時(shí)間：2023-07-09 08:34:21
序論：在您撰寫檔案管理規(guī)則時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二
2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請示報(bào)告及上級領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財(cái)務(wù)處保存原件；屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬工程項(xiàng)目的，由工程處保存原件。其他重要報(bào)告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報(bào)告由各部門自行保管。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財(cái)務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由財(cái)務(wù)處保存原件。
7、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房，各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)綜合處長報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
一、當(dāng)前檔案信息資源管理系統(tǒng)中曝露的問題
首先，檔案歸檔管理模式陳舊目前。我國檔案歸檔已經(jīng)慢慢地實(shí)現(xiàn)了通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行控制的目錄管理以及全文管理，同時(shí)，電子檔案歸檔也逐步向著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。然而，對于歸檔管理而言，其模式卻并沒有實(shí)現(xiàn)同步的發(fā)展。管理中對歸檔部門業(yè)務(wù)引導(dǎo)方法效果不佳，沒有管理好兼職檔案人員，對于歸檔文件的質(zhì)量管理工作執(zhí)行不到位。其次，檔案信息資源管理系統(tǒng)運(yùn)作效率低。企業(yè)或者部門的檔案工作人員是檔案信息資源管理系統(tǒng)的直接使用者，對于檔案管理的流程他們都比較了解，熟悉系統(tǒng)的運(yùn)作模式，明白業(yè)務(wù)規(guī)則制定以及管理的方法。但是，由于業(yè)務(wù)規(guī)則存在形式是代碼，而代碼在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中不集中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)靈活性和友好性都較差，所以規(guī)則的修改和調(diào)整需要由檔案工作人員將意圖告訴IT技術(shù)人員，然后再由技術(shù)人員對業(yè)務(wù)規(guī)則進(jìn)行修改，這就導(dǎo)致了業(yè)務(wù)規(guī)則調(diào)整的時(shí)間變長，管理系統(tǒng)的運(yùn)作效率降低。再次，檔案信息資源管理系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用較高。很多人認(rèn)為信息系統(tǒng)上線運(yùn)作后就代表工作的成功，然而這卻僅僅是工作的開始，在后面還有更多的工作等著完成。系統(tǒng)的維護(hù)、軟件的升級、數(shù)據(jù)庫的開放等等，這些后續(xù)的工作導(dǎo)致了檔案信息資源管理系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用昂貴。然而，檔案業(yè)務(wù)人員對于系統(tǒng)的維護(hù)工作不懂，必須有專業(yè)的技術(shù)人員或者公司進(jìn)行，這勢必會(huì)造成維護(hù)費(fèi)用的提升。最后，檔案信息資源管理系統(tǒng)壽命過短。許多檔案部門為了省事直接把檔案信息資源管理系統(tǒng)的開發(fā)工作交給外包公司來完成，然而最終能夠成功開發(fā)出合適系統(tǒng)的并不多。因?yàn)槲覈臋n案事業(yè)發(fā)展比較迅速，管理規(guī)則以及操作制度等變化較快。檔案管理部門種類不同、級別不同，則業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)也不相同。業(yè)務(wù)規(guī)則經(jīng)常發(fā)生變化，而規(guī)則每變動(dòng)一次就要對軟件進(jìn)行一次修改，經(jīng)常有系統(tǒng)剛要交付就有出現(xiàn)需要修改規(guī)則的要求。
二、業(yè)務(wù)規(guī)則管理及其系統(tǒng)原理
業(yè)務(wù)規(guī)則是描述信息，它主要功能是對業(yè)務(wù)邏輯結(jié)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)證，影響并控制業(yè)務(wù)邏輯。業(yè)務(wù)邏輯的處理方式正是受到了業(yè)務(wù)規(guī)則管理而發(fā)生改變，業(yè)務(wù)行為采用結(jié)構(gòu)化的業(yè)務(wù)規(guī)則數(shù)據(jù)表示。業(yè)務(wù)規(guī)則與程序之間相互獨(dú)立。所以在編寫程序時(shí)，可使用專業(yè)術(shù)語，對業(yè)務(wù)人員開放業(yè)務(wù)系統(tǒng)。業(yè)務(wù)規(guī)則系統(tǒng)屬于工具和機(jī)制的綜合，包括了多個(gè)組成部分。規(guī)則集成開發(fā)環(huán)境、規(guī)則語言框架、規(guī)則管理工具、訪問控制、規(guī)則庫、規(guī)則引擎等。規(guī)則集成開發(fā)系統(tǒng)主要是對規(guī)則進(jìn)行調(diào)整。規(guī)則語言框架根據(jù)面對的對象不同，存在方式不同，有程序設(shè)計(jì)形式、數(shù)據(jù)庫處理語言形式以及業(yè)務(wù)規(guī)則語言形式三種存在形式。規(guī)則管理工具面向更加多樣化的對象，向他們提供入口，方便他們對規(guī)則進(jìn)行調(diào)整。訪問控制主要是設(shè)置訪問權(quán)限，保證規(guī)則數(shù)據(jù)庫的安全。應(yīng)用程序主要把對象和數(shù)據(jù)交給規(guī)則引擎，規(guī)則引擎調(diào)用對應(yīng)的規(guī)則，發(fā)生動(dòng)作?？偟膩碇v，業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)的功能包括了管理規(guī)則、部署規(guī)則、分析規(guī)則、定制規(guī)則和設(shè)計(jì)規(guī)則，這些功能共同提高了業(yè)務(wù)規(guī)則管理的水平。
三、業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)在檔案信息資源管理中的應(yīng)用
