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摘 要 隨著我國計算機的普及和信息技術的發(fā)展，各項工作都步入信息化的行列，當然，檔案管理也不例外。電子檔案管理模式在很大程度上提高了傳統(tǒng)檔案管理模式的工作效率，為檔案管理工作提供了便利，但是與此同時也使檔案管理存在著安全隱患。本文主要闡述了電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理各自的特點，并從中分析他們的異同，進而歸納出兩種檔案管理模式的利弊。
關鍵詞 電子檔案 傳統(tǒng)檔案 檔案管理 利弊
隨著社會的發(fā)展，日常辦公逐漸趨于自動化、網(wǎng)絡化和標準化，日常辦公幾乎屬于無紙化，不再需要紙和筆，而是直接在計算機上完成，所以，一般都是電子文件多于紙質文件。隨著電子檔案的增多，電子檔案管理成為必然，如何加強電子檔案管理以防文件的損壞和丟失，實現(xiàn)電子檔案管理的高效、準確、安全是我們在檔案管理工作中應該著重思考的問題。 電子檔案的特點
電子檔案管理不僅要管理電子信息，還要將電子信息與實體檔案緊密聯(lián)系起來，實現(xiàn)對電子檔案的識別、處理，并要求能夠在網(wǎng)絡上傳遞。電子檔案的特點主要有：第一、信息不能人工識別，傳統(tǒng)紙質檔案在記錄時都是采用人工可識別的符號，而電子檔案要通過計算機轉換才能夠被人識別;第二、信息的存儲具有高密度性，節(jié)省了存儲的空間;第三、信息管理具有方便快捷性，電子信息與載體之間無必然聯(lián)系，隨時可以分離，能夠復制存儲于不同介質之中，方便進行異地之間的傳輸和管理，節(jié)省時間;第四、方式多樣性，電子檔案與傳統(tǒng)檔案單一的文字記錄不同，可以利用多媒體技術記錄檔案，保持了檔案的生動性[1]。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的相同之處
電子檔案管理是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎上形成的，電子檔案的記錄必須要依附于傳統(tǒng)檔案的真實記錄才能保證電子檔案的真實可靠;電子檔案管理的原理基本與傳統(tǒng)檔案管理相同，只不過是通過信息化的手段將其整合，提高了效率;電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理所包含的內(nèi)容相同，電子檔案管理是對傳統(tǒng)檔案的信息進行歸納，擴大了信息容量，實現(xiàn)了資源共享，能夠快速讀取信息。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的不同之處 電子檔案在歸檔時間上不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案的管理能夠根據(jù)文件完成的時間隨時歸檔，而傳統(tǒng)檔案管理要在整個過程結束后制定一個標準的表格在規(guī)定的時間內(nèi)歸檔，在時間上缺少靈活性。由此可見，電子檔案隨時歸檔的好處是可以避免因時間問題而造成的文件丟失，保證了歸檔的完整性。 電子檔案在歸檔方式上不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案都是采用編碼對其管理，但是由于載體的不固定性和可修改性，很可能造成電子檔案的準確性、真實性缺失，而傳統(tǒng)檔案都是按照一定的次序進行編目之后，人工歸檔，保證了文件的真實、安全和完整。因此，在進行電子歸檔時，必須要隨時進行加密和認證，以保證其真實有效。 電子檔案在保管方式上不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案的保管主要是以光盤或磁盤為載體，但是這類載體易老化變質，而且在更換介質的過程中可能會影響文件的可讀性，而傳統(tǒng)檔案的保管需要保證紙質文件不受損壞，在轉移的過程中不丟失，對人工的要求比較高[2]。因此，在對電子檔案進行保管時，要求有關部門使用統(tǒng)一的格式對檔案進行存儲和傳輸，必要的時候可以打印一份紙質檔案作為備份。 電子檔案的查詢方式不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案在查詢使用過程中，可以在獲得權限之后，登錄檔案管理中心查閱相關信息，而傳統(tǒng)檔案在查詢過程中，需要先向上級申請，獲得批準后通過檔案號人工查找，浪費了大量時間，影響了工作效率。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊
采用電子檔案管理節(jié)省了大量時間，可以有效提升檔案管理的效率，方便不同地區(qū)和不同部門之間進行數(shù)據(jù)傳輸，而且在查詢使用中更加方便快捷。除此之外，電子檔案管理符合當今社會的低碳環(huán)保理念，無紙化辦公在節(jié)約了資金的同時，減少了樹木的采伐，保護了森林資源[3]。
然而，任何一種管理模式都存在著不同程度的弊端。由于我國電子檔案管理起步晚，在法律監(jiān)管上落后于一些發(fā)達國家，電子檔案管理面臨著很多挑戰(zhàn)，如何保證電子檔案的法律效應是一個重要的問題。電子檔案還存在著易丟失或因時間問題無法讀取的問題，所以在管理過程中要注意對文件予以保護和備份。此外，在信息技術如此發(fā)達的背景下，電子信息的安全性難以得到保障，各種病毒和黑客威脅著電子文件的安全，這就對管理人員的技術提出了較高要求，要對電子檔案采取加密和設置防火墻等措施。
結束語：
綜上所述，電子檔案管理方式的出現(xiàn)大大提高了辦公的效率，而且有效節(jié)約了森林資源，但是與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比還有其不足之處，不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理。因此，我們要加強對電子檔案管理的研究，推進電子檔案的標準化、安全化、準確化管理，使之更好地服務于社會。
參考文獻：
[1] 李丹一.對比研究電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利與弊[J].辦公室業(yè)務，2014（21）：88-88.
關鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；利與弊；分析；
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01
當下正處于信息化時代，檔案管理工作突破了傳統(tǒng)形式的管理模式，即拋棄紙質管理方式應用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優(yōu)勢，能夠有效地提高管理的效率，滿足現(xiàn)展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現(xiàn)在越來越多的檔案數(shù)據(jù)被建立起來，電子檔案管理會被更加廣泛的應用于管理工作中，所以對電子檔案管理的安全加強重視具有重要的意義。
一、電子檔案管理同傳統(tǒng)檔案管理的比較
電子檔案管理充分的體現(xiàn)了現(xiàn)代化元素的應用，例如應用電子信息技術等形式對數(shù)據(jù)進行存儲以及管理。在應用電子檔案的過程中，不會再涉及到紙質檔案資料的處理環(huán)節(jié)，可以利用網(wǎng)絡系統(tǒng)和一些專門的管理軟件進行數(shù)字化管理。電子檔案管理同傳統(tǒng)形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。
（一）歸檔時間不同。電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理具有歸檔時間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時間，可以隨時隨地進行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應用網(wǎng)絡把文件向檔案的管理部門進行傳輸，再利用電子數(shù)碼簽名認證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對于傳統(tǒng)形式的紙質檔案管理，主要是通過檔案管理部門進行統(tǒng)一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關部門，這些工作都是具有周期性質的，必須要在實施前做好具有標準性的表格等材料，以方便各部門之間的發(fā)放工作以及回收。
（二）管理方式不同。電子檔案管理應用電子編碼的技術，將各個不同的檔案文件貼上不同的標簽進行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復雜的特點。與電子檔案管理方式不同，傳統(tǒng)檔案管理因為在進行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。
（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發(fā)生老化以及變質的現(xiàn)象，一旦發(fā)生這些狀況就會造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現(xiàn)以上問題的主要措施就是應用安全備份等方式，并且聯(lián)合形成專門的文件管理部門，轉換文件的格式，將文件的格式統(tǒng)一轉換后進行存儲。而傳統(tǒng)檔案管理存儲只需要保持紙質的完整性，令其不受破損即可，但是對于保護環(huán)境卻提出了較高的要求。所以，傳統(tǒng)檔案管理對于檔案的保存更具有困難性。
（四）查詢方式不同。對于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進行正常的查詢。例如，查詢者只有經(jīng)過申請注冊的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統(tǒng)檔案管理要先向有關的檔案管理部門提出申請，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優(yōu)勢。電子檔案管理具有諸多的優(yōu)勢。首先，應用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因為在歸檔的時間以及歸檔的方式都節(jié)省了大量的時間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過應用現(xiàn)代科學技術，例如應用數(shù)據(jù)傳輸技術，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時間，采用專門的軟件對檔案的數(shù)據(jù)做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對紙張的利用，所以在環(huán)保工作中具有突出的貢獻。由于減少了對紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對樹木的砍伐，有效地保護了森林資源，具有更加重要的意義。同時，采用電子檔案管理的方式能夠降低對訂書釘、印刷和筆墨等材料的應用。
（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應用了科學技術增添了現(xiàn)代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國雖然對于電子文件管理工作制訂了有關的法律法規(guī)進行約束其工作行為，但是以現(xiàn)有的法律規(guī)定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當下電子檔案管理在法律規(guī)定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應該深入的研究的內(nèi)容。其次，電子檔案管理具有的最嚴重的弊端就是文件載體容易老化以及變質。因為如果在長期使用的情況下其很可能會造成無法讀取的狀況。一旦發(fā)生這種現(xiàn)象，就會引發(fā)文件丟失等問題，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。