時間：2023-06-02 15:19:46
序論：在您撰寫單位檔案管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
眾所周知，我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)在飛快發(fā)展的同時，我國的科學(xué)技術(shù)也得到了快速的進(jìn)步。我國的科學(xué)技術(shù)在我國的各個行業(yè)各個領(lǐng)域已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，在我國的地勘單位領(lǐng)域的檔案管理中也有很大的作用。將我國電子信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，不斷地優(yōu)化了我國企業(yè)的檔案管理。信息技術(shù)的使用不斷地提高了我國檔案管理的能力，但是在其應(yīng)用的過程中也存在著一些問題，所以，本文就其存在的問題進(jìn)行了相關(guān)的探討，并且提出了相關(guān)的建議，希望可以更好的促進(jìn)信息技術(shù)在我國檔案管理中的應(yīng)用。
二、我國信息技術(shù)的發(fā)展
隨著我國改革開放，以及信息技術(shù)革命的開展，我國有原來那個信息技術(shù)極其落后的國家實(shí)現(xiàn)了向信息技術(shù)大國的轉(zhuǎn)變，并且我國已經(jīng)將信息技術(shù)應(yīng)用于我國的各個行業(yè)和各個領(lǐng)域。并且我國的信息技術(shù)已經(jīng)積極應(yīng)用到了我國的檔案管理方面，在我國企業(yè)檔案管理上發(fā)揮了及其重要的作用。但是，我國的信息技術(shù)發(fā)展與其他發(fā)達(dá)資本主義國家之間還存在著差距，除此之外，信息技術(shù)在我國科學(xué)技術(shù)在檔案管理方面也存在著很大的缺陷，所以，我們應(yīng)該要加快我國信息技術(shù)的發(fā)展，而且，我們還應(yīng)該加快其在檔案管理中的應(yīng)用。
三、我國信息技術(shù)在地勘單位檔案管理中的應(yīng)用
第一，信息技術(shù)在我國檔案管理方面的具體應(yīng)用。信息技術(shù)的應(yīng)用可以大大的提高我國檔案管理工作效率，可以不斷優(yōu)化我國檔案管理的模式。在檔案管理的具體應(yīng)用主要體現(xiàn)以下主要方面：文件的檢索與存儲；文件匯總和統(tǒng)計(jì)；信息數(shù)據(jù)備份；數(shù)據(jù)的維護(hù)和管理；工作情況的具體統(tǒng)計(jì)與分析。第二，信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建。企業(yè)進(jìn)行檔案管理，其目的是為了更好的整理數(shù)據(jù)，讓企業(yè)運(yùn)行和發(fā)展過程中的數(shù)據(jù)和資料得到合理的處理，以及有效的整理和應(yīng)用，為了企業(yè)以后的發(fā)展更好的利用以前的經(jīng)驗(yàn)。在進(jìn)行信息管理系統(tǒng)進(jìn)行建構(gòu)的過程中，可以積極地應(yīng)用信息技術(shù)，通過信息技術(shù)可以更好的進(jìn)行模塊的建構(gòu)，并且在信息系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中也需要信息技術(shù)來幫助其運(yùn)轉(zhuǎn)從而可以更好的促進(jìn)其功能的實(shí)現(xiàn)。現(xiàn)在我們有些企業(yè)還會將信息技術(shù)尤其是互聯(lián)網(wǎng)將不同的模塊聯(lián)系到一起。這樣就可以更好的完成信息管理系統(tǒng)的建構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。第三，信息技術(shù)的應(yīng)用在信息的恢復(fù)和備份中也有很重要的作用。通常，檔案管理過程中，會存在電子信息和文檔受損或者是遺失的情況。一旦發(fā)生重要的文件的損害和遺失，這是非常嚴(yán)重的事情，要想完成信息文檔的備份或者是信息恢復(fù)，必須要借助于信息技術(shù)。運(yùn)用信息技術(shù)不但可以實(shí)現(xiàn)長時間的保存和管理，而且促使檔案管理的存儲量大，并且其價格也很實(shí)惠，還可以大大減輕檔案管理的工作量。
四、信息技術(shù)在檔案管理中的重要性
我國信息技術(shù)得到了快速的發(fā)展，對我國的檔案實(shí)行信息化的管理是我國企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求和企業(yè)發(fā)展的需要。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化是目前我國檔案管理發(fā)展的一大趨勢，信息技術(shù)可以更好地促進(jìn)檔案管理的運(yùn)行，提高檔案管理的效率，為我國的檔案管理事業(yè)提供有力的工具。由于現(xiàn)在我國很多的企業(yè)在檔案管理方面并沒有進(jìn)行徹底的信息技術(shù)革命，所以信息技術(shù)在我國企業(yè)檔案管理方面的應(yīng)用是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，我們應(yīng)該要加快對其信息化的革新，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的信息技術(shù)革新，為其更好的進(jìn)步和管理提供條件。我國企業(yè)的檔案管理引入信息化，不僅可以提高工作效率，還可以實(shí)現(xiàn)信息的共享，促進(jìn)企業(yè)辦事效率。與此同時，企業(yè)檔案管理的信息化，可以將信息技術(shù)的嚴(yán)密邏輯性與快速運(yùn)算性有機(jī)結(jié)合，提高資料運(yùn)輸?shù)乃俣?，還可以大量的節(jié)約時間。這在很大程度上實(shí)現(xiàn)了其對傳統(tǒng)模式的突破，更好的對檔案進(jìn)行管理。
五、結(jié)論