檔案業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)組成主要包括了五個(gè)部分，首先是檔案業(yè)務(wù)規(guī)則集成開發(fā)的環(huán)境，它主要集成業(yè)務(wù)編輯器和編譯工具，管理業(yè)務(wù)規(guī)則等工作。依據(jù)圖形界面，能夠方便用戶建立業(yè)務(wù)模型對象。其次是檔案業(yè)務(wù)對象的模型，它主要對檔案管理工作進(jìn)行描述，記錄檔案業(yè)務(wù)的約束條件和名稱等。業(yè)務(wù)規(guī)則語言是通過業(yè)務(wù)對象模型提供詞匯。第三是檔案業(yè)務(wù)規(guī)則語言，語言模型能夠?yàn)榧夹g(shù)人員以及業(yè)務(wù)人員提供了業(yè)務(wù)規(guī)則的語言，語言通過系統(tǒng)的處理后，以代碼的形式傳給規(guī)則引擎，由它進(jìn)行執(zhí)行。通常情況下對業(yè)務(wù)人員提供受限中文業(yè)務(wù)規(guī)則語言，對技術(shù)人員提供Java之類的語言。第四是檔案規(guī)則庫，其發(fā)揮的作用主要是存儲(chǔ)作用。當(dāng)用戶將規(guī)則輸入后，系統(tǒng)編譯后將其存儲(chǔ)在檔案規(guī)則庫，規(guī)則引擎可以對檔案規(guī)則庫中的規(guī)則進(jìn)行調(diào)用和執(zhí)行。有些公司還對檔案規(guī)則庫進(jìn)行了分類，方便使用。最后是檔案業(yè)務(wù)規(guī)則引起，其工作流程大致是創(chuàng)建對象、加載更換規(guī)則集、數(shù)據(jù)集合的提交、命令、得出結(jié)果。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公務(wù)電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規(guī)范化程序與管理規(guī)則。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于公務(wù)電子郵件的歸檔與管理，在維護(hù)其真實(shí)性、完整性和長期可讀性的基礎(chǔ)上，為其安全保管和有效開發(fā)利用提供依據(jù)。
國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織的公務(wù)電子郵件歸檔與管理適用本標(biāo)準(zhǔn)。
2規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注明日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
GB/T18894―2002電子文件歸檔與管理規(guī)范
GB/T 17678．1―1999 CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理
GB/T17678．2―1999 CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求第二部分：光盤信息組織結(jié)構(gòu)
DA/T 1―2000檔案工作基本術(shù)語
DA/T 18―1999檔案著錄規(guī)則
DA/T 22―2000歸檔文件整理規(guī)則
國家檔案局令第6號 電子公文歸檔管理暫行辦法
3術(shù)語和定義
DA/T 1-2000確立的以及下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
3．1 電子郵件electronic mail
由電子計(jì)算機(jī)生成、處理，并通過電子郵件系統(tǒng)經(jīng)由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送和接收的電子信息。它包括信息文本本身及其附件。
電子郵件可在一機(jī)構(gòu)內(nèi)部進(jìn)行傳遞，也可在政府部門之間或政府部門與公眾之間進(jìn)行傳遞。電子郵件分為三種：公務(wù)電子郵件、暫時(shí)性公務(wù)電子郵件、私人電子郵件。
3．2 公務(wù)電子郵件electronic mail document
國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的經(jīng)由電子郵件系統(tǒng)傳輸?shù)碾娮余]件。
3．3 公務(wù)電子郵件系統(tǒng)electronic mail document sys-tem
用于產(chǎn)生、傳送、接收、閱讀和處置公務(wù)電子郵件的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。3．4 電子文件管理系統(tǒng)electronic records managementsystem
為了收集、組織、記錄電子文件信息并對其進(jìn)行分類，以利于電子文件保存、檢索、使用和處置的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。
4總則
4．1公務(wù)電子郵件自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。
4．2公務(wù)電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應(yīng)實(shí)行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。
4．3應(yīng)明確規(guī)定公務(wù)電子郵件歸檔的時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔公務(wù)電子郵件的質(zhì)量。
4．4歸檔公務(wù)電子郵件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。
4．5公務(wù)電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應(yīng)納入各單位公文處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。
4．6機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)置的公共郵箱(機(jī)構(gòu)內(nèi)對個(gè)人開放的郵箱，郵箱內(nèi)設(shè)有許多文件夾，分別用來討論工作中不同方面的問題)或共享郵箱(用來供員工發(fā)送疑問或者關(guān)于執(zhí)行的公務(wù)某一特定方面的信息，只有一定范圍內(nèi)的人員才能使用的郵箱)必須說明創(chuàng)建的目的或理由、郵箱使用者的范圍，并向使用者闡述郵箱的使用方法和要求。公共郵箱或共享郵箱必須明確相關(guān)責(zé)任人。
4．7系統(tǒng)管理員應(yīng)設(shè)定工作站和電子郵件賬戶的使用密碼，密碼應(yīng)妥善保護(hù)，并定期更改。
4．8各單位系統(tǒng)管理人員應(yīng)為使用公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的工作人員提供能夠自動(dòng)識別病毒特征的軟件系統(tǒng)，并確保工作人員在使用文件或查找信息時(shí)，其工作站的殺毒軟件和防火墻軟件的自動(dòng)保護(hù)功能都能啟動(dòng)。病毒特征庫應(yīng)當(dāng)定期更新。