所以，當下有關的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護措施，防止或者避免文件載體發(fā)生老化或變質，造成無法讀取的現(xiàn)象。例如應用安全備份或云技術等方式，獲得了良好的保護效果。再次，電子檔案數(shù)據(jù)在進行傳輸?shù)倪^程中或在實施共享的時候，對于數(shù)據(jù)的安全保護問題也是一項要考慮的問題。當下信息技術正在高速發(fā)展，給數(shù)據(jù)信息的傳送帶來便利的同時，也產(chǎn)生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數(shù)據(jù)過程中很容易對其安全性產(chǎn)生威脅，所以應該引起有關的管理人員的重視，并且加強防范，例如應用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應用電子檔案管理對于工作人員提出了較高的要求。因為在歸檔程序中具有較復雜的程序環(huán)節(jié)，并且工作繁瑣，對于技術水平的要求較高，所以需要具備高素質能力的工作人員。
參考文獻：
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1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
電子檔案管理，就是通過計算機等手段來記錄文件內(nèi)容并且保存管理。記錄過程簡單易操作，不會用到筆墨等辦公用品，并通過網(wǎng)絡進行永久保存。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點：
1.1 在時間上
電子檔案管理和紙質檔案管理存在著一定的差異，體現(xiàn)在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時歸檔，或者在一定的時間和范圍內(nèi)，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網(wǎng)絡把文件發(fā)送給管理的機構并進行歸檔，這一點，可以節(jié)省送檔案，打印檔案等不必要的時間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設定計劃或者安排時間，以便相關部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進行回收和處理。這一過程既浪費時間，又浪費人力物力。
1.2 在方式上
二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術操作的能力，并且會操作相關的軟件。操作過程為：工作人員通過相關的管理軟件，在各個檔案上粘貼標簽，每一份檔案都有單獨的編號，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質檔案管理比較簡單，開證明就可以辦理。
1.3 在存儲方面
電子存儲方式和紙質的管理方式也存在差異。電子檔案是在計算機或者網(wǎng)絡上存儲，但計算機或者網(wǎng)絡易出現(xiàn)故障，或者電子數(shù)據(jù)會出現(xiàn)紕漏，不利于檔案的保存。因此，現(xiàn)在的電子檔案管理有所改進，一般情況下要進行備份，還要對文件的具體格式進行轉換，操作完成后才進行統(tǒng)一的保存。而傳統(tǒng)的紙質檔案管理只需要保存好紙質的資料，使之不受損壞即可，但是對環(huán)境的要求會比較高，需要干燥安全的環(huán)境，因此更加困難。
1.4 在管理的方法方面
電子檔案管理的方式比較復雜，需要對待管理的檔案進行分類，并需要對資料進行編目，在接受文件的第一時間，工作人員需要給每一份檔案一個唯一的編號，同時還有給出相應的類別號、檔案號、文件號，以便在使用時能夠方便查找。這樣，在查找使用時，就可以通過專業(yè)的檢索工具進行電腦檢索。
1.5 在查詢使用方面
電子檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計算機上操作，無需固定地點和時間，但需要注冊用戶的個人信息，在使用時通過個人帳號和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統(tǒng)的檔案管理則需要向相關部門進行申請，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個過程效率比較低，浪費時間。
2 電子檔案管理的優(yōu)點和缺點
2.1 電子檔案管理的優(yōu)點
用計算機或網(wǎng)絡進行電子檔案管理這種方式，最大的優(yōu)點就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節(jié)省了寶貴的時間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網(wǎng)絡進行傳輸，省去了打印，發(fā)送等步驟，節(jié)省了時間，同時省去了不必要的花費，現(xiàn)如今隨著專業(yè)管理軟件的開發(fā)和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規(guī)范。
采取計算機信息技術這種形式進行檔案管理，不僅提高效率，也對環(huán)境保護作出了一些貢獻。首先就是采用網(wǎng)絡的形式進行檔案管理，節(jié)省了紙張，這一點不僅節(jié)省了資金，同時也減少了對樹木的砍伐，保護了樹木和環(huán)境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節(jié)省開支，避免了不必要的浪費。
2.2 電子檔案管理的缺點
使用這種方式進行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個優(yōu)點之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點：
1.立法不夠完善，雖然我國法律部門已經(jīng)制定了一些關于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實施環(huán)境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰(zhàn)，受法律保護范圍不夠明確，法律實施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們在此領域進行進一步的研究和完善。
