時間：2022-12-31 00:39:13
序論：在您撰寫學(xué)校檔案工作計劃時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、加強宣傳，增強檔案意識，將檔案管理法規(guī)制度落到實處
1、利用檔案館網(wǎng)頁，宣傳檔案管理法規(guī)及檔案知識，增強檔案意識，提高工作自覺性。
2、舉辦專兼職檔案員培訓(xùn)班，結(jié)合卷改件的改革，進行檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、指導(dǎo)，使檔案管理有條不紊地推進。
3、深入各立檔單位進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高基層單位歸檔意識，做到歸檔及時、歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范，提高歸檔率、完整率。
二、積極推進檔案現(xiàn)代化管理，開發(fā)使用好檔案管理軟件，提高工作效率
1、購置合適的軟件，為檔案現(xiàn)代化管理提供基本硬件條件。
2、在軟件到位后，積極組織檔案目錄的錄入工作，編制各門類檔案管理檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫。
3、與教務(wù)、人事、科研等有關(guān)單位聯(lián)合，開展電子檔案信息網(wǎng)上查詢工作。
4、做好對檔案館網(wǎng)頁的維護、開發(fā)、優(yōu)化工作，提高點擊率。使檔案館網(wǎng)頁成為檔案宣傳工作的一個窗口、日常檔案管理、交流工作經(jīng)驗的一個平臺。
5、在不斷探索總結(jié)經(jīng)驗基礎(chǔ)上，規(guī)范學(xué)校檔案的現(xiàn)代化管理工作，適時向?qū)W校提出“中國農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案信息化建設(shè)實施意見”。
三、按照國家二級檔案達標(biāo)要求，做好檔案實體基礎(chǔ)工作、利用服務(wù)工作
1、接收201x年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、排架、入庫，做到管理規(guī)范、利用方便。
2、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。
3、對超過保管期限的檔案進行鑒定，按嚴(yán)格的組織程序予以處理。
4、在做好檔案實體基礎(chǔ)工作的同時，開展內(nèi)部檢查、評估、評比工作，為優(yōu)秀教學(xué)評估做好檔案工作方面的準(zhǔn)備。
5、開展評選檔案工作先進單位和個人的評比工作，通過評優(yōu)總結(jié)促進檔案工作。
6、配合學(xué)校的各項改革管理工作，以積極主動熱情的服務(wù)態(tài)度，做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務(wù)形象。
7、改進研究生畢業(yè)離校手續(xù)、認(rèn)真做好研究生檔案接收、轉(zhuǎn)遞工作，做到及時、快捷、準(zhǔn)確、無誤。
四、圍繞百年校慶，開展檔案展覽等項工作
1、為舉辦百年校史展覽、教學(xué)科研展覽、名人檔案展覽，照片專題展覽，對展廳進行規(guī)劃、設(shè)計，進行必要的裝修，為百年校慶做基礎(chǔ)準(zhǔn)備。
2、做好《中國農(nóng)業(yè)大學(xué)名人志》的編纂工作、名人全宗檔案的整理工作和百年校慶畫冊的編輯具體工作，如：有關(guān)資料、照片的接收、催收、征集和整理工作。
3、按照學(xué)校布署，積極做好百年校慶展覽有關(guān)準(zhǔn)備工作。努力豐富充實館藏，加強資料的收集、整理、檔案利用等工作。
4、完成檔案館簡介的編印工作。
五、其它工作
1、開展檔案編研，力爭寫出2—3篇論文，與兄弟院校交流或發(fā)表。
2、做好陳列館接待參觀工作，發(fā)揮檔案對學(xué)生的教育作用。
3、向兄弟院校學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案業(yè)務(wù)管理水平。
4、做好保密、安全工作
檔案的保密、安全工作是檔案工作的重中之重，平時基礎(chǔ)工作做得再好，如果發(fā)生了失、泄密和丟失、火災(zāi)等情況，那是要犯歷史性錯誤的。我們作為檔案工作者，必須有很強的檔案保密、安全意識，做到檔案工作到哪保密安全工作到哪。保密工作中要根據(jù)檔案內(nèi)容及情況變化，確定和調(diào)整密級。
總之，201x年工作任務(wù)是繁重的，要能很好地完成，必須有學(xué)校的大力支持，特別是經(jīng)費保證和領(lǐng)導(dǎo)的重視；還要靠檔案同仁同心協(xié)力、積極進取勇于奉獻，更需要各立檔單位的大力支持，規(guī)范整理，做好歸檔工作。同時，加強內(nèi)部管理，建立和完善崗位職責(zé)，引入競爭機制，關(guān)心工作人員工作和生活，創(chuàng)造良好的工作氛圍，充分調(diào)動全體同志的積極性，這是做好檔案工作的重要基礎(chǔ)。我們要以瞿書記提出的“充分發(fā)揮學(xué)校檔案館的信息功能、文化功能和教育功能，為學(xué)校改革和發(fā)展服務(wù)”的要求為目標(biāo)，按照江樹人常務(wù)副校長提出的檔案管理要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的要求，做好檔案工作，力爭在收齊、管好、用活檔案工作各環(huán)節(jié)上做出成績。
