時(shí)間：2023-08-20 14:47:29
序論：在您撰寫(xiě)人事信息檔案管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、醫(yī)院人事檔案的概念及其意義
（一）人事檔案是醫(yī)院有關(guān)部門(mén)按照黨的政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇等內(nèi)容的文件資料。醫(yī)院人事檔案大致可分為三類，即人事檔案、科技檔案、工資檔案。人事檔案主要記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想等方面的材料，科技檔案主要記錄專業(yè)技術(shù)人員開(kāi)展科研、新技術(shù)新項(xiàng)目的應(yīng)用、職稱晉升等方面的內(nèi)容，工資檔案主要記錄職工工資及福利歷次變動(dòng)情況。
（二）人事檔案既是真實(shí)反映職工個(gè)人經(jīng)歷的依據(jù)，也是人力資源管理與開(kāi)發(fā)的重要依據(jù)，更是單位及有關(guān)部門(mén)選賢舉能、知人善任，歷史地、全面地考察了解和正確選拔與使用人才的重要依據(jù)。人事檔案工作是醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分。
二、現(xiàn)行人事檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題
（一）管理手段陳舊，不利于人事檔案的規(guī)范管理
在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化浪潮的推動(dòng)下，人事檔案管理的管理手段明顯顯得滯后，不適應(yīng)現(xiàn)代化的要求。
1.管理較為分散。由于部分單位檔案管理人員及場(chǎng)所的條件限制，較為普遍地存在“多^分散管理”的現(xiàn)象，人事檔案、工資檔案由人力資源部門(mén)管理，科技檔案由科技管理部門(mén)管理，有些單位的工資檔案是由財(cái)務(wù)部門(mén)管理的。
2.手工操作歸檔。手工操作的檔案材料既不利于檢索利用，更容易被人為破壞，而且人、財(cái)、物的消耗相對(duì)較大，大量檔案卷宗存檔導(dǎo)致成本與支出加大。且形成的檔案也缺乏嚴(yán)肅性和多樣性。
（二）管理形式落后，不利于人事檔案的綜合利用
1.現(xiàn)行人事檔案管理工作中過(guò)多的注重保管而忽視了對(duì)人事檔案的開(kāi)發(fā)利用。
2.對(duì)人事檔案的頻繁查閱極易造成磨損和意外丟失。
三、利用人事信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的科學(xué)管理，為醫(yī)院發(fā)展提供人才信息服務(wù)
（一）數(shù)字化為人事檔案信息的綜合提供了物質(zhì)實(shí)現(xiàn)條件基礎(chǔ)
1.目前人事檔案與其他管理方式中的個(gè)人信息存在著較多的交叉或重復(fù)，合理整合人事檔案、科技檔案、工資檔案的內(nèi)容，既可以優(yōu)化人事檔案信息，也有利于節(jié)約管理成本，更有利于人事檔案的綜合性開(kāi)發(fā)。
2.充分發(fā)揮目前醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部已運(yùn)行成熟的醫(yī)院信息化系統(tǒng)（HIS），在不增加投資的情況下，有效地使用現(xiàn)有資源，提高服務(wù)性能。
（二）利用現(xiàn)代信息化管理手段，實(shí)現(xiàn)人員信息資源共享，建立結(jié)構(gòu)完整、操作便捷、系統(tǒng)穩(wěn)定、安全性能較高的人事檔案管理系統(tǒng)
1.計(jì)算機(jī)管理檔案具有協(xié)作性、開(kāi)放性，能夠更加便捷的進(jìn)行及時(shí)更新、查閱，同時(shí)還可利用計(jì)算機(jī)判別、診斷、篩選的功能進(jìn)行檔案鑒定工作。
2.運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，極大地提高了工作效率。
關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高職院校；人事檔案
引言
人事檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的重要證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案管理是高職院校檔案管理工作的重要組成部分。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，高職院校檔案管理工作也發(fā)生了深刻的變化，人事檔案從紙質(zhì)向電子化的轉(zhuǎn)變不僅形成了新的檔案管理形式，也對(duì)高職院校人事檔案管理職能提出了新的要求。當(dāng)前信息化背景下，高職院校人事檔案管理面臨著嚴(yán)峻的轉(zhuǎn)型，職業(yè)人才培養(yǎng)與社會(huì)發(fā)展需求的雙重作用促使學(xué)校積極調(diào)整檔案管理理念，以形成完善、健全的信息服務(wù)體系。
1更新管理理念，適應(yīng)信息化檔案管理變革
隨著高職院校人事檔案管理信息化模式的建立與完善，傳統(tǒng)檔案管理理念與現(xiàn)代化管理工作之間的沖突也逐漸顯現(xiàn)。當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)高職院校的人事檔案管理提出了新的要求，因此，打破保守封閉的管理理念束縛，構(gòu)建開(kāi)放管理模式也成為高職院校檔案管理工作適應(yīng)信息化時(shí)代要求的基本前提。在信息化檔案管理背景下，高職院校需要樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的理念，打破學(xué)校的邊界，擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，利用檔案資源優(yōu)勢(shì)建立動(dòng)態(tài)化的人事檔案資料，將人員的各類信息納入系統(tǒng)管理中來(lái)，并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化管理，以供相關(guān)部門(mén)的參考與使用。
2建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)信息資源共享
在信息時(shí)代，信息資源的共享是提高資源利用率的重要體現(xiàn)，也是高職院校提高信息化服務(wù)能力的基本要求。信息共享需要建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，高職院校在優(yōu)化人事檔案管理模式的過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案進(jìn)行調(diào)整與完善，為人事檔案資源共享做好準(zhǔn)備。高職院校建立標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案管理體系應(yīng)從以下幾點(diǎn)入手：（1）建立管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。安全高校的檔案管理是確保檔案資源利用的前提，對(duì)于人事檔案而言，形成管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也是保護(hù)個(gè)人隱私的需要。目前我國(guó)針對(duì)信息安全管理需要建立了相關(guān)管理?xiàng)l例，例如《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》等，高職院校應(yīng)基于相關(guān)規(guī)定建立信息管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全防護(hù)，以提高檔案管理效率。（2）建立業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是基于業(yè)務(wù)處理要求形成的基本規(guī)范，包括電子文件、檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范，以及檔案在信息化建設(shè)中形成的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源標(biāo)識(shí)、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式等，高職院校在人事檔案優(yōu)化的過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行提煉與完善，并形成符合檔案信息系統(tǒng)的資源，為人事檔案的整合與存儲(chǔ)提供依據(jù)。（3）建立技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，高職院校人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)也不斷增加，技術(shù)人員需要從安全管理的角度出發(fā)，對(duì)電子文件的存儲(chǔ)、壓縮格式進(jìn)行規(guī)范化處理，并通過(guò)加密處理，形成規(guī)范化的安全管理體系，以確保人事檔案資源共享的安全性與有效性［1］。
3引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完善檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)
