程施工建設，抓形象工程，只注意安全生產(chǎn)、工程質(zhì)量，而忽視了屬于內(nèi)勤服務范疇的檔案資料管理工作，某些檔案工作人員，因沒有工作壓力，往往處于一種應付狀態(tài)。另外，檔案行政管理部門忙于各項業(yè)務工作，對重點工程檔案管理法規(guī)宣傳、貫徹不夠，對重點工程檔案管理的業(yè)務指導缺乏應有力度，重點工程檔案專項執(zhí)法檢查工作沒抓起來。對一些建設單位在檔案資料管理上違章操作也有一定影響。
4.2管理經(jīng)費投入不足，保管條件較差。在各重點建設項目單位中，只有少數(shù)幾個單位有獨立的檔案資料室，但也存在裝具不足情況，有的檔案資料只能成捆堆放在地上，檔案六防措施上更是難以落實，特別是防盜、消防措施大部分建設單位，沒有獨立資料室，往往是和工程人員辦公室合二為一進行使用，這樣雖然看起來查找利用檔案資料很方便，也節(jié)省了房間，其實上是很不利檔案資料的安全保管的。主要因為受重點工程所具有的建設時間緊、協(xié)作參與單位多、管理復雜、機構(gòu)臨時性等特點影響，部分建設單位是臨時抽調(diào)人員組成臨時機構(gòu)，他們的辦公用房也是臨時租用，房子緊張，很難落實專用房間作為檔案資料室。也有部分建設單位是基于工程結(jié)束竣工驗收后檔案資料的歸宿考慮，認為工程檔案資料遲早是要移交給單位綜合檔案室保管的，沒有必要投入經(jīng)費去購置設施用于檔案資料的安全管理，只要表現(xiàn)上能應付過去就行了，沒有從思想認識上去重視。另有一些重點工程建設單位卻是因工程資金緊缺，辦公費用緊張，盡量能省則省，往往不愿拿出足夠的資金用于檔案管理，改善保管條件。
4.3管理人員專業(yè)知識不強，業(yè)務水平不高，管理欠規(guī)范。目前，重點工程檔案資料管理人員只有少數(shù) 是專職人員，并經(jīng)過檔案部門的業(yè)務培訓，而大部分檔案資料管理人員是臨時調(diào)抽，并身兼數(shù)職，有的由負責施工管理人員兼任，有的由單位辦公室人員兼，既沒參加過正規(guī)的檔案業(yè)務知識培訓，平時又忙于應付手頭日常工作，所以就很難在檔案管理業(yè)務學習上花時間、下功夫，檔案業(yè)務知識欠缺，管理很難做到規(guī)范。往往出現(xiàn)工程檔案資料的收集、整理與工程施工建設進度相脫節(jié)情況，檔案整理歸檔處在相對滯后的狀況上，造成工程資料不能有序規(guī)范管理，呈現(xiàn)零散狀態(tài)，隨著資料的堆積，整理歸檔勢必跟不上去。因而，有些建設單位檔案資料管理人員有時為了找一張圖紙或一份技術(shù)資料要忙上一段時間，甚至半天。還有的管理人員對檔案資料提供利用管理不嚴格、隨用隨拿，也沒按規(guī)定辦理利用登記手續(xù)，往往容易造成工程資料損壞遺失。鑒此，可以看出建設單位的工程檔案管理人員業(yè)務水平高低、能力強弱，在很大程度上影響檔案資料管理規(guī)范化、科學化水平。
5 加強重點工程檔案管理的對策
5.1 統(tǒng)一思想，提高認識，加強領(lǐng)導
一是加大對《檔案法》及相關(guān)檔案工作法規(guī)的宣傳力度，增強各級領(lǐng)導干部的檔案意識，促使領(lǐng)導干部和各職能部門都形成共識，切實提高對檔案工作重要性的認識，這是抓好重點建設項目檔案管理工作的前提條件和有力保證。二是主動參與，切實領(lǐng)導。公司綜合檔案室要加強和區(qū)檔案局有關(guān)職能部門的聯(lián)系，以國家、市有關(guān)重點工程檔案管理法規(guī)為依據(jù)，爭取參建單位領(lǐng)導對檔案工作的支持，力爭把檔案局列入?yún)^(qū)重點工程建設領(lǐng)導小組成員單位，以便今后能及時從檔案部門的角度對重點工程檔案管理提出意見和建議，把加強對重點工程檔案的領(lǐng)導落到實處。
5.2 建章立制，強化管理
