時(shí)間：2023-06-02 15:19:51
序論：在您撰寫檔案管理工作時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
在日益迅速發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，檔案工作已成為各個(gè)企事業(yè)單位的重要組成部分，它在一定程度上推動(dòng)并維護(hù)著各企事業(yè)單位的發(fā)展。檔案管理的現(xiàn)代化突出表現(xiàn)在檔案的信息化建設(shè)方面，它是信息時(shí)展的必然趨勢(shì)。隨著資源系統(tǒng)局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，加強(qiáng)基層檔案管理的現(xiàn)代化水平已迫在眉睫，此項(xiàng)工作的完成，將會(huì)把檔案載體從紙質(zhì)發(fā)展轉(zhuǎn)換為全面錄入的電子文檔，為社會(huì)提供高效率服務(wù)。本文從完善各項(xiàng)規(guī)章制度、提高信息化管理水平和提高管理人員素質(zhì)等方面來(lái)闡述如何在新形勢(shì)下更新理念，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。
1 當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀
近年來(lái)，隨著信息化的發(fā)展，檔案管理工作遇到了前所未有的挑戰(zhàn)，集中表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.1 檔案管理制度不健全。近幾年，管理基層制定了一些檔案管理制度，但是從檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價(jià)值；二是因保管制度不健全、基礎(chǔ)設(shè)施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生；三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。這些都極大地影響了對(duì)檔案的研究和利用。
1.2 信息化水平低。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來(lái)單一的紙質(zhì)載體發(fā)展為紙質(zhì)、電子等多種載體共存的局面。然而通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不少高校企業(yè)信息化水平依然很低，沒(méi)有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工。此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴(yán)重制約了檔案工作的發(fā)展。
1.3 檔案管理人員素質(zhì)不高。一是缺乏專門的檔案管理人才，不少單位的檔案管理人員是兼職人員，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)；二是對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，只把檔案工作當(dāng)作一件附屬的工作，缺乏積極性和主動(dòng)性；三是計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平不高和實(shí)際操作能力低，不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。
2 檔案管理的創(chuàng)新措施
2.1建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)
建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并完善相關(guān)的法律法規(guī)，能有效的對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行保護(hù)，極大的促進(jìn)了檔案管理工作的順利進(jìn)行。檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化能很好的適應(yīng)信息時(shí)代檔案資料管理工作的需要。由于現(xiàn)階段的檔案包含范圍越來(lái)越廣泛、復(fù)雜，所以檔案管理部門必須嚴(yán)格遵守檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化原則，對(duì)檔案的收集、整理、編制、檢索及防霉防蟲等基礎(chǔ)工作都應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。還應(yīng)按照國(guó)家規(guī)定的一系列標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行對(duì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化管理，從而為檔案管理工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2.2 提高檔案管理人員的水平與素養(yǎng)
2.2.1 檔案的管理人員必須具備較高的管理水平與政治素養(yǎng)，若是政治素養(yǎng)與水平較低就會(huì)對(duì)檔案管理工作的開展帶來(lái)阻礙。因此，應(yīng)加強(qiáng)提高檔案管理人員管理水平與政治素養(yǎng)，認(rèn)真學(xué)習(xí)先進(jìn)思想，著力提高管理水平，從而與檔案管理工作實(shí)際相結(jié)合為檔案事業(yè)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
2.2.2 檔案的管理人員必須具備良好的職業(yè)道德，培養(yǎng)和樹立愛崗敬業(yè)、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，堅(jiān)持遵守自身的職業(yè)道德規(guī)范來(lái)約束自身的各項(xiàng)行為，從而提高檔案管理水平和為社會(huì)服務(wù)的質(zhì)量。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真對(duì)待工作，做到尊重檔案、尊重歷史，堅(jiān)持立檔和用檔的真實(shí)可靠性，并恪盡職守，努力強(qiáng)化自身的保密觀念，以便保證檔案安全。