5公務(wù)電子郵件的撰寫與傳遞
5．1公務(wù)電子郵件標(biāo)題、正文內(nèi)容的撰寫以及署名規(guī)則參照相關(guān)紙質(zhì)公文規(guī)定。郵件標(biāo)題撰寫應(yīng)符合郵件主題或公務(wù)性質(zhì)，以保證郵件應(yīng)用的時(shí)效性以及歸檔、檢索利用質(zhì)量。
5．2各單位應(yīng)在公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的公務(wù)信箱中發(fā)送和接收公務(wù)電子郵件，不得使用私人郵箱。郵件一經(jīng)發(fā)出，必須原樣保存。應(yīng)盡量避免公務(wù)郵箱用于私人活動(dòng)。
5．3公務(wù)電子郵件應(yīng)使用專網(wǎng)和專門的郵件服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)送和接收，并對發(fā)送的郵件進(jìn)行加密處理，同時(shí)應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、服務(wù)器、工作站進(jìn)行安全性驗(yàn)證。
5．4在發(fā)送公務(wù)電子郵件時(shí)應(yīng)使用真實(shí)身份，并根據(jù)電子郵件的密級和發(fā)送范圍，確定是否應(yīng)進(jìn)行加密和電子簽名。不得在公務(wù)電子郵件及其附件中使用掃描簽字等易被修改、偽造的簽字方式。
5．5各單位系統(tǒng)管理人員或有關(guān)人員應(yīng)保存經(jīng)由公務(wù)電子郵件系統(tǒng)傳送的所有電子郵件收發(fā)記錄，作為指導(dǎo)、監(jiān)督歸檔的依據(jù)(公務(wù)電子郵件發(fā)文、收文登記表參見附錄A．1，A．2)。
公務(wù)電子郵件收發(fā)記錄應(yīng)當(dāng)歸檔，只有授權(quán)人員方可查詢。
5．6使用公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的工作人員不得開啟可疑電子郵件，如發(fā)現(xiàn)病毒，應(yīng)立即通知系統(tǒng)管理人員。
5．7公務(wù)電子郵件收發(fā)日志應(yīng)備份，脫機(jī)保存，定期移交檔案部門。
6公務(wù)電子郵件的鑒定與歸檔
6．1鑒定歸檔責(zé)任歸屬
6．1．1對外發(fā)送的郵件由發(fā)送者進(jìn)行鑒定歸檔；接收到的外部郵件，由接收者進(jìn)行鑒定歸檔。
6．1．2內(nèi)部電子郵件應(yīng)由郵件的發(fā)送者或郵件討論的發(fā)起者進(jìn)行鑒定歸檔。
6．1．3公共郵箱文件夾或共享郵箱的郵件由文件夾或郵箱的責(zé)任人進(jìn)行鑒定歸檔。個(gè)人郵箱內(nèi)郵件的鑒定，由郵箱擁有者負(fù)責(zé)。
6．2鑒定內(nèi)容
6．2．1應(yīng)根據(jù)電子郵件的內(nèi)容確定其是否具有公文性質(zhì)，是否具有保存價(jià)值。對于涉及公務(wù)但以個(gè)人名義收發(fā)的電子郵件應(yīng)視為公務(wù)電子郵件。
6．2．2公務(wù)電子郵件保管期限和密級的劃分工作，參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件材料的保管期限和密級的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6．2．3各單位檔案部門必須對需要?dú)w檔的公務(wù)電子郵件進(jìn)行真實(shí)性、完整性、有效性鑒定。真實(shí)性鑒定是指認(rèn)定郵件是否當(dāng)時(shí)當(dāng)人收發(fā)的，檢查公務(wù)電子郵件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后是否與收發(fā)時(shí)的原始狀況一致。完整性鑒定是指利用有效的技術(shù)手段，檢查公務(wù)電子郵件的內(nèi)容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息等要素是否完備。有效性鑒定是指檢測公務(wù)電子郵件是否具備可理解性和可用性，包括載體的完好性、信息的可識別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的兼容性等。
6．3歸檔范圍
6．3．1凡是反映本單位工作活動(dòng)且具有查考利用價(jià)值的公務(wù)電子郵件均屬歸檔范圍。載有相同信息的紙質(zhì)文件屬于歸檔范圍的，則該份電子郵件也應(yīng)歸檔。
6．3．2：土務(wù)電子郵件歸檔時(shí)，應(yīng)包括以下部分：
a)郵件發(fā)送人、接收人的具體情況(包括姓名、職務(wù)、所屬部門和公務(wù)電子郵箱)；
b)發(fā)送、接收郵件的時(shí)間；
c)郵件密級；
d)郵件的題名；
e)郵件正文、附件；
f)郵件收發(fā)日志；
g)發(fā)送、接收郵件的軟件名和版本號。
6．4歸檔要求
6．4．1：辦理完畢且具有保存價(jià)值的公務(wù)電子郵件應(yīng)及時(shí)從原有郵箱中遷移出來，進(jìn)行邏輯歸檔，保存到專門的電子文件管理系統(tǒng)中。需歸檔的電子郵件不可長期保存在公共郵箱內(nèi)。
6．4．2發(fā)送或接收具有保存價(jià)值的公務(wù)電子郵件后應(yīng)立即將電子郵件打印成紙質(zhì)文件，將打印輸出存檔到紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中。
6．4．3采用物理歸檔的公務(wù)電子郵件應(yīng)采用或轉(zhuǎn)換為本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式(公務(wù)電子郵件存儲(chǔ)格式參見附錄B)，如無法完整、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)換，應(yīng)將相關(guān)的應(yīng)用程序一并歸檔。
6．4．4一般情況下電子郵件和附件作為整體進(jìn)行歸檔。
6．4．5經(jīng)加密的公務(wù)電子郵件應(yīng)解密后明文歸檔。
7歸檔公務(wù)電子郵件的整理
7．1歸檔公務(wù)電子郵件的整理按DA/T22―2000規(guī)定的要求進(jìn)行。
7．2歸檔公務(wù)電子郵件以件為單位整理。同一全宗可按類別、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)等進(jìn)行分類整理，公務(wù)電子郵件編號規(guī)則應(yīng)與電子文件編號規(guī)則保持一致，有對應(yīng)其他版本的，應(yīng)通過檔號建立兩者之間的聯(lián)系。
7．3將已整理好的公務(wù)電子郵件按順序存入規(guī)范化載體(公務(wù)電子郵件存儲(chǔ)載體參見附錄C)，不同保管期限的公務(wù)電子郵件應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的載體上，務(wù)必保證電子郵件的真實(shí)與完整。
7．4公務(wù)電子郵件的著錄參照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。存儲(chǔ)公務(wù)電子郵件的載體著錄內(nèi)容包括：