圍繞學(xué)校中心工作，配合迎評創(chuàng)建工作，促進檔案事業(yè)，進一步提高學(xué)校檔案管理水平，使學(xué)校檔案工作更好地為教學(xué)、科研、管理等各項工作服務(wù)。
二、主要工作目標(biāo)
（一）加強學(xué)校檔案部門自身建設(shè)。加強綜合檔案室基本建設(shè)，提高管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，推進檔案管理的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。
（二）進一步推進我校檔案工作的二級管理模式。落實《系（部）檔案管理暫行辦法》，重點抓好系（部）檔案建設(shè)。
（三）加強對各部門、處室、系（部）檔案工作的管理。依據(jù)高校檔案管理辦法，切實抓好各單位檔案管理的督查工作。
（四）加強我校檔案資源建設(shè)。完善工作機制，積累檔案資源，充實檔案資源庫。
（五）加強學(xué)校檔案信息化建設(shè)。落實學(xué)校電子檔案管理辦法，推進紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的雙軌制。
（六）提高檔案使用效益。創(chuàng)新方式方法，改進檔案服務(wù)工作，努力做到檔案工作為學(xué)校教育教學(xué)各個崗位服務(wù)。
三、主要措施
（一）三月份
1．完成年度檔案工作計劃。
2．完成全市事業(yè)單位登記管理2020xx年度報告工作。
3．舉辦年度第一次檔案工作培訓(xùn)班。
（二）四月份
1．檢查各部門、處室、系（部）20XX年度檔案整理情況。
2．完成檔案工作流程構(gòu)建工作。
（三）五月份
1．認(rèn)真做好新建檔案室的規(guī)劃設(shè)計工作。
2．更換學(xué)校組織機構(gòu)代碼證。
（四）六月份
1．收集、整理校級檔案材料，完成20XX年度檔案歸檔工作。
2．舉辦年度第二次檔案工作培訓(xùn)班。
3．做好部門、處室校級檔案移交工作。
（五）七月份
1．20XX年度檔案歸檔工作終期檢查。
2．做好各類檔案統(tǒng)計工作。
（六）八月份
1．收集教育部、檔案局、省教育廳、師專編發(fā)的各類檔案制度，編印《馬鞍山師范高等專科學(xué)校檔案制度手冊》。
2．認(rèn)真做好新建檔案室的建設(shè)工作。
3．完成電子檔案使用軟件設(shè)計并投入使用。
4．舉辦年度第三次檔案工作培訓(xùn)班。
（七）九月份
完成新建辦公樓綜合檔案室內(nèi)部設(shè)計工作。
關(guān)鍵詞：檔案 科學(xué)化管理 問題 建議
高校檔案是學(xué)校在從事基建、科研、人事、教學(xué)、資產(chǎn)、黨政管理等各方面工作的原始材料，它不僅作為各項工作的查考憑證，保證了高校運行的延續(xù)性，而且能為高校管理者做出正確決策提供參考。今年來，我國高校教育事業(yè)不斷發(fā)展壯大，招生規(guī)模連續(xù)數(shù)年大幅度擴充，辦學(xué)指導(dǎo)方針由“擴規(guī)模”轉(zhuǎn)為“抓質(zhì)量”，在這一趨勢下，高等教育學(xué)校為了提高辦學(xué)質(zhì)量的任務(wù)，在管理創(chuàng)新、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、機構(gòu)改革等方面均要實行大規(guī)模的改革。這些變化無疑會對檔案管理工作提出更高的要求。在高校各職能不斷深化和提升的今天，如何推進高校檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)是高校發(fā)展的有效保障和必然要求。
一、 高校檔案管理工作存在的幾點問題
1、檔案工作受重視程度偏低
目前在國內(nèi)高校的教師群體中，大多數(shù)認(rèn)為檔案管理只不過是收集、整理、保存一些已經(jīng)成為歷史的資料，抓好檔案管理工作難以在短時期內(nèi)見到成果，沒什么實在意義，對檔案管理工作的認(rèn)知面窄；領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄，對檔案工作缺乏必要的關(guān)心和支持，導(dǎo)致教師平時也不注意收集、保存學(xué)校開展各項活動的原始資料，致使一些具有保存價值的重要檔案流失；檔案管理部門相比于其他行政部門、科研部門，沒有經(jīng)濟地位、社會地位、政治地位，被認(rèn)為是無足輕重、可有可無的部門。
2、 基礎(chǔ)建設(shè)經(jīng)費投入不足，管理手段落后
物質(zhì)基礎(chǔ)是完善檔案管理必不可少的前提，現(xiàn)代化的管理工作，無論是軟硬件的設(shè)備購置，還是檔案信息數(shù)字化建設(shè)，都要有一定的資金支持。但目前，很多高校對檔案投入經(jīng)費不足，缺乏安全保存檔案的專門庫房，沒有配備防火、防盜、防蟲的必要措施，這一相對滯后的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施一方面致使檔案建設(shè)中許多問題得不到及時的解決，另一方面也致使檔案管理人員在查閱檔案時，用手工查找，大大降低了工作效率，檔案現(xiàn)代化管理舉步維艱。
3、 檔案管理工作體系不健全，管理模式陳舊
高校檔案管理工作缺乏職責(zé)規(guī)范、系統(tǒng)的考核流程，在法制化管理和科學(xué)化管理方面嚴(yán)重滯后；檔案工作人員在收集、整理檔案的過程中，沒有及時歸檔的檔案意識，經(jīng)常隨意存放、草率處理，導(dǎo)致原始材料不可挽回；檔案的交接手續(xù)不嚴(yán)密，如在檔案管理人員的離職或調(diào)動工作時，未能按要求嚴(yán)格執(zhí)行交接程序，導(dǎo)致了檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。
