時間：2023-08-01 16:55:36
序論：在您撰寫電子檔案管理要求時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
隨著社會的發(fā)展和進步，電子檔案管理已經(jīng)逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，成為檔案管理領域的發(fā)展趨勢。但我國檔案管理機構(gòu)和組織在實施電子檔案管理過程中，經(jīng)常會遇到這樣那樣的問題。本文首先對電子檔案管理的基本要求展開分析，并總結(jié)了電子檔案管理存在的幾點問題，最后有針對性的提出電子檔案管理的完善策略，為電子檔案管理的進一步完善提供資料參考。
關鍵詞：
電子檔案管理；基本要求；完善策略
實現(xiàn)檔案的信息化管理，是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢。但由于我國電子檔案管理起步較晚，在電子檔案管理中經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題。這些問題嚴重影響了檔案管理的質(zhì)量和檔案的調(diào)用效率。隨著電子檔案管理逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，如何在應用電子檔案管理過程中，優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)，利用信息技術提高檔案管理工作的效率，已經(jīng)成為檔案管理領域亟需解決的問題。
1電子檔案管理的基本要求
1.1原始性
電子檔案不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實變虛”致使“原始狀態(tài)”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲存的過程中，它既是原始的，又是復制的，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時必須保證電子檔案的原始性。
1.2真實性
電子檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質(zhì)，而且被修改后不會留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯”的概率會高于傳統(tǒng)檔案。
1.3完整性
電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機構(gòu)不同，制言語主、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業(yè)技術水平不同，有關人員知識、技能、方法的標準亦有所不同。而且在基建、設備、科研、房地產(chǎn)等領域，內(nèi)部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件，經(jīng)常處于滾動狀態(tài)，如不及時整理歸檔，可能會使信息資料失散，造成檔案不完整。
1.4安全性
電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問題，吸引塵埃導致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。
2電子檔案管理存在的問題
2.1原始性問題
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件的原始性比較容易界定，紙質(zhì)檔案的原始性能夠通過內(nèi)容、載體、形式表現(xiàn)出來，人們通過對字跡、印記和紙張材料的技術分析，便能夠判斷檔案的原始性。但電子檔案作為一種虛擬檔案，其本質(zhì)只是一組數(shù)據(jù)，基于二進制生成的檔案數(shù)據(jù)在傳輸時不會發(fā)生任何變化，因此根本無法判斷文件的原始性信息。正因如此，電子檔案的原始性判斷成為了電子檔案管理工作中的重點和難點，如何解決電子檔案管理中的原始性問題，顯然已經(jīng)成為制約電子檔案管理水平發(fā)展的關鍵問題。
2.2真實性問題
在電子檔案的管理工作中，必須將紙質(zhì)檔案通過處理技術處理為完整的電子檔案。在檔案轉(zhuǎn)錄過程中，極易由于轉(zhuǎn)錄人員的疏忽大意造成電子檔案失真。一旦電子檔案失真，檔案在使用過程中難以保證真實性，將會給資料參考人員以錯誤的判斷，從而影響檔案質(zhì)量。由于電子檔案儲存與數(shù)據(jù)庫中，由于電子文件的可更改和可修改性質(zhì)，也容易導致部分管理人員為了一己私利篡改電子檔案，使檔案的真實性出現(xiàn)問題。
2.3完整性問題
電子文件主要存儲與數(shù)據(jù)庫中，但當遇到檔案需要調(diào)用時，則會從數(shù)據(jù)庫中通過拷貝流動到其他媒介中。如果在拷貝和復制過程中程序出現(xiàn)問題，或者設備出現(xiàn)故障，很容易導致電子檔案信息丟失。由于電子檔案的儲存介質(zhì)為電子設備，因而這些設備比較容易受到環(huán)境的影響，導致文件損壞，這也是影響電子檔案完整性的重要因素之一。
2.4安全性問題
網(wǎng)絡安全一直是我國在互聯(lián)網(wǎng)建設和發(fā)展中的工作重點，但由于互聯(lián)網(wǎng)屬于公共信息分享平臺，盡管采取很多措施避免電子檔案受到黑客攻擊，但由于計算機病毒日新月異，很難保證數(shù)據(jù)在存儲和使用過程中不會受到安全威脅。一旦數(shù)據(jù)庫被黑客攻擊，數(shù)據(jù)庫中存儲的數(shù)據(jù)就會遭到黑客的篡改，影響數(shù)據(jù)的安全性，給珍貴的檔案帶來不可挽回的損失。
3電子檔案管理的完善策略
3.1電子檔案的形成制度要進一步完善
在形成電子檔案的過程中，必須遵照國家規(guī)定的統(tǒng)一格式標準，對于不同媒體電子檔案的接收、存儲、參數(shù)指標和載體形式加以規(guī)范。同時，對于電子檔案的背景信息和元數(shù)據(jù)也應一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。
3.2電子檔案要執(zhí)行更為科學的歸檔制度
要進一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環(huán)節(jié)。歸檔是整個文檔管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質(zhì)檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測檔案文件在相應軟硬件環(huán)境下的有效性；檢查同電子檔案有關聯(lián)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件，以保證內(nèi)容和相關說明與描述的一致性；電子檔案機讀目錄及相關軟件、說明等也應同時歸檔；電子檔案所使用的存儲載體是否符合要求。同時，檔案管理部門還要對電子檔案的歸檔時間、范圍及歸檔方式做出明確、細致的規(guī)定，以維護電子檔案在程序上的合法性與真實性。
3.3建立嚴格的保管制度
電子檔案歸檔后就需要一套嚴格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲載體的質(zhì)量關；其次，要規(guī)范存儲載體的保管條件，電子檔案的保管應遠離有害氣體與強磁場環(huán)境，并建立一個適合磁、光介質(zhì)保存的物理保管環(huán)境，同時保持良好的溫度、濕度環(huán)境；再次，加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護狀態(tài)。
3.4規(guī)范電子檔案的利用制度
