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[關(guān)鍵詞] 裝備機關(guān)； 檔案數(shù)字化； 信息系統(tǒng)
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 062
[中圖分類號] G270.7 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）05- 0108- 02
1 檔案數(shù)字化及其發(fā)展現(xiàn)狀
檔案數(shù)字化是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。
近年來，隨著我國基層檔案工作規(guī)范化的推進和社會信息化整體進程的加快，數(shù)字檔案室已成為城鎮(zhèn)、社區(qū)和機關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的重要目標(biāo)。2000年起，國家檔案局、中央檔案館開始機關(guān)單位電子文件歸檔管理的試點工作[1]。在此基礎(chǔ)上，2011年初制定的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》要求“在試點基礎(chǔ)上推動機關(guān)電子文件管理工作，加強對在辦公區(qū)域相對集中機關(guān)事業(yè)單位建立‘文件（檔案）管理中心’的指導(dǎo)”。一批國家部級單位以及北京、上海、杭州等地市級機關(guān)數(shù)字檔案室試點工作的開展，在標(biāo)準(zhǔn)制定、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)推廣、制度規(guī)范等方面取得了一定成績，為機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)積累了寶貴經(jīng)驗。
要實現(xiàn)機關(guān)數(shù)字檔案室的順利運行，對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化并對數(shù)字化檔案進行高效管理，最重要的解決方案即是構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。這種系統(tǒng)將開發(fā)先進的管理模塊、軟件和檔案信息資源庫，并強化檔案行政管理職能，可以更加規(guī)范、高效地管理檔案工作。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案收集、管理、提供利用、上報移交、年檢、業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督指導(dǎo)等功能，最大限度地滿足檔案部門管理、監(jiān)督和指導(dǎo)的需求，使檔案管理現(xiàn)代化邁上新的臺階。
2 軍隊裝備機關(guān)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵
軍隊裝備機關(guān)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理，就是在部隊主管裝備工作的各級機關(guān)，改變以紙質(zhì)資料形式存儲保管業(yè)務(wù)檔案資料的傳統(tǒng)方式，采用先進的信息技術(shù)，借鑒和運用檔案數(shù)字化管理理論及先進方法，開發(fā)建設(shè)裝備機關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，將部隊各級裝備機關(guān)日常業(yè)務(wù)工作及各專項活動中形成和積累的各種計劃、方案、批示、報告、規(guī)章制度、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、會議材料等文檔資料及圖片、視音頻多媒體資料進行采集、歸類、整理、維護，實現(xiàn)裝備機關(guān)各種業(yè)務(wù)檔案資料數(shù)字化存儲與管理，并提供檢索查詢服務(wù)。通過數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，可解決裝備保障業(yè)務(wù)工作檔案資料的積累、儲存、管理、查詢等難題，對裝備工作的開展具有重要的輔助支撐作用。
3 裝備機關(guān)業(yè)務(wù)資料管理現(xiàn)狀及問題
軍隊各級裝備機關(guān)負責(zé)本級部隊軍事裝備建設(shè)與發(fā)展、使用管理、維修保障、器材籌供等裝備工作，每年都會形成和保留種類復(fù)雜、數(shù)量龐大的工作資料。從內(nèi)容上講，包括年度業(yè)務(wù)工作文件、專項活動工作文件資料；從形式上講，包括各類報表、文本文件以及圖片、視頻等多媒體資料。這些資料記載和反映了裝備工作的發(fā)展，是裝備保障業(yè)務(wù)工作的成果積累，對裝備保障的建設(shè)發(fā)展具有重要作用，應(yīng)給予安全存儲和有效利用。
目前，裝備機關(guān)文檔資料的存儲管理方式有兩種：一是傳統(tǒng)的以實物形式保存，手工立卷加紙質(zhì)目錄的檔案管理方式在裝備保障系統(tǒng)普遍存在。實物化的方式占用空間大、不利于儲存管理和及時收集整理，容易造成文件失存，查詢檢索困難，已經(jīng)不能滿足文檔資料儲存管理需要。二是部分能夠電子化的資料在各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中分別生成和保存。部分業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)生成的電子化文檔分散存儲于不同業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中，存檔文件不能集中存放，查詢不便，不利于對車輛裝備保障工作文檔的整體掌控和運用。