2.計算機等電子信息技術的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現(xiàn)在計算機易出現(xiàn)漏洞或中毒的情況，一旦計算機發(fā)生硬盤損壞現(xiàn)象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們在技術上進一步的完善，我們需要加強電子備份，運用云技術等新興技術手段進行保存，并且還要通過加設密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進行維護。
3.用于管理電子檔案的存儲設備容易發(fā)生過期、老化或亟待更新等問題，長時間保存或許會出現(xiàn)無法讀取等嚴重后果。這就需要相關的工作人員定期維修更新，并且備份保存。
4.對于工作人員的技能要求較高，因為電子檔案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業(yè)的技術儲備以及長期的工作經(jīng)驗。因此需要長期鍛煉或進行技術培訓。
3 可采取的措施
（1）根據(jù)電子檔案的存儲特點和方式，進行科學的計劃安排，確定傳輸時間，并在年內(nèi)進行信息匯總處理，及時增加新的信息。
（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計算機等設備完成的，所以應招募合格的信息操作人員，并及時進行培訓。
（3）保管時應注意環(huán)境條件，電子檔案的保存需要適度的環(huán)境，保存檔案的設備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應對存儲設備維修更新技術有一定的了解，以便能夠及時處理設備的突發(fā)狀況，保證檔案的安全。
（4）健全電子檔案查詢使用的相關制度，設立實名制，并進行權限限制，確保使用者通過身份進行實名登陸，以確保檔案的安全。
關鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；電子檔案管理；對比分析
紙質資料是傳統(tǒng)檔案管理存儲的主要內(nèi)容，其存在形式多種多樣，如文字、圖表等，并且具有一定的保存價值。硬盤和計算機光盤是電子檔案管理的主要存儲介質。電子圖表、電子信件和電子文書是電子檔案的主要表現(xiàn)形式。與傳統(tǒng)的紙質檔案不同的是，通過利用計算機和網(wǎng)絡技術，不僅實現(xiàn)了檔案的存儲，還實現(xiàn)了資料的傳送和處理。
當前，信息化、多元化成為時展的主題，對于檔案管理的質量和效率，人們提出了更高的要求。在很大程度上，傳統(tǒng)檔案管理無法滿足這一需求。然而，不可否認的是，傳統(tǒng)檔案的特點，決定了它的不可替代性。同時，電子檔案管理因其便捷性、高效性等特征，同現(xiàn)代人們的生活息息相關，電子檔案管理必然是檔案管理的發(fā)展趨勢。
1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析
1.1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性
首先，無論是傳統(tǒng)檔案管理還是電子檔案管理，兩者的基本原理是共通的，電子檔案是傳統(tǒng)檔案發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。電子檔案管理在傳統(tǒng)檔案管理的基礎上，對其進行優(yōu)化和整合，并充分運用信息化技術。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案管理無論在管理方式上，還是在管理質量以及技術水平上，都明顯優(yōu)于前者。但這一點并不否定兩者基本原理上的共通性。
其次，電子檔案并不能孤立地存在，同傳統(tǒng)檔案之間有著密不可分的聯(lián)系。傳統(tǒng)檔案所管理的信息，具有很大的真實性，屬于社會實踐數(shù)據(jù)。電子檔案管理，由于受到網(wǎng)絡安全、計算機信息安全等潛在隱患的影響，其信息的真實性和可靠性，需要傳統(tǒng)的檔案資料來加以保證。
最后，電子檔案的信息量，隨著傳統(tǒng)檔案的出現(xiàn)而逐漸擴大。電子檔案是基于信息技術而建立的，大容量正是其優(yōu)勢之一。各種各樣的檔案信息，都可以存儲為電子檔案，同時還使資源的共享成為可能。由于電子檔案是依托計算機技術而存在的，因此在調用所需資料時，十分便利。此外，利用電子檔案的記錄，在需要查看實體的傳統(tǒng)檔案時，可以很方便地調出，直接獲取所需的資料和信息。
1.2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異
1.2.1 管理方式不同
電子檔案實現(xiàn)了檔案的一級管理，這是由電子檔案的本質特征所決定的，這一點同傳統(tǒng)檔案存在很大的區(qū)別。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，工作人員的工作量非常大，在管理檔案時，首先需要確定和填寫檔案的類型以及日期，然后根據(jù)類型的不同選擇適當?shù)拇鎯ξ恢谩Ｔ陔娮訖n案管理工作中，管理人員對于接受到的文件，可以及時確定檔案的檔案號，接下來采取相應的主題來標注檔案的類型，檔案號具有唯一性，整個操作過程有著很高的效率。
1.2.2 保管方式不同
電子檔案存儲的載體是硬盤和電子光盤，在長期的存儲和使用過程中，硬盤和光盤會逐漸老化，同時由于計算機和現(xiàn)代技術的不斷更新，載體的老化將導致檔案信息的失真，檔案的正確性和可靠性降低。傳統(tǒng)的檔案管理在一般情況下，不會出現(xiàn)檔案信息丟失的問題，并且具有紙質備份。同時，由于無需網(wǎng)絡的參與，因此不會受到病毒入侵的威脅。
1.2.3 歸檔方式不同