規(guī)范電子檔案的利用制度，一是對利用過程的制度管理。檔案部門應當以自己的信息安全技術條件為依據(jù)，采取適宜的利用方式。在確保提供電子檔案信息完整、真實的基礎上，以電子檔案的密級為根據(jù)，進行有效地分層次管理；二是對人員的制度管理。電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理者和電子檔案保管人員等。應以他們各自的分工為依據(jù)，對其使用權限進行合理的限制，可根據(jù)各種人員的身份、級別、層次及利用目的的差異判斷其可利用檔案信息的內(nèi)容，決定對其授權的范圍。
綜上所述，電子檔案管理作為現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展的必然方向，其技術應用和發(fā)展影響著我國檔案管理水平的提高和檔案資料的利用效率。想要進一步提高電子檔案管理水平，就要抓住電子檔案管理的基本要求，解決我國電子檔案管理工作中存在的問題，提高我國電子檔案管理的工作水平，在實現(xiàn)對檔案資料的數(shù)字化管理的同時，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務，為社會的進步和經(jīng)濟的發(fā)展做貢獻。
作者：賈德鋒 單位：黑龍江慶安縣勤勞鎮(zhèn)農(nóng)牧業(yè)技術綜合服務中心
參考文獻
關鍵詞：電子文檔；管理；利用
電子文檔與傳統(tǒng)文檔在載體、使用和保存方式方面存在著諸多不同，給傳統(tǒng)檔案管理帶來了新問題和挑戰(zhàn)。如何對電子文檔進行科學有效的管理，更好地為企業(yè)的經(jīng)營決策提供服務，是擺在檔案管理工作者目前的一個嶄新的課題。
一、電子文檔的優(yōu)勢
首先是共享性的優(yōu)勢。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔是一種“有形的信息資源”，其利用的人數(shù)、時間、地點都受到限制，而且在保存上也存在著巨大風險。而電子文檔在虛擬的計算機環(huán)境下，成為了“無形的信息資源”，打破了紙質(zhì)文檔“有形”的觀念，使同一份文檔可以在同一時間、不同地點被多個需求者以多種方式利用。其次是利用多樣性的優(yōu)勢。電子文檔利用的方式是多樣的，利用者可以結(jié)合自身所需，利用計算機進行多種形式的信息處理和分析，很大程度上提高電子文檔信息的利用效率。由于電子文檔的可操作性，利用者的利用空間變得更為廣闊了。一般紙質(zhì)文檔是不能對檔案內(nèi)容進行改變的，而電子文檔對內(nèi)容及格式的改動是輕而易舉的。有了電子文檔可以更方便快速的對文件信息進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復制等，更好的滿足利用者的各種需求。最后電子文檔的充分有效利用有利于保護紙質(zhì)文檔的原件。將文檔數(shù)字化在網(wǎng)絡計算機的環(huán)境下以數(shù)字化信息的形式的提供給文檔利用者，因為數(shù)字化文檔的重復利用是無損耗性的，所以并不存在著重復利用會使電子文件損耗、老化的現(xiàn)像，使文檔的原件不會受損，如此一來電子文檔的利用很好的保護了文檔原件。在日常環(huán)境下，電子文檔的原件保護性遠遠優(yōu)越于其他形式載體的文件。眾所周知，紙質(zhì)文檔上的信息會隨著利用次數(shù)的的增加，導致紙張載體被損耗，字跡也越來越老化，紙質(zhì)文檔的原件就很容易受到損失和破壞；但電子文檔卻與紙質(zhì)文檔不同，電子文檔的復制、打印不會對電子文檔的文件內(nèi)容造成損傷，正常的電子文檔利用行為不會對電子文檔的壽命產(chǎn)生任何影響，其原件仍保存在電子文檔的載體中，也不會受到影響。
二、電子文檔管理存在的問題
（一）電子文檔與傳統(tǒng)文檔的保存有很大不同。傳統(tǒng)文檔只要避開天災人禍，遵守保管要求，一般情況下就可以實現(xiàn)長期保存。而電子文檔則過多地依賴于軟硬件設備，如果沒有設備，就無法讀取，同時，電子文檔易被更改、易發(fā)生數(shù)據(jù)丟失、易遭病毒侵害等。這些都極大地影響了電子文檔的有效使用和長期保存。
（二）計算機的更新?lián)Q代對電子文檔保存具有重大影響。隨著科技進步，計算機系統(tǒng)更新?lián)Q代后，不少以前的老版本電子文檔無法在新的軟硬件環(huán)境下直接使用，給電子文檔的長期有效使用增加了難度。例如：在軟件方面，Windows ME、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003計算機操作系統(tǒng)平臺中，如要使用DOS操作系統(tǒng)下形成的電子文檔，有的須遷移到上述平臺，或在上述平臺中仿真DOS環(huán)境才能正常使用；在硬件方面，日益普及的64位計算機平臺中也存在著不同程度的兼容問題。
（三）辦公自動化系統(tǒng)與電子文檔管理系統(tǒng)不兼容，給電子文檔的歸檔和整理造成困難。采用計算機及網(wǎng)絡辦公管理的單位，使用的辦公自動化系統(tǒng)多是本單位或上級主管部門設計的軟件，而單位檔案室的檔案管理系統(tǒng)，是由檔案行政管理部門推廣的、符合檔案管理標準和規(guī)范的標準。二者的設計單位不同、采用的電子文檔格式不同，因此電子文檔須先轉(zhuǎn)為規(guī)定格式后才能歸檔，也增加了電子文檔歸檔的難度。
三、加強電子文檔管理的措施
（一）檔案工作者要端正思想。檔案工作者要充分認識到電子文檔與傳統(tǒng)文檔同樣重要，更要認識到由于電子文檔自身的特點和局限性需要檔案管理人員付出更多的心血。電子文檔的管理要靠技術條件實現(xiàn)，其保管期限不僅取決于其內(nèi)容，還取決于載體壽命、計算機軟硬件的生存周期和電子文檔與計算機軟硬件的一致性。要統(tǒng)一電子文檔的軟硬件設施，對電子文檔的形成、收集、歸檔進行全過程管理，并使管理標準化、規(guī)范化、制度化。應規(guī)定電子文檔歸檔的技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求。確保電子文檔的真實性（內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息與形成時的原始狀況一致）、完整性（內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和表明屬性的數(shù)據(jù)，包括格式、編排結(jié)構(gòu)、軟硬件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等無缺損）、有效性（可理解、可被利用、信息可識別、存儲系統(tǒng)可靠、載體完好和兼容）等。此外還要做好安全防護，保證電子文檔的內(nèi)容和載體安全。
（二）制定行之有效的管理制度和辦法。要明確規(guī)定電子文檔管理的有關要求，例如電子文檔格式：文字型電子文檔的通用格式為TXT、XML、RTF，掃描型電子文檔的通用格式為PDF、JPEG……對于通過其他途徑收集的不符合上述格式的電子文檔，具備轉(zhuǎn)換條件的要盡量轉(zhuǎn)換，如無法轉(zhuǎn)換，則將相關軟件一并收集。此外，要注明有關參數(shù)，如用CAD或繪圖等設備取得的圖形電子文檔，注明其軟硬件環(huán)境和相關數(shù)據(jù)；對通用軟件產(chǎn)生的電子文檔，收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等。只有這樣，才能保證在操作系統(tǒng)和工具軟件版本升級的情況下仍能保持電子文檔的可處理性。
【關鍵詞】 醫(yī)院管理 電子檔案 問題 對策