a)說明文件，對存儲(chǔ)載體內(nèi)文件及軟硬件環(huán)境進(jìn)行描述。
b)類目表文件，說明載體內(nèi)文件分類信息。
c)著錄文件，存放有關(guān)文件的目錄信息。
d)公務(wù)電子郵件夾，存放已歸檔的各種公務(wù)電子郵件。
7．5存儲(chǔ)公務(wù)電子郵件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)明以下信息：
a)載體編號；
b)立檔單位名稱；
c)類別(或主題)；
d)郵件起止日期；
e)轉(zhuǎn)存日期；
0密級；
s)文本(正本或備份)；
h)操作環(huán)境(硬件或軟件)；
i)存儲(chǔ)介質(zhì)的生產(chǎn)日期；
j)保管期限。
8公務(wù)電子郵件的移交與接收
8．1各單位文件管理人員應(yīng)按時(shí)向檔案保管部門移交已歸檔的公務(wù)電子郵件，移交時(shí)應(yīng)履行規(guī)定的程序，并做好移交登記(移交登記表參見附錄D)，完全合格后方可移交。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。
8．2移交單位和檔案保管部門應(yīng)對歸檔的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)結(jié)果分別由移交單位、接收單位填入《公務(wù)電子郵件移交檢驗(yàn)登記表》(參見附錄E)。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。
8．3歸檔公務(wù)電子郵件移交可以采用邏輯方式或物理方式。的公務(wù)電子郵件采用物理方式移交。
8．4無論采用邏輯方式還是物理方式移交，對于需永久或長期保存的公務(wù)電子郵件，均應(yīng)當(dāng)將電子形式轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)形式或者縮微形式一并保存后移交。
9公務(wù)電子郵件的保管
9．1檔案保管部門應(yīng)對各單位移交的公務(wù)電子郵件制作備份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。
9．2歸檔公務(wù)電子郵件的保管要求應(yīng)符合GB/T18894―2002中9．4的相關(guān)規(guī)定。
（吳海琰 師偉）
社區(qū)志愿者走進(jìn)西城區(qū)檔案館 前不久，西城區(qū)檔案館邀請白紙坊街道30余名學(xué)雷鋒志愿者走進(jìn)檔案館，走進(jìn)檔案庫房，近距離接觸檔案，切身感受西城悠久深厚的歷史和全區(qū)的發(fā)展變化，加深社區(qū)志愿者對區(qū)情區(qū)史的了解。
（石麗芝）
朝陽區(qū)檔案局加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)年報(bào)表指導(dǎo) 日前，朝陽區(qū)檔案局以新增加的數(shù)字檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容為重點(diǎn)，對全區(qū)140家單位進(jìn)行統(tǒng)計(jì)年報(bào)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助其正確理解指標(biāo)涵義，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。
（張一）
海淀區(qū)馬連洼街道召開2012年度檔案工作會(huì) 會(huì)議總結(jié)2012年工作同時(shí)部署了2013年工作重點(diǎn)，傳達(dá)了區(qū)檔案局對我街道進(jìn)行“北京市區(qū)縣機(jī)關(guān)檔案工作測評”的初查情況，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了加強(qiáng)規(guī)范立卷歸檔的要求。
（高京育）
市檔案局到通州區(qū)調(diào)研政府信息公開查閱工作 前不久，市檔案局到通州區(qū)檔案館調(diào)研。副區(qū)長劉佳參加并表示區(qū)檔案工作一定按市局要求，不斷創(chuàng)新工作方式、積極創(chuàng)造亮點(diǎn)，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做好服務(wù)。
（張鈺叢）
石景山區(qū)召開2013年全區(qū)檔案工作會(huì) 會(huì)議總結(jié)了上一年全區(qū)檔案工作的成績和經(jīng)驗(yàn)，分析了當(dāng)前工作形勢和問題，并明確了2013年全區(qū)檔案工作在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、檔案服務(wù)、檔案文化、行政管理和干部隊(duì)伍建設(shè)等五方面的具體任務(wù)。
（武小影 糜棟煒）
大興區(qū)檔案局積極服務(wù)新機(jī)場建設(shè) 前不久，大興區(qū)檔案局與機(jī)場辦聯(lián)系協(xié)調(diào)幫助其建立完善檔案工作各項(xiàng)管理制度，確定檔案歸檔范圍。同時(shí)針對其工作特點(diǎn)開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，確保大興機(jī)場建設(shè)檔案齊全完整和規(guī)范管理。
（曲良亮）
房山區(qū)副區(qū)長曹蕾到區(qū)檔案局調(diào)研 前不久，房山區(qū)副區(qū)長曹蕾到區(qū)檔案局調(diào)研。她在聽取2013年工作計(jì)劃和當(dāng)前工作面臨問題及“十二五”時(shí)期檔案館建設(shè)規(guī)劃情況的匯報(bào)后，提出要認(rèn)真思考創(chuàng)新檔案工作模式，要加大重點(diǎn)項(xiàng)目和精品項(xiàng)目的建設(shè)，同時(shí)還要抓好人才隊(duì)伍建設(shè)。
（何濤）
密云縣檔案館建章立制保證數(shù)據(jù)安全 日前，密云縣檔案館出臺(tái)了《檔案數(shù)據(jù)光盤存儲(chǔ)規(guī)范》，詳細(xì)規(guī)定了數(shù)據(jù)光盤的制作要求和管理存放的注意事項(xiàng)等各方面事宜。并以此為依據(jù)對館藏土地房產(chǎn)證數(shù)字化副本進(jìn)行了光盤刻錄，充分保障了數(shù)字檔案信息的安全。
（劉靜）
平谷區(qū)《農(nóng)村檔案信息資源整合與利用問題研究》課題通過市局驗(yàn)收 該課題提出的檔案資源整合方式具有較強(qiáng)的創(chuàng)新性和可操作性，開發(fā)利用措施，對全市其他涉農(nóng)區(qū)縣農(nóng)村檔案信息資源整合與利用具有一定的理論指導(dǎo)和借鑒意義。
（楊有啟）
順義區(qū)2月份民生檔案利用量顯著提高 2月份，順義區(qū)檔案館共接待146人次查閱各類民生檔案199卷，其中：婚姻檔案174卷，土地檔案4卷，知青檔案15卷，工作查考利用檔案4卷，編史修志利用檔案1卷。
（劉英楠）