4、 檔案未得到充分的利用
某些高校職能部門工作手段老套單一，不充分調(diào)取利用數(shù)字化的檔案信息，而依舊采用傳統(tǒng)方法工作，耗費了大量的人力、物力。
5、檔案專業(yè)人才稀缺、素質(zhì)不高，工作隊伍穩(wěn)定性差
高校檔案管理人員很大一部分屬于兼職性質(zhì)，沒有受過專業(yè)檔案管理的培訓(xùn)，專業(yè)技能低，職業(yè)素養(yǎng)不高；職稱、待遇、工作時間等與其他行政部門相比偏低，致使檔案管理人員不安于本職工作，很多兼職的檔案管理人員更是頻繁的更換，檔案管理員工流失率居高不下，管理隊伍不穩(wěn)定，為高校檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化增添了難度。
二、 加強高校檔案工作科學(xué)化管理的建議
1、重視檔案管理工作，制度發(fā)展規(guī)劃，完善檔案工作的制度化、規(guī)范化
高校管理者要加大檔案管理工作的宣傳力度，提高重視程度，在制定學(xué)校長期發(fā)展規(guī)劃中，將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)管理議程，做到年初有計劃、年中有檢查、年末有總結(jié)，同時為了避免在具體工作中出現(xiàn)無章可循、草率行事的情況，需健全和完善檔案工作的各項制度，并且為檔案部門提高一個良好的工作環(huán)境，也只有這樣，才有可能將檔案工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化方向推進。
2、 加大基礎(chǔ)建設(shè)經(jīng)費投入力度，推動管理信息化建設(shè)，提高管理手段
提高檔案館的硬件設(shè)備，購買專門保存檔案的庫房，增添防火、防盜、防有害生物的必要措施，隨著信息數(shù)字化的迅猛發(fā)展，檔案儲存的載體也有傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)為了各種載體，如聲像、圖文影像等，因此，高校要配備相應(yīng)的圖文影像掃描設(shè)備、存儲器、數(shù)碼攝像機等硬件建設(shè)和規(guī)范化的檔案信息系統(tǒng)軟件設(shè)施；借鑒當(dāng)今先進的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)，用數(shù)字工具完成高校檔案管理信息數(shù)字化，真正實現(xiàn)高效率、高精準(zhǔn)、低成本的檔案信息化管理。
3、 規(guī)范管理工作體系，創(chuàng)新檔案管理模式
制定高校檔案管理的職責(zé)規(guī)范、系統(tǒng)的考核流程，可以遵循集中統(tǒng)一、歸口管理的原則，由校級領(lǐng)導(dǎo)帶頭組成一個檔案工作小組，各部門設(shè)立檔案聯(lián)絡(luò)員，及時收集應(yīng)歸檔的資料，各部門形成的檔案定期移交到學(xué)校檔案室集中管理，防止分散管理出現(xiàn)的弊端；建立健全檔案管理制度，從檔案的收集、整理、歸檔、移交、建檔定級到責(zé)任追究都要有完善的規(guī)章制度，推進檔案管理工作的制度化和規(guī)范化；明確規(guī)定因檔案人員因失職而造成檔案的流失或損壞的相關(guān)懲罰，完善檔案激勵機制；引進競爭機制，推行全員聘任競爭上崗，優(yōu)勝劣汰，開拓檔案工作充滿活力、創(chuàng)新的新局面。
4、 開發(fā)高校檔案資料對實際工作的指導(dǎo)利用價值
高校管理者做決策時，應(yīng)該參考借鑒檔案資料，實現(xiàn)高校事業(yè)科學(xué)有序地發(fā)展，如教務(wù)管理部門依據(jù)“課時兩”“學(xué)生評教成績”等資料，準(zhǔn)確評估新進教師的教學(xué)情況，為學(xué)校教師的合理安排提供有力依據(jù)；再如，高校擴大招生規(guī)模，可依據(jù)學(xué)生檔案、基建檔案，評估招生規(guī)模擴大的程度。
5、提高檔案管理人員素質(zhì)，推進檔案管理人才隊伍建設(shè)
一是通過提高現(xiàn)有檔案工作人員的福利待遇水平，穩(wěn)定人才隊伍；在職稱晉升工作中，加大檔案管理中、高層人員的比例，可以吸引更多高學(xué)歷的人才加入檔案管理隊伍之中；定期舉辦檔案管理人員的交流會，分享心得，一方面提高檔案管理效率，另一方面使從業(yè)人員有了工作的熱情以及組織的歸屬感。二是引入培訓(xùn)計劃，定期為現(xiàn)有的檔案管理人員開展加強現(xiàn)代信息技術(shù)方面技能的培訓(xùn)，使管理隊伍滿足新形勢的要求；另外，興趣是最好的老師，可以引導(dǎo)專業(yè)技術(shù)人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)技能的興趣，從而達到事半功倍的效果，大大提高了檔案工作效率。三是引進具有檔案學(xué)歷的畢業(yè)生，他們有專業(yè)的檔案管理技能，對檔案學(xué)科前沿、發(fā)展方向有敏銳的觸覺，易接受新事物，改善落后的管理模式。四是提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，忠于祖國、愛崗敬業(yè)、講道德、守紀(jì)律、不計較個人利益，干一行愛一行的職業(yè)情操。只有這樣，才能克服困難，刻苦專研，為高校檔案工作作出貢獻。
總之，隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作已經(jīng)成為衡量學(xué)校教育質(zhì)量、管理水平的重要尺度，只有不斷創(chuàng)新，加強檔案管理的信息科學(xué)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，才能更好的為高校的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。