事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，是提高事業(yè)單位工作質(zhì)量及工作效率的必要條件。在現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理是及時、全面掌握單位整體情況的基礎(chǔ)，是分析事業(yè)單位運(yùn)行情況基礎(chǔ)。隨著現(xiàn)代檔案管理工作理論研究及經(jīng)驗(yàn)的豐富，事業(yè)單位必須加快檔案管理的創(chuàng)新與改革。以此滿足地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中對事業(yè)單位工作的需求，滿足新時期事業(yè)單位改革后的運(yùn)營管理需求。
2事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新途徑
2.1以事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問題的掌握確定工作方向
在事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與完善中，首先需要對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問題進(jìn)行調(diào)研與分析，以此為基礎(chǔ)確定檔案管理創(chuàng)新途徑及內(nèi)容，促進(jìn)工作質(zhì)量的提高。因此，事業(yè)單位應(yīng)首先對自身的檔案管理進(jìn)行調(diào)研與分析，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的不足，以此為基礎(chǔ)確定工作方向。以具有針對性對策制定與執(zhí)行，保障檔案管理創(chuàng)新途徑的科學(xué)性與適用性。目前，我國事業(yè)單位檔案管理中主要存在如下問題，檔案管理工作不重視、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高、現(xiàn)代化管理方式應(yīng)用不足、檔案檢索及利用效率低等問題。因此，檔案管理的創(chuàng)新途徑及方向應(yīng)針對檔案管理現(xiàn)狀及問題進(jìn)行制定，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理能力的提升。
2.2創(chuàng)新檔案管理制度，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理能力
針對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問題，事業(yè)單位需要對自身的檔案管理制度進(jìn)行分析與評價。針對事業(yè)單位檔案管理需求及管理制度評價結(jié)論，確定檔案管理制度創(chuàng)新方向與內(nèi)容。針對事業(yè)單位檔案內(nèi)容及崗位機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，對檔案管理制度進(jìn)行完善與改進(jìn)。同時，對檔案管理制度中的內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用情況，提高事業(yè)單位檔案管理能力。
2.3創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高事業(yè)單位檔案利用率
在我國事業(yè)單位的檔案管理中，檔案利用率較低，影響了事業(yè)單位對檔案管理工作的重視，影響了檔案管理工作質(zhì)量。因此，事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)注重服務(wù)手段的創(chuàng)新，利用事業(yè)單位內(nèi)部局域網(wǎng)制作檔案部門網(wǎng)頁，并增強(qiáng)網(wǎng)上信息檢索功能。模仿數(shù)字化圖書館的建立與運(yùn)用方式，提高事業(yè)單位內(nèi)部檔案使用率、提高檔案服務(wù)手段及服務(wù)水平。另外，事業(yè)單位檔案管理部門還需要建立在線服務(wù)系統(tǒng)，針對現(xiàn)代辦公自動化現(xiàn)狀，提供在線服務(wù)功能，促進(jìn)檔案管理水平及服務(wù)水平的提高，促進(jìn)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視。
2.4創(chuàng)新檔案資源共享，提高檔案管理服務(wù)能力
在我國事業(yè)單位的運(yùn)營過程中，許多事業(yè)單位需要信息的共享提高工作效率及工作質(zhì)量。因此，現(xiàn)代事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新中還需要加強(qiáng)檔案資源的共享。針對事業(yè)單位間的合作需求、建立聯(lián)合目錄及共享體系。通過聯(lián)合目錄方式的應(yīng)用，使事業(yè)單位間能夠了解相互檔案資源情況。并以互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化檔案管理實(shí)現(xiàn)信息的互通，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力的提高。
2.5創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，提高檔案管理能力
針對我國事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理需求、針對事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀，我國事業(yè)單位還需要創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制。結(jié)合事業(yè)單位信息化檔案管理實(shí)施現(xiàn)狀、結(jié)合檔案管理工作時間，建立以網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)為主、實(shí)體培訓(xùn)為輔的培訓(xùn)機(jī)制。以此為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對檔案管理人員綜合素質(zhì)及管理技能的培訓(xùn)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平及綜合管理能力的提高。
2.6強(qiáng)化保密機(jī)制創(chuàng)新，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理能力的提升