隨著信息時代的高速發(fā)展，醫(yī)療技術及醫(yī)療相關信息技術也日新月異，醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往的傳統(tǒng)的文書文檔發(fā)展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求，如何提高醫(yī)院的電子文檔檔案管理質(zhì)量，是醫(yī)院檔案管理中亟待解決的問題。加強檔案管理的現(xiàn)代化建設,是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務[1]。通過對電子文件管理存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。
1 醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題
1.1 檔案管理職責不明確，管理線條多
醫(yī)院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些x線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網(wǎng)絡辦公產(chǎn)生的電子資料檔案分屬于各個業(yè)務科室自己管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡信息則由信息科管理，在一個單位內(nèi)形成了多部門管理的現(xiàn)狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。
1.2 醫(yī)院電子檔案管理的意識和制度不健全
有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業(yè)技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫(yī)院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。
1.3 電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍
由于醫(yī)院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網(wǎng)絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象，同時如何對電子檔案進行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。
1.4 檔案管理人員素質(zhì)有待提高
由于醫(yī)療是一門專業(yè)性很強的專業(yè)，目前醫(yī)院的檔案管理人員在文化程度、醫(yī)療技術知識、醫(yī)療管理流程、電子信息技術、檔案專業(yè)知識等方面均有待提高，在醫(yī)療人才培養(yǎng)中，多重視醫(yī)療技術人員素質(zhì)方面的提高，對檔案管理人員的素質(zhì)提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發(fā)展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。
1.5 檔案管理硬件不能滿足要求
醫(yī)院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機在醫(yī)院已廣泛應用，部分科室已經(jīng)實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，但全院網(wǎng)絡統(tǒng)一規(guī)范管理還有待完善，相應的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網(wǎng)絡技術相對較少，導致電子檔案管理往往不能滿足要求。
2 提高醫(yī)院電子檔案管理的對策
2.1 建立完善醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡
醫(yī)院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數(shù)據(jù)庫無紙化創(chuàng)造契機[2]。建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級管理網(wǎng)絡是醫(yī)院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網(wǎng)絡的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，有利于組織監(jiān)督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范，同時有利于通過網(wǎng)絡實現(xiàn)多元化信息資源的共享及權限的統(tǒng)一規(guī)劃。
醫(yī)院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫(yī)院病案統(tǒng)計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統(tǒng)一管理，并對本單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查。二個部門職責明確，互相配合，共同協(xié)作。
2.2 制定相應的電子檔案管理制度
要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院建立相應的電子檔案管理制度的內(nèi)容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫(yī)療電子檔案的動態(tài)管理制度，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進行管理。
2.3 加強培訓，提高認識
檔案管理人員應當學習和了解醫(yī)療活動的規(guī)律、工作流程、信息技術應用、網(wǎng)絡安全、醫(yī)學管理等知識。特別是對于數(shù)字化醫(yī)療信息手段、數(shù)字化設備、數(shù)字化醫(yī)療管理、網(wǎng)絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫(yī)院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識,要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整[3]。相關人員應當學習檔案管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度及本單位的檔案管理規(guī)定，提高對檔案管理知識的認識及理解。
2.4 加大檔案管理的投入
電子檔案管理的好壞，關系到醫(yī)療安全及檔案信息的完整，也是醫(yī)院教學、科研的需要，最終達到檔案能夠得到充分利用的目的。醫(yī)院應當重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優(yōu)越的計算機、軟件，刻錄儀器及選擇科學的存貯方式。還要配置高性能的保障網(wǎng)絡安全的軟件，如防火墻技術、數(shù)據(jù)加密技術等，保障電子檔案的正常、有序運行。
隨著科學技術及信息技術的不斷進步和發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化，醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進工作，以滿足醫(yī)院對檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻。
參 考 文 獻
[1] 蔣莉君.談醫(yī)院檔案管理.西部醫(yī)學.2008(20)02：444-445.