以單機(jī)和局域網(wǎng)組成的檔案信息管理平臺(tái)通常只能滿足高職院校自身對(duì)人事檔案的應(yīng)用需求，難以從社會(huì)化服務(wù)的角度體現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。因此，高職院校在信息化背景下，應(yīng)積極引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打造開(kāi)放性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，為高職院校的人才供給與市場(chǎng)人才需求建立聯(lián)系，推進(jìn)人力資源優(yōu)化配置。高職院校在檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)中，應(yīng)依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，制定完善的發(fā)展規(guī)劃：（1）明確網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的使用范圍。技術(shù)人員應(yīng)根據(jù)高職院校人事檔案管理特點(diǎn)，明確網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)的目的以及用戶的類型；利用關(guān)鍵信息，如學(xué)生的基本資料、學(xué)科成績(jī)、職業(yè)資格等建立邏輯結(jié)構(gòu)，并形成網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的基本框架，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的精準(zhǔn)性［2］。（2）確定服務(wù)對(duì)象的基本需求。技術(shù)人員不僅要從高職院校內(nèi)部需求確定教師、學(xué)生以及其他管理人員對(duì)人事檔案查詢提出的要求，還需結(jié)合市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)以及企業(yè)人力資源管理，對(duì)人事檔案提出的要求，通過(guò)技術(shù)手段確定檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的整體風(fēng)格，兼顧不同服務(wù)對(duì)象的信息查詢與應(yīng)用的需要，體現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)特點(diǎn)。（3）完善服務(wù)平臺(tái)的功能模塊，包括用戶注冊(cè)，即高職院校師生以及非校內(nèi)用戶通過(guò)界面指導(dǎo)實(shí)現(xiàn)身份錄入，進(jìn)而啟動(dòng)人事檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的在線利用；信息查詢，即根據(jù)用戶身份，提供不同類型信息，根據(jù)開(kāi)放與非開(kāi)放的區(qū)別，提高信息管理的安全性，保護(hù)相關(guān)人員隱私；用戶服務(wù)，即系統(tǒng)根據(jù)用戶需求提供注銷用戶、刪除資料、修改資料、接收信息、刊登資料等服務(wù)，確保用戶能夠?qū)崿F(xiàn)信息處理，同時(shí)呈現(xiàn)更加完善、可靠的人事檔案信息資源［3］。
4建立數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)
在信息化檔案管理過(guò)程中，依托“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，搭建信息管理平臺(tái)，并利用數(shù)據(jù)處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)大數(shù)據(jù)資源的挖掘與利用，成為高職院校人事檔案管理工作的基本方向。高職院校具備明顯的檔案資源優(yōu)勢(shì)，但是在傳統(tǒng)管理模式中，這一資源優(yōu)勢(shì)難以轉(zhuǎn)化為實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值。在大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)?？梢岳镁W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)，將檔案轉(zhuǎn)化為開(kāi)發(fā)的數(shù)據(jù)資源，而數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)的分析，建立可視的數(shù)據(jù)模型，從而更加直觀立體地反映個(gè)人的基本信息，凸顯其優(yōu)勢(shì)，并預(yù)測(cè)發(fā)展方向。這無(wú)論是對(duì)于高職院校的人才培養(yǎng)，還是企業(yè)的人才選擇都是十分重要的。高職院校在建立數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的過(guò)程中，需從以下幾點(diǎn)入手：（1）建立數(shù)據(jù)庫(kù)。從人事檔案到大數(shù)據(jù)資源，需要利用技術(shù)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化。隨著信息化檔案管理的推進(jìn)，電子檔案已經(jīng)成為高職院校人事檔案存儲(chǔ)的主要方式。基于此，學(xué)校可以將電子信息錄入網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，并根據(jù)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，形成內(nèi)容完善，邏輯清晰的大數(shù)據(jù)庫(kù)，以供信息開(kāi)發(fā)與利用。（2）建立網(wǎng)絡(luò)安全管理體系。在數(shù)據(jù)資源利用過(guò)程中，高職院校應(yīng)注重信息質(zhì)量，利用技術(shù)手段建立安全防護(hù)機(jī)制，彌補(bǔ)信息系統(tǒng)漏洞，提高數(shù)據(jù)庫(kù)安全性，確保相關(guān)模型分析的真實(shí)可靠。（3）引入信息化管理流程。在數(shù)據(jù)庫(kù)的管理與維護(hù)中，高職院校應(yīng)引入信息化流程，通過(guò)檢索、收集、整理、統(tǒng)計(jì)、編研等功能，打造自動(dòng)化數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，以挖掘大數(shù)據(jù)資源，提高大數(shù)據(jù)分析與利用效率。（4）完善數(shù)據(jù)處理與開(kāi)發(fā)體系。立足高職院校以及社會(huì)發(fā)展需求，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)，形成具有指導(dǎo)意義的信息模型，為相關(guān)發(fā)展決策提供依據(jù)，提高人事檔案的信息化管理水平［4］。
5加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案信息化管理水平
在信息時(shí)代，高職院校的人事檔案管理從傳統(tǒng)模式向信息化模式轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，對(duì)人才的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。因此，打造專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍是高職院校提高人事檔案信息化管理水平的必然選擇。在傳統(tǒng)檔案管理模式中的管理人員，不僅從技術(shù)層面難以適應(yīng)信息化管理環(huán)境，在思想認(rèn)識(shí)層面也缺乏服務(wù)意識(shí)，導(dǎo)致高職院校的人事檔案管理難以建立完善、主動(dòng)的服務(wù)體系。因此，高職院校要依托信息化檔案管理轉(zhuǎn)型的機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)對(duì)專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)。（1）培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德。完整、真實(shí)、系統(tǒng)、安全是人事檔案質(zhì)量的基本要求，而要想達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)，需要管理人員具備良好的職業(yè)道德。因此，在人才培養(yǎng)中，高職院校應(yīng)根據(jù)國(guó)家檔案管理的基本要求對(duì)其職業(yè)責(zé)任建立標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)思想政治教育，提升其職業(yè)道德水平，以負(fù)責(zé)任的態(tài)度參與到檔案管理工作中來(lái)。（2）培養(yǎng)管理人員的團(tuán)隊(duì)合作精神。隨著檔案資源的開(kāi)發(fā)，高職院校人事檔案的利用率也不斷提高，而在信息化管理模式下，每一個(gè)管理人員都應(yīng)該在履行自身職責(zé)的同時(shí)，兼顧整體管理效果，并通過(guò)團(tuán)隊(duì)合作不斷完善檔案服務(wù)體系?；诖?，高職院校應(yīng)加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)培養(yǎng)，利用團(tuán)隊(duì)合作優(yōu)化檔案管理模式。（3）加強(qiáng)信息化管理技術(shù)技能的訓(xùn)練。高職院校應(yīng)依托當(dāng)前信息化檔案管理平臺(tái)，為管理人員提供技術(shù)技能訓(xùn)練指導(dǎo)，例如結(jié)合專門(mén)的檔案管理軟件為管理人員設(shè)計(jì)技術(shù)培養(yǎng)方案，提高其軟件操作能力，有效利用軟件功能，降低檔案管理的失誤率。（4）提高管理人員的服務(wù)意識(shí)與服務(wù)能力。檔案管理本身具有濃厚的服務(wù)色彩，因此，高職院校在人才培養(yǎng)中，應(yīng)立足檔案管理的服務(wù)功能，對(duì)管理人員的思想觀念進(jìn)行引導(dǎo)，打破傳統(tǒng)管理理念的局限，從服務(wù)角度重新定位人事檔案管理工作；結(jié)合學(xué)校自身發(fā)展需要，將人事檔案服務(wù)納入教育教學(xué)管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，并在實(shí)踐中驅(qū)動(dòng)管理人員改善服務(wù)；利用績(jī)效評(píng)價(jià)評(píng)估社會(huì)體系建設(shè)效果，檢驗(yàn)管理人員的服務(wù)能力，并體現(xiàn)高職院校人事檔案管理的社會(huì)服務(wù)職能。