在事業(yè)單位檔案管理中，保密工作是檔案管理的重要內(nèi)容。隨著數(shù)字化、現(xiàn)代化、信息化檔案管理技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，事業(yè)單位面臨著檔案管理保密工作創(chuàng)新需求。根據(jù)數(shù)字化、信息化檔案管理帶來的安全需求，事業(yè)單位必須建立相應(yīng)的保密機(jī)制。通過信息拷貝、信息傳輸?shù)认嚓P(guān)制度的建立，規(guī)范檔案管理人員保密工作。同時，對數(shù)字化檔案管理的計(jì)算機(jī)的使用等進(jìn)行強(qiáng)化，避免數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)安全問題帶來保密問題，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理能力的提升。
3完善事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新方案評測體系，保障檔案管理工作的有效開展
在事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新中，必須建立創(chuàng)新方案評測體系。通過創(chuàng)新方案評測體系的建立，對檔案管理工作的創(chuàng)新途徑、創(chuàng)新內(nèi)容等進(jìn)行評測分析。確保創(chuàng)新途徑及創(chuàng)新內(nèi)容的科學(xué)性及適用性，避免創(chuàng)新方案編制不合理、內(nèi)容不合理等影響事業(yè)單位檔案管理工作的開展。通過檔案管理人員、檔案使用人員、單位精英管理人員的參與，保障評測體系能夠?qū)?chuàng)新方案進(jìn)行有效評測，確保檔案管理及使用目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。另外，事業(yè)單位還應(yīng)加強(qiáng)創(chuàng)新獎勵機(jī)制的建立，以獎勵刺激使基層檔案管理人員能夠根據(jù)自身實(shí)際工作積極發(fā)揮創(chuàng)新主動性，保障創(chuàng)新方案及創(chuàng)新內(nèi)容符合實(shí)際需求，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新能力的強(qiáng)化。
4結(jié)論
一、檔案的收集
檔案收集是檔案管理工作的第一個環(huán)節(jié)，要保證檔案資料的真實(shí)性、完整性，有效性，首先要重視檔案資料的收集。作為基層單位檔案人員，不僅僅是簡單接收單位內(nèi)各部門移交的文件材料，還要承擔(dān)起文件材料形成質(zhì)量的檢查責(zé)任，對文件材料的規(guī)格、字跡材料、用紙、頁數(shù)、簽署蓋章、文件邏輯關(guān)系、份數(shù)等方面都要進(jìn)行仔細(xì)檢查。檔案資料除了文字資料、圖表資料以外，還有照片資料、音像資料、電子數(shù)據(jù)等，都要一一做好簽收登記。對不符合移交保存規(guī)范的檔案，檔案人員應(yīng)該提出退檔，要求重新補(bǔ)充更正。有時有的業(yè)務(wù)部門為了自身的工作方便，將常用部份的技術(shù)檔案留下，其他資料則移交檔案部門，造成其他部門需要技術(shù)檔案時無法在檔案部門進(jìn)行查詢。有的業(yè)務(wù)人員雖然將文件歸檔，但未作任何清理，不管文件是否有價值，一個勁兒地成捆移交。這些在檔案收集過程中發(fā)生的種種情況都將影響檔案的質(zhì)量。如果把住了這一關(guān)，就為開展檔案管理下一步工作創(chuàng)造了較為有利條件。
二、檔案的整理
根據(jù)監(jiān)測中心檔案管理工作實(shí)踐，檔案資料收集以后，檔案人員必須對其進(jìn)行鑒別整理?；鶎訂挝坏臋n案主要分為人事檔案，文書檔案和業(yè)務(wù)檔案。人事檔案有著嚴(yán)格的編制和分類標(biāo)準(zhǔn)，一般由政府部門認(rèn)可的有專職檔案管理能力的單位或上級主管部門負(fù)責(zé)管理；文書檔案的分類編目也有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)；業(yè)務(wù)檔案的整理和編目就很難有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這是因?yàn)楦鱾€基層單位的業(yè)務(wù)千差萬別，管理要求也各有不同，這就需要各單位根據(jù)自身業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和管理需要進(jìn)行科學(xué)分類，使之形成一個具有一定隸屬關(guān)系的不同等級的系統(tǒng)。
2001年，監(jiān)測中心通過了省技術(shù)監(jiān)督局計(jì)量認(rèn)證評審，2005年，又取得了國家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督委員會頒發(fā)的《資質(zhì)認(rèn)定計(jì)量認(rèn)證證書》。按照《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》的要求，監(jiān)測中心建立了與承擔(dān)的檢測工作類型、范圍和與工作相適應(yīng)的質(zhì)量體系，并進(jìn)行了有效的運(yùn)行和維護(hù)。監(jiān)測中心質(zhì)量體系文件分為四個層次，包括質(zhì)量手冊，程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和質(zhì)量計(jì)劃與記錄等。按照監(jiān)測中心的作業(yè)指導(dǎo)書――檔案整理規(guī)范的要求，中心的業(yè)務(wù)檔案分為5個一級類目，一級類目下面根據(jù)需要設(shè)置若干個二級類目，二級類目下面在根據(jù)需要再設(shè)置若干個三級類目，如此類推，制定分類目錄，經(jīng)過鑒別整理后的檔案按分類目錄進(jìn)行登記造冊，使檔案分類和檔案內(nèi)容一目了然，便于日后檢索和利用。
三、檔案的保管