2.2.3 檔案的管理人員必須具備專業(yè)的管理知識(shí)水平，有扎實(shí)的基礎(chǔ)，熟悉并掌握檔案管理工作的方法與規(guī)律，并在了解檔案管理工作的基礎(chǔ)上，與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)來(lái)不斷豐富自身知識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作由傳統(tǒng)方式向信息化的轉(zhuǎn)變。
2.2.4 檔案的管理人員必須具備優(yōu)秀的創(chuàng)新意識(shí)，不斷開拓創(chuàng)新。只有不斷的創(chuàng)新才能帶來(lái)足夠的動(dòng)力，從而不斷推進(jìn)檔案管理工作向前發(fā)展。檔案的管理人員應(yīng)注重新事物的發(fā)現(xiàn)，并在基于對(duì)新問(wèn)題、新方法的研究分析上進(jìn)行創(chuàng)新，努力推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。
2.3 信息化服務(wù)創(chuàng)新
隨著信息化建設(shè)的不斷加深，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不再適應(yīng)信息時(shí)代檔案資料管理工作的需要，檔案管理信息化已成必然趨勢(shì)。信息化檔案管理在內(nèi)容、服務(wù)方式、創(chuàng)意方面都較過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理工作有著天差地別。信息化檔案管理將給檔案管理工作提供巨大的發(fā)展空間和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)的低門檻和便捷，使得用戶群越來(lái)越多，相對(duì)的信息服務(wù)的要求也越廣。因此，檔案管理人員必須對(duì)信息化檔案管理有充分的了解，并正確的樹立信息服務(wù)的理念。隨著檔案管理的信息化，在信息服務(wù)方式上也應(yīng)不斷創(chuàng)新，充分考慮用戶對(duì)信息利用的需求，從而在信息服務(wù)上增加新的理念和要求，為用戶提供一個(gè)全面的滿足其需求的信息利用平臺(tái)，不僅能更好的滿足用戶的需求，突出用戶的權(quán)益，提供信息服務(wù)效率，更能充分體現(xiàn)出信息服務(wù)的人性化、主動(dòng)性及重要性。
2.5加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
2.5.1 應(yīng)建立明確的檔案歸檔制度。檔案屬于檔案局所有，所有建立檔案并進(jìn)行保護(hù)是局工作人員應(yīng)盡的義務(wù)。建立檔案應(yīng)對(duì)其進(jìn)行仔細(xì)分類并定期進(jìn)行歸檔，而后妥善保管。建立明確的檔案歸檔制度后，對(duì)制度的實(shí)際執(zhí)行情況，檔案管理人員必須積極跟蹤督辦，并要求相關(guān)人員積極配合，從而確保檔案歸檔制度貫徹落實(shí)。
2.5.2 嚴(yán)格遵循檔案管理流程。檔案的管理流程主要包括有管理單位、文件點(diǎn)收和整理、檔案分類、檔案名稱與編號(hào)、歸檔與檔案清理、保存期限、檔案清理、調(diào)卷程序、調(diào)卷管理等。作為檔案管理人員必須熟悉并掌握流程，并嚴(yán)格遵循檔案管理流程，從而確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。
2.5.3 建立并完善檔案管理制度。在進(jìn)行建立并完善檔案管理制度時(shí)應(yīng)充分結(jié)合實(shí)際工作情況進(jìn)行，不同地方的局有不同的制度。其主要包括檔案人員責(zé)任制、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案保管制度、文件材料立卷歸檔制度等。
2.5.4 建立健全管理制度，全面提高檔案管理工作的規(guī)范化。一是要嚴(yán)格做好文件的收集、整理、歸檔工作。按照上級(jí)有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合本單位辦部門實(shí)際，進(jìn)一步細(xì)化規(guī)定，制定檔案管理工作有關(guān)程序的工作流程，確保“檔案資料收集全、整理規(guī)范、歸檔全面”。二是要建立檔案管理制度，對(duì)產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度；建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，保證檔案管理規(guī)范有序。同時(shí)，在建立健全有關(guān)管理制度時(shí)，必須準(zhǔn)手以下幾個(gè)原則：一是合理科學(xué)。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理工作需要為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。二是簡(jiǎn)明實(shí)用。各項(xiàng)管理制度必須以具有可操作性為前提，以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，更好地發(fā)揮各項(xiàng)管理制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。三是堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。四是嚴(yán)肅性。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
3 結(jié)束語(yǔ)
檔案業(yè)務(wù)是檔案工作者圍繞檔案，利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為單位內(nèi)部和外部服務(wù)的工作，是一個(gè)單位整體工作的組成部分，是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。隨著電力事業(yè)的快速發(fā)展，各單位意識(shí)逐步提高，檔案管理水平也日趨成熟?？梢哉f(shuō)，檔案信息作為一種人文資源，以其原始性、真實(shí)性、無(wú)可替代性的特點(diǎn)，在推動(dòng)電力工作發(fā)展中正彰現(xiàn)其積極的促進(jìn)作用。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，以及我國(guó)高等教育改革的日益深化，高校檔案管理工作發(fā)生了巨大變化。為適應(yīng)新形勢(shì)，更好地發(fā)揮檔案的作用，跟上時(shí)展的步伐，高校檔案管理工作必須更新理念，在完善各項(xiàng)規(guī)章制度，提高信息化管理水平和提高人員素質(zhì)等方面狠下功夫。
