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檔案管理概論范文

時(shí)間:2023-07-17 16:23:09

序論:在您撰寫(xiě)檔案管理概論時(shí),參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野,小編為您整理的7篇范文,希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情,引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。

檔案管理概論

第1篇

檔案行政管理部門(mén)應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)中等專業(yè)學(xué)校檔案工作的引導(dǎo)與指導(dǎo),讓全校整體形成檔案意識(shí),從思想上充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。檔案管理是學(xué)校整體工作的有機(jī)組成部分,學(xué)校的每個(gè)部門(mén),每個(gè)工作人員,甚至每個(gè)學(xué)生都會(huì)與之發(fā)生聯(lián)系,其重要程度不亞于學(xué)校的其他行政管理工作。檔案是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)了解學(xué)校的歷史、認(rèn)識(shí)學(xué)校的現(xiàn)在的最重要的工具,檔案是教職工適應(yīng)學(xué)校的最有效途徑,檔案是招聘單位了解一個(gè)學(xué)生的基本資料。要達(dá)到這些目的,學(xué)校應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)重視開(kāi)始,制定一系列的規(guī)章制度,讓各個(gè)部門(mén)、各個(gè)工作人員都有明確的檔案意識(shí),做好檔案管理的第一步。

二、完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建立,加強(qiáng)硬件配置

近年來(lái),中等專業(yè)院校的重要性越發(fā)顯著,其綜合辦學(xué)條件有所改善,硬件設(shè)施也越來(lái)越健全,但是由于檔案管理意識(shí)不強(qiáng),導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施一直沒(méi)有較大的改進(jìn),檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施越來(lái)越無(wú)法與學(xué)校綜合建設(shè)形成很好的配合。檔案管理硬件設(shè)施的不完善造成了極大的人力物力的浪費(fèi),增加了檔案管理的難度,導(dǎo)致檔案的在收集和傳遞的過(guò)程中嚴(yán)重失真,甚至對(duì)教學(xué)工作也帶來(lái)很大的沖擊。因此我們?cè)谶M(jìn)行學(xué)校綜合基礎(chǔ)設(shè)施的改進(jìn)過(guò)程中,也應(yīng)該把加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建立提上日程,為檔案管理營(yíng)造良好的環(huán)境,讓檔案管理人員的才能以及專業(yè)素養(yǎng)得到更好的發(fā)揮。當(dāng)然要適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)的日新月異,新時(shí)期的中等專業(yè)院校在進(jìn)行檔案管理時(shí),還應(yīng)該建立合理的檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng),充分將科技運(yùn)用于檔案管理當(dāng)中,通過(guò)選擇合理的技術(shù)路線來(lái)推動(dòng)自動(dòng)化。檔案的信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè),是提高檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)和減小檔案失真可能性的重要手段,更是與現(xiàn)代化的專業(yè)檔案管理人員的教育接軌的重要途徑。當(dāng)然檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)也不是一蹴而就的,其中必然會(huì)遇到諸多的矛盾與問(wèn)題,我們應(yīng)當(dāng)將積極進(jìn)取、開(kāi)拓創(chuàng)新的思想運(yùn)用于學(xué)校的檔案管理中,著眼于提高系統(tǒng)的整體水平,有重點(diǎn)的抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),慎重選定適合本學(xué)校的技術(shù)路線,實(shí)事求是一步步改進(jìn)管理體制。

三、提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

隨著當(dāng)代科技的日新月異,許多學(xué)校已經(jīng)開(kāi)出了檔案管理學(xué)、圖書(shū)館管理學(xué)等學(xué)科來(lái)培養(yǎng)專業(yè)的高素質(zhì)的檔案管理人員。隨即檔案管理也對(duì)其工作人員提出了新的更高的要求。首先,檔案人員要有一定的文化水平和駕馭文字的能力,檔案大部分是文字類型的信息,要做好檔案管理的工作,檔案管理人員要能用文字與各部門(mén)交流,才能收集到全面正確的檔案信息;要能理解自己所搜集的檔案,才能夠完成對(duì)檔案管理在檔案收集之后的后續(xù)工作,例如整理、分類、編目等等。其次,要熱愛(ài)學(xué)習(xí),對(duì)檔案管理工作充滿熱情,無(wú)論在何種行業(yè),從事什么工作,光是有完成任務(wù)的心都是不夠的,要不斷地學(xué)習(xí)新的知識(shí),要熱愛(ài)你的工作才能夠好的完成一項(xiàng)工作,這在檔案管理工作中尤為重要,否則很容易因?yàn)檎炜菰锏孛鎸?duì)檔案而產(chǎn)生應(yīng)付的心理,加之現(xiàn)代科技發(fā)展迅猛,不斷學(xué)習(xí)才能適應(yīng)工作甚至事半功倍,否則容易被工作所淘汰。最后,檔案管理工作人員要有一定的科研能力,檔案的管理并不僅僅是將檔案整理好而已,還需要從大量的檔案研究整理中發(fā)現(xiàn)并撰寫(xiě)出有用的報(bào)告,將檔案充分運(yùn)用與學(xué)習(xí)和教育中。