實(shí)踐證明，檔案保管是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)且責(zé)任重大的工作，也是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的重要內(nèi)容和重要環(huán)節(jié)，做好檔案保管，既要有硬件，也要有軟件。所為硬件，是指有良好的庫房，標(biāo)準(zhǔn)的裝具，以及必要的保護(hù)設(shè)施。所為軟件，就是檔案管理人員對檔案的保護(hù)知識、保管方法、保密意識和需要認(rèn)真執(zhí)行的檔案管理制度?；鶎訂挝坏臋n案保管硬件往往因?yàn)闂l件的限制而比較簡陋，這就更需要檔案管理人員注意日常的巡查，注意檔案庫房的溫度、濕度的控制與調(diào)節(jié)，注意防盜、防水、防火、防霉變、防蟲蛀、防有毒有害氣體等各種因數(shù)對檔案的危害。
借閱檔案要嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，辦理借閱登記手續(xù)，借出和歸還時都要做到當(dāng)面清點(diǎn)，歸還的檔案資料按順序放回原位，以便日后次查找。保證巳歸檔的資料安全、完整。
四、檔案的利用
檔案管理的根本目的在于檔案利用，檔案利用工作是檔案自身價值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段，檔案管理人員通過對檔案的編目、檢索、編研工作，編制出方便簡易的檢索工具，隨時準(zhǔn)備為利用者提供急需的檔案，才能改變?nèi)藗冋J(rèn)為檔案室就是資料沒有地方存放而存放的地方、是廢紙倉庫的錯誤觀念，使檔案管理自身價值得以體現(xiàn)。
1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立組織，收集數(shù)據(jù)
抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認(rèn)識，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予多方面的支持和提供資源保障，用規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立起“內(nèi)外”有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理體系?！皟?nèi)”就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強(qiáng)檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與主管部門、設(shè)計(jì)、施工等單位負(fù)責(zé)人及檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔案卷數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。建立健全檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，因此，要明確有關(guān)人員與部門的職責(zé)，用制度管人，用制度辦事，將數(shù)據(jù)文件工作作為硬任務(wù)列入地勘項(xiàng)目指標(biāo)條款，在單位規(guī)章制度體系中將地勘單位檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場收集檔案資料，作為檔案人員應(yīng)有針對性地列出所需收集的資料名目，自始至終參與到項(xiàng)目管理中去，保質(zhì)保量地獲取第一手資料。另外，還要與外購、有關(guān)單位進(jìn)行交換、復(fù)制索取以及標(biāo)準(zhǔn)化的網(wǎng)絡(luò)收集等。形成完整有效的地質(zhì)數(shù)據(jù)文件。
2建立制度，編制方案，完善規(guī)則
長期以來，地勘工作執(zhí)行和延續(xù)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的管理體制，缺少市場經(jīng)濟(jì)體制中的競爭意識和對原始數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的關(guān)注意識。只有調(diào)動全員的積極性，以完善科學(xué)的管理制度做指導(dǎo)，按標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質(zhì)數(shù)據(jù)的完整性和質(zhì)量問題。制度要健全，執(zhí)行要堅(jiān)決。按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，按原始地質(zhì)立卷歸檔規(guī)則如：范圍、規(guī)范性引用檔、術(shù)語與定義、歸檔范圍與分類、編號與編目、立卷歸檔要求等，還包括地質(zhì)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)檔案、設(shè)施工檔案和竣工檔案等。應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況和具體要求，制定本單位的數(shù)據(jù)文件管理實(shí)施細(xì)則，細(xì)則應(yīng)主要明確本單位數(shù)據(jù)文件的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，數(shù)據(jù)文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。
數(shù)據(jù)要齊全，內(nèi)容要完整。要達(dá)到此目標(biāo)要求，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅(jiān)持地質(zhì)項(xiàng)目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與項(xiàng)目施工、竣工驗(yàn)收同步，堅(jiān)持檔案部門與基層單位相結(jié)合，編制分類方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)檔、設(shè)計(jì)檔、項(xiàng)目管理檔、施工竣工驗(yàn)收及檔等的分類工作，齊抓共管，進(jìn)一步做好基礎(chǔ)檔案歸檔工作。管理要及時，立卷要規(guī)范。為確保數(shù)據(jù)文件齊全、完整、系統(tǒng)，就要把數(shù)據(jù)文件工作與項(xiàng)目計(jì)劃、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各個環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進(jìn)行，立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,同時根據(jù)內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理，按項(xiàng)目組卷，使檔案數(shù)據(jù)做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門，嚴(yán)格交接手續(xù)，認(rèn)真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。