【關鍵詞】 醫(yī)院管理 電子檔案 問題 對策
隨著信息時代的高速發(fā)展，醫(yī)療技術及醫(yī)療相關信息技術也日新月異，醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往的傳統(tǒng)的文書文檔發(fā)展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求，如何提高醫(yī)院的電子文檔檔案管理質(zhì)量，是醫(yī)院檔案管理中亟待解決的問題。加強檔案管理的現(xiàn)代化建設，是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務[1]。通過對電子文件管理存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。
1 醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題
1.1 檔案管理職責不明確，管理線條多
醫(yī)院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網(wǎng)絡辦公產(chǎn)生的電子資料檔案分屬于各個業(yè)務科室自己管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡信息則由信息科管理，在一個單位內(nèi)形成了多部門管理的現(xiàn)狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。
1.2 醫(yī)院電子檔案管理的意識和制度不健全
有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業(yè)技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫(yī)院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。
1.3 電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍
由于醫(yī)院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網(wǎng)絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象，同時如何對電子檔案進行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。
1.4 檔案管理人員素質(zhì)有待提高
由于醫(yī)療是一門專業(yè)性很強的專業(yè)，目前醫(yī)院的檔案管理人員在文化程度、醫(yī)療技術知識、醫(yī)療管理流程、電子信息技術、檔案專業(yè)知識等方面均有待提高，在醫(yī)療人才培養(yǎng)中，多重視醫(yī)療技術人員素質(zhì)方面的提高，對檔案管理人員的素質(zhì)提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發(fā)展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。
1.5 檔案管理硬件不能滿足要求
醫(yī)院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機在醫(yī)院已廣泛應用，部分科室已經(jīng)實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，但全院網(wǎng)絡統(tǒng)一規(guī)范管理還有待完善，相應的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網(wǎng)絡技術相對較少，導致電子檔案管理往往不能滿足要求。 轉(zhuǎn)貼于
2 提高醫(yī)院電子檔案管理的對策
2.1 建立完善醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡
醫(yī)院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數(shù)據(jù)庫無紙化創(chuàng)造契機[2]。建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級管理網(wǎng)絡是醫(yī)院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網(wǎng)絡的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，有利于組織監(jiān)督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范，同時有利于通過網(wǎng)絡實現(xiàn)多元化信息資源的共享及權限的統(tǒng)一規(guī)劃。
醫(yī)院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫(yī)院病案統(tǒng)計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統(tǒng)一管理，并對本單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查。二個部門職責明確，互相配合，共同協(xié)作。
2.2 制定相應的電子檔案管理制度
要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院建立相應的電子檔案管理制度的內(nèi)容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫(yī)療電子檔案的動態(tài)管理制度，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進行管理。
2.3 加強培訓，提高認識
檔案管理人員應當學習和了解醫(yī)療活動的規(guī)律、工作流程、信息技術應用、網(wǎng)絡安全、醫(yī)學管理等知識。特別是對于數(shù)字化醫(yī)療信息手段、數(shù)字化設備、數(shù)字化醫(yī)療管理、網(wǎng)絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫(yī)院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識，要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整[3]。相關人員應當學習檔案管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度及本單位的檔案管理規(guī)定，提高對檔案管理知識的認識及理解。
2.4 加大檔案管理的投入
電子檔案管理的好壞，關系到醫(yī)療安全及檔案信息的完整，也是醫(yī)院教學、科研的需要，最終達到檔案能夠得到充分利用的目的。醫(yī)院應當重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優(yōu)越的計算機、軟件，刻錄儀器及選擇科學的存貯方式。還要配置高性能的保障網(wǎng)絡安全的軟件，如防火墻技術、數(shù)據(jù)加密技術等，保障電子檔案的正常、有序運行。
隨著科學技術及信息技術的不斷進步和發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化，醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進工作，以滿足醫(yī)院對檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻。
參 考 文 獻
[1] 蔣莉君.談醫(yī)院檔案管理.西部醫(yī)學.2008(20)02：444-445.