可重復性和可逆性是電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的特性。管理人員修改檔案信息時，并不會留下修改的痕跡，人們雖然不再為最初檔案歸類失誤而煩惱，而且可以及時更正錯誤信息，但是卻提高了電子檔案內(nèi)容失真的可能性。與之不同的是，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，在進行歸檔操作時，同類檔案之間的聯(lián)系較強，擺放檔案時，也是按照科學的順序來分類的。檔案管理人員依照相應的程序來進行歸檔操作，因此操作的痕跡將會被保留下來。這一點保證了檔案的真實性與原始性，彌補電子檔案管理的不足。
2 電子檔案管理的利與弊
2.1 電子檔案管理的優(yōu)點
2.1.1 電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展
無紙化的辦公模式是電子檔案管理的一個特色，在很大程度上降低了紙質文件的使用數(shù)量。制造紙張的原材料是樹木，檔案管理所需的紙張少了，所需的樹木也會隨之減少，因此有效改善了樹木砍伐的狀況，保護森林資源。此外，筆墨、訂書釘、曲別針等工具是紙質文件的必備工具，隨著紙質文件數(shù)量的減少，對于這些工具的需求也必然有所降低。
2.1.2 電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率
檔案管理工作的主要內(nèi)容，即檔案的歸檔、存儲和查詢。傳統(tǒng)檔案管理模式下，這些工作所需的時間較多，因此檔案管理工作的效率也受到了影響。而電子檔案管理模式下，檔案歸檔、存儲、查詢的時間明顯縮短，管理效率獲得提升。數(shù)據(jù)傳輸是電子檔案管理所采取的主要方式，既方便了資料的傳遞和共享，又提高了檔案信息管理和查詢的時效性，并且不需要張貼和打印文件。
2.2 電子檔案管理的弊端
信息載體的老化和變質現(xiàn)象，是電子檔案管理工作中不得不面對的難題，因此必須加強電子檔案的安全備份工作，防止因信息載體變質老化而導致的無法讀取資料的問題。目前，云技術是一種較為常用和有效的保護方式。
電子檔案管理的操作程序較為復雜，這就對檔案管理人員的素質和專業(yè)水平提出了更高的要求。因此為了確保電子檔案的真實性和可靠性，應加強管理人員的技術培訓工作。
黑客攻擊和病毒這些潛在的復雜網(wǎng)絡風險，在電子檔案的數(shù)據(jù)傳輸和共享過程中，威脅著數(shù)據(jù)信息的安全，因此應做好信息安全的管理工作，利用多種方式保護好電子檔案資料，如檔案加密、網(wǎng)絡防火墻等等。
雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺了相應的電子檔案管理法規(guī)，但是一些具體的細則仍不夠完善，相關部門應該推出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護航。
3 結束語
電子檔案管理模式較傳統(tǒng)檔案管理來說，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現(xiàn)就是檔案管理的效率得到提高，電子檔案管理方式的出現(xiàn)有利于環(huán)保事業(yè)的開展。傳統(tǒng)檔案管理具有其不可替代的優(yōu)勢，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者有著很多的共性，在現(xiàn)階段和將來的一段時間內(nèi)，電子檔案管理還不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理，相關人員應該在進行傳統(tǒng)檔案管理時，良好的融入電子檔案管理的優(yōu)勢，提高檔案管理質量。
參考文獻
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1 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀分析及相關特征
結合檔案電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀，可知其中存在著一定的問題：（1）檔案管理工作流程有待進一步的優(yōu)化與規(guī)范；（2）檔案管理人員專業(yè)水平有待提高，電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新性任重道遠。同時，由于實際工作中檔案管理機制不完善，加上其它因素的干擾，可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現(xiàn)象的出現(xiàn)；（3）傳統(tǒng)檔案受到當前發(fā)展形勢的影響，自身的應用范圍受到了一定的制約，即紙質檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)。相對而言，電子檔案由于受到計算機網(wǎng)絡及各類信息技術的支持，實際的應用范圍正在擴大。與此同時，為了更好的加深對傳統(tǒng)檔案與電子檔案的深入理解，應了解二者的相關特征。傳統(tǒng)檔案的特征為：易識別、存儲形式直觀，但在長時間的保存中可能會丟失或者損害；電子檔案的特征為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。
2 電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案在管理中的區(qū)別
2.1 歸檔方式方面有所差異
結合電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案的特征及實際的應用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現(xiàn)在：電子檔案管理中由于采用了可靠的電子編碼技術，能夠進行快速的修改，且不會留下痕跡，其載體并不固定。實際操作中若采用了一些原始憑證的關鍵信息，可對檔案進行修改。因此，電子檔案歸檔中應注重數(shù)字簽名、信息認證、身份認證及保密機制等技術措施的合理運用，確保文件在保存與處理的過程中不會出錯，增強電子文件的真實可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對而言，傳統(tǒng)紙質檔案歸檔方式較為簡單。通過相關部門出具的證明，可對既有的檔案材料進行修改，修改的過程中由于其為紙制品，缺乏嚴格的驗證程序，材料的保密性要求并不高。