3加強(qiáng)培訓(xùn)依法制檔
目前，地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理工作遠(yuǎn)不能跟上飛速發(fā)展的地勘形勢的要求。一個單位數(shù)據(jù)文件管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案數(shù)據(jù)的組織者對檔案數(shù)據(jù)的重視程度有著極大的關(guān)系。數(shù)據(jù)文件作為科技檔案的重要組成部分，它服務(wù)于今天，有利于未來，為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究提供素材，針對某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識薄弱、檔案管理人員素質(zhì)差的現(xiàn)狀，一是要結(jié)合地勘單位的特點(diǎn)，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)文件管理人員的培訓(xùn)，應(yīng)該組織其學(xué)習(xí)、貫徹《中華人民共和國檔案法》。《中華人民共和國檔案法》明文規(guī)定，一個國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。但目前地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理缺乏有力的檔案執(zhí)法機(jī)制是一個比較突出的問題。在檔案未形成時，就有檔案資料散落在工程技術(shù)人員及合同管理人員或是一些領(lǐng)導(dǎo)者個人手中的現(xiàn)象，根據(jù)現(xiàn)存在情況，應(yīng)檔案法宣傳列入全年工作計(jì)劃和責(zé)任目標(biāo)考核內(nèi)容，并認(rèn)真制訂宣傳計(jì)劃，采取多種形式、通過不同媒體進(jìn)行宣傳，不斷強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)功能，特別是主管部門和業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，既要做好執(zhí)法檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又要做到定期或不定期抽查，做到點(diǎn)面結(jié)合、跟蹤督辦。結(jié)合正在實(shí)施的保密協(xié)議簽定工作形成有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)的局面，推動檔案工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)及辦法，強(qiáng)化崗前培訓(xùn)。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高科技人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更加奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水準(zhǔn)偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就難以實(shí)現(xiàn)檔案信息化了。因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新科學(xué)先進(jìn)的管理方法，因此必須通過各種不同形式的培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)能力和管理水平，自覺增強(qiáng)責(zé)任意識，把檔案提升一個新臺階。
4檔案信息電子化紙質(zhì)檔案數(shù)字化
資料檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程,行業(yè)不同,信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰(zhàn)與機(jī)遇,地勘單位與其它企業(yè)一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰(zhàn)。為提高地勘單位的整體素質(zhì),推動地勘單位的改革與發(fā)展,充分利用好信息化這個武器,走出一條適合自己的信息化建設(shè)之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于存儲查找和利用，既是地質(zhì)工作現(xiàn)實(shí)要求，也是檔案管理必然取向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，為地質(zhì)找礦工作服務(wù)，推動其它各項(xiàng)工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。
［摘要］目前地勘單位的檔案數(shù)據(jù)管理，存在職責(zé)不明、保存不妥的現(xiàn)象，造成了不良后果和嚴(yán)重?fù)p失，因此，加強(qiáng)地勘單位檔案管理工作，提高地勘人員質(zhì)量意識和建立地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)管理體系。推動檔案管理工作的規(guī)范化、信息化，標(biāo)準(zhǔn)化。