一是將重點建設項目檔案管理列入重點工程的考核獎勵辦法之中，占一定分值。在對工程進度質(zhì)量、投資控制、施工組織管理進行考核的同時，也對技術(shù)資料檔案加以考核，使建設單位、施工單位在實際工程建設管理中，增強檔案意識，做到密切配合，進一步加強對檔案資料的收集、管理工作。
二是健全各項檔案管理制度，建立和落實崗位責任制。各建設單位要不斷健全和完善檔案管理制度，把各項制度真正落實到檔案工作實際管理活動上。同時，建立內(nèi)部管理激勵機制，要像抓安全生產(chǎn)一樣抓檔案工作，把檔案管理工作目標分解細化，層層加以落實，列入年度崗位目標責任制中，既要列入分管領(lǐng)導的目標責任制，更要具體落實到有關(guān)人員的職責中，建設單位對項目檔案管理做到年初有計劃，年終有總結(jié)，嚴格考核，獎優(yōu)罰劣，真正地把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結(jié)束，檔案資料管理通過驗收全過程。
一、簽訂重點工程檔案歸檔責任書
重點工程檔案歸檔不及時不僅影響了重點工程形象，而且也影響了重點工程建成投產(chǎn)后運行、維修、管理、改擴建和技改等工作。通過以往的重點工程檔案工作實踐，我們認為造成重點工程檔案歸檔不及時的主要原因是大多數(shù)參建單位的領(lǐng)導、工程技術(shù)人員和管理人員把主要精力放在抓工程的進度和工程的質(zhì)量上，對工程檔案工作不夠重視，檔案管理不到位，檔案工作不落實，把檔案工作看成“軟任務”，造成重點工程檔案歸檔難。由于重點工程參建單位多，如果沒有一種強制的手段管理各參建單位的檔案歸檔工作，工程檔案的歸檔工作一定會出現(xiàn)很多問題，而且扯皮現(xiàn)象肯定時有發(fā)生，最后必將影響重點工程檔案的歸檔時間和檔案質(zhì)量。我們認為以重點工程檔案歸檔責任書的形式加強參建單位領(lǐng)導的檔案工作意識是―項行之有效的辦法。因此，我們采取了與參建單位簽訂《重點工程檔案歸檔責任書》的辦法?！敦熑螘访鞔_規(guī)定了對參建單位的檔案工作要求，工程檔案的歸檔時間、歸檔檔案的質(zhì)量、違約的處罰等，使有關(guān)參建單位領(lǐng)導真正地從思想上重視重點工程檔案的歸檔工作。實施《重點工程檔案歸檔責任書》管理辦法后。重點工程檔案的完整率、準確率、歸檔率、合格率基本達到了國家規(guī)定的要求。
二、改進重點工程設備開箱隨機資料的管理工作
重點工程設備開箱隨機資料是指設備的出廠證、合格證、質(zhì)保書、安裝圖、使用說明書、保修卡、質(zhì)檢報告等資料。重點工程設備開箱隨機資料的歸檔管理工作長期以來―直是重點工程檔案管理工作中的難題。以往，三鋼重點工程檔案的設備開箱隨機資料有的是施工單位收，有的是項目部技術(shù)人員收，有的是工程項目部檔案員收，比較混亂，造成設備開箱隨機資料的歸檔不完整。為確保重點工程設備開箱隨機資料完整歸檔，我們改進重點工程設備開箱隨機資料的管理方法。一是在明確設備開箱責任人方面，要求供應公司在設備開箱時應通知項目部技術(shù)人員參加，并做好設備開箱資料的驗收簽字工作，并在開箱后的兩天內(nèi)向項目部檔案員移交，確保及時歸檔。二是在保證設備開箱隨機資料歸檔的完整性方面，對不將開箱資料及時歸檔或?qū)㈤_箱資料據(jù)為已有者，采取了嚴格的處罰制度，要求供應公司應將每周的重點工程設備開箱資料清單通知綜合檔案室，綜合檔案室不定期對項目部資料室進行檢查，若發(fā)現(xiàn)重點工程設備開箱資料沒有按時移交項目部檔案員，由公司企管處從項目部所在分廠月獎中扣罰。通過從制度管理上嚴格要求，確保了重點工程設備開箱隨機資料得以完整歸檔。三是施工單位做竣工資料用的設備合格證一律到項目部資料室復印，用復印件代替，原件一律保存在項目部資料室，等工程竣工驗收后再移交項目所在分廠檔案室，由此避免了以往開箱資料遺失責任不清的問題，保證了設備開箱隨機資料的完整性。重點工程設備開箱隨機資料管理采取新的管理辦法后，歸檔的開箱資料的原件率達到了95％。