2.2 歸檔時間不同
當文件辦理完成后，電子檔案可隨時進行歸檔，或在一定的時間內(nèi)進行統(tǒng)一歸檔，文件形成后可在計算機網(wǎng)絡及信息技術的支持下傳送給檔案部門，并需要通過電子數(shù)碼簽名的方式進行身份認證，最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統(tǒng)紙質檔案管理工作中需要相關部門進行統(tǒng)一整理，并定期對所有檔案進行更新整理，管理中的流程性突出。
2.3 保管方式及分類、編目等方面的不同
電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案在保管方式方面的區(qū)別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質的影響，需要在計算機網(wǎng)絡及信息技術的支持下進行操作完成。同時，檔案部門接收到電子文件后應進行格式轉換，確保電子檔案的統(tǒng)一保存；傳統(tǒng)紙質檔案保管中需要對紙制品材料進行存儲，管理中占用一定的空間，并需要嚴格控制存儲環(huán)境，實際的管理工作難度大。電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案在分類、編目等方面的不同表現(xiàn)在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件后進行唯一的文件編號，并給出相應的分類號與檔案號，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統(tǒng)紙質檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現(xiàn)人為錯誤。
3 ?子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案之間的聯(lián)系
電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案之間的聯(lián)系表現(xiàn)在：（1）二者本質上都是檔案，在檔案的一般性能方面具有共性，某些電子檔案管理中需要參考傳統(tǒng)紙質檔案信息；（2）電子檔案是對傳統(tǒng)紙質檔案的繼承，相比紙質檔案管理工作效率更高， 某些業(yè)務中也需要交叉使用電子檔案與紙質檔案；（3）電子檔案的發(fā)展與傳統(tǒng)紙質檔案密切相關，豐富了檔案管理方式，保持了檔案管理工作高效性。
關鍵詞：組織機構代碼管理系統(tǒng)；組織機構代碼電子檔案管理系統(tǒng)；整合.
1.組織機構代碼管理系統(tǒng)及信息管理系統(tǒng)的應用優(yōu)勢
組織機構代碼管理系統(tǒng)是對上萬條代碼進行信息化管理，易于實現(xiàn)資源共享。多少年來政府各部門及各企業(yè)都非常重視信息收集和整理工作，同時有相關的信息收集和整理制度，從而保證了機構信息的準確、全面。將這些信息輸入組織機構代碼管理系統(tǒng)，能夠實現(xiàn)管理功能的系統(tǒng)化，其優(yōu)點也就充分體現(xiàn)。信息化時代的到來以及網(wǎng)絡通訊技術的快速發(fā)展，為組織機構代碼管理水平提供了機遇。不斷提高組織機構代碼管理及服務水平，提高辦公效率，實現(xiàn)資源共享，組織機構管理信息化勢在必行。
1.1組織機構代碼管理系統(tǒng)
組織機構代碼數(shù)據(jù)庫是以機構代碼為索引，由上萬條代碼數(shù)據(jù)組成的一個數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)量比較大，為了在政府管理企業(yè)應用中更好的發(fā)揮作用，數(shù)據(jù)質量一定要得到保證，錄入和查詢都要真實、快速、有效。全國有各種組織機構幾百萬，每個機構都需要辦理組織機構代碼證，而且政府對代碼證都要進行定期審驗。我們已經(jīng)清楚，組織機構代碼管理系統(tǒng)是典型的管理信息系統(tǒng)。目前我國大中型城市已全面覆蓋和實現(xiàn)代碼網(wǎng)絡化管理，具有先進性、實用性、穩(wěn)定性、可擴展性的代碼管理系統(tǒng)已成為當前代碼管理工作中不可或缺的重要的基礎內(nèi)容。
1.2信息管理系統(tǒng)在組織機構代碼管理上的優(yōu)越性
1.2.1在管理模式上采用先進的客戶機/服務器網(wǎng)絡通信方式進行各級代碼管理機構之間的數(shù)據(jù)交換，構建代碼信息網(wǎng)絡，交流數(shù)據(jù)簡潔方便。
1.2.2功能完備。包括組織機構代碼管理機構的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)的建立、網(wǎng)絡管理、組織機構代碼的管理業(yè)務、組織機構代碼IC卡的管理業(yè)務。
1.2.3在數(shù)據(jù)庫方面對數(shù)據(jù)庫用戶的訪問、使用權及數(shù)據(jù)對象的訪問和使用權，進行了嚴格的規(guī)定，對數(shù)據(jù)庫備份與恢復采用了先進可靠的措施，使系統(tǒng)的安全性能有了保證。
1.2.4保證數(shù)據(jù)質量。系統(tǒng)通過網(wǎng)絡對代碼數(shù)據(jù)采集進行監(jiān)控，提供了、查錯的功能，杜絕了重碼、重名和錯碼的產(chǎn)生，保證了代碼數(shù)據(jù)的完整性、準確性和真實性。
1.2.5有效加強對代碼證書的管理，杜絕了重證、多證的情況。
2.組織機構代碼信息管理系統(tǒng)特征分析
2.1組織機構代碼信息管理系統(tǒng)需求分析
2.1.1管理模式上采用先進的客戶機/服務器網(wǎng)絡通信方式，進行各級代碼管理機構之間的數(shù)據(jù)交換，構建代碼信息網(wǎng)絡，交流數(shù)據(jù)簡潔方便。
2.1.2功能完備，包括組織機構代碼管理機構的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)的建立、網(wǎng)絡管理、組織機構代碼的管理業(yè)務、組織機構代碼IC卡的管理業(yè)務。
2.1.3在數(shù)據(jù)庫方面對數(shù)據(jù)庫用戶的訪問、使用權及數(shù)據(jù)對象的訪問和使用權：進行了嚴格的規(guī)定，對數(shù)據(jù)庫備份與恢復采用了先進可靠的措施，使系統(tǒng)的安全有了保障。