參考資料：
[1]靳婷，穆維新.現(xiàn)代通信交換技術(shù)，人民郵電出版社，2005.
[2]勞文微.程控交換技術(shù)與設(shè)備，電子工業(yè)出版社，2008.
[3]姚仲敏，陳國通.程控交換原理與軟硬件設(shè)計，2003.
[4]高強，李峭，費禮.現(xiàn)代數(shù)字通信.高等教育出版社，2010.
[5]許珍花.論高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新之路[J].高教高職研究,2010,(31).
[6]莫麗彬.高校教學(xué)檔案的利用現(xiàn)狀及思考[J].學(xué)校檔案建設(shè),2010,(2).
[7]楊萍.淺談高校檔案管理存在的問題及對策[J].社會學(xué)研究,2011,(3).
[8]呂游.對高校檔案工作系統(tǒng)化建設(shè)的幾點建議[J].信息技術(shù),2011,(3).
[9]趙新旺.提高檔案管理人員素質(zhì)加強檔案科學(xué)化管理[J].管理科學(xué),2011,(3).
從整體情況看，檔案工作本身還存在以下幾方面的問題：
（一）案卷標(biāo)題不規(guī)范
有些案卷有標(biāo)題，但不能反映的主題；有些案卷基本元素的缺乏，甚至沒有標(biāo)題是一個普遍的現(xiàn)象；有些案卷引用不規(guī)范，沒有目錄號，一卷多冊；卷內(nèi)目錄缺乏，沒有標(biāo)題的內(nèi)容無法檢索很難利用；許多文件沒有分頁，如果使用時掉頁是很難找到的。
（二）主要制約檔案利用
很長一段時間，檔案利用主要為各級領(lǐng)導(dǎo)決策、為部門的參考服務(wù)、為教學(xué)和科研服務(wù)就相對薄弱。由于一些舊觀念和檔案制度的限制，為檔案的使用需求不能得到充分滿足，或大量復(fù)雜程序的需要，從而大大影響了檔案利用效率。
（三）館藏檔案門類不全，檔案的利用效率是有限的
據(jù)調(diào)查，很多學(xué)校的檔案門類不完整，內(nèi)容單一，主要由黨政、財會類、教學(xué)檔案居多，其他類檔案是不完整的，數(shù)量有限。例如，照片檔案、實物檔案、聲像檔案嚴(yán)重缺乏，特色檔案更是所剩無幾，檔案利用面也由此變得狹窄，不能滿足各級檔案的需求，直接影響檔案利用效率。
（四）開發(fā)和利用檔案受到限制
檔案主要是通過人工閱讀檔案目錄，檔案管理人員經(jīng)常遇到查詢?nèi)藛T對檔案形成時間、題目弄不清的情況，查閱起來有一定的困難，既延遲時間，又人力浪費。目前學(xué)校檔案的利用基本上還停留在傳統(tǒng)的手工水平，在先進的信息技術(shù)之外，雖然檔案已配備了計算機，但使用范圍局限于文件的目錄項，無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化水平不高。這種滯后的檔案管理，嚴(yán)重影響了檔案利用效率。
二、檔案管理基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
學(xué)校為提高檔案管理水平，必須進行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作程序和方法，對檔案管理的收集、識別、描述、存儲等環(huán)節(jié)必須按照統(tǒng)一規(guī)劃和科學(xué)的方法實施。
（一）全面普查，去粗取精
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的實現(xiàn)，普查案卷是第一步，去粗取精。因為，綜合檔案館多年來沒有一個全面的庫存，再加上傳保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重復(fù)或無參考的文件。所以，首先要清除這些無用的文件，以避免在計算機管理實施的重復(fù)和低效率。
（二）文件重新組合，實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化
紙?zhí)耠s項文件的測試內(nèi)容將組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷重組。重新組卷的原則是把有聯(lián)系的文件組合在一起，對無卷內(nèi)目錄、無頁碼、無標(biāo)題或標(biāo)題不清，重組不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)的管理，而且還可以提高計算機管理后檔案利用效率。
（三）結(jié)合工作實際，規(guī)范著錄
著錄是計算機管理的重要基礎(chǔ)工作，而且直接影響輸入計算機的數(shù)據(jù)和信息的準(zhǔn)確性。1986國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是最基本的檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)。檔案規(guī)范著錄應(yīng)該以此規(guī)則為要求，并以自己的實際情況開始制定詳細的規(guī)則分類。
（四）統(tǒng)一分類，保證檢索查全率
計算機檢索的一個重要的優(yōu)勢是能夠滿足人們的搜索需求。為了保證檢索的完整性，我們在分類過程中，根據(jù)《中國檔案分類法》分類，然后據(jù)此制定具體規(guī)則。此外，在分類過程中加強審計力度及時糾正錯誤分類。應(yīng)盡可能統(tǒng)一認(rèn)識、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引的一致性，從而實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