［關(guān)鍵詞］地質(zhì)資料檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)化
參考文獻(xiàn)：
一是檔案交接不及時。一些基層單位對檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。老檔案人員離了崗，新檔案人員進(jìn)了崗，而檔案交接手續(xù)還未辦妥，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有的基層單位領(lǐng)導(dǎo)或人事干部認(rèn)為檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節(jié)。
二是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動工作時，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求。
三是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。一部分基層單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準(zhǔn)備工作很少過問，就連檔案監(jiān)交之時也懶得光臨，使得基層單位檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。
筆者認(rèn)為：做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責(zé)任，維護(hù)檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進(jìn)行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》賦予檔案人員的職責(zé)。如何做好檔案交接工作，筆者認(rèn)為應(yīng)做好下列工作，采取如下措施：
一是檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起基層單位的重視，尤其是基層單位負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動工作單位時要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動手續(xù)，對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門要加強(qiáng)基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對那些明知檔案交接手續(xù)未辦理妥，仍然隨意簽發(fā)調(diào)令的人員，要查明原因，分清責(zé)任，依法進(jìn)行處理。
二是檔案人員離崗離職之前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認(rèn)真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進(jìn)行的前提。對于移交方來說在正式移交之前主要做好五項(xiàng)工作：1對所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù)；2對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；3對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；4按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格；5撰寫檔案移交說明。對于接收方來說，在接收之前要做好三項(xiàng)工作：1了解移交單位職能活動內(nèi)容和工作活動情況；2向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；3必要時要了解或檢查檔案移交準(zhǔn)備工作情況。只有交接準(zhǔn)備充分，才能保證交接工作順利進(jìn)行。
在我國目前的事業(yè)單位檔案管理中，電子檔案管理已經(jīng)漸漸取代紙質(zhì)檔案管理的模式，并占據(jù)著越來越重要的地位。它的高效便捷等優(yōu)越性給檔案管理工作帶來了進(jìn)步，然而它的優(yōu)越性背后也必然伴隨了一定的缺陷。本文通過闡述事業(yè)單位電子檔案管理的優(yōu)勢，淺談其背后的不足，提出建議和改進(jìn)方案，使電子檔案管理在事業(yè)單位的應(yīng)用中更大程度的發(fā)揮自身優(yōu)勢。
一、事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢
電子檔案不僅涵蓋了紙質(zhì)檔案存儲記錄的一切優(yōu)點(diǎn)，它還開辟了許多其他領(lǐng)域的存儲功能，例如儲存音頻，視頻，圖像等更全面地檔案信息。它省時省力，便于查找，信息的綜合性強(qiáng)，在很大程度上提升了檔案信息的利用率，減輕了管理人員的工作強(qiáng)度。具體說來，事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢主要有以下幾點(diǎn)：
（一）方便、高效、快捷
事業(yè)單位使用電子檔案管理，電腦工作替代了人力勞動，從而大大減少了從事檔案管理人員的勞動量，降低了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，同時又提高了工作效率。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，又降低了傳遞成本。不僅如此，電子檔案管理也提高了信息的集中性，綜合各類相關(guān)信息集一體，避免信息查詢時出現(xiàn)遺漏。大多電子檔案存儲都是依托于表格的形式，這樣繁瑣的資料檢索就變得一目了然，方便快捷。此外，電子檔案信息存入電腦，這樣就不易丟失，也不容易被他人更改，提升了檔案信息的保密性和安全性。
（二）提高了檔案信息的利用率
檔案存儲的目的就在于對其信息的使用。而要提供有充分利用價值的檔案，就必須要有信息量充足完善的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的利用紙張進(jìn)行立卷，立卷人根據(jù)自己對信息的理解來進(jìn)行操作，這就使得各份文檔卷宗的標(biāo)準(zhǔn)很難達(dá)到完全的統(tǒng)一，從而影響了文檔信息的質(zhì)量和使用價值，給以后的使用工作帶來很大不便。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，使得立卷工作有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，大大的提高了心里的利用率。此外，立卷工作量的減少，給立卷人員提供了更多的時間來進(jìn)行立卷工作的探索和研究。