參考文獻(xiàn)：
一、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，明確檔案工作的重要性
作為檔案管理人員，必須高度重視自己肩上擔(dān)負(fù)的工作，明確檔案工作的重要性，作為單位的領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該高度重視。首先要給檔案室提供一個(gè)安全、防潮、防塵、防有害生物和防污的場(chǎng)地。而且場(chǎng)地寬敞、便于工作，具備良好的衛(wèi)生環(huán)境。同時(shí)配備相應(yīng)的安全防范設(shè)備，提供便于工作的配套設(shè)施。一切從有利于檔案管理工作，把檔案工作放到首位，使檔案工作切實(shí)服務(wù)于單位管理。
二、加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，努力提高檔案管理工作的質(zhì)量
選拔的檔案工作人員必須有高度的工作責(zé)任心，有一定的文化基礎(chǔ)，有扎實(shí)、細(xì)心、吃苦耐勞的工作態(tài)度。把有一定工作經(jīng)驗(yàn)的，有專業(yè)職稱的專業(yè)人員留下來(lái)，不要因在崗人員編制的限制，而讓外行充數(shù)、補(bǔ)缺。有條件的單位還可以定期讓工作人員去培訓(xùn)或者聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的業(yè)務(wù)精英來(lái)講課，使管理人員充實(shí)知識(shí)、開闊視野、提高認(rèn)識(shí)、提高業(yè)務(wù)水平。
三、加強(qiáng)法制意識(shí)，做好檔案工作的保密性
檔案工作是服務(wù)于員工，服務(wù)于事業(yè)發(fā)展的工作。在必要時(shí)候出具證明材料是檔案管理工作的性質(zhì)和需求，我們必須積極配合，從實(shí)而來(lái)。然而有時(shí)必不可少的會(huì)出現(xiàn)一些員工為了自己的工資需求、關(guān)系調(diào)動(dòng)需求或其他一些個(gè)人利益的種種需求，拉關(guān)系、走后門讓工作人員出具證明、假材料等等，這時(shí)候就是對(duì)檔案工作人員個(gè)人素質(zhì)的考驗(yàn)，有的人經(jīng)不起人情面子，金錢利益的誘惑，給予提供方便。給國(guó)家、集體、他人造成不必要的浪費(fèi)，損害。有的甚或引起官司糾紛等等。所以作為檔案管理人員在接受此項(xiàng)工作之前，就必須進(jìn)行這項(xiàng)工作的專業(yè)學(xué)習(xí)。杜絕此類事情的發(fā)生。
四、建立健全檔案管理制度，使檔案工作行之有效地發(fā)展
各級(jí)各類檔案館，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。所以，我們負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員必須嚴(yán)格按照檔案管理制度辦事，使檔案工作能夠行之有效地開展。
五、建立高效的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)用現(xiàn)代化管理辦法，使檔案管理工作事半功倍
在新形勢(shì)下，國(guó)家檔案局頒布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》這是“十五”計(jì)劃期間全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的唯一一個(gè)專項(xiàng)規(guī)劃。在“十五”期間，全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)是：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、信息化建設(shè)、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館。開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務(wù)，加快推動(dòng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和人才隊(duì)伍建設(shè)。由此可見檔案信息化管理是與時(shí)俱進(jìn)的，是時(shí)代的需要。同樣它也是對(duì)我們檔案管理工作快速、優(yōu)質(zhì)、事半功倍的提高工作效率的有力工具。我們要正確有力地發(fā)揮和使用。
六、與時(shí)俱進(jìn)，要有與新時(shí)期檔案事業(yè)相適應(yīng)的知識(shí)程度
一、管理檔案的庫(kù)房要恰當(dāng)設(shè)置
對(duì)于檔案庫(kù)房選定與設(shè)立，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定去設(shè)立。在工作交流中我看到一些單位檔案管理室就附設(shè)辦公樓內(nèi)，一看就是隨意而設(shè)的。這種做法十分不可取，因?yàn)樗鼤?huì)從側(cè)面反映一個(gè)單位的形象，一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)力度和領(lǐng)導(dǎo)才能，這是千萬(wàn)不可小視。盡管有的單位采取了信息化，但是檔案材料以紙質(zhì)的形式還是不可少的。所以要知道不是任何一間辦公室都可作為檔案室的。對(duì)于檔案房間選擇要注意這幾點(diǎn):一，要通風(fēng)。二，房間要細(xì)查，不能有雨天漏水或從窗戶向里滲水的現(xiàn)象。如果不注意這些，就會(huì)給檔案管理工作給帶來(lái)不必要的麻煩;三，有些時(shí)候也不能不妨一些偷盜現(xiàn)象，特別遇到一些重大考試期間，有些單位以為檔案室最安全，而把試卷放到檔案室里，如果檔案室門窗不結(jié)實(shí)，將會(huì)出現(xiàn)意想不到的后果，這樣的情況已經(jīng)出現(xiàn)過(guò)了，其結(jié)果也受到了嚴(yán)重的處罰。所以，門窗要有防盜措施。四:檔案管理室的牌子要整潔而美觀。這樣能體現(xiàn)一個(gè)單位對(duì)檔案管理的重視，并提升一個(gè)單位人員及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作的基本素質(zhì)。