四、加強(qiáng)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用

第2篇

(一)人事檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

醫(yī)院檔案管理人員大多是從醫(yī)院其它科室調(diào)崗而來(lái)的,在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊,且存在著學(xué)歷偏低和管理理念落后等問(wèn)題,難以推動(dòng)新形勢(shì)下醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

(二)人事檔案管理硬件投入不足

有些醫(yī)院由于地方有限,醫(yī)療用房緊張,致使檔案用房狹小,不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn),有些醫(yī)院檔案多,但專供人事檔案放置的檔案柜少,導(dǎo)致檔案沒(méi)按規(guī)范放置;有些醫(yī)院檔案室極其潮濕,易引起檔案材料霉變;有些醫(yī)院甚至連必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾,都無(wú)法購(gòu)置齊備。

二、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)策

醫(yī)院人事檔案管理存在諸多問(wèn)題,不利于醫(yī)院全面掌握人才情況,優(yōu)化衛(wèi)生人才資源配置。因此,加強(qiáng)人事檔案工作的管理,有助于醫(yī)院的發(fā)展和提高醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力。

(一)健全人事檔案管理制度首先必須加強(qiáng)人事檔案管理意識(shí),把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來(lái)抓,然后醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等有關(guān)法律法規(guī),結(jié)合實(shí)際情況,逐步完善本單位人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,使每個(gè)工作內(nèi)容都有章可循,并確保各項(xiàng)制度得到落實(shí),使人事檔案管理工作更科學(xué)、規(guī)范、高效。

(二)改進(jìn)人事檔案管理方法在人事檔案管理工作中,應(yīng)促進(jìn)人事檔案管理電子信息化,即把人員信息錄入信息系統(tǒng),必要時(shí)可掃描全部?jī)?nèi)容,將人事檔案做成人才數(shù)據(jù)庫(kù),提高檔案管理的檢索效率,使人力資源管理部門(mén)可迅速在數(shù)據(jù)庫(kù)中查找到人員的檔案信息,為醫(yī)院人事決策提供科學(xué)依據(jù),在工作中發(fā)揮干部人事檔案的可利用價(jià)值。

(三)規(guī)范人事檔案管理過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格按照人事檔案材料歸檔的要求,在收集過(guò)程中看所收材料是否完整,是否分類放好,是否蓋上公章。在鑒別上一定要遵循“取之有據(jù)、舍之有理”的原則,注重及時(shí)更新、補(bǔ)充歸檔材料,并注重保養(yǎng)人事檔案。在裝訂時(shí)實(shí)行全國(guó)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂,做到經(jīng)常檢查室內(nèi)清潔衛(wèi)生、防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。

(四)提高人事檔案管理人員素質(zhì)隨著醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的深入推進(jìn),檔案工作由傳統(tǒng)型的管理向高度知識(shí)化、高度集約化、高度技術(shù)化轉(zhuǎn)變,檔案領(lǐng)域更需要一支具有較強(qiáng)的綜合技術(shù)和管理能力的復(fù)合型人才。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案專技人員的思想政治素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)力度,增強(qiáng)其責(zé)任感、緊迫感與專業(yè)技能。同時(shí),鼓勵(lì)積極自學(xué),鼓勵(lì)積極與同行交流學(xué)習(xí),不斷拓展自己的知識(shí)領(lǐng)域,把學(xué)習(xí)情況與專業(yè)技術(shù)年度考核掛鉤,充分調(diào)動(dòng)檔案專技人員的學(xué)習(xí)主動(dòng)性,促進(jìn)其努力提高自身素質(zhì)。

(五)加強(qiáng)人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)重視檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),加大資金投入力度,在硬件方面,必須滿足檔案室的辦公用房,配置檔案信息的記錄設(shè)備,如掃描儀、相機(jī)、攝像機(jī)等與檔案保護(hù)設(shè)備,如空調(diào),除濕機(jī),滅火器等。在軟件方面,要引進(jìn)計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng),用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存人事檔案,既可極大地方便使用者閱讀、查找資料,又能夠提高工作效率,節(jié)省大量人力物力,為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供更加可靠、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息。

三、結(jié)論

第3篇

(一)學(xué)生自身對(duì)檔案的重要性意識(shí)不夠

很多大學(xué)生都覺(jué)得檔案只在學(xué)校和國(guó)企單位才有一定的作用,在外面私企和民營(yíng)的企業(yè)中工作,檔案就可有可無(wú),單位也沒(méi)有嚴(yán)格要求提交檔案,大學(xué)生更是無(wú)所謂的態(tài)度,缺乏對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí),只有加強(qiáng)大學(xué)生對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí),檔案才能在人才資源開(kāi)發(fā)中更好的發(fā)揮作用。