2.1.4保證了數(shù)據(jù)質量。系統(tǒng)通過網(wǎng)絡對代碼數(shù)據(jù)采集進行監(jiān)控，提供了、查錯的功能，杜絕了重碼、重名和錯碼的產(chǎn)生，保證了代碼數(shù)據(jù)的完整性、準確性和真實性。
2.1.5加強了對代碼證書的管理，杜絕了重證、多證的情況。
2.1.6采用window界面，集菜單、控制條、工具欄、圖形顯示于一體，加強用戶界面可操作性和一致性，開發(fā)運用數(shù)據(jù)管理界面自動生成技術，簡化數(shù)據(jù)庫維護操作。
2.1.7提供多樣和豐富的報表輸出功能。
2.2安全性設計要求
2.2.1不同級別的資源和數(shù)據(jù)訪問，用來防止偶然性的破壞。
2.2.2訪問規(guī)則。定義網(wǎng)絡的口令保護策略和規(guī)則，把對服務器上文件的訪問權限按不同口令分為：不可讀寫執(zhí)行、可讀可執(zhí)行、只能讀或執(zhí)行等。
2.2.3網(wǎng)絡聯(lián)網(wǎng)設備的訪問。考慮哪些設備應該鎖在集線室內(nèi)，只允許哪些人員管理和使用這些設備。
2.2.4網(wǎng)絡互連的需求和訪問級別。在不同的子網(wǎng)中使用哪些路徑選擇路由器和網(wǎng)橋過濾器。在路由器和網(wǎng)橋內(nèi)用硬件和軟件定義不同的訪問級別。
2.2.5軟件升級、審計和安裝策略。某些病毒是通過商用軟件傳播到網(wǎng)絡上的，因此由專門人員集中進行軟件升級和安裝，任何人不能擅自安裝或升級網(wǎng)絡上的通用應用軟件。
2.3組織機構代碼管理系統(tǒng)的流程分析
代碼業(yè)務豐要是面向企事業(yè)單位、機關和社會團體組織機構的，每個組織機構都必須辦理代碼證，代碼證是唯一表征各個單位及社會團體的“身份證”。我們國家要求代碼信息要真實、準確，并且要求每個單位和團體都要進行定期的檢驗。根據(jù)代碼業(yè)務特點而開發(fā)的組織機構代碼管理系統(tǒng)，既要做到信息采集準確無誤，又要按照企業(yè)要求隨時變更，并且將變更信息數(shù)據(jù)及時更換存儲到數(shù)據(jù)庫中，同時還要方便、檢索、查詢。
2.4可行性分析
目前我國有各種組織機構幾百萬，國家要求每個機構都需要辦理組織機構代碼證，而且每年代碼證都要定期審驗。我們原有代碼系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫龐大，代碼查詢很慢，在代碼辦理高峰期時很難適用于窗口的行政審批和各個機構進行年檢，這樣不可避免的會使部分機構出現(xiàn)重碼、錯碼，甚至是逃避機構年審，讓政府的行政審批捕獲不到準確無誤的機構信息?，F(xiàn)在國家對代碼數(shù)據(jù)信息逐漸重視起來，原來的系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在的數(shù)據(jù)處理量。新的系統(tǒng)會大幅提高窗口的工作效率，既方便企業(yè)辦理代碼業(yè)務，也讓工作人員辦公流暢、準確、迅速，更重要是有利于政府捕獲到準確無誤的組織機構信息。近幾年不斷更新和研發(fā)的新系統(tǒng)不斷被應用與代碼管理的日常工作中，且優(yōu)勢越來越明顯，不斷解決了舊有系統(tǒng)存在的遺憾。
3.組織機構代碼管理系統(tǒng)及其電子檔案管理系統(tǒng)流程改進
目前技術條件下，代碼管理系統(tǒng)和組織代碼的電子文件系統(tǒng)進行集成的工作并不難。第一，需要重新設計組織機構代碼的業(yè)務流程、協(xié)調和執(zhí)行代碼業(yè)務和代碼電子檔案業(yè)務的同步進行確保滿足整合后的系統(tǒng)進程。第二，要確定新系統(tǒng)的軟件體系結構，特別是要注意選擇的軟件體系結構在軟件開發(fā)中的重要性，而軟件體系結構主要取決于功能的系統(tǒng)和應用程序環(huán)境和客戶的需求。
組織機構代碼管理系統(tǒng)和組織代碼電子檔案管理系統(tǒng)，具有不同的業(yè)務流程體系，因此在對兩者進行整合前，必須對其業(yè)務流程進行必要的優(yōu)化和改進。整體業(yè)務組織機構代碼可以被視為信息采集終端和中心的數(shù)據(jù)庫之間的交互流數(shù)據(jù)流。在采集基本數(shù)據(jù)后進行處理上，再傳到數(shù)據(jù)庫進行處理。事實上。電子檔案的記錄管理過程應最終融化的代碼管理系統(tǒng)組織的業(yè)務流程。改進的過程中，電子檔案工作和不作為代碼的先決條件證書印刷工作，即進行響應數(shù)據(jù)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)采集終端在中心，進行電子檔案商業(yè)組織，當信號的電子檔案服務返回的商業(yè)交易，代碼開始邁出的下一步即進行代碼證書打印。這一過程不僅保證同步代碼業(yè)務代碼電子檔案的服務組織，并可以對其進行有效保護，對于代碼總體業(yè)務而言具有積極作用和意義。
4.組織機構代碼管理系統(tǒng)及其電子檔案管理系統(tǒng)整合效能展望
組織機構代碼管理系統(tǒng)和組織機構代碼電子檔案管理系統(tǒng)的集成和整合，整體提升了代碼業(yè)務流程的更高效。代碼電子檔案業(yè)務融合進入代碼整體業(yè)務流程，進一步規(guī)范了代碼電子檔案。實現(xiàn)代碼業(yè)務系統(tǒng)進程的高效、統(tǒng)一和有序。
組織機構代碼管理系統(tǒng)和組織機構代碼電子檔案管理系統(tǒng)的集成和整合效能，在 BS模式下運行更方便，系統(tǒng)維修也更簡單。代碼管理系統(tǒng)和代碼電子檔案管理系統(tǒng)的組織、 資源利用也使得代碼業(yè)務流程更合理、 充分達到代碼業(yè)務數(shù)據(jù)共享的一體化。兩者的有效融合和整合也使得組織機構代碼工作將更高效、 有序、 快速發(fā)展助力我國經(jīng)濟，從而提供積極作用。
參考文獻：
關鍵詞：合同檔案管理 部門立卷 信息化 編研
【分類號】U231.3；G271
0 引言