二、把好檔案材料的收集和來(lái)源
對(duì)于檔案材料的收集和來(lái)源要確切，合理，正規(guī)。再結(jié)合單位自身的體質(zhì)，將檔案材料進(jìn)行有條理的整理。在整理過(guò)程中，要調(diào)動(dòng)單位內(nèi)每一位員工的積極性，給他們做好宣傳工作。由于單位與單位的性質(zhì)差異，有的單位人員重視自己檔案，而有的單位人員對(duì)檔案用途不清楚也不過(guò)問(wèn)，在這方面我也做過(guò)詳細(xì)調(diào)查:調(diào)查結(jié)果真讓人吃驚。他們大多數(shù)的觀點(diǎn)是:一，檔案沒(méi)什么用，只要人在單位就行，更有甚者，工作來(lái)回調(diào)也不知道檔案留在哪個(gè)單位了。二，還有的檔案一直在自己手里，單位根本就沒(méi)要，而自己也沒(méi)有主動(dòng)交等等。當(dāng)然這些現(xiàn)象也說(shuō)明了另外一個(gè)問(wèn)題那就是有的單位在檔案管理這方面是一塌糊涂。還有，有些單位的檔案不僅僅是單位有關(guān)單位工作人員的檔案，還有其他的檔案。例如，疾控中心，醫(yī)院等等，這些單位還有許多病號(hào)的檔案材料，并且有的非常重要。就拿我們疾控中心來(lái)說(shuō)，對(duì)于每一位患者我們都要給其備檔，并且材料要求整個(gè)病理檢查都要詳細(xì)。那么我們要怎么辦?才能做好管理呢?這就要求我們檔案管理工作者對(duì)工作要嚴(yán)格要求自己，要負(fù)起責(zé)任，要與領(lǐng)導(dǎo)交流，尋找好方法調(diào)動(dòng)起單位人員重視自己的檔案。調(diào)動(dòng)起工作人員在收集病號(hào)病理材料時(shí)，做到細(xì)致完整，準(zhǔn)確。檔案管理工作者要一絲不茍，不能馬馬虎虎，草草了事，一定把好質(zhì)量關(guān)。干部人事檔案材料收集時(shí)要求:及時(shí)主動(dòng)不拖沓、全面準(zhǔn)確合事實(shí)、保質(zhì)保量不虛假、安全保密責(zé)任強(qiáng)。
三、提高管理人員的素質(zhì)
首先:隨著檔案數(shù)量的增大，以及數(shù)字化的發(fā)展，加之檔案材料的種類越來(lái)越多，還按照過(guò)去的管理方法，已經(jīng)趕不上時(shí)代要求，所以要求管理檔案人員加緊充電和學(xué)習(xí)，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能高效率地解決新形式下出現(xiàn)的新問(wèn)題;才能與社會(huì)同類行業(yè)的工作部門接軌。其實(shí)檔案管理也是一門專業(yè)性較強(qiáng)的職業(yè)，它要求檔案管理工作者不僅要懂得檔案管理知識(shí)，更要適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的電子化，數(shù)據(jù)信息化的要求，檔案管理人員平時(shí)要不間斷的加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好的為檔案管理服務(wù)。如果提高了管理檔案人員的素質(zhì)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)這個(gè)平臺(tái)，工作效率大大提高，并能更好的加工整合各種數(shù)據(jù)，進(jìn)而方便快捷的存儲(chǔ)檔案信息，并更有調(diào)理的整理，查找起來(lái)應(yīng)用起來(lái)更方便，便快捷。所以要求管理檔案人員掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)是必須的，也是適應(yīng)工作需要，適應(yīng)社會(huì)需要。
四、提高檔案管理質(zhì)量
檔案管理工作在單位里是一項(xiàng)非常重要的工作，這個(gè)工作不能大意更不能馬虎，也就是管理質(zhì)量要提高，管理體質(zhì)要嚴(yán)格，管理方法要靈活，管理程序要有調(diào)理。特別是檔案的質(zhì)量是重中之重。提高檔案管理質(zhì)量，可以為單位提供有效的及時(shí)的，正確的人才信息。那么又如何提高檔案管理質(zhì)量呢?第一，首先從硬件來(lái)講，檔案柜要經(jīng)常打掃，清楚里外的污垢。第二，對(duì)于一些破損的檔案要及時(shí)整理，不要不管不問(wèn)。第三，對(duì)于檔案管理人員接到新檔案材料時(shí)，要做到心中有數(shù)，細(xì)致檢查做到準(zhǔn)確無(wú)誤。
五、注意檔案的交接
關(guān)鍵詞：檔案；檔案管理；文書檔案；聲像檔案
古代人為了記憶，采取“結(jié)繩”和“刻契”的方法用于保存記憶、進(jìn)行溝通與交流。人類不能失去記憶，人類社會(huì)不能沒(méi)有記憶工程，而傳承記憶的工具之一便是檔案。檔案能夠幫助我們?cè)跉v史的長(zhǎng)河中追溯事實(shí)的來(lái)龍去脈。
1 檔案的含義
《中華人民共和國(guó)檔案法》明確規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”它也有自己的含義：檔案是過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的；檔案是保存?zhèn)洳榈奈募?；檔案的形式是多種多樣的，檔案的形式是指檔案的載體形態(tài)和記錄與表達(dá)方式；檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，檔案是人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成和產(chǎn)生的各種材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是當(dāng)時(shí)活動(dòng)最為原始的記錄，不是事后另行編寫和隨意收集來(lái)的。
2 檔案的分類