（五）規(guī)范標(biāo)題，以確保檢索精度
檔案的分類號保證了檢索查全率，但僅保證這些還是不夠的，還必須保證準(zhǔn)確度。標(biāo)題名準(zhǔn)確可以保證檢索的查準(zhǔn)率。因此，在著錄時應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)題應(yīng)該掌握的要點和原則是：在填寫題目項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種等要素填寫完整。如果題名要素不完整則要補齊，如果題名冗長則刪除多余部分。還要統(tǒng)一文種，題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”，凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等，這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
三、推進學(xué)校檔案工作現(xiàn)代化管理
（一）學(xué)校檔案工作現(xiàn)代化管理
要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對檔案館中存儲的檔案包括紙制檔案、照片底片檔案，錄音、錄像（視頻）檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進行數(shù)字化處理和存儲，即進行數(shù)字化檔案館館藏建設(shè)。其次要分級次著錄，既省時又省力，即在著錄過程中可以將案卷分為二個層次進行：將那些反映問題單一或參考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及相同內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力，又提高了效率。
（二）加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)
學(xué)校數(shù)字檔案館最核心的問題是信息資源庫的建設(shè)。資源庫應(yīng)成為學(xué)校檔案資料存儲中心和檔案資料處理中心。充分運用計算機技術(shù)，加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時，要盡量做到同時移交機讀目錄。
（三）積極推進檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)
1.信息時代技工學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的必要性
信息技術(shù)為檔案的管理和利用提供了高效、快捷的手段和方法。然而，目前很多技工學(xué)校由于教學(xué)工作任務(wù)繁重，很多教師對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，導(dǎo)致檔案收集不全。很多學(xué)校的檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，較少運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行管理，沒有充分發(fā)揮檔案的作用。這樣不僅難以適應(yīng)信息化時代的要求，也對于技工學(xué)校的長遠發(fā)展不利。
因此，在技工學(xué)校檔案管理過程中應(yīng)該加快管理工作的信息化建設(shè)，檔案存儲的信息化建設(shè)可以提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本，并可超越時間、空間、機構(gòu)等因素，滿足校內(nèi)外人士對于學(xué)校檔案的需求。而且學(xué)校的各類繁雜檔案通過計算機的管理，可以對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，提高了檔案工作的社會效益和經(jīng)濟效益。
2.技工學(xué)校檔案管理信息化的創(chuàng)新路徑
2.1健全與檔案管理信息化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
進一步健全與檔案管理信息化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是技工學(xué)校落實信息化建設(shè)的根本保障。首先，學(xué)校要不斷規(guī)范檔案管理制度，加強網(wǎng)絡(luò)與信息安全規(guī)章制度建設(shè)，建立常規(guī)的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，以制度的形式將檔案管理落到實處，實現(xiàn)以制度管人，按制度辦事。
2.2加強相關(guān)的軟硬件建設(shè)