1.與時展相匹配。在我國現(xiàn)代化信息技術高速發(fā)展的大環(huán)境下，教育領域已經(jīng)充分引入了這項技術，學校不僅已經(jīng)全面實現(xiàn)了多媒體教學、電化教學、辦公自動化等，而且也在積極推進電子檔案管理工作。實現(xiàn)電子檔案管理在一定程度上能夠與現(xiàn)代化教學管理節(jié)奏相匹配，更好地滿足時展要求。2.為學校制定正確的發(fā)展決策奠定堅實基礎。發(fā)展決策是否正確會直接對學校穩(wěn)健運營造成一定影響，而正確發(fā)展決策的制定離不開正確的數(shù)據(jù)信息。若是一個學校在面對機遇和挑戰(zhàn)的時候?qū)W校領導能夠根據(jù)正確的數(shù)據(jù)信息對現(xiàn)有的發(fā)展決策做出適當調(diào)整或制定出新的發(fā)展決策，那么就能夠?qū)W校未來穩(wěn)健發(fā)展起一定的促進作用。在學校信息數(shù)據(jù)管理中檔案管理是重要內(nèi)容之一，實現(xiàn)檔案管理的信息化能夠充分實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)快速整合，進而能夠為學校領導的正確決策提供信息支撐。3.使檔案管理效率得到提升。一個學校在開展日常教學、科研以及管理等工作過程中難免會產(chǎn)生大量的文書檔案、教學檔案、教務檔案以及學籍檔案等，其中有相當一部分檔案都具有重要的保存價值和使用價值。傳統(tǒng)檔案管理方式具有一定封閉性，這些檔案中的一些重要信息難以被充分發(fā)掘，而實現(xiàn)電子檔案管理使一些檔案變活，檔案中的信息能夠通過計算機被提取出來，進而使檔案管理的效益得到充分發(fā)揮，對學校事業(yè)和教育事業(yè)的發(fā)展起著重要的促進作用。4.全面實現(xiàn)信息資源共享。學校傳統(tǒng)檔案管理方式主要以紙張為載體，相關人員在使用檔案時復制和修改的成本都很高，不利于信息資源共享。而實現(xiàn)電子檔案管理之后管理載體由紙張變?yōu)橛嬎銠C，相關人員要想使用某一檔案時不再需要通過復印、抄錄等方式進行使用，只需要被授權后通過網(wǎng)絡調(diào)取相關信息，使不同地點的人們進行自由交流、信息傳遞和協(xié)同工作，全面實現(xiàn)信息資源共享。
二、學校檔案管理工作開展過程中應用電子檔案的優(yōu)勢與要求
1.電子檔案管理的優(yōu)勢。相對于傳統(tǒng)檔案管理方式來說，電子檔案管理不僅具有存儲容量大的特點，而且更具便捷性和靈活性。使用電子檔案管理系統(tǒng)進行檔案信息檢索更加智能，而且由于電腦內(nèi)存大可以大批量存儲各類檔案資源。同時，學校還可以根據(jù)自身實際情況對電子檔案管理平臺進行修改，使系統(tǒng)更能夠滿足檔案使用需要，促進檔案管理工作效率的提高。2.電子檔案管理的要求。學校傳統(tǒng)檔案管理并未對檔案管理人員的專業(yè)技術水平提出一定要求，因為傳統(tǒng)檔案是紙質(zhì)的，檔案管理人員只需要具備基本的素質(zhì)做好分類、日常管理等基本工作就可以了。但是實現(xiàn)電子檔案管理之后單純具備基本素質(zhì)已經(jīng)不能滿足實際需要，不僅需要具備計算機操作能力，能夠熟練運用檔案管理軟件，而且還需要掌握一些統(tǒng)計、法律等相關知識才能滿足電子檔案管理要求。
三、學校開展電子檔案管理工作過程中存在的幾點問題
1.檔案管理理念存在滯后性。目前，一些學校還沒有樹立正確的檔案管理理念，管理層沒有認識到實現(xiàn)電子檔案管理的重要性，對此項工作的進展不太關注，沒有對如何全面實現(xiàn)電子檔案管理提出一定要求，難以提高檔案管理人員的工作積極性。同時，一些檔案管理人員將電子檔案管理工作的側(cè)重點定位在對檔案進行分類、整合方面，沒有意識到電子檔案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性，自身工作主觀能動性較差，難以起到推進全面實現(xiàn)電子檔案管理的作用[1]。2.電子檔案管理規(guī)章制度有待完善。現(xiàn)階段各級學校都在不斷完善自身檔案管理工作，努力構(gòu)建一套較為完善的檔案管理系統(tǒng)，并制定了相應的電子檔案管理制度。但是很多學?，F(xiàn)有的電子檔案管理制度還不能完全滿足實際工作需要，有的學校存在著管理員權限責任不明的情況，一旦出現(xiàn)電子檔案丟失、篡改等情況難以落實到個人。還有的學校在電子檔案規(guī)章制度中沒有對一些新增的電子檔案類型進行準確定位，對于一些較為特殊的黨政活動、教學和科研檔案管理較為隨意，對電子檔案管理效率的提高非常不利。3.對電子檔案管理的監(jiān)管力度不夠。一些學校的管理層對自身電子檔案管理力度不夠，沒有實現(xiàn)電子文件的形成、收集、處理、歸檔等工作過程的全方位監(jiān)管，主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，學校沒有安排相關人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業(yè)務進展情況，監(jiān)督其相關檔案信息是否及時進行錄入、分類和歸檔。這樣一來就會間接導致一些人員不認真開展工作，難以確保電子檔案的準確性、真實性、安全性和共享性，不能使電子檔案的價值得以充分發(fā)揮；第二，有的學校管理層及時發(fā)現(xiàn)了電子檔案管理問題，但是由于缺乏相應的懲罰措施，不能夠切實改變一些工作態(tài)度不端正人員的錯誤行為，這樣也有可能導致電子檔案管理工作難以順利推進[2]。4.電子檔案管理設施有待進一步優(yōu)化。電子檔案的特性決定了對它的存儲、歸檔和使用離不開計算機設備和網(wǎng)絡技術，要想更好地開展電子檔案管理工作必須重視軟硬件設備上的優(yōu)化。