二、我國事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理存在的問題
過分依賴電腦等電子設(shè)備，忽視其不安全因素。事業(yè)單位中常見的情況有，電腦等存儲設(shè)備陳舊，硬件設(shè)施落后，無法適應(yīng)當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)，不能很好的進(jìn)行存儲和網(wǎng)絡(luò)傳輸。其次是一些配套軟件的質(zhì)量落后，不及時安裝更新，對于一些新型病毒不能有效抵御。電子檔案管理人員安全意識淡薄，不注重電腦加密，不注重對檔案信息的保密和保護(hù)。電子檔案管理工作沒有特殊的工作區(qū)域，與其他部門工作人員混雜在一起，不做工作分區(qū)。不僅如此，電子檔案管理立卷人員還沒有從紙質(zhì)立卷的工作模式中解放出來，不適應(yīng)新的電子檔案管理模式，不能合理立卷。另外，目前還沒有明確健全的管理制度，對電子檔案管理工作人員沒有明確的制度約束，不能確保信息的安全性。
三、電子檔案管理的方法及建議
（一）確保電子檔案管理工作的安全性
電子檔案管理工作的重中之重是確保其安全性。首先要具備充足的安全意識。依托于電腦存在的電子檔案，具有不穩(wěn)定性，電腦自身硬件問題，斷電，網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害，辦公軟件的不健全都會對電子檔案的生成、存儲、共享帶來損壞或丟失，給存檔工作造成巨大損失。不僅如此，各種不穩(wěn)定的因素就要求了立卷人員在存檔工作中必備的安全意識。及時對辦公軟件修護(hù)和升級，對電腦硬件及時檢修，輸入信息之后養(yǎng)成及時保存的習(xí)慣，加大對網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的投入，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)管理，做到網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)，做到計(jì)算機(jī)的定期更新和升級，防止病毒的入侵。另外，還要完善電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，通過確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全才能確保電子檔案的安全以減少不必要的損失。
（二）注重對檔案管理人員技能的培訓(xùn)和專業(yè)水平的提高
要提升立卷人員計(jì)算機(jī)技能，進(jìn)行定期的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)。電腦的良好使用，人依然是決定因素。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識的培養(yǎng)是檔案電子化信息化的關(guān)鍵所在，這就要求每位立卷人員要在當(dāng)前的電子管理形勢下，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)的認(rèn)識及軟件的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，從而提高電子檔案管理工作的質(zhì)量和效果。
（三）以完善的管理制度做權(quán)限約束和監(jiān)督
加強(qiáng)對檔案管理人員權(quán)限的管理，來確保電子檔案信息的安全性。不僅如此，還要加強(qiáng)對內(nèi)部人員的監(jiān)督，普及《檔案法》等法規(guī)制度，強(qiáng)化管理意識和安全保密意識，使一切電子檔案管理工作有法可依，井井有條。
1 電子檔案的特點(diǎn)優(yōu)勢
1.1 保密性強(qiáng)
相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整卷查閱所帶來的風(fēng)險，現(xiàn)在所使用的電子檔案可以實(shí)現(xiàn)部分查閱，這就在一定程度上降低了檔案被泄露的風(fēng)險性。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案查閱時，因?yàn)樗械臋n案信息都是連在一起的，所以，不可避免的會看到一些所查閱資料之外的信息，不利于檔案的保密[1]。檔案查閱時，只能夠接觸所需的單份文件，而無法了解其他內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了文件的保密。同時，電子檔案的查閱是利用計(jì)算機(jī)的技術(shù)，改變了紙質(zhì)檔案查找時的困難。
1.2 高效、快捷
電子檔案是電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不但能夠降低工作人員的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率，也能讓查閱檔案的人高效、快速的獲取信息。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，極大的方便了檔案管理，避免了檔案歸檔和查找的繁瑣，讓工作人員從人力的耗費(fèi)中解脫出來[2]。同時，可以分散工作量，實(shí)現(xiàn)隨機(jī)歸檔，減少了歸檔和整理的時間，更方便進(jìn)行檢索，提高了信息的獲取效率。因此可看出，高效；便捷是電子檔案最大的優(yōu)勢。
1.3 提高檔案的使用效率
對檔案的進(jìn)一步加工、利用是檔案管理工作的主要目的，電子檔案可復(fù)制、能重復(fù)使用的特點(diǎn)，更能滿足檔案加工的需要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)立卷工作是有檔案管理人員按照自己的認(rèn)識水平進(jìn)行操作的，由于每個人的認(rèn)知是不一樣的，這就造成了檔案標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，既影響了檔案整體的質(zhì)量，又不利于檔案今后的使用[3]。同時，在進(jìn)行人工歸檔時會浪費(fèi)掉大量的時間，從而導(dǎo)致了管理人員沒有時間進(jìn)行編研工作，不利于管理水平的提高。