懷柔區(qū)政協(xié)主席武占剛到區(qū)檔案館視察 3月1日，懷柔區(qū)政協(xié)主席武占剛等一行5人到區(qū)檔案館視察工作，在實(shí)地查看庫房，了解館藏及利用情況后對我館工作給予了肯定，并表示區(qū)政協(xié)將繼續(xù)支持檔案工作，共同推進(jìn)我區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展。
（叢麗紅）
延慶縣檔案局榮獲“法治延慶”建設(shè)先進(jìn)單位 在“法治延慶”建設(shè)工作中，延慶縣檔案局通過深入學(xué)習(xí)、明確分工、責(zé)任到人、廣泛宣傳等多項(xiàng)措施，得到了依法治縣領(lǐng)導(dǎo)小組的高度認(rèn)可，被評為建設(shè)先進(jìn)單位。
（李挺）
豐臺(tái)區(qū)檔案館征集優(yōu)秀攝影作品進(jìn)館前不久，豐臺(tái)區(qū)南苑鄉(xiāng)犇牛攝影協(xié)會(huì)將24幅攝影作品無償捐贈(zèng)給區(qū)檔案館，這是區(qū)檔案館首次集中接受群眾團(tuán)體捐贈(zèng)的攝影作品，這批作品將納入?yún)^(qū)檔案館的記憶專題檔案。
（劉岳）
門頭溝區(qū)加強(qiáng)檔案消防安全專項(xiàng)檢查 近日，門頭溝區(qū)檔案局與消防支隊(duì)聯(lián)合對館內(nèi)電源、消防設(shè)備等直接關(guān)系檔案安全的各種設(shè)施進(jìn)行了全面安全大檢查，并將檢查結(jié)果及時(shí)整理匯總，聯(lián)系相關(guān)部門消除安全隱患。
（安宏清）
專門檔案是人們通過創(chuàng)造性勞動(dòng)選取并保存下來以備查考的各種專門文件有機(jī)體系的總稱。專門文件是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織，在從事某些專業(yè)性活動(dòng)中，為了實(shí)現(xiàn)相關(guān)的職能目標(biāo)而制作和使用的，具有比較穩(wěn)定的文種和記錄目的的各種載體類型的數(shù)據(jù)、信息記錄。專門檔案是檔案家族中的一大門類,它有專門的形成領(lǐng)域,比較穩(wěn)定的文件名稱、格式、各自獨(dú)立的整理和管理方法，專門檔案的形成規(guī)律不同于普通檔案。
專門檔案管理是人們?yōu)榱擞行У厥占?、加工和利用專門檔案數(shù)據(jù)和信息而進(jìn)行的一種社會(huì)活動(dòng)。專門檔案管理的一般規(guī)則,是以檔案工作基本原則為指導(dǎo),充分考慮專門檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)以及專門檔案信息用戶的需要等方面的因素來設(shè)計(jì)的。我們社會(huì)的各個(gè)行業(yè)都有自己的“游戲規(guī)則 ”這個(gè)規(guī)則可以有效地約束和規(guī)范相關(guān)行為人從事某項(xiàng)工作活動(dòng)的思想和行為,從而保證組織目標(biāo)或系統(tǒng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
一 、前端控制規(guī)則
專門檔案是一種現(xiàn)實(shí)性很強(qiáng)的專業(yè)管理工具。它是有關(guān)專業(yè)管理系統(tǒng)建設(shè)與運(yùn)行的生命線。沒有專門檔案就沒有這些管理系統(tǒng)。為了建立一個(gè)良好的現(xiàn)代化的專業(yè)信息系統(tǒng)，我們不僅要充分利用各種現(xiàn)代信息技術(shù)和正確的開發(fā)方法，同時(shí)還要注意做好專門檔案的管理工作。
專門檔案的前端控制規(guī)則，是一種有效解決專門檔案質(zhì)量問題，保證其工具意義的必要思想和行為準(zhǔn)則。它要求做好以下幾方面的工作：
第一,參與專門文件和記錄的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。專門檔案的管理主體必須積極參與有關(guān)專業(yè)系統(tǒng)開發(fā)前的論證和設(shè)計(jì)工作，幫助系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)人員選擇和制定符合專門檔案管理要求的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。
第二，參與專門文件和記錄的維護(hù)管理。專門檔案的管理主體必須積極參與專門文件和記錄的維護(hù)管理工作，監(jiān)督有關(guān)人員做好專門文件和記錄的修改工作，以便保證它們的質(zhì)量和利用價(jià)值，防止給日后的專業(yè)性活動(dòng)造成混亂和損失。
第三，參與專門文件和記錄的跟蹤管理活動(dòng)。我們應(yīng)當(dāng)把專門檔案的結(jié)果管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程管理模式，注意利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，監(jiān)控專門文件和記錄的形成過程、平時(shí)的存儲(chǔ)保存和加工整序過程、鑒選歸檔過程。
第四，參與專門文件和記錄的管理制度建設(shè)。一套專門文件和記錄的管理制度是有效實(shí)施專門檔案管理前端控制規(guī)則的必要保證，否則，前端控制活動(dòng)就會(huì)流于形式。
二、連續(xù)性和整體性規(guī)則
專門檔案的管理是一個(gè)以實(shí)現(xiàn)特定的目標(biāo)而進(jìn)行的連續(xù)性整體活動(dòng)過程。從事專門檔案管理必須要堅(jiān)持連續(xù)性和整體性原則。
首先，根據(jù)本單位專門檔案的管理目標(biāo)設(shè)計(jì)連續(xù)性的整體工作方案。在專門檔案的管理實(shí)踐中，有關(guān)社會(huì)主體要根據(jù)自身的專門檔案的具體管理目標(biāo)，制定出相應(yīng)的專門文檔的管理方案，以便保證整個(gè)管理工作有序進(jìn)行，并保證專門檔案整體管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。但是，我們也在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，一些單位的專門檔案管理卻選擇了相反的工作步驟，即先派一些專門檔案管理人員去學(xué)習(xí)有關(guān)單位的先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，然后再照搬過來，開展本單位的專門檔案管理方案的設(shè)計(jì)工作。誠然，學(xué)習(xí)其他單位的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和管理方案是無可厚非的，但是學(xué)習(xí)者應(yīng)當(dāng)知道所學(xué)到的那些專門檔案管理方案是有關(guān)單位根據(jù)自己的專門檔案管理目標(biāo)而設(shè)計(jì)的，而不是根據(jù)學(xué)習(xí)者所在的單位的管理目標(biāo)設(shè)計(jì)的。
其次,根據(jù)本單位專門檔案管理目標(biāo)的變動(dòng)情況修正專門檔案的管理方案。專門檔案管理的連續(xù)性和整體性規(guī)則就是要求專門檔案的管理者根據(jù)管理目標(biāo)的變化情況，及時(shí)對專門檔案的管理方案作出相應(yīng)的調(diào)整和變革。