(二)畢業(yè)生檔案管理模式不規(guī)范

很多高校雖然成立了檔案管理部門(mén),可是在檔案管理上卻流于形式,缺乏嚴(yán)格的管理規(guī)定和實(shí)施細(xì)則,管檔的業(yè)務(wù)人員也缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí),僅僅只是充當(dāng)一個(gè)保管員的身份,對(duì)于收集的學(xué)生的檔案即沒(méi)有系統(tǒng)的進(jìn)行編號(hào)和分類,也沒(méi)有認(rèn)真的核對(duì)檔案的完整性,很容易造成檔案管理的混亂,對(duì)于以后畢業(yè)生檔案的使用埋下隱患。

(三)檔案管理人員素質(zhì)有待提高

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,信息化是必然的趨勢(shì),檔案管理也應(yīng)該順應(yīng)潮流,加強(qiáng)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用,這也加強(qiáng)了對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求,不僅要熟悉傳統(tǒng)的檔案管理工作流程,還要認(rèn)真學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)信息知識(shí),熟悉計(jì)算機(jī)操作,只有這樣才能更好的勝任檔案工作,為檔案現(xiàn)代管理提供更好的服務(wù)。

二、高校畢業(yè)生人事檔案管理的對(duì)策

(一)加強(qiáng)畢業(yè)生對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)、完善學(xué)生檔案管理制度

高校必須積極向?qū)W生宣傳檔案的重要性,讓學(xué)生能充分認(rèn)識(shí)到檔案在畢業(yè)后就業(yè)或者繼續(xù)深造學(xué)習(xí)中的重要作用。還要提高學(xué)生檔案的管理水平,完善學(xué)生檔案管理制度,加大對(duì)檔案管理部門(mén)的考核,嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定,對(duì)于已經(jīng)就業(yè)的畢業(yè)生要及時(shí)將檔案送達(dá)學(xué)生就業(yè)單位,對(duì)于暫時(shí)未就業(yè)的畢業(yè)生就要及時(shí)的將學(xué)生檔案送達(dá)相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu),不能私自的將學(xué)生檔案擱置。

(二)改革檔案管理模式,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理

要想從根本上提高高校畢業(yè)生檔案管理水平,就要?jiǎng)?chuàng)新管理模式,要根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的制度,改進(jìn)管理工作手段,將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中來(lái)。從而提高檔案管理工作的效率和水平。

(三)做好高校畢業(yè)生人事檔案管理與轉(zhuǎn)遞的銜接工作

高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作涉及到的人和管理部門(mén)比較多,稍不注意就很容易出現(xiàn)差錯(cuò),這就要求高校畢業(yè)生檔案管理部門(mén)要特別注意檔案管理和轉(zhuǎn)遞工作的前后銜接,體現(xiàn)全方位的管理理念,結(jié)合管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié),合理運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù),爭(zhēng)取能徹底的解除畢業(yè)生的后顧之憂。

(四)進(jìn)一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務(wù)

由于目前的就業(yè)機(jī)制改革創(chuàng)新,畢業(yè)生也多了一些時(shí)間來(lái)考慮就業(yè)的問(wèn)題,根據(jù)這種情況,高校應(yīng)該進(jìn)一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務(wù),不僅僅是做好個(gè)人,還應(yīng)該對(duì)畢業(yè)生實(shí)行以學(xué)校為單位的“集體”。還要進(jìn)一步完善人事的內(nèi)容,實(shí)行全方位的,只有這樣才能使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障??偠灾?積極做好畢業(yè)生人事檔案管理工作,既是順應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要,也是我們?nèi)耸氯瞬殴ぷ髡卟豢赏菩兜呢?zé)任。

(五)規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞流程,確保檔案轉(zhuǎn)遞安全

第4篇

(一)檔案管理是工程建設(shè)質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

對(duì)工程檔案進(jìn)行管理控制,主要目的是為了更詳細(xì)的記錄工程施工的全過(guò)程。工程項(xiàng)目管理的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工現(xiàn)象的質(zhì)量控制,包括產(chǎn)品質(zhì)量控制、工藝質(zhì)量控制。具體來(lái)說(shuō),影響質(zhì)量控制的因素主要表現(xiàn)在人、機(jī)、料、環(huán)境以及方法這五個(gè)方面,而通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)后持證上崗的“人”,需要現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度和輔助工程建設(shè)的“機(jī)”,通過(guò)檢測(cè)報(bào)告以及出廠合格證的“料”,施工中及竣工后通過(guò)拍照和錄像反應(yīng)場(chǎng)地“環(huán)境”的變化,通過(guò)記錄施工日志反應(yīng)工藝流程的“方法”等,都在工程檔案收集編制的范圍以內(nèi)。由此可見(jiàn),檔案管理是工程建設(shè)質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié),檔案工作人員必須要重視檔案管理工作。