技工學(xué)校要樹立檔案管理信息化建設(shè)的意識，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是普通教職工都要認(rèn)識到信息技術(shù)對于檔案管理的重要性。在硬件方面，學(xué)校要引進并且使用先進的信息設(shè)備，如計算機設(shè)備、通訊設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等等，通過這些設(shè)備將教育教學(xué)各類信息生成和整理出來，使各類信息規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化，從而向社會各界、學(xué)校師生員工提供完備的數(shù)據(jù)庫和光盤檢索系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)虛擬系統(tǒng)等信息服務(wù)。在軟件方面，學(xué)校要引進合適的檔案管理軟件，并且進行開發(fā)和合理利用，盡快建立起包括信息采集、信息管理、信息服務(wù)的完善的自動化系統(tǒng)。比如學(xué)?？梢杂胮owerpoint制作“教師業(yè)務(wù)檔案”和“學(xué)生成長記錄袋”，利用現(xiàn)在手機、相機、電腦多種普及化的信息采集途徑，全方位記錄師生的工作學(xué)習(xí)、生活交流，以豐富學(xué)校檔案容量，增強直觀性。
2.3提高管理人員綜合素質(zhì)
電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員的綜合能力直接影響到檔案信息建設(shè)的創(chuàng)新。他們不僅僅要懂計算機操作、聯(lián)機檢索、上網(wǎng)查詢等信息技術(shù)，又要具備一定的教育管理知識，這樣才知道需要收集什么信息和知道如何進行信息的加工處理，從而提高學(xué)生信息素養(yǎng)，推動教師信息能力的提高。具體來說，技工學(xué)校檔案管理者必須有具有較好的基礎(chǔ)知識、教育教學(xué)知識、較高的專業(yè)知識及廣泛的相關(guān)學(xué)科知識水平。因此，學(xué)校應(yīng)該對教職工進行計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，比如現(xiàn)代化歸檔管理系統(tǒng)的使用、新型載體檔案材料的開發(fā)利用等等，使他們盡快了解和掌握新知識、新理論和新技能，不斷擴大知識面，及時調(diào)整和完善自己的知識結(jié)構(gòu)。
2.4促進檔案信息資源共享
檔案管理工作的創(chuàng)新要注重信息資源共享。技工學(xué)校要注重加強檔案信息資源建設(shè)過程中的聯(lián)系與合作，將學(xué)校的檔案信息資源融入整個社會的信息資源體系之中，通過積極的檔案信息資源共建，提高檔案信息資源共享。具體來說，學(xué)校要以校檔案網(wǎng)站為主體，利用學(xué)校統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)出口與其他學(xué)校檔案網(wǎng)站鏈接，形成一個共同的整體檔案工作信息網(wǎng)。同時，學(xué)校要充分利用和發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口，向全校師生提供網(wǎng)上查詢和使用服務(wù)，進一步發(fā)揮檔案信息資源的共享作用。
2.5健全安全保障措施
技工學(xué)校在進行檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新的同時，必須認(rèn)識到其中存在的安全隱患。學(xué)校要加強對檔案信息的安全管理，建立專人負(fù)責(zé)制度，實行檔案信息傳輸安全管理制度。對于檔案信息網(wǎng)站上載的信息，要嚴(yán)格執(zhí)行上網(wǎng)信息審核制度，防止檔案信息失密情況的發(fā)生。檔案信息資源庫與開放檔案信息數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)、檔案網(wǎng)站等實行嚴(yán)格的物理隔離措施，防止黑客入侵。同時，學(xué)校應(yīng)該加強對檔案信息資源庫的管理，設(shè)置分級管理權(quán)限。杜絕非法操作情況的發(fā)生，確保檔案信息資源庫的絕對安全。檔案管理人員要定期在硬磁盤上備份所存儲的信息，保證計算機系統(tǒng)發(fā)生災(zāi)難性故障時檔案數(shù)據(jù)庫信息的恢復(fù)。
一、堅持“一個主線”，明確學(xué)生檔案的核心價值
按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，學(xué)生檔案主要包括學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表、誠信記錄等內(nèi)容，也就是記錄學(xué)生大學(xué)期間的成長歷程和學(xué)校對學(xué)生的培養(yǎng)過程。無論對學(xué)校、學(xué)生還是社會，檔案都是一筆寶貴的資源，是高校實現(xiàn)培養(yǎng)德、智、體全面發(fā)展的人才的根本任務(wù)的具體體現(xiàn)。一方面，它是信息資源，是學(xué)校對學(xué)生因材施教、差異培養(yǎng)和分類指導(dǎo)的參考標(biāo)準(zhǔn)，是國家、社會和用人單位全面了解、選拔、任用、考核人才的主要依據(jù)，是實現(xiàn)人職匹配的保障。另一方面，它是教育資源，通過開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能，讓學(xué)生明白全面、高質(zhì)量的個人檔案是自己職業(yè)發(fā)展的重要背景材料和籌碼。每一個希望在職業(yè)發(fā)展中獲得成功的學(xué)生，都要通過全方位努力來使得自己的檔案更加完善、更具競爭力。因此，要推進高校學(xué)生檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，就必須堅持實現(xiàn)學(xué)生全面發(fā)展這一主線，明確學(xué)生檔案建設(shè)的核心價值是促進學(xué)生成長成才。