但目前我國很多地區(qū)的學校在電子檔案管理設施上的投入不夠，有的雖然已經(jīng)構(gòu)建了電子檔案管理系統(tǒng)，但是由于現(xiàn)代化信息技術的不斷進步，一些系統(tǒng)已經(jīng)被淘汰不能滿足實際工作需要，而學校方面沒有安排專業(yè)技術人員對系統(tǒng)進行升級和完善，進而使電子檔案管理工作效率低下。同時，一些學校沒有投入一定資金用于電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護措施建設，沒有安裝和升級殺毒軟件和防火墻軟件，難以保證電子檔案在相對安全的環(huán)境中存儲和使用。還有的學校雖然能夠在電子檔案管理系統(tǒng)上下功夫，但是硬件設備存在著老化的情況，難以帶動系統(tǒng)運行，如果不及時對這些設備進行更新?lián)Q代，那么電子檔案管理工作將會面臨著癱瘓的危險。5.電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。在這個現(xiàn)代化信息技術蓬勃發(fā)展的大環(huán)境下，學校實現(xiàn)電子檔案管理對相關工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。但是一些學校的檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低，不能掌握和運用電子檔案管理系統(tǒng)對檔案進行錄入、分類、處理及歸檔，嚴重影響了此項工作效率。同時，學校也沒有加大對檔案管理人員專業(yè)技術能力及相關法律知識的培訓力度，致使一些工作人員對于新升級系統(tǒng)的操作方法及檔案管理法律知識一無所知，不利于其順利完成檔案管理的任務[3]。
四、對學校開展電子檔案管理工作的幾點建議
1.樹立正確的電子檔案管理理念。目前，學校應當積極樹立正確的檔案管理理念，管理層要認識到實現(xiàn)電子檔案管理的重要性，加大對此項工作進展情況的關注力度，加強對相關人員檔案管理重要性的宣傳力度，采取會議等方式落實檔案管理精神，明確電子檔案管理工作的側(cè)重點，探究合適的電子檔案管理模式和方法。同時，學校還應當對自身電子檔案管理提出一定要求，督促檔案管理人員積極開展工作調(diào)動其工作積極性，確保電子檔案管理工作順利開展。2.完善電子檔案管理相關規(guī)章制度。建立健全電子檔案管理機制是解決電子檔案管理問題的重要途徑。對此，各地區(qū)學校應當仔細研讀國家相關部門頒發(fā)的《全國檔案信息化實施綱要》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《電子公文歸檔管理暫行辦法》等文件，在此基礎上完善自身電子檔案管理相關規(guī)章制度。首先，學校應當對檔案管理人員的權責進行明確，給予相關人員管理員權限，一旦在某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題能夠責任落實到個人，有效控制和防范電子檔案丟失、篡改等情況的發(fā)生。同時，學校還應當完善電子檔案規(guī)章制度中的內(nèi)容，對一些新增的電子檔案類型進行準確定位，使較為特殊的黨政活動、教學和科研檔案準確歸檔，進而提高電子檔案的管理效率[4]。3.加大對電子檔案管理的監(jiān)督力度。首先，學校應當安排相關人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業(yè)務進展情況，監(jiān)督其相關檔案信息是否及時進行錄入、分類和歸檔，并將其業(yè)務進行情況與其績效相掛鉤，提高其工作的主觀能動性，確保學校電子檔案的準確性、真實性、安全性和共享性，使電子檔案的價值得以充分發(fā)揮；其次，學校還應當針對電子檔案管理工作制定相應的獎懲措施，對于一些工作完成出色的人員要給予其一定的精神和物質(zhì)上的獎勵，樹立典型，對于一些工作拖拉的人員要嚴懲，從根本上杜絕其工作態(tài)度不認真情況的發(fā)生，進而提升電子檔案的管理效率。4.優(yōu)化電子檔案管理設施。學校應當投入一定資金用于電子檔案管理設施的優(yōu)化。在軟件方面，應當專業(yè)技術人員定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行升級和完善，使系統(tǒng)能夠緊跟時展，間接起到提高電子檔案管理工作效率的目的。同時，學校還應當重視自身電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護措施建設，安裝和升級殺毒軟件和防火墻軟件，保證電子檔案能夠在相對安全的環(huán)境中存儲和使用。在硬件方面，學習應當對一些已經(jīng)老化和淘汰的設備進行清點，根據(jù)實際需要購進一些先進的硬件設備，使硬件設備能夠與系統(tǒng)相匹配，為學校電子檔案管理工作順利開展奠定堅實基礎。5.提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。學校應當重視對電子檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)，加大對檔案管理人員專業(yè)技術能力及相關法律知識的培訓力度，邀請專業(yè)人士采取講座或?qū)嵉刂笇У榷鄻踊绞絹硖嵘龣n案管理人員對于新升級系統(tǒng)功能的認識、運用能力并普及檔案管理相關法律知識。同時，學校在檔案管理人員的選聘上也應當嚴格要求，不能只看其學歷，更應當通過面試及實習等方式考察其實務能力，盡可能地選擇一些業(yè)務能力強的人員擔任相應職務，為學校電子檔案管理工作全面推進提供一定保障。
參考文獻
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[3]劉敏.論高職院校電子檔案的管理與保護[J].東方企業(yè)文化,2013(14).