三、實施重點工程檔案專項檢查工作制
重點工程建設的特點是任務重，工作量大，建設周期長，參建單位多，作業(yè)線長(包括調(diào)研、論證、決策、立項、勘測、設計、施工、調(diào)試、試生產(chǎn)、竣工、驗收等)，文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等檔案數(shù)量多。任何一個參建單位、一個部門、一個工程技術(shù)人員(或管理人員)，在某一個工作環(huán)節(jié)、某一項具體工作、某一個工作時段沒有做好重點工程檔案的形成、積累、整理工作，都有可能給重點工程檔案管理工作帶來困難，甚至造成損失。為使施工和監(jiān)理單位能在工程竣工驗收后的3個月內(nèi)向綜合檔案室移交完整、準確、合格的竣工檔案資料，我們對重點工程檔案的歸檔工作實施工程檔案專項檢查工作制，一是指定一位檔案員負責工程檔案的檢查、指導工作，每月檢查一次，及時跟蹤施工單位工程檔案的收集、整理工作。二是檔案部門定期參加工程監(jiān)理例會，一方面了解整個工程進展的情況，另一方面向參加會議的有關(guān)單位匯報工程檔案專項檢查中出現(xiàn)的問題，及時協(xié)調(diào)、解決檔案歸檔工作中出現(xiàn)的問題。通過實施重點工程檔案專項檢查工作制后，施工單位的領(lǐng)導、工程技術(shù)人員開始重視工程檔案的歸檔，一方面主動向我們通報檔案收集、整理工作中發(fā)現(xiàn)的問題，另一方面自身也重視歸檔檔案的質(zhì)量，主要體現(xiàn)在歸檔的原件率比以往明顯提高，對專項檢查中發(fā)現(xiàn)的問題能夠及時整改。近年來，通過實施重點工程檔案專項檢查工作制進一步提高竣工圖的編制質(zhì)量和文字材料的整理質(zhì)量。
四、發(fā)揮監(jiān)理在重點工程檔案審核檢查中的作用
國家建設部在2001年5月了《關(guān)于認真貫徹國務院第279號令和第78號令加強工程檔案管理工作的通知》，其中第二條明確規(guī)定了監(jiān)理單位在工程檔案管理中的職責：“監(jiān)理單位要協(xié)助建設單位監(jiān)督檢查各單位工程文件的形成、積累和立卷歸檔?！痹趯嶋H工程檔案管理工作中由于檔案部門工作人員一是沒有親自參與工程施工建設；二是檔案工作人員并非工程技術(shù)專業(yè)人員，對于施工過程中的一些具體事項和環(huán)節(jié)不可能做到像監(jiān)理那樣了解，因此對重點工程檔案質(zhì)量的把關(guān)有限。而監(jiān)理人員因為熟悉了解工程的每一個環(huán)節(jié)、每一道工序，掌握每一處質(zhì)量隱患和每一起質(zhì)量事故產(chǎn)生的原因、發(fā)現(xiàn)過程和處理結(jié)果，因此我們要求監(jiān)理單位對施工單位提交的工程檔案資料進行簽章時要認真、負責地審核、檢查，如果發(fā)現(xiàn)檔案質(zhì)量有問題要及時退回施工單位整改，直至工程檔案質(zhì)量符合歸檔要求才給予簽章，這對提高重點工程檔案質(zhì)量，確保重點工程檔案在工程竣工后及時移交有著重要的作用。為使監(jiān)理能夠真正重視對施工單位提交的重點工程檔案進行認真、負責地審核檢查，使施工單位移交的重點工程檔案符合國家檔案管理規(guī)定的要求，我們與參建單位簽訂的《重點工程檔案歸檔責任書》中明確規(guī)定，“監(jiān)理單位應確保施工單位向檔案部門移交的竣工檔案完整、準確、系統(tǒng)、齊全、合格，若出現(xiàn)移交的檔案不合格現(xiàn)象，檔案部門將通知基建部門按照工程監(jiān)理款的1％～3％對監(jiān)理單位進行處罰。”由此使監(jiān)理單位在重點工程檔案的審核檢查中真正重視起來，確保了重點工程檔案的質(zhì)量和檔案的及時移交。
五、強化重點工程檔案的監(jiān)控力度