關(guān)鍵詞:新時(shí)期;人事檔案管理;信息化建設(shè)
人事檔案就是對(duì)企事業(yè)單位的信息資源進(jìn)行管理,當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及信息技術(shù)快速發(fā)展,企事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)良好的發(fā)展就應(yīng)積極加強(qiáng)人才的管理,認(rèn)識(shí)管理是人力資源管理的重要組成部分,對(duì)于促進(jìn)人才的穩(wěn)定、高效發(fā)展具有積極地意義。在現(xiàn)代化發(fā)展的今天,傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要,因此應(yīng)積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的管理方法,促進(jìn)人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化的管理與建設(shè),更好的適應(yīng)社會(huì)以及單位發(fā)展的實(shí)際需要。
一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義
當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展迅速,人類活動(dòng)主要通過(guò)信息資源來(lái)承載,人事檔案是對(duì)人的成長(zhǎng)以及社會(huì)經(jīng)歷進(jìn)行記載,在人力資源管理中有著十分重要的作用,隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,人事檔案的信息化管理建設(shè)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。人事檔案的信息化建設(shè)需要以信息技術(shù)為依托,不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理,將人事檔案信息錄人到計(jì)算機(jī)中,利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理,保證人事檔案信息的全面、真實(shí),避免出現(xiàn)信息丟失的情況。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案管理有助于提高檔案信息的安全性和完整性,有助于檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用。人事檔案中的信息數(shù)量比較大,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理有助于提高信息的更新速度,強(qiáng)化信息資源的共享,避免傳統(tǒng)紙質(zhì)管理中復(fù)雜的工作環(huán)節(jié),減少勞動(dòng)力的支出。通過(guò)及時(shí)更新人事檔案信息資料,企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)能夠更加全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的了解員工的工作情況,為人動(dòng)提供了科學(xué)的依據(jù)。同時(shí),實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè),能夠促進(jìn)人事檔案管理效率以及效果的實(shí)現(xiàn),促進(jìn)管理水平的提升。信息化的人事檔案管理是在計(jì)算機(jī)上對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢、修改和更新的,能夠避免破壞原始檔案資料,保證檔案信息資源的權(quán)威性。人事檔案信息的建設(shè)應(yīng)尊重員工,保證員工的知情權(quán),這樣人事檔案才有利用的價(jià)值,對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè),員工能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢了解自己的檔案信息,為員工解疑答惑,體現(xiàn)人性化服務(wù)。因此應(yīng)加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè),促進(jìn)人力資源管理效果和水平的提高。
二、新時(shí)期人事檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)策
1.提高對(duì)人事檔案信息化管理的重視程度
當(dāng)前信息化建設(shè)逐漸推進(jìn),人事檔案管理的信息化建設(shè)也得到了一定的發(fā)展,人事檔案的信息化建設(shè)就是利用信息管理系統(tǒng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)化、即時(shí)性的建設(shè),促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。因此應(yīng)提高對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的重視程度,了解信息化建設(shè)的作用和意義。人事檔案管理的信息化建設(shè)不是一朝一夕就可以實(shí)現(xiàn)的,應(yīng)將人事檔案管理信息化建設(shè)納人到日常管理工作中,從企事業(yè)單位的實(shí)際情況出發(fā),循序漸進(jìn),不斷提升人事檔案信息化的建設(shè)效果和水平,對(duì)人事檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行綜合的研究和分析,及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題,并積極采取措施加以解決2j[,使人事檔案管理信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)高效、順利的建設(shè)與發(fā)展。
2.加強(qiáng)信息化軟件的開(kāi)發(fā)力度
人事檔案管理的信息化建設(shè)需要利用信息管理平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn),因此應(yīng)檔案管理以及科學(xué)技術(shù)人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理信息化軟件的開(kāi)發(fā)和利用,對(duì)各種操作系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí),建立完善的人事檔案信息管理數(shù)據(jù)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的有效推進(jìn),在人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)時(shí),應(yīng)注重管理系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn),數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)應(yīng)具有一定的查詢、傳輸、處理等功能3j[,在人事檔案信息化管理建設(shè)中,數(shù)據(jù)庫(kù)中包含著大量人員信息,這些信息數(shù)據(jù)是需要重復(fù)利用的,因此要以人事檔案管理信息化建設(shè)為核心,促進(jìn)信息資源的利用效率,實(shí)現(xiàn)信息的共享,保證信息資源的科學(xué)性、安全性,提高人事檔案的信息服務(wù)質(zhì)量,促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的高效推進(jìn)。
3.提高檔案管理人員的素質(zhì)能力
人事檔案管理的信息化建設(shè)最終還是由人來(lái)完成的,因此在人事檔案管理的信息化建設(shè)中,應(yīng)努力提高人事檔案管理人員的素質(zhì)能力,提高人事檔案管理人員的服務(wù)水平。在人事檔案信息化管理中,需要利用計(jì)算機(jī)對(duì)文字、圖像、聲音等進(jìn)行加工處理,實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ),并通過(guò)人事檔案管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)人事檔案的傳輸和共享,以便滿足人們的人事檔案需求。檔案管理人員應(yīng)掌握一定的信息處理基礎(chǔ),明確檔案管理的相關(guān)知識(shí),以高度的責(zé)任感投人到人事檔案管理信息化建設(shè)中,促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。
4.做好人事檔案的安全管理工作