電子檔案的使用既可以提高工作人員的工作質(zhì)量和工作效率，又能夠減輕工作人員的壓力，讓工作人員把更多的時間和精力投入到編研工作之中，從而提高檔案管理的水平。
1.4 及時補(bǔ)漏增缺
傳統(tǒng)文書在資料收集時，如果出現(xiàn)漏記、漏交的情況，為了及時的增缺補(bǔ)漏，就要把文書進(jìn)行拆卷重做，這樣既浪?M了人力、物力、財(cái)力，又降低了工作效率。如果電子檔案中出現(xiàn)了問題，可以直接利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行修改、更正，更加方便、快捷，省時省力，讓檔案隨時保持在最新狀態(tài)。
2 電子檔案管理中存在的問題
2.1 管理不規(guī)范
紙質(zhì)檔案的使用時間較長，管理人員已經(jīng)逐漸形成了保存紙質(zhì)檔案的意識。而由于電子檔案的使用時間不長，檔案人員單純的認(rèn)為只要將檔案信息錄入系統(tǒng)等存儲設(shè)備就可以，疏忽了對于電子檔案載體U盤、移動硬盤、光盤等的管理，沒有對其中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，隨意進(jìn)行放置，最終導(dǎo)致設(shè)備丟失，檔案資料的外泄。另外，在技術(shù)安全方面，沒有采用一定的防復(fù)制技術(shù)，不利于檔案的安全。同時，管理者對于文件備份的要求太過籠統(tǒng)，沒有明確具體備份的文件、備份所采用的設(shè)備等，給工作人員的工作帶來了一定的困擾，導(dǎo)致電子檔案備份管理混亂。最后，電子檔案的管理比較分散，沒有建立一個完整的體系，不利于信息的獲取和交流。
2.2 檔案管理人員素質(zhì)不高
新的檔案管理方式的使用給事業(yè)單位檔案管理人員提出了更高的要求，為了充分發(fā)揮、利用電子檔案的優(yōu)勢，檔案管理人員必須要在具備高的職業(yè)道德水準(zhǔn)和自我約束力的前提下，熟練操作計(jì)算機(jī)以及相關(guān)的應(yīng)用軟件。結(jié)合實(shí)際情況，我國現(xiàn)階段的檔案管理人員由于日常工作量比較大，無法集中進(jìn)行電子檔案管理工作，并且部分人員對于計(jì)算機(jī)操作存在著一定的障礙。另外，現(xiàn)在的崗位人員具有較強(qiáng)的流動性，頻繁的人動不利于電子檔案管理工作的長期進(jìn)行。
2.3 電子檔案安全問題
電子檔案是依托于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)而發(fā)展的，具有信息技術(shù)資料健全、高效、便捷特點(diǎn)的同時，也相應(yīng)的傳承了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的缺點(diǎn)，即安全性問題。在進(jìn)行電子檔案的發(fā)送、接收、保管和歸檔時，可能會被篡改、偽造、泄密、竊聽，或者遭到病毒入侵、黑客攻擊等。由于電子檔案的保護(hù)措施不到位，相關(guān)人員資料信息被泄露的情況頻頻發(fā)生，給這些人員的安全帶來了一定的隱患。
3 電子檔案管理的創(chuàng)新性對策
3.1 建立健全相關(guān)的規(guī)章制度
建立健全電子檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)施高效、科學(xué)、規(guī)范的管理，讓電子檔案管理走出無序化狀態(tài)。電子檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用已經(jīng)非常普遍，但是由于缺乏檔案之間的聯(lián)系，導(dǎo)致無法進(jìn)行集中管理。為了充分的開發(fā)利用電子檔案，發(fā)揮其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善電子檔案的管理制度。詳細(xì)規(guī)定電子檔案的制作、審查、收集、保管、整理等環(huán)節(jié)，并且結(jié)合事業(yè)單位的特點(diǎn)對檔案進(jìn)行補(bǔ)充和完善。電子檔案管理制度是檔案管理工作的依據(jù)，有利于規(guī)范工作人員的行為，實(shí)行檔案的統(tǒng)一集中管理。
3.2 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員
電子檔案的管理水平是由檔案管理人員所決定的，因此，在進(jìn)行電子檔案管理時，必須采用專業(yè)的管理人員。首先，在進(jìn)行人員聘用時，要選用一些專業(yè)知識強(qiáng)，并且計(jì)算機(jī)技術(shù)過硬的高素質(zhì)復(fù)合型人才。其次，對于已有的檔案管理人才要進(jìn)行定期的培訓(xùn)教育，提高他們的計(jì)算機(jī)技術(shù)和職業(yè)道德。之后，由于電子檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性較強(qiáng)的一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，所以，要盡量避免人員的流動或?qū)⑷藛T流動控制在合理的范圍內(nèi)，以保障工作的延續(xù)性和長期性。
3.3 提高電子檔案的安全性
電子檔案的安全是電子檔案管理中的一大重點(diǎn)，首先，要設(shè)置訪客權(quán)限，根據(jù)檔案的保密程度設(shè)置權(quán)限，劃分讀取人群，保障電子檔案的機(jī)密性。其次，對一些保密性較強(qiáng)的檔案設(shè)置使用期限，控制使用范圍。另外，電子檔案的管理人員要開啟電子檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控和自動記錄功能，防止檔案的外流。
3.4 加大資金投入
檔案管理中所使用的設(shè)備軟件的質(zhì)量好壞，在一定程度上影響了檔案管理的水平，要想改善這種情況，必須加大資金的投入。檔案管理人員可以向相關(guān)部門申請經(jīng)費(fèi)，改善檔案管理的設(shè)備和工作條件，現(xiàn)代化設(shè)備的使用可以極大的提高工作效率，降低工作人員的壓力。另外，使用一些保密性強(qiáng)的應(yīng)用軟件，提高檔案管理的安全性。