應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)字化檔案資料管理是當(dāng)前條件下文檔資料管理的必然趨勢。將裝備文檔資料全面電子化，并集中存放管理，有利于形成裝備保障工作的歷史積累，有利于文檔資料的科學(xué)管理，能夠顯著提高資料信息查詢使用效率。
4 裝備機關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)
裝備機關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)，是采用先進的計算機技術(shù)建設(shè)基于數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，將裝備保障系統(tǒng)工作檔案資料進行集中管理，實現(xiàn)電子檔案接收、檔案資料整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定等功能。系統(tǒng)應(yīng)具有高可靠性和安全性，適應(yīng)海量存儲需求，易于管理和維護，并具備較高的開放性，即能夠提供各種接口及服務(wù)，以利于其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的調(diào)用，與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密耦合，使得業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能自動歸檔到系統(tǒng)中，提高工作效率。
5 裝備機關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)功能規(guī)劃
裝備機關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)包含兩大部分：檔案資料數(shù)據(jù)庫和檔案資料檢索維護系統(tǒng)。
5.1 檔案資料數(shù)據(jù)庫
裝備保障檔案資料數(shù)據(jù)庫是以特定方式組織起來的文檔資料數(shù)據(jù)集合。裝備保障檔案資料數(shù)據(jù)庫由目錄數(shù)據(jù)庫、業(yè)務(wù)資料數(shù)據(jù)庫、文檔資料數(shù)據(jù)庫、多媒體資料數(shù)據(jù)庫組成。
（1） 目錄數(shù)據(jù)庫：將各類檔案信息按照一定格式錄入到計算機中保存形成的數(shù)據(jù)集。即過去手工抄寫的案卷目錄、文件目錄等檢索工具的內(nèi)容，錄入計算機，形成機檢目錄，以備查詢利用。
（2） 業(yè)務(wù)資料數(shù)據(jù)庫：是裝備保障業(yè)務(wù)數(shù)字資源的數(shù)據(jù)集合。具體地講就是借助數(shù)字設(shè)備及第三方軟件將以紙質(zhì)等載體形式存在的、需要存檔的重要業(yè)務(wù)文件轉(zhuǎn)化為可用計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理的電子文件信息的數(shù)據(jù)集合。具體包括：裝備保障維修文檔資料、器材籌措供應(yīng)文檔資料、訓(xùn)練工作文檔資料、科研學(xué)術(shù)項目情況及文檔資料、經(jīng)費管理文檔資料、專項重大活動文檔資料等。
（3） 文檔資料數(shù)據(jù)庫：具體包括已經(jīng)頒布實施的裝備保障系統(tǒng)相關(guān)行政法規(guī)、規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等的數(shù)字化文檔。
（4） 多媒體資料數(shù)據(jù)庫：業(yè)務(wù)工作或重大活動形成的需存檔的圖片、音像資料等多媒體數(shù)據(jù)集合。
5.2 裝備保障檔案資料檢索維護系統(tǒng)
（1） 裝備保障檔案資料分類管理功能。能夠進行裝備保障檔案資料數(shù)字資源分類管理，能夠完成類別的增加、刪除、修改和查詢。
（2） 數(shù)字檔案錄入功能。系統(tǒng)能對文檔、圖片、音頻和視頻等內(nèi)容進行錄入、上傳。在錄入時可設(shè)立多級目錄，分類存放各部門文件。用戶端可上傳、瀏覽文件，并可設(shè)定共享單位，指定共享、不共享或有限共享，顯示上傳時間及用戶名。
（3） 數(shù)字檔案檢索功能?？梢曰谫Y料文件名、創(chuàng)建者、編號、屬性、創(chuàng)建時間、更新時間、目錄和關(guān)鍵字（主題）等屬性組合搜索，從海量文檔中快速準(zhǔn)確定位所需文檔。支持聯(lián)網(wǎng)遠程訪問，使資料得以多人共享，方便協(xié)同查看，工作人員需要訪問調(diào)閱某些文件時，只需登錄系統(tǒng)即可查看，再也不用重復(fù)傳輸及復(fù)印，節(jié)約了成本。
（4） 統(tǒng)計功能。主要根據(jù)發(fā)文時間、資源上傳時間、資料類別等進行統(tǒng)計。
（5） 用戶級權(quán)限管理功能。系統(tǒng)應(yīng)能夠創(chuàng)建用戶，并根據(jù)用戶的不同等級，實現(xiàn)對訪問各類檔案數(shù)據(jù)的授權(quán)和管理，并確保用戶不能越權(quán)訪問數(shù)據(jù)。
（6） 系統(tǒng)管理功能。主要功能包括：系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份、查詢用戶登錄系統(tǒng)情況等。系統(tǒng)管理功能的使用者是系統(tǒng)管理人員。
（7） 系統(tǒng)幫助功能。一是系統(tǒng)操作使用的電子教程，二是系統(tǒng)版本說明。
6 系統(tǒng)建設(shè)中的難點與關(guān)鍵問題
6.1 檔案文件的系統(tǒng)分類
工作文件資料涉及裝備工作的方方面面，既有業(yè)務(wù)資料，也有首長重要批示和講話、上級機關(guān)下發(fā)的各類文件及法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、行政規(guī)范；既有手寫文檔資料，也有油印和打印資料，還有照片、音頻視頻等多種資料。總體數(shù)量龐大，種類復(fù)雜，需要按照檔案電子化需求重新進行梳理分類，構(gòu)建裝備保障檔案資料分類框架體系，為下一步方案管理和查詢奠定良好的基礎(chǔ)。