由于計(jì)算機(jī)本身的局限性,使得在人事檔案管理信息化建設(shè)中,應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息安全的管理,在做好人事檔案信息資源共享的同時(shí),也應(yīng)注重檔案信息的安全問(wèn)題,避免由于檔案信息泄露造成嚴(yán)重的損失。因此人事檔案管理部門(mén)應(yīng)努力強(qiáng)化檔案信息的安全管理工作,做好安全保護(hù)措施,保證人事檔案的真實(shí)性和科學(xué)性。對(duì)計(jì)算機(jī)中的人事檔案做好備份工作,并明確人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的使用權(quán)限,保證人事檔案的管理能夠按照相關(guān)的制度進(jìn)行,實(shí)現(xiàn)人事檔案的安全管理。
三、結(jié)束語(yǔ)
當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及信息技術(shù)快速發(fā)展,計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到社會(huì)生產(chǎn)及生活的各個(gè)領(lǐng)域,在人事檔案管理中,計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到了普及,實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向信息化檔案管理的轉(zhuǎn)變,促進(jìn)了人事檔案管理效率的提升。
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一、人事檔案管理中存在的問(wèn)題
人事檔案是人事、組織、勞資等部門(mén)從事人事管理活動(dòng)過(guò)程時(shí)在培養(yǎng)、選拔和使用人員工作中形成的寶貴歷史材料，記錄個(gè)人不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程，真實(shí)和客觀地記錄和反映了個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系以及個(gè)人德、能、勤、績(jī)、廉等方面的材料。由于多方面因素形成當(dāng)前人事檔案中普遍存在問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾方面。
1、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足
領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理重視不夠，表現(xiàn)在人事檔案管理工作中，有相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識(shí)上存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管的事務(wù)性工作，只要不丟失，不泄密，能做好外調(diào)、查閱就行了。因此，忽視人事檔案工作的管理，誠(chéng)然檔案存在的問(wèn)題也不會(huì)解決，其辦公場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員沒(méi)有保障，檔案工作也就做不好。
管理人員配置不足，管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。然而，由于單位或部門(mén)的人事管理人員編制不足，人事檔案管理工作量大，通常人事檔案管理大多數(shù)是由人事部門(mén)的工作人員兼職去做，屬于非專業(yè)人員管理，并且人員變動(dòng)頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對(duì)檔案工作投入不足，因此，嚴(yán)重影響了人事檔案的管理水平。
管理手段也較陳舊，在檔案管理手段上，由于沒(méi)有單獨(dú)的人事檔案管理軟件，管理人員一直采用手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時(shí)整理歸檔，出現(xiàn)檔案資料不完整的情況。調(diào)閱檔案時(shí)依然采用原始的手工操作方式。
管理人員業(yè)務(wù)不熟，大多數(shù)的檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太熟悉，難以適應(yīng)人事檔案管理工作。
2、人事檔案保密性不強(qiáng)
根據(jù)國(guó)家人事檔案管理制度的規(guī)定，“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對(duì)當(dāng)事人保密的目的是出于安全需要和方便組織管理，正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性，“組織意見(jiàn)”本人是不知道，而使檔案材料的主觀隨意性增大。
3、人事檔案存在弄虛作假
人事檔案的生命在于其真實(shí)性，在現(xiàn)有人事檔案管理模式下，“弄虛作假”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。如高考、職工調(diào)動(dòng)、就業(yè)、報(bào)考公務(wù)員、考研等，個(gè)別人通過(guò)在人事檔案中修改姓名冒名頂替達(dá)到讀書(shū)、工作、參軍等目的。或者是為了競(jìng)聘較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)職位，偽造干部履歷、入黨材料和學(xué)歷證書(shū)等。也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)檔案打擊報(bào)復(fù)，給職工帶來(lái)極大的傷害。不同形式虛假檔案現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，使檔案管理制度的嚴(yán)肅性、真實(shí)性、惟一性屢遭挑戰(zhàn)。
4、人事檔案材料不完整
人事檔案內(nèi)容短缺，材料內(nèi)容不完整：如履歷表、年度考核表、學(xué)歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全，填寫(xiě)項(xiàng)目不完整。其原因是檔案管理部門(mén)工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，沒(méi)有認(rèn)真及時(shí)收集各部門(mén)、科室應(yīng)該歸檔的檔案材料，導(dǎo)致收集檔案材料不全；有時(shí)只是將檔案材料僅作為保存的資料加以收集堆放，沒(méi)有及時(shí)對(duì)材料鑒別歸檔；對(duì)檔案材料內(nèi)容未認(rèn)真審核，造成內(nèi)容殘缺不全。
干部職工對(duì)人事檔案認(rèn)識(shí)不足。他們?cè)谔顚?xiě)履歷表、年度考核表等表格時(shí)，有的人能省則省甚至不填寫(xiě)，敷衍了事；有的材料如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料留在個(gè)人手中，認(rèn)為自己保管更安全，用起來(lái)也更方便，不愿意將材料交給檔案管理部門(mén)。
5、管理制度落后于人事制度改革
隨著人事制度改革不斷深入，人才流動(dòng)日漸頻繁，選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡(jiǎn)化。由于人事檔案管理落后，沒(méi)有得到及時(shí)補(bǔ)充和修正，阻礙了人才的流動(dòng)。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案，造成人事檔案材料不完整，給招錄單位在人事審核、審批工作時(shí)帶來(lái)不便。
二、人事檔案管理的信息化是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科學(xué)技術(shù)和文化的進(jìn)步，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式弊端日益顯露。人事信息具有信息量大、管理范圍廣以及易變動(dòng)等特點(diǎn)，致使人事檔案管理部門(mén)要經(jīng)常更新人事信息，要與人事信息的變動(dòng)保持同步。然而，傳統(tǒng)人事檔案管理是以紙質(zhì)版人事檔案為主要管理對(duì)象的實(shí)體管理模式，使得人事信息的更新相當(dāng)困難，無(wú)法與現(xiàn)代人事信息的變動(dòng)保持同步。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理被賦予了更多職責(zé)和作用，其管理模式也逐步由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理變?yōu)楝F(xiàn)代的信息化管理。然而，由于我國(guó)人事檔案管理信息化建設(shè)仍處于初步階段，存在諸多問(wèn)題，如領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理人員信息化建設(shè)意識(shí)淡??；人事檔案管理信息化建設(shè)投入力度不大，缺乏資金保障；人事檔案管理人員技術(shù)基礎(chǔ)薄弱等等，這些因素嚴(yán)重阻礙了人事檔案信息化建設(shè)和發(fā)展進(jìn)度，影響了人事檔案管理工作價(jià)值和功能的發(fā)揮，應(yīng)該引起有關(guān)單位或部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。
三、如何實(shí)施人事檔案管理信息化建設(shè)
1、提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)