運動員檔案是運動員在不同階段有收藏價值的信息的集合，常見的運動員登記表、登記批準文件、運動員成績冊、訓練檢查與評定等，都屬于運動員檔案管理的范疇。與以框架、卷盒、卷冊等保存的運動員紙質(zhì)檔案相比，運動員電子檔案是以電子元器件為載體、以數(shù)字編碼形式顯示的電子文件，它屬于電子信息的一種。電子檔案對技術和設備的要求較高，檔案的保存、讀取和傳輸都必須依靠電子設備和軟件來實現(xiàn)。不過電子檔案也有其顯著優(yōu)勢，它便于存儲和保管，可以進行跨時空、跨載體傳播，傳輸方便，共享性高，可供多次重復利用，這直接提高了檔案管理效率。原先需要沉重的紙墨來記錄的運動員指導性文件、訓練資料、運動員技術水平和成績等資料、運動員技術考評狀況等，都可以光盤、磁盤等電子存儲形式存儲起來。常見的運動員電子檔案管理方法有時間分類法、機構(gòu)分類法和技術項目分類法等。近年來，隨著我國體育事業(yè)的發(fā)展，我國運動員電子檔案管理水平不斷提高，電子檔案管理在國家高水平體育后備人才基地建設和高水平運動員科學訓練管理中的重要性不斷凸顯，這就要求體育檔案管理人員必須加大信息化管理知識學習，以提高運動員電子檔案管理的信息化水平。
2新時期運動員電子檔案管理存在的問題
2.1基礎設施薄弱，檔案信息化程度低
雖說我國經(jīng)濟體育管理水平不斷提高，但是，許多體校和運動隊都缺乏體育信息化建設意識，技術化管理思想淡薄，在檔案管理方面的投入也較少，致使檔案管理部門技術基礎薄弱，設備短缺，運動員檔案管理只好沿用傳統(tǒng)方法，以紙質(zhì)檔案和手工管理為主。一些運動員人才庫雖然也在運動員檔案信息化建設上做出了諸多努力，但是由于我國運動員電子檔案管理工作起步晚、發(fā)展慢，運動員檔案管理模式不成熟，電子檔案管理存在諸多漏洞。
2.2電子檔案管理體系不健全
就目前來說，我國運動員電子檔案管理處于兩難局面。一方面，運動員層次多、訓練類型也較多，這對運動員電子檔案管理來說是個嚴峻的挑戰(zhàn)。另一方面，我國運動員管理信息化體系還不夠健全，如我國還沒有完善的有關運動員電子檔案管理的法律法規(guī)，并且電子檔案管理標準和規(guī)范不科學、不統(tǒng)一，許多運動員的電子檔案在生成過程中常常會遇到刪改、丟失等問題，電子檔案材料的真實性也沒法保證。再則，檔案部門在電子檔案管理方面缺乏有效的風險防范措施，沒有制定長期管理規(guī)劃，檔案的安全和長久性都有待加強。
2.3缺乏專業(yè)的電子檔案管理人才
缺乏專業(yè)的電子檔案管理人才，是許多檔案部門、運動員檔案庫在運動員電子檔案管理中遇到的主要問題。如許多體校都沒有按運動員電子檔案管理工作要求配備專門的電子檔案管理人才，運動員電子檔案管理都由專業(yè)運動員兼任，精通檔案管理人員大多不具備專業(yè)的體育知識，而專業(yè)運動員出身的檔案管理人員但是在信息系統(tǒng)開發(fā)和運用上都有所欠缺，致使電子技術在檔案管理中的作用難以體現(xiàn)出來。
3運動員電子檔案管理優(yōu)化策略
3.1提高認識，革新檔案管理模式
在電子技術快速發(fā)展的大背景下，體育主管部門應對運動員人才庫提高認識，明確自身職責，做好運動員電子檔案分管工作，并以電子技術為核心，結(jié)合運動員檔案管理特點，分析、預測運動員電子檔案管理工作的作用和價值，建立運動員檔案歸檔范圍和管理制度，探索運動員檔案管理新路徑。這就要求體育主管部門、運動員人才庫盡快將運動員電子檔案管理工作提升日程，運用電子數(shù)據(jù)壓縮技術、電子掃描技術等，對運動員檔案中的各種信息、數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、對比和數(shù)字化轉(zhuǎn)換，盡快建立系統(tǒng)性、智能化的電子檔案數(shù)據(jù)庫。其次，加大檔案信息化管理投入，借助電子技術實現(xiàn)電子檔案管理手法革新，實現(xiàn)運動員檔案管理工作的自動化、信息化。
3.2完善電子檔案管理規(guī)范
在社會主義新時期，運動員電子檔案數(shù)量會大量增加，這就要求體育主管部門加強電子檔案法律建設，完善電子檔案管理法規(guī)、規(guī)范運動電子檔案管理標準，就運動員電子檔案生成、歸檔、保管、利用中應注意的問題做出明確規(guī)范，以確保運動員電子檔案信息的可靠性。運動員人才庫則要盡快研制、開發(fā)，采用數(shù)據(jù)格式標準統(tǒng)一、可以兼容的檔案管理軟件，同時嚴格依據(jù)運動員電子檔案管理法規(guī)，制定科學的運動員電子檔案工作計劃，規(guī)范運動員電子檔案積累、整理、鑒定、歸檔、保存等基礎工作，逐步提高運動員電子檔案管理水平。
3.3組建高素質(zhì)的電子檔案管理隊伍
運動員電子檔案管理具有一定的特殊性，要想解決電子檔案管理人才不足問題，體校和運動員人才庫要加強專業(yè)運動員人才庫檔案管理隊伍建設，以滿足新時期運動員電子檔案管理需求。具體來說，體校和運動員人才庫首先要加大專業(yè)電子檔案管理人才引進力度，用薪酬和人性化管理留住人。其次，開展檔案管理人員專業(yè)理論知識教育和技能培訓，對原有檔案管理培訓體系進行升級，要求檔案管理人員通過自主學習、組織培訓等途徑，全面了解檔案信息系統(tǒng)的功能和特性，不斷提高電子檔案管理水平。
4結(jié)語