三、 安全性和效益性規(guī)則
專門檔案管理的安全性規(guī)則要求專門檔案的管理主體必須保證專門檔案的實(shí)體安全,保證專門檔案數(shù)據(jù)和信息的可存取性,保證專門檔案內(nèi)容的安全。保證專門檔案的實(shí)體安全是安全性規(guī)則的最基本要求。專門檔案的實(shí)體安全主要有兩個(gè)方面的含義，一是專門檔案的數(shù)量應(yīng)當(dāng)齊全完整，二是專門檔案應(yīng)當(dāng)是一個(gè)由專門文件和記錄構(gòu)成的有機(jī)體系。保證專門檔案數(shù)據(jù)和信息的可存取性，也是專門檔案管理安全性規(guī)則的一項(xiàng)重要要求。如果專門檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)和信息無法正常存取，那么它的可據(jù)性和可靠性就無法保證，所以在專門檔案的管理實(shí)踐中，必須采取相應(yīng)的措施，避免無法存取的“死文檔”的出現(xiàn)，保證專門檔案的內(nèi)容安全，主要涉及兩個(gè)方面的基本要求：一是保證需要控制使用的專門檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)和信息不被非法查閱或訪問，確保專門檔案的內(nèi)容不失密、不泄密：二是保證專門檔案的內(nèi)容不含有病毒。
專門檔案管理的效益性規(guī)則要求專門檔案的管理主體不要壓制專門檔案合理作用的發(fā)揮，不要使專門檔案這種寶貴資源閑置，同時(shí)要使投入和效益成正比，否則將會(huì)造成這種管理活動(dòng)的效益低下。如果專門檔案的管理主體通過不適當(dāng)?shù)墓芾碇贫群凸芾矸绞?，限制和阻礙了專門檔案信息價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，影響了其積極作用的發(fā)揮，那么就必然會(huì)造成專門檔案管理效益的低下，甚至無效益而言，并最終使這項(xiàng)管理活動(dòng)失去存在的基礎(chǔ)和前提。
專門檔案的管理必須講求效益，檔案工作者應(yīng)當(dāng)通過創(chuàng)造性的勞動(dòng)和智慧，為專門檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)條件。專門檔案管理還要注意投入和效益之間的關(guān)系，一旦發(fā)現(xiàn)我們的某種管理理念、管理方式、管理方法和手段的經(jīng)濟(jì)投入(包括人、財(cái)、物等方面的投入)不能達(dá)到預(yù)期的良好的管理效益時(shí)，就應(yīng)及時(shí)診斷，找出癥結(jié)，并采取切實(shí)的政改措施。那種追求時(shí)髦、不問效果的管理理念和管理方式，必須得到及時(shí)糾正，否則就會(huì)給國家、集體造成更大的損失。
四、繼承性和創(chuàng)新性規(guī)則
1業(yè)務(wù)水平提高
1.1掌握《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》中相關(guān)規(guī)定，熟悉法規(guī)中允許復(fù)印病歷的內(nèi)容：住院記錄、體溫單、醫(yī)囑單、出院小結(jié)、實(shí)驗(yàn)室檢查報(bào)告單；影像；特檢等內(nèi)容。醫(yī)生對分析討論病例時(shí)自由發(fā)言不同意見不允許復(fù)印。
1.2醫(yī)院每年派出病案管理專職人員到上級醫(yī)院進(jìn)修，學(xué)習(xí)病案管理的先進(jìn)方法， 參加國內(nèi)病案管理學(xué)會(huì)舉辦的各種學(xué)習(xí)班，對當(dāng)前病案管理的發(fā)展加深認(rèn)識和了解，通過病案管理知識培訓(xùn)，不僅提高了本專業(yè)水平，引進(jìn)了管理新方法，增加了許多新知識，擴(kuò)展新思路，掌握和了解了病案管理發(fā)展的新動(dòng)態(tài)，促進(jìn)提高了業(yè)務(wù)能力。
2技能的提高
2.1對病案管理明細(xì)化，從病例整理、分類、錄入、調(diào)閱、質(zhì)量控制分別由專人負(fù)責(zé)，增強(qiáng)工作中的責(zé)任心。
2.2密切與臨床科室的聯(lián)系 規(guī)范化醫(yī)療文書書寫，文字特別注意同音字的別字更改，對病歷內(nèi)容不完整，不及時(shí)回報(bào)各種檢查報(bào)告單及時(shí)通知該科醫(yī)生和護(hù)士修改和粘貼，尤其對于一些醫(yī)學(xué)常識常請教專業(yè)醫(yī)生，避免分類錯(cuò)誤的發(fā)生。
2.3質(zhì)量控制 我科專門配置了內(nèi)科、外科、護(hù)理專業(yè)的工作人員對每天整理完成的病歷進(jìn)行審核、復(fù)查，質(zhì)量控制，有問題或漏填報(bào)的內(nèi)容及時(shí)通知有關(guān)人員來修改、補(bǔ)充，爭取在病歷上架前避免一些常識性錯(cuò)誤的出現(xiàn)和發(fā)生。
2.4病歷歸檔 患者出院后病案室的工作人員能快速、準(zhǔn)確地復(fù)印病歷，對報(bào)銷、轉(zhuǎn)院、理賠、核案等工作給予了極大的幫助。
3病案安全保護(hù)與管理[2]
3.1病案室（房）能夠保障病案長久保存，要做 防火、防熱、防潮、防光、防有害氣體、防蟲、防霉等。場地干燥、空氣流通，病案室（房）庫溫度為14℃～24℃，相對濕度45%～60%，防灰塵污染。防止泄密、失密及資料丟失。
3.2病案回收、借閱 患者在出院24 h后（死亡病歷1 w內(nèi)）回收至病案室；病案室應(yīng)及時(shí)向臨床查詢未歸病案的下落；病案室每月統(tǒng)計(jì)出院病案歸檔情況，病案回收情況納入科室考核內(nèi)容?？蒲?、患者復(fù)查、再入院患者病案借閱，辦理借閱手續(xù)可借閱，3 d內(nèi)歸還。
4病案復(fù)印
4.1患者本人與人申請病案復(fù)印，患者本人提供有關(guān)有效身份證明v身份證w；患者提供患者及其人的有效身份證明v身份證w，申請人與患者人關(guān)系的法定證明材料。
4.2申請人為保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)所需的復(fù)印病例，提供保險(xiǎn)合同復(fù)印件，承辦人員的有效身份證明，患者本人或者其人同意的法定證明材料，死亡患者，提供保險(xiǎn)合同復(fù)印件，承辦人員的有效身份證明，死亡患者近親屬或者其人同意的法定證明材料。
4.3公安、司法機(jī)關(guān)因辦理案件，需要查閱、復(fù)印病案資料的，醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在公安、司法機(jī)關(guān)出具采集證據(jù)的法定證明及執(zhí)行公務(wù)人員的有效身份證明后予以協(xié)助。
5病案管理分析
5.1病案記錄 做到字跡清晰可辨。首次病程記錄要求8 h內(nèi)完成；出入院記錄、死亡、手術(shù)記錄要求24 h內(nèi)完成；病危者隨時(shí)記，至少1次/d，病重者至少1次/2 d，病情穩(wěn)定者1次/3 d，慢性患者1次/5 d；搶救記錄即時(shí)完成，若因搶救未能及時(shí)書寫病歷的，應(yīng)當(dāng)在搶救結(jié)束后6 h內(nèi)據(jù)實(shí)補(bǔ)記，并加以注明；死亡病例討論應(yīng)在患者死亡1 w內(nèi)完成。