科學(xué)分類是實(shí)施科學(xué)管理的基礎(chǔ)。標(biāo)準(zhǔn)不同、角度不同，分類的結(jié)果便會(huì)不同。在現(xiàn)代社會(huì)有一種較為流傳，并被廣泛接受的分類方法，即以內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分成文書檔案、科技檔案和專門檔案三大類別。①文書檔案也稱黨政檔案、行政檔案，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)中形成的檔案材料。例如。國(guó)家行政機(jī)關(guān)發(fā)出和收到的命令、指示、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、決議、通知等，在辦理完畢歸檔保存后，即為文書檔案。②科技檔案是由生產(chǎn)技術(shù)應(yīng)用與管理、基本建設(shè)、科學(xué)研究活動(dòng)中產(chǎn)生和使用的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料等科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。這些檔案多集中在工廠、礦山、設(shè)計(jì)院、研究院和地質(zhì)、測(cè)繪、水文、氣象、建筑等部門。③專門檔案是指一些社會(huì)機(jī)構(gòu)和組織在某些專門業(yè)務(wù)工作中形成的檔案材料。如人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、工商檔案、稅務(wù)檔案、教學(xué)檔案、訴訟檔案等。
3 檔案管理工作
1、文書檔案管理，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的文件。收集工作是文書檔案管理工作的起始環(huán)節(jié)，與其他各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相比，它處于一種特殊地位。特別是在簡(jiǎn)化檔案整理工作、強(qiáng)化檔案利用工作、突出館（室）藏特色的今天，檔案的收集工作已變得越來(lái)越重要。文書檔案收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)；文書檔案收集工作的質(zhì)量決定了文書檔案管理工作的質(zhì)量。
各個(gè)單位在日常工作中會(huì)形成和使用大量文件，其中具有查考、憑證價(jià)值、需要整理歸檔的文件只是一部分。為了防止出現(xiàn)“有文必檔”的現(xiàn)象。文書部門與檔案部門對(duì)收集到的文件材料必須按照鑒定原則和檔案保管期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際審慎地進(jìn)行鑒定。檔案收集工作實(shí)際上是要解決檔案形成的分散性與管理的集中性之間的矛盾。為使各部門形成的文件能夠按要求移交到檔案室集中保管，檔案部門在收集工作中必須重視調(diào)查，掌握應(yīng)歸檔文件在分散、流動(dòng)、管理和使用等方面的信息。
文檔工作收集的方法，嚴(yán)格按照本單位歸檔制度的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行接收，一個(gè)單位即使建立了歸檔制度，也會(huì)出現(xiàn)有些文件不能按照歸檔要求及時(shí)歸檔的情況，特別是未經(jīng)收發(fā)登記的文件，在歸檔時(shí)往往容易被遺漏。如領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)、參觀、考察或參加各種會(huì)議帶回的有價(jià)值的文件材料，很容易分散在個(gè)人手中。因此，除了制定文書檔案的歸檔制度外，各單位還要建立相關(guān)制度，采取必要的控制措施，確保零散文件也能齊全歸檔。
2、聲像檔案管理，聲像檔案是有別于紙質(zhì)載體檔案的特殊載體檔案中的一種。是國(guó)家檔案全宗的重要組成部分，也是一個(gè)立檔單位一般所必備的檔案種類。聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值的，以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。
聲像檔案記錄的是社會(huì)發(fā)展中人們活動(dòng)的聲音和圖像，因此反映的客觀事物直觀形象，活靈活現(xiàn)。比如中華人民共和國(guó)開國(guó)大典、港澳回歸、中華人民共和國(guó)建國(guó)60周年等氣勢(shì)雄偉的場(chǎng)面與情感如實(shí)的反映和再現(xiàn)。
聲像檔案容易被復(fù)制，且難以區(qū)別檔案的原件與復(fù)制件。如一盤重要的錄音磁帶。母帶與復(fù)制轉(zhuǎn)錄帶僅從外觀及效果上很難區(qū)別。同時(shí)科技的快速發(fā)展，使得影像資料及其容易復(fù)制。就聲像資料的這一特點(diǎn)給聲像檔案資料的搜集工作帶來(lái)了一定的困難。工作活動(dòng)中形成的照片，錄音、錄像磁帶，同樣要收集歸檔，這在有的基層單位沒(méi)有得到重視。因此，檔案人員必須做聲像資料搜集的宣傳工作。在各單位，聲像材料的主要產(chǎn)生渠道是宣傳部門、領(lǐng)導(dǎo)部門、綜合部門等。搜集工作要著眼于平時(shí)，當(dāng)一項(xiàng)會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束時(shí)，及時(shí)搜集資料。
3、人事檔案管理，人事檔案是有別于文書檔案、科技檔案的專門檔案之一。人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才、工作表現(xiàn)的以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備考察的文字、表格和其他各種形式的歷史記錄。人事檔案主要源于一定單位的人事管理活動(dòng)。它是考察了解員工的重要手段和依據(jù)；也是澄清個(gè)人問(wèn)題的憑證，同時(shí)也可以為日后的人物傳記和專業(yè)史的寶貴資料。
4、檔案管理工作的現(xiàn)代化，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)改變了人類的工作與生活。檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)實(shí)施現(xiàn)代化管理。檔案管理現(xiàn)代化涉及到檔案從搜集到管理以及應(yīng)用的各個(gè)環(huán)節(jié)。它的任務(wù)是如何最大限度的延長(zhǎng)檔案的壽命，如何利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，如何應(yīng)對(duì)電子文件搜集、積累、整理、形成電子檔案。如何實(shí)施現(xiàn)代化管理，最關(guān)鍵的是檔案工作人員信息化水平的提高，需要員工掌握現(xiàn)代技術(shù)。
參考文獻(xiàn)
[1]左麗娜.檔案管理現(xiàn)代化的早日實(shí)現(xiàn)[J]今日科苑，2007，（16）.