(二)工程檔案能防范災(zāi)害破壞及破壞后維修恢復(fù)建設(shè)

工程檔案是工程建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄,客觀反映了各個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)的具體細(xì)節(jié),對(duì)工程后期檢測(cè)、改擴(kuò)建、維護(hù)、拆除以及其他工程建設(shè)都具有十分重要的指導(dǎo)意義。而且,此類檔案也可以成為其他同類工程設(shè)計(jì)建設(shè)的一個(gè)重要參考借鑒,充分展現(xiàn)出了工程檔案的價(jià)值和活力。

二、強(qiáng)化工程檔案管理的措施

(一)強(qiáng)化檔案工作者的崗位技能培訓(xùn)

工程項(xiàng)目受各種條件的影響,檔案管理涵蓋的范圍較為廣泛,這些對(duì)檔案工作人員提出了更高的工作技能要求,例如,檔案存儲(chǔ)知識(shí)、檔案管理知識(shí)、工程基礎(chǔ)知識(shí)等??梢约訌?qiáng)對(duì)檔案工作人員的崗位技能培訓(xùn),提高他們的綜合管理素質(zhì)。定期組織學(xué)習(xí)專業(yè)理論知識(shí)。要積極培養(yǎng)檔案工作人員懂技術(shù)、業(yè)務(wù)精通、會(huì)管理,而且要針對(duì)檔案管理的一些基本知識(shí)進(jìn)行綜合考試,實(shí)現(xiàn)持證上崗;集中組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)。此類培訓(xùn)如果單位內(nèi)部無(wú)法完成,可以請(qǐng)專門(mén)的外訓(xùn)講師來(lái)做,重點(diǎn)針對(duì)各種檔案文件整理、檔案管理和歸檔等內(nèi)容作詳細(xì)培訓(xùn)。

(二)進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng),增強(qiáng)檔案的真實(shí)性

加強(qiáng)工程檔案管理工作是工程規(guī)劃、建設(shè)以及管理的重要依據(jù)。因此,檔案管理人員需要在對(duì)檔案進(jìn)行整理歸檔同時(shí),確保檔案資料內(nèi)容的真實(shí)性。具體來(lái)說(shuō),檔案工作人員需要深入到施工現(xiàn)場(chǎng),對(duì)登記在冊(cè)的工程項(xiàng)目進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)清查和摸底分析,對(duì)于一些特大型或意義重大的工程項(xiàng)目,在深入現(xiàn)場(chǎng)的同時(shí)也要與建設(shè)單位一同進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘查,待了解實(shí)際情況以后才能進(jìn)行檔案編制。

(三)通過(guò)計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)資源,強(qiáng)化檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

利用軟件對(duì)檔案實(shí)行信息化管理已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)和潮流。因此,工程檔案管理需要積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),提高檔案管理效率以及各部門(mén)檔案利用的協(xié)調(diào)能力,更方便了各單位對(duì)檔案的借閱和利用。尤其是檔案的檢索系統(tǒng)要確保完善,檔案資料也要進(jìn)行編號(hào),不同性質(zhì)的資料要?jiǎng)澐珠_(kāi)進(jìn)行歸檔管理,這樣更有方便查找和歸還。

(四)合理實(shí)行崗位責(zé)任制

檔案的真實(shí)性與檔案工作人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)態(tài)度是密切相關(guān)的。必須要將檔案工作人員的利益與日常工作掛鉤,才能避免檔案收集馬虎、檔案內(nèi)容缺乏真實(shí)性的現(xiàn)象發(fā)生。檔案編制需要經(jīng)過(guò)“收集—篩選—整理—分析—記錄”的過(guò)程,整個(gè)環(huán)節(jié)如果某一部分出現(xiàn)紕漏,都會(huì)影響下一環(huán)節(jié),甚至整個(gè)檔案編制及管理的準(zhǔn)確性、完整性。筆者認(rèn)為,可以實(shí)行檔案管理崗位責(zé)任制,一旦在后期工程竣工移交、檔案檢查等工作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)問(wèn)題,需要針對(duì)問(wèn)題責(zé)任到人,且要對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人予以嚴(yán)厲懲罰。

三、總結(jié)