二、推進“兩化管理”，提升學(xué)生檔案的管理質(zhì)量
1.管理內(nèi)容的完整化
學(xué)生檔案管理的內(nèi)容是全方位的，能全面反映學(xué)生的綜合素質(zhì)和能力。對學(xué)生有保存價值的文字、圖表、電子、聲像等不同形式、不同載體的記錄都應(yīng)納入管理的范圍，實現(xiàn)內(nèi)容的完整化。具體來講，學(xué)生檔案的內(nèi)容不僅包括高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等內(nèi)容，還應(yīng)包括學(xué)生大學(xué)期間的學(xué)習(xí)成績、綜合測評、社會實踐、科技創(chuàng)新、職業(yè)技能培訓(xùn)、專業(yè)實習(xí)實訓(xùn)、科研工作、個人誠信記錄、心理素質(zhì)、體質(zhì)測試、各類相關(guān)資格證書和過級證書等材料。
2.管理技術(shù)的現(xiàn)代化
目前，我國大多數(shù)高校的學(xué)生檔案仍以紙質(zhì)為主。隨著社會競爭的日趨激烈，以及信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的突飛猛進，如何滿足社會及用人單位對所考察學(xué)生及時、快捷、準(zhǔn)確的檔案查詢要求，如何為學(xué)校的戰(zhàn)略發(fā)展決策和科學(xué)研究提供有效信息，如何為畢業(yè)生擇業(yè)、就業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，如何提高學(xué)生檔案管理效率，如何使檔案資料的保存時間更長等，這些問題都對高校學(xué)生檔案的管理工作提出了新的要求。因此，加強對高校學(xué)生檔案管理信息化的開發(fā)與利用，實現(xiàn)管理技術(shù)的現(xiàn)代化，是高校學(xué)生檔案管理工作發(fā)展的方向。
（1）盡量用高科技手段將原始的紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)化為電子材料，如通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段將紙質(zhì)原始文件轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲像文件等。
（2）建設(shè)適合學(xué)校自身特點的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，并做好數(shù)據(jù)的采集、錄入、審核、修改和補充等。
（3）實施學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化。通過與局域網(wǎng)、學(xué)校內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)等，最終實現(xiàn)“數(shù)字化學(xué)生檔案館”。
（4）建立科學(xué)的檢索體系。能使檔案信息的使用者全方位、全天候地按照準(zhǔn)、快、全、真以及密級規(guī)定查閱所需信息。
三、實施“三個加強”，完善學(xué)生檔案的保障機制
1.加強學(xué)生檔案管理制度建設(shè)
健全的學(xué)生檔案管理制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。由于學(xué)生檔案的產(chǎn)生過程時間長、涉及人員多，如果制度不健全，各部門工作銜接不好，就容易造成檔案工作的脫節(jié)，難以保證學(xué)生檔案的真實、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)。建立健全學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度，既是檔案法的基本要求，也是檔案事業(yè)發(fā)展的根本保證。通過制定規(guī)范的操作流程，為做好學(xué)生檔案材料的收集、鑒定、整理、保管、使用和傳遞打好堅實的基礎(chǔ)。因此，各高校學(xué)生檔案管理部門要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等的要求，結(jié)合學(xué)校自身實際，制定諸如《學(xué)生檔案管理工作人員職責(zé)》《學(xué)生檔案室管理制度》《學(xué)生檔案庫房管理制度》《學(xué)生檔案保密制度》《學(xué)生檔案利用制度》《學(xué)生檔案鑒定、銷毀制度》《學(xué)生檔案管理教育方案》等一系列制度，實現(xiàn)工作人員有職責(zé)，歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，宣傳教育有方案的檔案管理要求。保證學(xué)生檔案管理工作的順利開展，使大學(xué)生檔案管理工作向法制化、制度化推進。
2.加強學(xué)生檔案管理隊伍建設(shè)
學(xué)生檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，是一項默默無聞，短期內(nèi)很難做出顯著成績的工作。在這樣的前提下，要提高學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量，就必須建設(shè)一支高素質(zhì)學(xué)生檔案管理隊伍。
（1）做好人員的選拔。主要從以下幾個方面進行考核：一是要具有“俯首甘為孺子?！钡乃枷刖辰绾透叨鹊呢?zé)任感，二是要具有崇高的職業(yè)道德與職業(yè)素養(yǎng)，三是要具有豐富的專業(yè)知識和扎實的業(yè)務(wù)技能，四是要具有強烈的服務(wù)意識和熱情的服務(wù)態(tài)度，五是要有開拓創(chuàng)新的能力。