一、高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
今年以來(lái)，我局高度重視機(jī)關(guān)檔案管理工作，將機(jī)關(guān)檔案管理工作納入工作日程，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，真正做到了認(rèn)識(shí)到位，組織到位，措施到位。XX年，新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子調(diào)整后，及時(shí)調(diào)整了安陽(yáng)市文化局檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并把檔案工作列入全局的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中，把檔案工作作為機(jī)關(guān)管理的一項(xiàng)重要的內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與機(jī)關(guān)其它工作同部署、同組織、同考核。同時(shí)，配備了具有較高專業(yè)素質(zhì)工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了以主管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各職能科室協(xié)助抓的四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
為進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作管理，局機(jī)關(guān)舍得在檔案設(shè)施上投入，局機(jī)關(guān)搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設(shè)立了文書檔案室、人事檔案室；撥出經(jīng)費(fèi)，購(gòu)置檔案柜20余節(jié)，為檔案室配置了計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備，投入資金購(gòu)買安裝了益友檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理在硬件上有了保障，適應(yīng)了現(xiàn)代化管理的需要。
二、加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理
為進(jìn)一步加強(qiáng)我局的檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范機(jī)關(guān)的文書檔案管理，XX年以來(lái),先后制定了《安陽(yáng)市文化局檔案管理辦法》及有關(guān)規(guī)章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關(guān)單位對(duì)文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，同時(shí)，制定了《檔案人員崗位責(zé)任制》和考核、獎(jiǎng)懲制度，并納入機(jī)關(guān)的崗位責(zé)任制，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性。
為規(guī)范檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量，XX年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統(tǒng)》軟件。對(duì)所有須歸檔的文件材料經(jīng)整理后，全部輸入計(jì)算機(jī)管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質(zhì)量。在歸檔過(guò)程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計(jì)算機(jī)打??；文件、材料的歸檔全部使用無(wú)酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質(zhì)，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規(guī)范化、科學(xué)化管理軌道。
四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作
XX年以來(lái)，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財(cái)務(wù)檔案900余卷。其中，XX年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；XX年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務(wù)。并按照市檔案局要求，制訂工作計(jì)劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術(shù)檔案的收集、歸檔工作。協(xié)助市檔案局制作了《崔蘭田藝術(shù)生平展》、《張寶英舞臺(tái)藝術(shù)展》網(wǎng)頁(yè)，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術(shù)生平展》；與市檔案局聯(lián)合出版了《崔蘭田藝術(shù)研究》，為落實(shí)“文化興市”戰(zhàn)略，弘揚(yáng)崔派戲曲藝術(shù)做出了積極貢獻(xiàn)。
五、積極參加檔案培訓(xùn)，完成上級(jí)交辦的任務(wù)
為進(jìn)一步提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓(xùn)班，購(gòu)買了《檔案工作法規(guī)文件與業(yè)務(wù)知識(shí)匯編》、《歸檔文件整理規(guī)則匯編》等重要工具書，對(duì)檔案工作的開展，提供了科學(xué)依據(jù)。XX年上半年，由于機(jī)關(guān)搬遷至東區(qū)黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關(guān)要求，必須在當(dāng)年6月底前向檔案局移交建國(guó)以來(lái)形成的所有文書檔案。在時(shí)間緊、任務(wù)重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調(diào)10余名人員，并在檔案局領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和支持下，完成了近30年的文書檔案與財(cái)務(wù)檔案的整理歸檔任務(wù)，為我局檔案管理邁上新臺(tái)階奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
六、工作中的不足和今后打算
1、加強(qiáng)宣傳工作力度，提高全員檔案意識(shí)。由于對(duì)檔案法規(guī)宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識(shí)。因此，造成歸檔不規(guī)范，歸檔質(zhì)量差等，今后，我們將著力加強(qiáng)檔案法制宣傳，不斷強(qiáng)化檔案意識(shí)。
2、加大資金投入，強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化管理。隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)信息化程度越來(lái)越高。我們將進(jìn)一步加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，有效發(fā)揮檔案的信息功能。加大資金投入，做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，充分發(fā)揮檔案的作用，為推進(jìn)全市文化事業(yè)繁榮發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。
關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；現(xiàn)代檔案管理；利與弊
一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的意義
做好檔案管理基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過(guò)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的不斷完善，加快建立完整有效的現(xiàn)代檔案管理機(jī)制，能夠提升檔案管理事業(yè)的整體水平。
1.幫助建立更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理機(jī)制。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化是檔案管理工作的重要目標(biāo)。高效率的檔案管理基礎(chǔ)工作使查（借）閱者能及時(shí)且高效率、精準(zhǔn)地進(jìn)行檔案查找，這其中增加的時(shí)效性與精確性意味著檔案價(jià)值的整體提升。