地鐵工程建設周期長、參建單位眾多、專業(yè)復雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設單位是通過合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位，參建單位依據(jù)合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內(nèi)容依法維護各自的合法權益，合同又起到了一個憑據(jù)作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現(xiàn)的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規(guī)范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。
1 地鐵工程合同特點及類別
地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業(yè)性強，合同數(shù)量大，種類多。合同按內(nèi)容可分為工程建設類合同、運營管理類合同、資源開發(fā)類合同、公司人事及行政事務管理類合同及綜合類合同。工程建設類合同分為勘察、設計、監(jiān)理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設備采購、工程、技術咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設有關的其他合同、地鐵建設工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設備合同、勞動人事合同等；
2合同檔案管理現(xiàn)狀
2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，每份合同都應產(chǎn)生合同審批簽發(fā)單、律師意見書、財務意見、各相關業(yè)務部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。
2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產(chǎn)生的國產(chǎn)化、科研技改合同；實業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、合同、房地產(chǎn)開發(fā)、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；
2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經(jīng)整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握
2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。
2.5合同電子文件目前尚未歸檔。
2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發(fā)利用。
3合同檔案管理思路
3.1建立合同檔案網(wǎng)絡管理體系，推行部門立卷制。
由公司檔案室負責統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導、監(jiān)督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰產(chǎn)生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng)，又能避免合同組卷工作大量積壓。
3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。
合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關憑據(jù)材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務責任。通過歸檔制度明確合同及其相關文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導哪些文件材料應歸檔范圍。例如有關修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應為合同的組成部分，而一些跟簽發(fā)合同并無直接關系的審計材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數(shù)。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經(jīng)分公司、分管領導簽字同意。合同還應每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。
3.3 開展公司合同管理人員內(nèi)部培訓，提升合同管理水平。
在公司內(nèi)部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預立卷的案卷質量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進行規(guī)范。進一步提升合同管理質理和水平。通過內(nèi)部溝通交流，為下步實現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準備。
4.4加快合同檔案信息化建設
公司目前已開發(fā)運用合同管理系統(tǒng)用以對合同執(zhí)行情況進行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。
3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發(fā)。
通過對合同信息進行著錄，根據(jù)各部門需求，編制各類合同信息小冊子和合同檔案檢索表，發(fā)放到相應部門，或是通過如OA平臺或是信息管理系統(tǒng)平臺合同目錄信息等活動，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門利用需求，又可通過對合同信息的匯總給領導層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。