（2）加強隊伍的培養(yǎng)。通過多種形式進行在職或脫產(chǎn)培訓(xùn)，讓學(xué)生檔案管理工作人員的思想得到進一步升華，職業(yè)素養(yǎng)得到進一步凈化，政策水平得到進一步提高，業(yè)務(wù)知識得到進一步鞏固，專業(yè)技能得到進一步提升，以便適應(yīng)新形勢下學(xué)生檔案管理工作發(fā)展的要求。
（3）加大關(guān)心力度。各高校要對學(xué)生檔案管理專職工作人員在專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任、職務(wù)晉升等方面享受與學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等的待遇。對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)的規(guī)定采取有效的防護措施，防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生；保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他相關(guān)待遇，并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補助。
3.加強學(xué)生檔案管理環(huán)境建設(shè)
學(xué)生檔案管理工作是學(xué)校工作的一部分，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視、全體師生的廣泛參與以及社會各界的大力支持都對這項工作的順利開展和良好發(fā)展有不可估量的作用，是學(xué)生檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的基本保障。一方面，學(xué)校要加大投入，加大檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施、計算機設(shè)備、相關(guān)物質(zhì)資料等硬件投入。另一方面，要通過校園網(wǎng)、廣播電視、報紙報刊、宣傳櫥窗、大學(xué)生社團等形式來廣泛宣傳檔案知識。在校園內(nèi)實現(xiàn)“宣傳媒介中有、師生意識中有、人文景觀中有、實際行動中有”，增強檔案意識，提高利用水平，傳承校園文化，提高人文素養(yǎng)，營造良好的學(xué)生檔案管理環(huán)境。中國
基金項目：四川省教育廳科研項目“地方師范院校大學(xué)生職業(yè)生涯規(guī)劃的現(xiàn)狀及對策研究”（項目編號：o9sa018）的階段性成果。
（作者單位：四川省綿陽師范學(xué)院）
1、配合學(xué)校抓好本學(xué)期重點工作的組織安排，推進學(xué)校工作順利開展，確保學(xué)校工作政令暢通。
2、辦理上級及校外來的公文、函件等日常公文處理工作、來訪接待，完成各項臨時工作，構(gòu)建協(xié)調(diào)和諧的運轉(zhuǎn)機制。
3、協(xié)助學(xué)校各部門搞好各級各類活動的組織安排工作，保證各級各類活動的圓滿成功。
4、安排好學(xué)校周工作日程，使全體教職工明確學(xué)校近期的工作和任務(wù)。
二、加大學(xué)校對外宣傳工作的力度、速度、寬度。
1、加大學(xué)校宣傳力度，選拔思想素質(zhì)高，寫作能力強的教師進行培訓(xùn)，組建信息宣傳員隊伍。建立信息上報制度，各級部、處室開展活動后及時上報信息，建設(shè)一支思想素質(zhì)高，寫作能力強的信息員隊伍。
2、加大對宣傳的人力財力的投入，拓寬宣傳渠道，及時做好學(xué)校新聞的宣傳發(fā)送，讓社會了解學(xué)校，支持關(guān)注學(xué)校。積極宣傳學(xué)校的辦學(xué)經(jīng)驗、辦學(xué)成果，提升學(xué)校的知名度和影響力。
三、認(rèn)真做好各種會議的籌備工作。
組織好學(xué)校各類行政會議，做好會議材料的起草、打印和裝訂工作，安排好會場，及時記錄學(xué)校工作紀(jì)要，做好會議的記錄，認(rèn)真整理會議紀(jì)要。
四、認(rèn)真搞好檔案管理工作。
1、按照要求認(rèn)真整理好各類檔案，對上級下發(fā)的文件要認(rèn)真、規(guī)范、及時處理，做到文件傳送不拖延、無積壓、無遺漏和丟失，收集整理各項檔案資料并裝訂成冊。做好人事管理工作，掌握基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，按要求及時上報信息。
2、做好學(xué)校文字材料的撰寫和整理工作，及時做好公文的處理，做好各種會議的記錄和整理存檔，加強學(xué)校檔案管理工作，及時完善、健全學(xué)校綜合檔案，確保學(xué)校檔案材料完整齊全。
五、認(rèn)真做好校長辦公室的事務(wù)性工作。
1、健全學(xué)校有關(guān)規(guī)章制度，努力保障制度的落實。
2、積極反映師生的要求，當(dāng)好校領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。
3、協(xié)助校領(lǐng)導(dǎo)搞好對外聯(lián)絡(luò)與接待來訪工作。
4、積極完成學(xué)校工作的計劃、總結(jié)，平時注重積累、提煉，積極推廣學(xué)校辦學(xué)經(jīng)驗。
5、按照上級的部署認(rèn)真完成各種報表材料的填報工作，及時為教職工辦理好各種上報工作，要做到及時、準(zhǔn)確無誤。
6、處理好、服務(wù)好學(xué)校交辦的其他事務(wù)工作。