領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，在思想上重視人事檔案管理信息化建設(shè)，要樹(shù)立思想決定行動(dòng)，要認(rèn)識(shí)到轉(zhuǎn)變觀念是全面推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。就人事檔案管理信息化建設(shè)而言，一方面，只有進(jìn)一步提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)程度，才能進(jìn)一步加大人事檔案管理信息化建設(shè)的扶持力度，有效協(xié)調(diào)內(nèi)部組織、人事等部門(mén)，發(fā)揮其積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，優(yōu)化人事檔案管理結(jié)構(gòu)，為人事檔案管理信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)，確保各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展；另一方面，還應(yīng)加大人事檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，切實(shí)提高單位有關(guān)人員對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)，組織有關(guān)人員積極參與人事檔案管理信息化建設(shè)。此外，還應(yīng)進(jìn)一步提高人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，使人事檔案管理工作由單一服務(wù)職能轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂休^強(qiáng)綜合服務(wù)職能的管理。
2、加大人事檔案管理信息化建設(shè)的投入
俗話說(shuō)物質(zhì)決定意識(shí)。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化既離不開(kāi)思想基礎(chǔ)，又離不開(kāi)物質(zhì)基礎(chǔ)，只有人事檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)投入，才能確保人事檔案管理信息化建設(shè)的最終實(shí)現(xiàn)。其中其資金的投入無(wú)疑是最為重要的，因此，單位應(yīng)拓寬資金籌集渠道，為人事檔案管理信息化建設(shè)籌集足夠的資金，提高人事檔案管理的科技程度。同時(shí)要根據(jù)單位自身的實(shí)際情況，充分利用各項(xiàng)科研成果，推進(jìn)人事檔案管理信息領(lǐng)域中新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)。此外，單位或部門(mén)還應(yīng)充分挖掘自身內(nèi)部的科技人才，安排其從事與人事檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的工作，這樣，既可以加快單位自身人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度，又大大降低了資本投入。
3、培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍
以人為本，培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的最終落腳點(diǎn)在于人，信息是一種媒介或者輔助工具，因此，應(yīng)堅(jiān)持貫徹“以人為本”的原則，建設(shè)一支專業(yè)的、高素質(zhì)的人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍，充分發(fā)揮其在人事檔案管理中的價(jià)值和功能。樹(shù)立單位培養(yǎng)復(fù)合型人才意識(shí)，定期組織相關(guān)專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的信息技能。培訓(xùn)的內(nèi)容既要突出技術(shù)層面的內(nèi)容，也要突出管理層面的內(nèi)容；培訓(xùn)要有實(shí)效性，使人事檔案管理人員既懂得管理的相關(guān)知識(shí)，又精通信息化技術(shù)。此外，人事檔案管理人員要不斷提高自身的職業(yè)道德和素養(yǎng)，不斷拓寬自己新知識(shí)技術(shù)視野，豐富自己檔案管理的邏輯思維，進(jìn)一步提高自身人事檔案管理水平，為人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)貢獻(xiàn)出自己的力量。
4、實(shí)現(xiàn)人事檔案信息“三化”
通過(guò)實(shí)施人事檔案管理信息化建設(shè)工程，最終實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是“三化”。即檔案信息數(shù)據(jù)化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化以及管理人員專業(yè)化。所謂檔案信息數(shù)據(jù)化，是為了改變傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案為管理對(duì)象的實(shí)體管理模式，實(shí)現(xiàn)信息查詢以及系統(tǒng)設(shè)置的數(shù)據(jù)化。在現(xiàn)代人事檔案管理過(guò)程中，應(yīng)以原始紙質(zhì)檔案為依據(jù)，將其包含的信息錄入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)據(jù)化。此外，為了便于查詢，還應(yīng)對(duì)檔案資料規(guī)整分類，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)據(jù)的分類管理。所謂服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，是指借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)這一媒介實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，為單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)資源共享提供了很好的平臺(tái)。管理人員專業(yè)化，是人事檔案管理信息化建設(shè)的又一發(fā)展目標(biāo)。人事檔案管理的最終實(shí)現(xiàn)主體是人，因此，人事檔案管理信息化要求管理人員不僅應(yīng)掌握最基本的管理知識(shí)，還要掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息“三化”，檔案管理信息化才會(huì)達(dá)到其目的。
1.傳統(tǒng)人事檔案管理的信息化沖擊。醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理多采用手工管理的方式，紙質(zhì)材料的收集、整理、組卷、歸檔是檔案管理工作的主要內(nèi)容。醫(yī)院大量的紙質(zhì)檔案還沒(méi)有完全實(shí)行信息化管理，在建立索引數(shù)據(jù)和檔案信息登記時(shí)還依靠手工操作，檔案資料查詢使用上會(huì)耗費(fèi)很大時(shí)間和人力。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在醫(yī)院人事管理過(guò)程中產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息諸如電子文檔、影像資料、網(wǎng)絡(luò)新聞報(bào)道等多種信息類型，也需要得到分類收集、整理和歸檔。傳統(tǒng)的檔案管理方式很難適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下對(duì)工作效率和時(shí)間效益的較高要求，也很難實(shí)現(xiàn)新的信息流、數(shù)據(jù)源的存儲(chǔ)、提取和使用，醫(yī)院人事檔案管理急需加快信息化實(shí)現(xiàn)進(jìn)程。2.醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)特征。醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息好比一個(gè)水池，不同種類的信息就是各種顏色的水流，目前來(lái)看，這個(gè)水池越來(lái)越大，匯入不同的信息流種類越來(lái)越多、數(shù)量也越來(lái)越大，因此醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出信息量大、信息種類多的特征。隨著醫(yī)改的深入，醫(yī)院人員結(jié)構(gòu)日益復(fù)雜多樣，人員數(shù)量也在與日俱增，同時(shí)由于專業(yè)類別不同、編制類別差異、科室情況區(qū)分等原因在各個(gè)職能部門(mén)管理過(guò)程中所產(chǎn)生的檔案信息數(shù)量龐大。醫(yī)院工作人員的基本信息變動(dòng)、學(xué)習(xí)學(xué)位信息變動(dòng)，以及頻率較高的職稱晉升工作、崗位聘任工作工作、職工獎(jiǎng)懲工作、考試考核、評(píng)先評(píng)優(yōu)工作等都會(huì)產(chǎn)生不同種類的信息，其中包括紙質(zhì)資料，也包括電子信息，使得檔案信息種類增多。3.醫(yī)院人事檔案管理信息化的重要性。檔案的價(jià)值在于利用，人事檔案管理應(yīng)為人事管理服務(wù)。人事檔案作為記錄醫(yī)院工作人員個(gè)人履歷、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的載體，是醫(yī)院人力資源開(kāi)發(fā)、人事決策、職稱評(píng)審、人員獎(jiǎng)懲等人事管理工作的重要依據(jù)。面對(duì)海量且種類繁多的人事信息，傳統(tǒng)的檔案管理方法依靠人工翻閱檢索等方式，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，重復(fù)勞動(dòng)多而且容易出錯(cuò)，顯然對(duì)于這些人事管理工作中人員相關(guān)信息的提取利用造成很大程度上的效率低下，同時(shí)也使得人員信息更新速度和信息收集范圍有限，人事管理的檔案材料參考價(jià)值受到很大限制。因此，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化顯得尤為重要。