第5篇

人事檔案的功能是由服務(wù)對(duì)象、內(nèi)容構(gòu)成、管理方法等各種因素決定的,人事檔案可以全面真實(shí)地反映出記錄對(duì)象的基本信息,包括:基本數(shù)據(jù)、專業(yè)特長(zhǎng)、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)水平、政治信息等。傳統(tǒng)的人事檔案管理是封閉的、單一的,不能夠很好地實(shí)現(xiàn)以上的人事檔案功能。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行客觀上要求建立完善的人事檔案管理制度,實(shí)現(xiàn)人才的合理配置,充分反映出人才的基本信息以及工作記錄,這樣才能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位選聘人才提供準(zhǔn)確而可靠的信息。對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行改革,需要調(diào)整人事檔案管理重心,改變傳統(tǒng)管理中重?cái)?shù)量輕質(zhì)量、重外延輕內(nèi)涵、重自身發(fā)展輕社會(huì)效益的管理傾向,傳統(tǒng)人事管理模式基本屬于靜態(tài)保管型的管理,見(jiàn)物不見(jiàn)人,無(wú)法建立起與社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展的人事檔案管理模式,始終處于一種自我封閉的、盲目的管理狀態(tài)之中。人事管理制度改革必須牢固樹(shù)立科學(xué)發(fā)展的指導(dǎo)理念,從社會(huì)需求的角度出發(fā),以為人服務(wù)為中心,突破傳統(tǒng)服務(wù)理念、技術(shù)手段、管理體制的制約,將死檔案變?yōu)榛钚畔?,從而促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的全面協(xié)調(diào)發(fā)展。

二、當(dāng)前檔案管理改革中存在的問(wèn)題及其原因分析

第一,人事檔案材料的誠(chéng)信度不高。近年來(lái),企事業(yè)單位加快了產(chǎn)權(quán)制度和人事制度的改革,流動(dòng)人員大幅度增加,結(jié)果導(dǎo)致配套管理措施跟不上,人事檔案材料造假時(shí)有發(fā)生,誠(chéng)信度大大降低,這已經(jīng)成為當(dāng)前人事檔案管理制度無(wú)法發(fā)揮作用的最大阻礙性因素。檔案材料的領(lǐng)會(huì)就是誠(chéng)實(shí)信用,這也是檔案存在的基本價(jià)值,所以真實(shí)性是人事檔案賴以生存的前提,也是它得以發(fā)揮作用的基礎(chǔ),是認(rèn)識(shí)檔案的生命。

第二,當(dāng)前人事檔案存在內(nèi)容質(zhì)量不高的問(wèn)題。優(yōu)秀的人事檔案應(yīng)該全面、真實(shí)地記錄著人各方面的發(fā)展,應(yīng)該是人最具說(shuō)服力的正面材料,但是事實(shí)證明,當(dāng)前的人事檔案管理部門(mén)沒(méi)有及時(shí)更新和補(bǔ)充人事材料,材料內(nèi)容空話、套話較多,多為“過(guò)去式”的材料,信息量嚴(yán)重不足,從材料中根本無(wú)法判斷出人的個(gè)性特征,無(wú)法滿足用人單位的需求,大大降低了人事檔案的價(jià)值。

第三,當(dāng)前人事檔案管理方法落后,管理手段陳舊。信息技術(shù)的發(fā)展改變了人類生活和工作的方式,而人事檔案管理部門(mén)仍然處于手工填寫(xiě)、記錄人事信息的階段,缺乏基本的管理設(shè)備和手段。傳統(tǒng)人事檔案管理水平有限,究其原因,可以歸結(jié)為以下幾點(diǎn):其一,缺乏對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí),重視程度不高。傳統(tǒng)觀念中認(rèn)為,人事檔案是“神秘”的,記錄的是個(gè)人思想和隱私等內(nèi)容,人事檔案的作用是供組織上考察了解個(gè)人所用的,所以檔案材料多是關(guān)于個(gè)人整治、歷史、家庭、社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容的記載,而忽視了個(gè)人德能勤績(jī)的歸檔,所以無(wú)法全面真實(shí)地反映出一個(gè)人的性格與成長(zhǎng)經(jīng)歷。另有一些管理人員不重視人事檔案,真假材料不去鑒別,導(dǎo)致材料的真實(shí)性受到影響。其二,部分人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高,沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門(mén)的業(yè)務(wù)訓(xùn)練,檔案管理意識(shí)薄弱,沒(méi)有足夠的能力和精力把人事檔案工作做好。加上一些領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案管理,也是造成檔案管理問(wèn)題的重要因素之一。

三、采取有效措施,改革人事檔案管理

(1)明確用人單位建檔和管檔機(jī)制。企事業(yè)單位應(yīng)該將人事檔案管理當(dāng)做人力資源管理的重要任務(wù)來(lái)抓,牢固樹(shù)立以人為本的管理理念,建立適合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新型人事檔案管理制度。建立和完善人事檔案管理是所有企事業(yè)單位人才管理的一項(xiàng)基本義務(wù)和職責(zé),轉(zhuǎn)變管理機(jī)制,實(shí)現(xiàn)“誰(shuí)建誰(shuí)管、建檔權(quán)、管理權(quán)、使用權(quán)協(xié)調(diào)統(tǒng)一”,從而促進(jìn)人事檔案信息的有效運(yùn)用,從而為國(guó)家人才培養(yǎng)提供可靠地人才信息保障。