2.確保檔案搜索的準(zhǔn)確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)這些工作的細(xì)節(jié)管理和操作，可以有效地避免錯(cuò)誤信息的出現(xiàn)，提高檔案管理工作的效率。
3.提高檔案利用價(jià)值。提升檔案管理基礎(chǔ)工作水平對(duì)于提高檔案利用效率有著重要意義。在對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、錄入、歸檔等基礎(chǔ)工作時(shí)要注意區(qū)分檔案內(nèi)容的程度級(jí)別。檔案分類按照來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。根據(jù)涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對(duì)于內(nèi)容重要的、急迫的檔案優(yōu)先處理，優(yōu)先整理使用，這能有效地增強(qiáng)檔案的使用頻率，提高檔案的利用價(jià)值，達(dá)到檔案使用價(jià)值的最大化。
二、傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代電子檔案管理的對(duì)比研究
傳統(tǒng)檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在，且具有保存價(jià)值的歷史記錄，傳統(tǒng)檔案管理所儲(chǔ)存的主要是紙質(zhì)資料；電子檔案管理的儲(chǔ)存介質(zhì)為計(jì)算機(jī)光盤、硬盤，電子檔案不僅可以在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行儲(chǔ)存，還能通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資料處理與傳送，電子檔案的表現(xiàn)形式是電子文書、電子信件、電子圖表等，隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，人們對(duì)檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理很大程度上不能滿足當(dāng)前的需求，一方面，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢(shì)所趨，另一方面，傳統(tǒng)檔案具有不可替代的優(yōu)勢(shì)，有必要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理雙方利弊的綜合探究。
（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析
1.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性。
（1）兩者的基本原理共通：以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進(jìn)行了有效的整合與優(yōu)化，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；
（2）電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離：傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實(shí)性，傳統(tǒng)檔案資料就是電子檔案真實(shí)性的重要保證；
（3）子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴(kuò)大：電子檔案具有大容量?jī)?yōu)勢(shì)，不僅可以存儲(chǔ)各種各樣的檔案信息，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，在進(jìn)行資料調(diào)用時(shí)具有更好的便利性。
2.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異。
（1）管理方式不同：電子檔案就其本質(zhì)特性來(lái)說(shuō)有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級(jí)管理，檔案管理人員在接收到文件后，可以及時(shí)的給檔案提供一個(gè)具有唯一性的檔案號(hào)，并對(duì)檔案類型進(jìn)行標(biāo)注，而傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對(duì)較大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：電子檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)的載體往往會(huì)老化，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進(jìn)而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不用承擔(dān)病毒或網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。
（3）歸檔方式不同：電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進(jìn)行信息修改不會(huì)留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點(diǎn)在于消除了最初檔案歸類時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的擔(dān)憂，還能將錯(cuò)誤信息進(jìn)行及時(shí)的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進(jìn)行歸檔時(shí)，通常是依照科學(xué)的順序進(jìn)行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進(jìn)行歸檔時(shí)還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進(jìn)行，留有操作痕跡，能有效彌補(bǔ)電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實(shí)性。
（二）電子檔案管理的利與弊
1.電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)。
（1）電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展。電子檔案管理實(shí)行無(wú)紙化辦公模式，對(duì)紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入，還有利于環(huán)保事業(yè)。
（2）電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲(chǔ)、檔案查詢等方面的工作時(shí)間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進(jìn)行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時(shí)效性。
2.電子檔案管理的弊端。
（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機(jī)，如果長(zhǎng)期使用，可能出現(xiàn)資料無(wú)法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護(hù)手段可以采用云技術(shù)等。
（2）企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，由于其操作程序相對(duì)復(fù)雜，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。
（3）電子檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與傳輸時(shí)，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對(duì)電子檔案資料加以防護(hù)。
（4）雖然我國(guó)的檔案管理水平得到了一定的提高，且國(guó)家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對(duì)于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。
三、結(jié)語(yǔ)