二、醫(yī)院人事檔案管理信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題
1.基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)不夠完整。由于人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，醫(yī)院只對(duì)部分有編制的人員具有檔案管理權(quán)，大量編外人員實(shí)行人事，其人事檔案則由人社部門(mén)指定的機(jī)構(gòu)代為管理。這就造成醫(yī)院所掌握人員信息不夠完整，而醫(yī)院的人事管理工作是針對(duì)包括人事職工在內(nèi)的全院職工而言，每次需要查閱非在編人員檔案信息時(shí)只能由人事檔案工作人員去相關(guān)機(jī)構(gòu)查閱，這極大阻礙人事檔案管理信息化進(jìn)程，也極耗費(fèi)的人力、物力和財(cái)力。同時(shí)，由于醫(yī)院檔案管理缺乏行之有效的規(guī)章制度，工作人員在收集信息過(guò)程中欠缺一定的規(guī)范性，難免會(huì)出現(xiàn)疏漏現(xiàn)象，容易造成信息數(shù)據(jù)的不完整。2.諸多信息數(shù)據(jù)源對(duì)接困難。在醫(yī)院人員管理過(guò)程中，人事部門(mén)所掌握的信息主要涉及工作人員個(gè)人基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、黨團(tuán)關(guān)系、工資表等信息，而其他信息則掌握在其他相關(guān)部門(mén)。如醫(yī)務(wù)處對(duì)醫(yī)療人員能開(kāi)展的手術(shù)級(jí)別、手術(shù)并發(fā)癥發(fā)生率、對(duì)口支援情況、外出進(jìn)修情況等信息，護(hù)理部掌握著各護(hù)理單元中護(hù)理人員的考核情況、服務(wù)評(píng)價(jià)等信息，繼續(xù)教育部門(mén)掌握著醫(yī)務(wù)人員的不同類型的考試考核頻次、考核結(jié)果等信息，質(zhì)控部門(mén)掌握著各個(gè)科室質(zhì)量管理情況，院感部門(mén)掌握著各個(gè)科室的感控情況，科研處掌握著職工的科研信息，另外還有職工管理過(guò)程中產(chǎn)生的其他信息掌握在其他部門(mén)。這些都是醫(yī)院工作人員評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，卻分散在各個(gè)部門(mén)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息交流，聯(lián)通互動(dòng)，造成人員信息完整度差，各種信息數(shù)據(jù)也很難實(shí)現(xiàn)對(duì)接，進(jìn)一步增大了這些信息的利用難度。3.基礎(chǔ)配備不到位。在人員配置方面，醫(yī)院人事檔案管理人員往往是超負(fù)荷工作，很難達(dá)到每一千人配備一個(gè)專職檔案管理員的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，人事檔案管理人員長(zhǎng)期習(xí)慣于傳統(tǒng)檔案管理方式，檔案管理信息化的理念不夠強(qiáng)，而且很少掌握信息統(tǒng)計(jì)和整理的方法和技術(shù)；在硬件設(shè)施方面，各種檔案信息的采集整理需要不同的工具來(lái)進(jìn)行，采用不同的載體來(lái)儲(chǔ)存，而醫(yī)院往往鮮少在這方面進(jìn)行全方位資金支持；在軟件系統(tǒng)方面，雖然信息資源得到了一定程度的收集整理，但是在信息整合以及檢索和開(kāi)發(fā)利用上缺乏行之有效的系統(tǒng)支持，由于不同醫(yī)院的具體情況各不相同，目前并沒(méi)有一個(gè)適用于不同需求的檔案管理系統(tǒng)，因此軟件系統(tǒng)就需要根據(jù)各自實(shí)際進(jìn)行開(kāi)發(fā)，而這往往需要很長(zhǎng)時(shí)間的探索和試用才能夠?qū)崿F(xiàn)。
三、大數(shù)據(jù)為醫(yī)院人事檔案管理信息化提供依托
1.大數(shù)據(jù)帶來(lái)人事檔案信息來(lái)源渠道增加。在醫(yī)院管理過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量與人員有關(guān)的信息數(shù)據(jù)。如醫(yī)德考評(píng)會(huì)體現(xiàn)醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)德品行狀況，進(jìn)修培訓(xùn)情況會(huì)體現(xiàn)工作人員的技能水平提升情況，理論考核、技能考核等可以體現(xiàn)工作人員的理論掌握水平和操作能力，科研課題、情況會(huì)體現(xiàn)工作人員的科研水平，院內(nèi)外評(píng)先評(píng)優(yōu)、社會(huì)兼職等可以體現(xiàn)工作人員的社會(huì)價(jià)值，等等這些信息的大量產(chǎn)生，都可以作為完善人事相關(guān)檔案信息的來(lái)源，會(huì)極大豐富醫(yī)院人力資源數(shù)據(jù)，作為實(shí)現(xiàn)全方位評(píng)價(jià)人才的重要依據(jù)，為人力資源管理提供相應(yīng)參考價(jià)值。2.大數(shù)據(jù)有助于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息實(shí)用價(jià)值。大數(shù)據(jù)帶來(lái)的人事檔案信息的豐富，會(huì)是醫(yī)院管理的巨大無(wú)形財(cái)富。通過(guò)匯集、整合各種信息數(shù)據(jù)，形成全面豐富的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，變被動(dòng)整理檔案材料為主動(dòng)挖掘檔案信息價(jià)值，主動(dòng)為人力資源管理和開(kāi)發(fā)提供服務(wù)。例如可以將個(gè)人手術(shù)視頻、個(gè)人典型病例報(bào)告、科研專項(xiàng)進(jìn)展等個(gè)性化內(nèi)容納入職工個(gè)人人事檔案，更加側(cè)重對(duì)專業(yè)技術(shù)、科研教學(xué)等信息的收集，豐富人事檔案內(nèi)涵。通過(guò)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，醫(yī)院將不同種類信息數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，能夠深入挖掘人事檔案的價(jià)值，有效利用各種檔案信息資源，對(duì)醫(yī)務(wù)工作者實(shí)現(xiàn)更全面的評(píng)價(jià)，從而實(shí)現(xiàn)適才適用，以至于更精準(zhǔn)的開(kāi)發(fā)人才資源，更好地服務(wù)患者，更大程度的去造福社會(huì)。
四、大數(shù)據(jù)視角下實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的信息化舉措
1.樹(shù)立大數(shù)據(jù)信息管理理念。醫(yī)院應(yīng)樹(shù)立為培養(yǎng)人才服務(wù)的檔案觀，以大數(shù)據(jù)視角推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理信息化的頂層設(shè)計(jì)，從醫(yī)院人才發(fā)展規(guī)劃角度而不僅僅是人事檔案管理角度來(lái)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化。通過(guò)進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，提高人事檔案管理的地位，實(shí)現(xiàn)人事、醫(yī)務(wù)、護(hù)理、繼教、科研、質(zhì)控等多個(gè)部門(mén)協(xié)同合作，將人事檔案管理信息化納入到醫(yī)院信息化建設(shè)的過(guò)程中，以大數(shù)據(jù)的視角，來(lái)增強(qiáng)各個(gè)部門(mén)大數(shù)據(jù)信息管理意識(shí)，推動(dòng)檔案管理方式創(chuàng)新，加快檔案管理信息化進(jìn)程。2.形成聯(lián)通互動(dòng)及時(shí)更新的大數(shù)據(jù)平臺(tái)。面對(duì)龐大的數(shù)據(jù)源，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)中構(gòu)建數(shù)字化大數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺(tái)，發(fā)揮醫(yī)院信息科職能的同時(shí)，引進(jìn)專業(yè)的大數(shù)據(jù)信息管理團(tuán)隊(duì)，研發(fā)適合醫(yī)院實(shí)際情況的信息系統(tǒng)，使各部門(mén)、科室產(chǎn)生的各種文字、圖片、影像等資料得到及時(shí)的匯集整理，構(gòu)建科學(xué)合理、分類明確的數(shù)據(jù)庫(kù)。