(2)加強(qiáng)管理,保證人事檔案材料的真實(shí)性。人事檔案材料來(lái)不得半點(diǎn)需求,所以必須加強(qiáng)材料內(nèi)容的真實(shí)性。人事檔案管理人員工作中必須嚴(yán)把三關(guān)。一是把好材料入口關(guān),對(duì)材料進(jìn)行驗(yàn)明正身,有疑問(wèn)的材料進(jìn)行調(diào)查核實(shí),從源頭上切斷問(wèn)題文件入口。二是管理工作人員要把好驗(yàn)證關(guān),鑒別后的歸檔材料一定有理有據(jù),嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行材料鑒定,檢查材料是否準(zhǔn)確,手續(xù)是否清楚,重點(diǎn)信息是否完整,確定無(wú)誤后方可入檔。三是嚴(yán)把人事檔案轉(zhuǎn)遞關(guān)。對(duì)調(diào)動(dòng)人員的人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核和裝訂,由專門(mén)的單位進(jìn)行取送,要求檔案公章完整,個(gè)人不能私自帶出人事檔案。

第6篇

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展,我國(guó)的戶籍制度和人事制度都相繼進(jìn)行了改革,與此相關(guān)的人事檔案工作,若繼續(xù)沿用黨政機(jī)關(guān)管理干部人事檔案的一種模式管理所有類別的人事檔案,已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展要求,因此,必須探索和研究社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下人事檔案管理的新模式。本文主要談?wù)勥@種模式的含義、特點(diǎn)及建立這種模式的意義。

一、檔案管理改革新模式含義

這種模式是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下建立的一種新模式,與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)信息化程度密切相關(guān),所以它應(yīng)是一種社會(huì)化、開(kāi)放式管理模式。這種模式的含義有以下四點(diǎn)。

1.1人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象具有較強(qiáng)的社會(huì)性

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立,產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式,這有利于人才的吸納、流動(dòng),但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞,新型的人事管理制度如人事制應(yīng)運(yùn)而生,人事管理變成了一種社會(huì)化的活動(dòng),因此,作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作,也必然具有這種社會(huì)化的性質(zhì)。從管理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō),不像計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機(jī)構(gòu),只收集管理本單位人事檔案,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下已建立了具有較強(qiáng)社會(huì)性的人事檔案管理機(jī)構(gòu),如各省市人才市場(chǎng)建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu),這種機(jī)構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機(jī)構(gòu),而是面向社會(huì),其管理對(duì)象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動(dòng)人員的人事檔案,其服務(wù)對(duì)象更具有社會(huì)性,可以為整個(gè)社會(huì)提供人事檔案服務(wù)。

1.2人事檔案來(lái)源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性

人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性,決定了人事檔案來(lái)源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中,人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使,該機(jī)構(gòu)人事檔案來(lái)源單一,僅限于本機(jī)構(gòu)人員,內(nèi)容也較簡(jiǎn)單;而社會(huì)化的人事檔案管理機(jī)構(gòu),其來(lái)源要廣泛得多,可以來(lái)自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員,又由于每類人員身份不同,集中起來(lái)顯得人員復(fù)雜,其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。

1.3利用者對(duì)人事檔案需求的多樣性

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開(kāi)人才,無(wú)論是外資、合資、國(guó)有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才,選拔合格或優(yōu)秀人才,還是考核、任免、招聘國(guó)家公務(wù)員以及大中專畢業(yè)生社會(huì)就業(yè),都不會(huì)忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性,導(dǎo)致對(duì)人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性;也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門(mén)使用的狹窄范圍,不僅組織上需要,而且許多個(gè)人也需要,那些與個(gè)人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案,經(jīng)常會(huì)被組織和個(gè)人查閱利用,但它們的要求不完全一樣,呈現(xiàn)出多種多樣的需求。

1.4人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開(kāi)放性

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立,減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度,與此同時(shí),信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展,改變了人事檔案管理和服務(wù)方式。可以采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案,還可以將不屬于個(gè)人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng),采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式,使人事檔案管理部門(mén)與外界的人才信息交流,由單一的途徑變?yōu)殚_(kāi)放式的交流模式。

二、檔案管理改革新模式特點(diǎn)

2.1人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式,是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的一種新模式

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的新模式,與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中,人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)分別管理,比較封閉和內(nèi)向,在過(guò)去人事管理中起到了重要作用,在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式,而應(yīng)更新、改革舊的模式,建立新的模式,社會(huì)化開(kāi)放式人事檔案管理模式就是一種新的模式,是對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理模式的補(bǔ)充。

這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段,各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對(duì)人事檔案的保密、保護(hù),方便本機(jī)構(gòu)使用具有優(yōu)勢(shì),但過(guò)于封閉,利用面不廣,實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大;新的管理模式服務(wù)面廣,便于社會(huì)各種機(jī)構(gòu)和人員利用,易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式,但存在易泄密、丟失等問(wèn)題。我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢(shì),克服各自弊病,使人事檔案管理模式更加充實(shí)與完善。