相比傳統(tǒng)檔案管理來(lái)說(shuō)，電子檔案管理模式在很多方面都有了提升，表現(xiàn)得最直觀的就是效率，電子檔案管理方式的出現(xiàn)也有利于環(huán)保事業(yè)的開展。但是傳統(tǒng)檔案管理也有著它不可替代的地方，在現(xiàn)階段和將來(lái)的一段時(shí)間里，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者會(huì)相互協(xié)調(diào)著存在，因?yàn)殡娮訖n案管理暫時(shí)還不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，檔案管理工作人員應(yīng)該充分利用二者的優(yōu)勢(shì)，來(lái)提高檔案管理質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)：
一、改變傳統(tǒng)觀念，以現(xiàn)代化的管理理念進(jìn)行檔案管理
現(xiàn)代化的管理理念，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重中之重，正確的現(xiàn)代化管理理念能夠?qū)︶t(yī)院信息化建設(shè)及檔案資源的有效利用起指導(dǎo)作用。首先，應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，不斷樹立先進(jìn)的管理思想，并堅(jiān)持學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，然后采用與之相適應(yīng)的管理方式和方法，以此來(lái)達(dá)到預(yù)定目標(biāo)；其次，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)緊跟我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)與時(shí)俱進(jìn)，改變與現(xiàn)代化檔案管理不相適應(yīng)的思想和管理理念，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽肯冗M(jìn)的科學(xué)技術(shù)和科學(xué)管理的觀念；再次，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)建立與當(dāng)前信息化時(shí)代相適應(yīng)的檔案意識(shí)，轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的重管理輕利用、墨守陳規(guī)的守舊觀念，變被動(dòng)地檔案服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變封閉式為開放式，這樣不僅有利于適應(yīng)現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的要求，同時(shí)也能滿足知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要。
二、加強(qiáng)醫(yī)院硬件設(shè)施建設(shè)，推進(jìn)管理方式現(xiàn)代化
當(dāng)前，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式已經(jīng)很難適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的要求。為此，必須加大基礎(chǔ)設(shè)施及辦公設(shè)備的投入力度，借此來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、電子化及規(guī)范化的檔案管理，充分發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)越性，進(jìn)而提高工作效率和工作質(zhì)量。醫(yī)院應(yīng)按照檔案室的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，為其配置獨(dú)立的辦公室、庫(kù)房和檔案閱覽室等，并購(gòu)置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、檔案密集架以及復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，給檔案管理提供必要的基礎(chǔ)保障。同時(shí)，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院的特點(diǎn)，優(yōu)選最為合適的檔案管理軟件，并組織有關(guān)管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，以此來(lái)促進(jìn)其現(xiàn)代化管理水平的提高。此外，在營(yíng)造良好檔案管理環(huán)境的同時(shí)，還應(yīng)建立并完善規(guī)范的檔案管理體系，充分發(fā)揮出現(xiàn)代化設(shè)備的優(yōu)越性，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)改革現(xiàn)有的管理體系，達(dá)到檔案管理方式現(xiàn)代化的要求。
三、建立健全現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及各項(xiàng)規(guī)章制度
就醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化而言，并不僅僅是由設(shè)施配置網(wǎng)絡(luò)化、信息化決定的，管理方式也同樣有著不容忽視的作用。首先，應(yīng)做到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使管理工作有標(biāo)準(zhǔn)可循、有制度可依，工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)做到目標(biāo)明確、條理清晰，以此來(lái)確保檔案的完整性，防止檔案中最要內(nèi)容遺失的情況的發(fā)生，正確系統(tǒng)地進(jìn)行記錄、存檔。想要做好以上工作，各相關(guān)部門必須統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)；其次，可以說(shuō)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提條件，所以，在軟件的開發(fā)上必須具有較強(qiáng)的實(shí)用性和權(quán)威性。但由于各個(gè)部門采用的軟件系統(tǒng)均有所不同，從而形成了諸多新的載體檔案，若不制定一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，則有可能會(huì)造成這類檔案平白無(wú)故的流失。而現(xiàn)代化的檔案管理在管理方式及方法上均與常規(guī)管理有所不同，如果仍舊以常規(guī)的管理制度來(lái)規(guī)范新的運(yùn)行機(jī)制，效果勢(shì)必會(huì)大打折扣。因此，必須建立并完善新的管理制度；輸入密碼及信息目錄的編制；檔案存儲(chǔ)信息的利用等。只有這樣才能確保醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的順利開展。
四、提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平
無(wú)論任何管理工作的開展，人都是最重要的因素之一。醫(yī)院檔案管理工作本身是一項(xiàng)系統(tǒng)性、專業(yè)性較強(qiáng)的技術(shù)型工作，尤其是在醫(yī)院實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化管理以后，更要求管理人員必須有較高專業(yè)水平。而管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平的高低直接關(guān)系著現(xiàn)代化檔案管理工作是否能夠真正落實(shí)到位。因此，為了確保檔案管理工作的質(zhì)量及現(xiàn)代化檔案管理的順利開展，醫(yī)院應(yīng)采取相應(yīng)的措施不斷提高管理人員各方面的綜合能力，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的要求。首先，醫(yī)院應(yīng)將檔案人員的培養(yǎng)工作歸入到人才培養(yǎng)計(jì)劃當(dāng)中，通過(guò)再教育、專業(yè)培訓(xùn)、開展各類學(xué)習(xí)班更新知識(shí)等方式，建立一支高素質(zhì)、高水平的檔案管理隊(duì)伍，以此來(lái)適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需要；其次，對(duì)在職的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的崗位培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高其應(yīng)用理論解決實(shí)際問(wèn)題的能力，并不斷熟悉和掌握各種信息軟件、網(wǎng)絡(luò)工具、多媒體等科技含量較高的技術(shù)地應(yīng)用，為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；再次，醫(yī)院應(yīng)鼓勵(lì)員工通過(guò)自學(xué)來(lái)豐富自身的知識(shí)和專業(yè)能力，不斷提高綜合素質(zhì)。