5.2病案統(tǒng)計(jì)1990～2014年我院病案存檔96000份，根據(jù)病案管理工作質(zhì)量控制參考指標(biāo)，病案編號準(zhǔn)確率100%，新建病案各項(xiàng)填寫符合率>98%，住院病案供應(yīng)率>96%，出院病案3 d內(nèi)回收率>100%，出院病案整理合格率>98%，病案歸檔排架準(zhǔn)確率>98%，出院病案裝訂正確率100%。
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現(xiàn)代病案管理已從人工向電子化轉(zhuǎn)變，某些具體工作環(huán)節(jié)還需人工來完成，作為病案工作人員不斷加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)知識的提高，保證病歷檔案管理持續(xù)續(xù)發(fā)展尤為重要，更能反映出一個(gè)醫(yī)院的發(fā)展水平[3]。病案室及時(shí)提供有價(jià)值的醫(yī)療信息，為醫(yī)療、教學(xué)、科研、醫(yī)院管理發(fā)揮了重要的作用。在病案復(fù)印工作中，除執(zhí)行相關(guān)制度外實(shí)施優(yōu)惠服務(wù)項(xiàng)目，對外地來我院就醫(yī)者而又需回到原籍報(bào)銷的病案，我院為方便患者，只需患者在住院期間持效身份證件有到病案室辦理復(fù)印手續(xù)，出院后我科將病案以快遞方式寄送至患者原籍。對全部病案復(fù)印提供了下列病案資料：門、急診病歷和住院病歷中的入院記錄、體溫單、醫(yī)囑單、化驗(yàn)單、醫(yī)學(xué)影像檢查資料、特殊治療同意書、手術(shù)同意書、手術(shù)及麻醉記錄單、病理報(bào)告、護(hù)理記錄、輸血治療知情書、病危重患者護(hù)理記錄、出院記錄。病案復(fù)印量達(dá)48%，病例管理合格率達(dá)100%。
病案管理是一門涉及多學(xué)科的邊緣學(xué)科[4]，隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展來研究病案管理專業(yè)新技術(shù)， 對管理人員來說是一項(xiàng)任重道遠(yuǎn)的艱巨工作，病案管理人員應(yīng)掌握比較全面的醫(yī)學(xué)科學(xué)知識、管理科學(xué)知識、電子計(jì)算機(jī)知識等，為醫(yī)院全面發(fā)展，為廣大患者全面服務(wù)作出不懈的努力。
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[3]黃思捷.民營一級醫(yī)院病案的規(guī)范管理[J].中國病案，2010，11（12）：9-10.
經(jīng)過十多年的檔案信息化發(fā)展，我國主要發(fā)達(dá)地區(qū)對檔案信息化的提法達(dá)到了空前的高度、深度、廣度與力度，通過集成不同的現(xiàn)代技術(shù)，出現(xiàn)了不同層次的檔案管理系統(tǒng)(AMIS)，涌現(xiàn)出一批數(shù)字檔案館、電子檔案館，基本實(shí)現(xiàn)館藏?cái)?shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化、控制智能化，逐步實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)目錄管理和全文管理?xiàng)l件下的紙質(zhì)、聲像、實(shí)物和電子文件的歸檔，有的還實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化電子文件歸檔。但是，歸檔管理模式并沒有根本性突破，主要表現(xiàn)在無法對檔案的質(zhì)量進(jìn)行全面、系統(tǒng)地實(shí)時(shí)監(jiān)控和綜合評價(jià)，如各門類載體材料收集是否齊全完整，內(nèi)容是否真實(shí)有效，整理是否規(guī)范，歸檔是否及時(shí)，以及各部門的歸檔難度、歸檔數(shù)量等。即便是各個(gè)等級的檔案目標(biāo)管理考核，也只能對已歸檔的材料進(jìn)行抽查。顯然，傳統(tǒng)的歸檔模式對于如何提高歸檔效率，實(shí)現(xiàn)對文件形成與歸檔的過程、時(shí)間和質(zhì)量的實(shí)時(shí)監(jiān)控，以及建立對歸檔人員激勵(lì)評價(jià)的科學(xué)管理機(jī)制，仍缺乏科學(xué)有效的解決方法。
當(dāng)前AMIS基本上是對已有檔案信息的管理、利用、編研等環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，而對檔案界反映比較強(qiáng)烈的“采全率低、采準(zhǔn)率低、及時(shí)性差(即檔案收集不齊、質(zhì)量不高、期限不準(zhǔn)、歸檔滯后等)”等問題無法處理。由于檔案的收集范圍、保管期限對不同單位具有特定性，一般檔案管理人員難于把握，使得大量的原生信息源未能收集保管，直接影響了檔案的收集、著錄以及今后提供利用的水平。
目前，在檔案整理的過程中，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要大量的人工干預(yù)或檢查，才能達(dá)到理想的整理效果，也就是說一個(gè)單位的檔案要想整理得好，就必須需要一個(gè)高素質(zhì)的檔案人員，做到仔細(xì)、認(rèn)真，并且必須非常了解單位的業(yè)務(wù)運(yùn)作。
二、應(yīng)用業(yè)務(wù)規(guī)則技術(shù)的解決之道
針對國內(nèi)檔案管理現(xiàn)狀，廣東萬維博通信息技術(shù)有限公司在自有系列檔案信息資源管理系統(tǒng)(AMIs)產(chǎn)品基礎(chǔ)上，引入人工智能技術(shù)，研發(fā)了一套“基于業(yè)務(wù)規(guī)則的檔案信息資源管理平臺(tái)”，該平臺(tái)除具備一般AMIS的檔案管理、利用、編研的功能外，重點(diǎn)研究了基于信息資源規(guī)劃，依托業(yè)務(wù)規(guī)則庫的檔案信息資源收集管理體系：通過信息資源規(guī)劃確定各立檔單位的歸檔范圍、保管期限表，并將其抽象為檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(Archives Business Rules Database，簡稱ABR)，同時(shí)也將檔案主管部門與指導(dǎo)部門的規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)等也整理到ABR，通過強(qiáng)大的推理引擎(RM)，對已有的檔案信息數(shù)據(jù)(AID)進(jìn)行分析與推理，作出相應(yīng)的判斷，以幫助立檔單位達(dá)到“檔案收集齊、保管期限設(shè)置準(zhǔn)、檔案著錄規(guī)范”的目標(biāo)，同時(shí)也為檔案管理部門建立起智能化的網(wǎng)上監(jiān)督指導(dǎo)系統(tǒng)、績效評估系統(tǒng)和上崗人員自學(xué)習(xí)系統(tǒng)等。也可通過基于檔案知識規(guī)則庫(ABR)和推理引擎(RM)構(gòu)建的檔案信息雷達(dá)自動(dòng)從相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)收集檔案信息資源。基本實(shí)現(xiàn)以下功能：