2.2人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式目前主要適用于流動(dòng)人員人事檔案管理

由于流動(dòng)人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒(méi)有工作單位的科技人員、管理人員等,其檔案與一般人事檔案比較而言,具有一定特點(diǎn),因而在管理模式與方法上也應(yīng)有所不同。

流動(dòng)人員一般沒(méi)有固定的單位、工作變動(dòng)較大,與原單位沒(méi)什么聯(lián)系,他們的人事檔案由縣級(jí)以上政府所屬的人才交流中心管理,這種機(jī)構(gòu)具有社會(huì)性、開(kāi)放性和市場(chǎng)性的特點(diǎn),適用于社會(huì)化、開(kāi)放式檔案管理模式。但有的人才市場(chǎng)還不規(guī)范,在流動(dòng)人員人事檔案管理中還存在不少問(wèn)題,有待進(jìn)一步改進(jìn)。

2.3社會(huì)化開(kāi)放式管理模式預(yù)示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢(shì)

即將到來(lái)的21世紀(jì),是一個(gè)更加開(kāi)放的社會(huì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來(lái)越明顯,人才流動(dòng)的數(shù)量與質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng),在更大范圍內(nèi)實(shí)行社會(huì)化開(kāi)放式人事檔案管理模式將成為可能。

今后我國(guó)政府機(jī)構(gòu)改革的幅度和力度將進(jìn)一步加大,機(jī)構(gòu)龐雜臃腫、人浮于事的現(xiàn)狀將得到整治,精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、合署辦公、聯(lián)合辦學(xué)的大口徑管理方式將被采用,每個(gè)小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時(shí),政治體制改革的深化,會(huì)使政府對(duì)人事管理逐漸淡化,人才將成為一種沒(méi)有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè),人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。

企事業(yè)職工、科研人員及教師等類人事檔案的內(nèi)容大多是關(guān)于其業(yè)績(jī)、專長(zhǎng)、愛(ài)好等經(jīng)歷經(jīng)驗(yàn)的記載,值得保密的內(nèi)容不多;同時(shí),這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失,政治身份級(jí)別看得并不重要,特別是企業(yè)破產(chǎn)、兼并出現(xiàn)之后,企業(yè)干部任用上出現(xiàn)招聘廠長(zhǎng)、經(jīng)理,企業(yè)干部自己可自由擇業(yè),教師和科研人員可轉(zhuǎn)崗下崗,企事業(yè)單位的干部、職工、科研人員變動(dòng)日益頻繁,構(gòu)成逐漸復(fù)雜,不可能也不必要嚴(yán)格按照干部、職工等級(jí)由組織人事部門(mén)分開(kāi)管理,完全可以實(shí)行社會(huì)化開(kāi)放式管理模式。

三、檔案管理改革新模式意義

第7篇

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展,我國(guó)的戶籍制度和人事制度都相繼進(jìn)行了改革,與此相關(guān)的人事檔案工作,若繼續(xù)沿用黨政機(jī)關(guān)管理干部人事檔案的一種模式管理所有類別的人事檔案,已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展要求,因此,必須探索和研究社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下人事檔案管理的新模式。本文主要談?wù)勥@種模式的含義、特點(diǎn)及建立這種模式的意義。

一、檔案管理改革新模式含義

這種模式是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下建立的一種新模式,與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)信息化程度密切相關(guān),所以它應(yīng)是一種社會(huì)化、開(kāi)放式管理模式。這種模式的含義有以下四點(diǎn)。

1.1人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象具有較強(qiáng)的社會(huì)性

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立,產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式,這有利于人才世界秘書(shū)網(wǎng)版權(quán)所有,的吸納、流動(dòng),但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞,新型的人事管理制度如人事制應(yīng)運(yùn)而生,人事管理變成了一種社會(huì)化的活動(dòng),因此,作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作,也必然具有這種社會(huì)化的性質(zhì)。從管理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō),不像計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機(jī)構(gòu),只收集管理本單位人事檔案,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下已建立了具有較強(qiáng)社會(huì)性的人事檔案管理機(jī)構(gòu),如各省市人才市場(chǎng)建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu),這種機(jī)構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機(jī)構(gòu),而是面向社會(huì),其管理對(duì)象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動(dòng)人員的人事檔案,其服務(wù)對(duì)象更具有社會(huì)性,可以為整個(gè)社會(huì)提供人事檔案服務(wù)。

1.2人事檔案來(lái)源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性

人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性,決定了人事檔案來(lái)源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中,人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使,該機(jī)構(gòu)人事檔案來(lái)源單一,僅限于本機(jī)構(gòu)人員,內(nèi)容也較簡(jiǎn)單;而社會(huì)化的人事檔案管理機(jī)構(gòu),其來(lái)源要廣泛得多,可以來(lái)自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員,又由于每類人員身份不同,集中起來(lái)顯得人員復(fù)雜,其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。