計算機應用技術的不斷推廣加速了信息化時代的到來，而信息化技術在電子檔案管理工作中的應用也是檔案管理部門提高工作效率和質(zhì)量的重要途徑，但是在應用存在的問題也使得信息化技術無法發(fā)揮真正的作用。檔案是信息的重要來源，其重要性不可言喻，為了保證檔案信息的準確性、科學性和有效性，加強對電子檔案的管理是檔案管理部門的重要工作，也是需要借助信息化技術來完成的?！?】
一、電子檔案管理系統(tǒng)研究的背景
信息化技術的發(fā)展不僅有利于檔案管理工作的有效進行，在另一方面也對檔案管理工作的準確性和有效性提出了更高的要求?，F(xiàn)階段檔案主要類型有兩種：其一是正在產(chǎn)生或者已經(jīng)產(chǎn)生的各種形式的檔案，如紙質(zhì)形式、聲音形式和視頻形式等；其二是在運用計算機進行事物處理時所產(chǎn)生的電子檔案。由于計算機應用技術的廣泛性，第一種傳統(tǒng)的檔案類型已經(jīng)逐漸向電子檔案形式轉(zhuǎn)變，而現(xiàn)在檔案管理的主要對象就是電子檔案。工作的快節(jié)奏也加速電子檔案的增長，對于電子檔案的有效管理也逐漸困難，形成有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)是急需解決的問題，也是促進電子檔案管理發(fā)展的關鍵。而現(xiàn)如今，電子檔案管理工作的信息化逐漸受到社會各界的重視，作為我國信息管理工作中的一部分，國家和政府也加大了對電子檔案管理系統(tǒng)研究工作的支持，也顯示出電子文件檔案管理系統(tǒng)設計和實現(xiàn)的必要性。
二、現(xiàn)階段電子檔案管理軟件中存在的問題
對于電子檔案管理軟件的研發(fā)工作一直在持續(xù)進行著，但是由于傳統(tǒng)檔案管理方法的影響和對電子檔案管理沒有全面的了解，研發(fā)出的軟件在使用過程中仍舊存在一定的問題，無法保證電子檔案管理工作準確性和有效性，在傳統(tǒng)管理方法向新電子檔案管理上的轉(zhuǎn)變還需繼續(xù)進行。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導報》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來源而如今電子檔案管理軟件存在以下幾種問題：
現(xiàn)存的軟件大多還是應用于對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，和計算機技術應用進行輔助的管理，對于電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的差異性，沒有創(chuàng)新檔案管理方法，而電子檔案管理系統(tǒng)在工作流程和使用功能上都應該有一定的變化?！?】
很多軟件主要是針對某一種檔案的管理，而電子檔案是多種多樣的，軟件的使用無法滿足多樣化電子檔案的管理。而且軟件在對電子檔案進行歸檔時，忽略了與之相關的附加文件的歸檔，影響檔案使用的有效性。
諸多軟件在設計過程中更加注重的是電子檔案的歸檔工作，而在歸檔后檔案的安全性設置上面有一定的缺陷。而軟件的使用功能比較單一，軟件的開發(fā)技術比較落后，無法順應電子檔案內(nèi)容和類型不斷更新的新形勢。
電子檔案的使用的有效性是軟件在設計過程中應該考慮的問題，對電子檔案的管理一方面是對于事情的記錄，而另一方面則是對于檔案的利用，這也是現(xiàn)行軟件中存在的最重要的問題。即使很多軟件對電子檔案的基本管理工作符合要求，但是在電子檔案使用管理上一直找不到突破點。
三、電子文件檔案管理系統(tǒng)
電子文件檔案管理系統(tǒng)的基本要求
檔案按照不同的劃分方法可以對電子檔案有不同歸類，在上述中已經(jīng)說明電子檔案的兩種形式，自動化產(chǎn)生而成和由紙質(zhì)檔案發(fā)展而成，自動化產(chǎn)生而成的電子檔案是檔案管理工作中的重點也是難點，與紙質(zhì)檔案的管理也有一定的區(qū)別。對于電子化檔案的管理主要包括幾個方面的內(nèi)容：首先是檔案的收集，自動化而成的電子檔案是產(chǎn)生于工作中，由于人員的分散性增加了檔案收集的難度，要保證檔案的完整性難度更大，因此在收集過程中也需要運用合理的方法；其次是檔案的整理，電子化檔案整理的首要目標就是保證檔案的準確性，在進行整理時，盡量按照檔案的原件進行整理。而另外一個要求就是電子檔案的有效性，檔案的整理也需要方便后期的使用，保證檔案整理的質(zhì)量，可以在整理時附加對檔案的說明。最后則是對電子檔案歸檔后的保護，由于電子檔案載體的不同，在保護的時候也要謹防檔案信息的流失。電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理上的差異性也說明了傳統(tǒng)檔案管理方法是不可行的，在對電子檔案系統(tǒng)設計上也需要根據(jù)電子化檔案的特點，進行合理的設計?！?】
電子文件檔案管理系統(tǒng)業(yè)務流程設計
收集模塊。電子文件檔案管理系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)就是電子檔案的收集，該模塊的主要流程是：各部門的工作人員在日常工作中產(chǎn)生的文件按照各部門的要求進行歸檔，各部門的工作人員運用系統(tǒng)中的收集器開展收集工作。
鑒定模塊。電子檔案的鑒定主要是檔案管理人員對相關檔案的管理期等內(nèi)容進行修改，并且發(fā)表鑒定意見，同時對已滿管理期限的電子檔案歸入銷毀清冊中。對于電子檔案的鑒定主要工作流程是：首先是對已歸檔電子檔案的瀏覽對其使用價值進行判斷，其次對符合要求的電子檔案進行屬性判斷，最后則是形成預立卷電子檔案。