利用好醫(yī)院已有的信息系統(tǒng)，通過(guò)技術(shù)升級(jí)，將醫(yī)院現(xiàn)有的HIS系統(tǒng)、HRP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)抓取甚至實(shí)現(xiàn)對(duì)接，將極大豐富人事管理信息。同時(shí)需要注重信息收集的方式的優(yōu)化，加快將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)換為電子檔案的步伐，通過(guò)疊加專有電子水印和電子簽章保持檔案信息的完整性和真實(shí)性，提升提取信息的時(shí)間效益。另外，人員信息數(shù)據(jù)及時(shí)更新也十分重要，相關(guān)部門(mén)需配備專職信息統(tǒng)計(jì)人員，及時(shí)整理和上傳各種數(shù)據(jù)。同時(shí)，在信息檢索研發(fā)方面，要做好意見(jiàn)征求工作，提高信息屬性和檢索字段的實(shí)用價(jià)值，在將相關(guān)信息做好保密工作的同時(shí)，使查詢條件更具靈活性，輸出報(bào)表更符合實(shí)際需求，以便于醫(yī)院及相關(guān)部門(mén)實(shí)現(xiàn)更加便捷有效的人員信息檢索和利用。3.完善支持保障措施。在人員支持方面，應(yīng)組織人事檔案管理人員以及各部門(mén)相關(guān)信息統(tǒng)計(jì)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，或去有先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的醫(yī)院參觀學(xué)習(xí)，增加溝通交流和技能提升的渠道，不斷掌握新技術(shù)和新知識(shí)，提升相關(guān)人員的信息管理能力和水平，加快構(gòu)建新型人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，提升人事檔案管理隊(duì)伍的層次。在硬件支持方面，醫(yī)院應(yīng)加大資金投入，為檔案管理部門(mén)配備數(shù)據(jù)記錄必要的計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、微縮相機(jī)、掃描儀和存儲(chǔ)服務(wù)器等設(shè)備，同時(shí)為信息科配備大容量的伺服器，為軟件信息系統(tǒng)提供最大程度的支持。在制度建設(shè)方面，醫(yī)院應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)程，嚴(yán)格按照操作規(guī)范來(lái)錄入、修改、和歸檔、更新信息，將制度化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)貫穿到醫(yī)院人事檔案管理信息化的全過(guò)程中，從制度上減少隨意篡改、刪除檔案的可能性，重視考核和追責(zé)，確保人事檔案在信息化過(guò)程中仍能安全有序。在信息安全方面，應(yīng)加強(qiáng)人事檔案信息的保密性管理，嚴(yán)格權(quán)限設(shè)置，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)操作記錄歸檔和定期審核，提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，嚴(yán)肅流程管理和交接制度；另外，需要通過(guò)提高數(shù)據(jù)庫(kù)的防護(hù)水平，及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份和防火墻提升等工作。
參考文獻(xiàn)：
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一、 現(xiàn)階段人事檔案管理分析
（一）人事檔案管理存在的問(wèn)題。從事人事檔案信息化建設(shè)和管理的工作人員不僅應(yīng)具備較高的檔案管理技能，同時(shí)對(duì)于計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的要求較高?，F(xiàn)實(shí)中從事檔案管理的人員多數(shù)并不是檔案管理相關(guān)主業(yè)出身，雖然在長(zhǎng)期的檔案管理過(guò)程中積累了一定的檔案管理能力，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)多數(shù)僅限于簡(jiǎn)單的應(yīng)用，缺乏專業(yè)的技術(shù)支撐。由此導(dǎo)致在建設(shè)信息化的人事檔案過(guò)程中，不能快速準(zhǔn)確地完成信息的檢索和錄入。
信息化建設(shè)過(guò)程中的安全風(fēng)險(xiǎn)是難以規(guī)避的存在，這也是進(jìn)行檔案管理所必需承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)。在信息化人事檔案的建設(shè)中，一旦發(fā)生信息泄露，將造成更為嚴(yán)重的后果。現(xiàn)階段對(duì)于人事檔案管理中的安全風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足，存在的安全隱患較多。
體制機(jī)制問(wèn)題是制約人事檔案管理工作的客觀原因。良好的制度是人事檔案管理工作高效運(yùn)行的基礎(chǔ)，但是，目前條件下相應(yīng)的保障制度不完善，人事檔案管理工作設(shè)施環(huán)境得不到保障，現(xiàn)代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通暢，這些因素都導(dǎo)致了人事檔案管理工作無(wú)法高效運(yùn)行，不能為單位和組織發(fā)展提供積極動(dòng)力。在制度建設(shè)層面，雖然《檔案法》和《全國(guó)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》已經(jīng)頒布并實(shí)施了一段時(shí)間，但是落實(shí)不足，也沒(méi)有相關(guān)的檔案管理細(xì)則以供參考。因此很多單位內(nèi)部并沒(méi)有形成一套完整的成體系的制度，在沒(méi)有具體實(shí)施細(xì)則指導(dǎo)的前提下，人事檔案信息化建設(shè)長(zhǎng)期停步不前，多數(shù)單位的人事檔案信息化建設(shè)停留在口號(hào)中并沒(méi)有落實(shí)在具體的實(shí)踐上。
（二）人事檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案管理是傳統(tǒng)人事檔案管理最主要的方式，顯然這樣的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足新時(shí)期發(fā)展的需要，紙質(zhì)檔案管理和保存難度大，而且更新不及時(shí)，人事調(diào)整，人員成果不能及時(shí)反映到紙質(zhì)檔案上，?е氯聳碌蛋賦戮桑?信息準(zhǔn)確性不高，而且難以對(duì)紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行全面監(jiān)控管理，一些人員私自更改人事檔案資料的現(xiàn)象難以杜絕。實(shí)現(xiàn)人事的信息化管理，不僅可以及時(shí)更新人事檔案，提高人事檔案的準(zhǔn)確性，而且可以提高檔案管理的安全性。
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢、檢索效率低，而且反復(fù)查閱還會(huì)造成對(duì)紙質(zhì)檔案的損壞，增加了檔案保管的難度。而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，建立相應(yīng)的人事檔案信息庫(kù)及檢索目錄，可以大大提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率，節(jié)省人力、物力。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案對(duì)于工作人員的能力分析作用甚微，不能快速完成人員的比對(duì)與分析，因此，紙質(zhì)檔案的作用在人力資源的管理中經(jīng)常被忽略。但是經(jīng)過(guò)信息化建設(shè)的檔案管理能實(shí)現(xiàn)快速的信息篩選和分類對(duì)比，完成多個(gè)角度的工作人員能力分析，從而為人員工作崗位調(diào)整和人力資源配制提供依據(jù)。與此同時(shí)，在建立信息化的人事檔案的過(guò)程中，通過(guò)人事部門(mén)和其他部門(mén)的協(xié)調(diào)工作可以有效地提高整體工作效率，對(duì)于提高資源的整合能力具有突出作用。
二、人事檔案信息化建設(shè)措施分析
（一）增強(qiáng)安全管理。信息化人事檔案的安全管理可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，嚴(yán)格控制檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限。其次，無(wú)關(guān)移動(dòng)存儲(chǔ)器不能與信息存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)鏈接。再次，安裝殺毒軟件并進(jìn)行定期升級(jí)。最后，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)特別是存儲(chǔ)管理網(wǎng)絡(luò)不得與互聯(lián)網(wǎng)鏈接，建立物理隔離。具體來(lái)看應(yīng)制定詳細(xì)的檔案管理規(guī)章制度和懲罰手段，明確具體負(fù)責(zé)人的責(zé)任和義務(wù)，落實(shí)安全責(zé)任制。