1.3利用者對(duì)人事檔案需求的多樣性

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開(kāi)人才,無(wú)論是外資、合資、國(guó)有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才,選拔合格或優(yōu)秀人才,還是考核、任免、招聘國(guó)家公務(wù)員以及大中專畢業(yè)生社會(huì)就業(yè),都不會(huì)忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性,導(dǎo)致對(duì)人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性;也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門(mén)使用的狹窄范圍,不僅組織上需要,而且許多個(gè)人也需要,那些與個(gè)人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案,經(jīng)常會(huì)被組織和個(gè)人查閱利用,但它們的要求不完全一樣,呈現(xiàn)出多種多樣的需求。

1.4人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開(kāi)放性

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立,減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度,與此同時(shí),信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展,改變了人事檔案管理和服務(wù)方式。可以采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案,還可以將不屬于個(gè)人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng),采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式,使人事檔案管理部門(mén)與外界的人才信息交流,由單一的途徑變?yōu)殚_(kāi)放式的交流模式。

二、檔案管理改革新模式特點(diǎn)

2.1人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式,是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的一種新模式

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的新模式,與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中,人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)分別管理,比較封閉和內(nèi)向,在過(guò)去人事管理中起到了重要作用,在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式,而應(yīng)更新、改革舊的模式,建立新的模式,社會(huì)化開(kāi)放式人事檔案管理模式就是一種新的模式,是對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理模式的補(bǔ)充。

這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段,各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對(duì)人事檔案的保密、保護(hù),方便本機(jī)構(gòu)使用具有優(yōu)勢(shì),但過(guò)于封閉,利用面不廣,實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大;新的管理模式服務(wù)面廣,便于社會(huì)各種機(jī)構(gòu)和人員利用,易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式,但存在易泄密、丟失等問(wèn)題。我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢(shì),克服各自弊病,使人事檔案管理模式更加充實(shí)與完善。

2.2人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式目前主要適用于流動(dòng)人員人事檔案管理

由于流動(dòng)人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒(méi)有工作單位的科技人員、管理人員等,其檔案與一般人事檔案比較而言,具有一定特點(diǎn),因而在管理模式與方法上也應(yīng)有所不同。

流動(dòng)人員一般沒(méi)有固定的單位、工作變動(dòng)較大,與原單位沒(méi)什么聯(lián)系,他們的人事檔案由縣級(jí)以上政府所屬的人才交流中心管理,這種機(jī)構(gòu)具有社會(huì)性、開(kāi)放性和市場(chǎng)性的特點(diǎn),適用于社會(huì)化、開(kāi)放式檔案管理模式。但有的人才市場(chǎng)還不規(guī)范,在流動(dòng)人員人事檔案管理中還存在不少問(wèn)題,有待進(jìn)一步改進(jìn)。

2.3社會(huì)化開(kāi)放式管理模式預(yù)示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢(shì)

即將到來(lái)的21世紀(jì),是一個(gè)更加開(kāi)放的社會(huì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來(lái)越明顯,人才流動(dòng)的數(shù)量與質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng),在更大范圍內(nèi)實(shí)行社會(huì)化開(kāi)放式人事檔案管理模式將成為可能。

今后我國(guó)政府機(jī)構(gòu)改革的幅度和力度將進(jìn)一步加大,機(jī)構(gòu)龐雜臃腫、人浮于事的現(xiàn)狀將得到整治,精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、合署辦公、聯(lián)合辦學(xué)的大口徑管理方式將被采用,每個(gè)小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時(shí),政治體制改革的深化,會(huì)使政府對(duì)人事管理逐漸淡化,人才將成為一種沒(méi)有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè),人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。

企事業(yè)職工、科研人員及教師等類人事檔案的內(nèi)容大多是關(guān)于其業(yè)績(jī)、專長(zhǎng)、愛(ài)好等經(jīng)歷經(jīng)驗(yàn)的記載,值得保密的內(nèi)容不多;同時(shí),這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失,政治身份級(jí)別看得并不重要,特別是企業(yè)破產(chǎn)、兼并出現(xiàn)之后,企業(yè)干部任用上出現(xiàn)招聘廠長(zhǎng)、經(jīng)理,企業(yè)干部自己可自由擇業(yè),教師和科研人員可轉(zhuǎn)崗下崗,企事業(yè)單位的干部、職工、科研人員變動(dòng)日益頻繁,構(gòu)成逐漸復(fù)雜,不可能也不必要嚴(yán)格按照干部、職工等級(jí)由組織人事部門(mén)分開(kāi)管理,完全可以實(shí)行社會(huì)化開(kāi)放式管理模式。

三、檔案管理改革新模式意義