1)采用人工智能技術(shù)，建立檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)，利用規(guī)則引擎，貫穿整個(gè)檔案軌跡的全過程，控制檔案收集、整理的質(zhì)量與數(shù)量；
2)構(gòu)建檔案信息雷達(dá)，利用檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)。通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)自動(dòng)收集立檔單位的各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)：
3)建立新型的檔案移交、接收模式，做到檔案實(shí)體正式移交前進(jìn)行相應(yīng)的非現(xiàn)場預(yù)檢查，保證檔案接收質(zhì)量并減少后續(xù)的著錄量與數(shù)字化加工量：
4)建立新型的檔案監(jiān)督指導(dǎo)管理體系與績效考核體系，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程指導(dǎo)、遠(yuǎn)程考核。
5)建立新型的檔案自學(xué)習(xí)系統(tǒng)，提供檔案上崗人員接受培訓(xùn)的新途徑，并找到傳承資深檔案人士知識的快捷方法等。
三、主要研究內(nèi)容
1、檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)的建立與管理
與檔案業(yè)務(wù)相關(guān)的規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，稱為業(yè)務(wù)規(guī)則(Business Rules，簡稱BR)，特別是檔案管理部門制定的檔案收集、歸檔范圍、保管期限表等。
每個(gè)立檔單位都有不同的規(guī)則，每個(gè)資深的檔案從業(yè)人員都有不同的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，在檔案指導(dǎo)的過程中可能也會(huì)定期加入相關(guān)規(guī)則，規(guī)則在不斷地更新。檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫分為三類，是將檔案各項(xiàng)專業(yè)知識分門別類融合。
1)針對外部的業(yè)務(wù)規(guī)則庫：以《檔案法》為主的相關(guān)法律、法規(guī)和制度等；
2)針對結(jié)構(gòu)化的內(nèi)部規(guī)則庫：對綜合檔案以立檔單位為基礎(chǔ)的《歸檔范圍》、《保管期限表》，對工程檔案以工程性質(zhì)為基礎(chǔ)的《建設(shè)工程峻工檔案歸檔范圍》：
3)針對非正式的內(nèi)部規(guī)則庫：檔案指導(dǎo)長期實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)，單位經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案從業(yè)人員的知識總結(jié)等。
2、檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)在檔案軌跡的各個(gè)環(huán)節(jié)的用處
通過完善的業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)(BRMS)將相關(guān)的檔案規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)及各立檔單位的歸檔范圍、保管期限表等抽象為檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫。
BRMS是系統(tǒng)服務(wù)堆棧中的一部分，提高了SOA的便捷性，利用它建成的ABR及檔案信息庫(AID)，可較快地搭建與檔案配套的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)。
檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)建設(shè)完成后，在檔案軌跡的各個(gè)環(huán)節(jié)可以開始發(fā)揮作用。
可對各立檔單位的檔案信息(包含全宗、目錄／項(xiàng)目、案卷、卷內(nèi)等)自動(dòng)分析，提高決策水平，推理得出相關(guān)結(jié)論：
檔案著錄是否規(guī)范?
檔案收集范圍是否齊全?
保管期限定義是否準(zhǔn)確?如數(shù)據(jù)符合要求，可以搬檔案實(shí)體過來或下去檢查等，并衍生出相應(yīng)的人工智能子系統(tǒng)：
1)檔案接收即時(shí)檢查系統(tǒng)
接收檔案范圍確定后，系統(tǒng)可即時(shí)根據(jù)檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)將各立檔單位的檔案信息(AID)，通過知識規(guī)則推理引擎(RM)，對錄入或?qū)氲臋n案信息進(jìn)行檢查，系統(tǒng)自動(dòng)提出整改意見或驗(yàn)收意見。
2)檔案著錄規(guī)范檢查系統(tǒng)
根據(jù)已存在的檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)對責(zé)任者、題名、保管期限等自動(dòng)進(jìn)行檢查。
3)網(wǎng)上監(jiān)督指導(dǎo)系統(tǒng)
檔案局／館、檔案主管單位利用基于Internet／Intranet的檔案信息掃描技術(shù)，結(jié)合檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)，自動(dòng)監(jiān)督各立檔單位的檔案整理情況，發(fā)現(xiàn)問題自動(dòng)提醒，并及時(shí)反饋，信息轉(zhuǎn)入Workflow，檔案監(jiān)督指導(dǎo)人員根據(jù)實(shí)際情況作出處理。
它利用人工智能的原理，借助計(jì)算機(jī)模擬人類的思維過程，對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與推理，作出相應(yīng)的判斷，提出建議及線索，以供檔案管理部門進(jìn)行進(jìn)一步的重點(diǎn)檢查與監(jiān)督指導(dǎo)。其目的就在于：提高監(jiān)督指導(dǎo)效率，降低監(jiān)督指導(dǎo)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而保證檔案收集入庫的質(zhì)量。
4)立檔單位績效評估系統(tǒng)
績效評測內(nèi)容與目標(biāo)建立后，系統(tǒng)可定期根據(jù)檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(ABR)對各立檔單位的檔案信息(AID)進(jìn)行評測，通過知識規(guī)則推理引擎(RM)，自動(dòng)生成績效預(yù)評估報(bào)告，經(jīng)過Workflow流轉(zhuǎn)后產(chǎn)生最終的評估報(bào)告。