（二）重視系統(tǒng)的定期維護(hù)。人事檔案的信息化管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，在此過(guò)程中需要對(duì)其進(jìn)行定期的維護(hù)和更新，需要做到以下幾點(diǎn)：首先，信息錄入完整詳細(xì)，數(shù)據(jù)的完整性是后期管理的基礎(chǔ)。其次，培養(yǎng)數(shù)據(jù)定期更新意識(shí)，委派專職人員對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行信息更新和系統(tǒng)維護(hù)，人員變動(dòng)和成長(zhǎng)都是一個(gè)不斷變化的過(guò)程，只有將最新的信息錄入系統(tǒng)才能保證系統(tǒng)在使用中的可靠性。
（三）重視人事檔案的利用。人事檔案信息化建設(shè)主要包括以下幾個(gè)部分：人事信息收集和統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)日常維護(hù)、信息檢索和統(tǒng)計(jì)分析。在信息收集和統(tǒng)計(jì)過(guò)程中應(yīng)對(duì)工作人員按照工作性質(zhì)進(jìn)行分類，并按照姓氏和編號(hào)分類，然后依據(jù)人事部門(mén)和組織部門(mén)在人員入職、培養(yǎng)和工作中的具體表現(xiàn)建立個(gè)人電子檔案，主要包括學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力和獎(jiǎng)懲情況等。便于在后期的工作人員職稱評(píng)定和升遷中進(jìn)行比對(duì)、同時(shí)在離退休人員辦理手續(xù)的過(guò)程中也能提供全面詳盡的信息。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理信息化；問(wèn)題；對(duì)策
中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A文章編號(hào)1006-0278（2015）07-254-01
一、人事檔案管理信息化的內(nèi)涵
隨著時(shí)代的發(fā)展，人事檔案的管理方法不能墨守陳規(guī)，必須要充分利用高科技信息技術(shù)來(lái)豐富手段與方法，比如說(shuō)信息化管理就是一個(gè)典型的方法。但是在人事檔案信息化管理的過(guò)程中，卻很容易出現(xiàn)問(wèn)題，例如，信息沒(méi)有及時(shí)更新，檔案管理的內(nèi)容沒(méi)有隨著信息的變化而做出調(diào)整，因此，人事檔案要進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，以適應(yīng)不斷變化的信息情況，針對(duì)信息化管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題找出根本性的原因，完善檔案管理工作。除此之外，還要充分利用人事檔案，方便工作人員信息的采集和整理，為人事工作提供方便。
二、人事檔案管理現(xiàn)狀分析
在現(xiàn)實(shí)生活中，人事檔案的管理占據(jù)著舉足輕重的地位。我們要重視它?？墒橇钊藫?dān)憂的是，它被很多人忽視了。這深層次的原因值得人們?nèi)ド钏?。原因是工作單位說(shuō)這起不到特殊作用，所以對(duì)它的管理也就松懈了，與此同時(shí)，人事檔案管理人員工作低，工作分心，不專業(yè)，出現(xiàn)兼職情況。最終導(dǎo)致工作單位沒(méi)有安排專業(yè)人員做好這項(xiàng)工作，人事部門(mén)的工作效率低下，而且經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤等很多問(wèn)題。我們要解決這個(gè)問(wèn)題就必須要重視它，安排一些高端人員來(lái)做這項(xiàng)工作，要利用好網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)操作這項(xiàng)工作，用它來(lái)取代傳統(tǒng)的查詢?nèi)耸聶n案信息的方式。在人事檔案管理上，我們也要與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，不斷取得新發(fā)展，隨著科技的發(fā)展而發(fā)展。人事檔案管理的工作應(yīng)該由檔案學(xué)專業(yè)人才來(lái)從事，但是，從現(xiàn)在的情況來(lái)看，許多人事檔案管理工作人員都是非科班出身，基本上都是單位其他部門(mén)的工作人員兼任，因此在人事檔案管理上容易造成分心和注意力不集中的現(xiàn)象，甚至缺乏必要的崗前培訓(xùn)，這樣就容易在檔案管理工作中出現(xiàn)失誤的現(xiàn)象；最后，單位的人事檔案管理部門(mén)得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，工作人員的工作水平比較低，缺乏工作的積極性，很多員工都是以檔案管理部門(mén)為跳板，最后調(diào)任到其他部門(mén)。
三、人事檔案信息化管理創(chuàng)新思路
（一）增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代管理的手段
互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用和普及也要求人事檔案采取網(wǎng)絡(luò)管理的模式，合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)管理可以說(shuō)是非常安全的，可以把人事檔案進(jìn)行歸類存檔，增加資料記錄的條理性和有序性，把雜亂無(wú)章的員工檔案進(jìn)行有序分類，并及時(shí)保存，不占用空間。網(wǎng)絡(luò)管理還可以及時(shí)刷新檔案記錄的信息，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。
（二）轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的意識(shí)
管理意識(shí)和管理的責(zé)任感對(duì)于人事檔案管理工作是十分重要的。但是，由于種種原因，很多從事人事檔案管理的工作人員缺乏管理的意識(shí)的高度的社會(huì)責(zé)任感，因此，樹(shù)立工作人員的管理意識(shí)和高度的責(zé)任感是當(dāng)務(wù)之急。首先，到對(duì)人事檔案管理工作人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的傳授和教育，強(qiáng)化工作人員正確管理檔案的工作方法，并告知檔案管理工作對(duì)于用人單位和其他組織的重要性，使工作人員認(rèn)識(shí)到利害關(guān)系，樹(shù)立起高度的集體責(zé)任感和責(zé)任心；其次，要完善相關(guān)激勵(lì)機(jī)制，對(duì)人事管理工作賞罰分明，通過(guò)合理的激勵(lì)機(jī)制來(lái)調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。再次，要定期開(kāi)展對(duì)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，尤其是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的培訓(xùn)，因?yàn)閷?shí)現(xiàn)管理信息化主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)作為載體的；最后，要做好對(duì)檔案工作管理人員進(jìn)行權(quán)利與義務(wù)的法治教育工作，使工作人員尊重他人隱私權(quán)，做好檔案信息的保密工作。
（三）完善和強(qiáng)化信息化管理機(jī)制
檔案的信息化管理需要一定的制度來(lái)進(jìn)行工作的制約，要讓員工有一定的約束性，合理、合法的進(jìn)行工作，在工作過(guò)程中，嚴(yán)格做好每一項(xiàng)工作，不管是檔案的歸檔還是查閱，都要按照制度規(guī)定的去做，這樣才能使人事檔案做到最好的管理，對(duì)一些有漏洞的制度進(jìn)行糾正，保持制度的嚴(yán)密性。同時(shí)，檔案信息的保密工作是十分重要的，要對(duì)每個(gè)檔案進(jìn)行密碼鎖定，密碼也要讓專門(mén)保存，不能透漏給他人，還要安裝一個(gè)殺毒軟件，對(duì)檔案進(jìn)行定時(shí)的消毒，防止一些病毒的侵入。
（四）創(chuàng)新人事檔案信息化管理方式
現(xiàn)在的人事檔案要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，運(yùn)用高科技設(shè)備進(jìn)行檔案管理，采用獨(dú)立的系統(tǒng)進(jìn)行工作，不僅是做到檔案的歸檔和查閱，還要能有預(yù)測(cè)、分析等功能，信息的輸入和輸出要比傳統(tǒng)的方式快的多，還很方便，減少工作人員的工作量。還要建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)用來(lái)管理檔案，把檔案相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、統(tǒng)計(jì)、分析，合理的運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)和系統(tǒng)，實(shí)行信息化，無(wú)紙化。
四、結(jié)束語(yǔ)
總之，隨著社會(huì)的發(fā)展和信息化時(shí)代的到來(lái)，人事檔案信息化管理也要與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，采取科學(xué)高效的方法進(jìn)行管理工作，完善人事檔案信息化管理工作的規(guī)章制度，嚴(yán)守員工的工作信息，保護(hù)公民的隱私權(quán)。只要在不斷創(chuàng)新的完善的基礎(chǔ)上，人事檔案的管理水平才能不斷得到提高。
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