6.2 檔案存儲與檢索技術(shù)
一是要科學(xué)設(shè)計各類檔案資料的存儲方式和存儲結(jié)構(gòu)，做到低冗余、全覆蓋、安全高效；二是對于文檔、資料進行存儲時，是將其轉(zhuǎn)換成圖片進行存儲，并沒有直接存儲該文件資料的全部文字性內(nèi)容，同時音視頻文件在存儲時，存儲的只是具體二進制文件，為了進行檢索，還需要在保存文檔時，對文檔的主要內(nèi)容進行描述，比如采用關(guān)鍵字方式對該資料（文檔圖片、音視頻）進行描述，如何根據(jù)用戶輸入的查詢關(guān)鍵字進行文檔匹配，保證查全率和查準(zhǔn)率，對查詢結(jié)果進行排序，保證系統(tǒng)的檢索速度等都是建設(shè)系統(tǒng)時需要研究的內(nèi)容。
6.3 檔案資料數(shù)字化過程控制
將大量的檔案數(shù)字化，是一個龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好收藏文件情況的調(diào)查，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、數(shù)量、檔案信息利用等基本情況。其次要制訂檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃，包括服務(wù)器、電腦、掃描設(shè)備等硬件的購置計劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。檔案數(shù)字化是一項費時較長的工程，在大規(guī)模、流程化的數(shù)字化過程中，所有檔案原件都需從檔案庫房分批大量取出，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現(xiàn)損毀和遺失的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化過程要實施全程控制，要對文檔資料做全面的質(zhì)量檢查，加強數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。質(zhì)量檢查應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容：一是數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴重影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整。二是數(shù)字化中的人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。數(shù)字化工作是需要人來完成的，人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)不過關(guān)，直接導(dǎo)致返工，間接導(dǎo)致成本的增加，時間段的延長。三是數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。錄入后的檔案信息要有非常高的正確率，掃描后的文件圖像應(yīng)保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，無錯掃、漏掃，對文件圖像質(zhì)量有問題的應(yīng)重新掃描。
【關(guān)鍵詞】機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化管理
檔案是任何單位或組織不可或缺的資源，檔案內(nèi)部信息資源還有助于促進單位和組織的發(fā)展。在日常工作中，事業(yè)單位一定要重視和加強檔案的管理，并且為單位內(nèi)部的工作提供有效的信息資源。但是，傳統(tǒng)意義上的檔案管理已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，所以事業(yè)單位必須加強數(shù)字化檔案管理，有效解決檔案管理存在的問題，使其得以發(fā)展和完善。
一、機關(guān)事業(yè)單位實施數(shù)字化檔案管理的必要性
（一）提高檔案利用率。因為傳統(tǒng)的檔案一般都是在檔案館和檔案室儲存，保管，而且這些檔案絕大多數(shù)是紙制的，這將導(dǎo)致使用不便。而數(shù)字檔案管理的運用可以將搜索檔案變得更準(zhǔn)確，便捷，而且數(shù)字檔案管理的實現(xiàn)，還可以大大消除空間和時間的界限，促進檔案利用率大大提高。
（二）提高辦公效益。機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化管理檔案可以實現(xiàn)及時歸檔檔案資料，并且可以盡快得以利用。如組織部門的人事檔案管理機構(gòu)，因為有比較多的對象需要管理，管理對象的流動性也很強，這就需要借助計算機網(wǎng)絡(luò)來作為管理媒介，這樣不僅能準(zhǔn)確地反映當(dāng)期的現(xiàn)狀，而且查詢數(shù)字化資料也會更加快速和容易。由于檔案信息的高速流動，檔案庫的角色便由保管實體的基地變?yōu)樾畔⒖刂浦行?，辦公效率大大提高。
（三）提高經(jīng)濟效益。社會經(jīng)濟的快速發(fā)展使得滯后的辦公方式和數(shù)量龐大的信息形成尖銳的矛盾，過去一直采取的是粗放的檔案管理模式，也就是指增加辦公費用和辦公人員是解決這類問題的唯一手段，這就在很大范圍上增加了單位的管理成本。現(xiàn)代化檔案管理有效使過去的紙質(zhì)載體檔案轉(zhuǎn)換成機讀檔案，不僅節(jié)省空間，有效節(jié)約了檔案保管的費用，而且使文件的查閱更加方便快捷，還防止了因反復(fù)印制資料產(chǎn)生的紙張浪費和人員浪費，由此提高經(jīng)濟效益。
二、新形勢下機關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理所具備的條件
（一）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)體系得到初步發(fā)展。上世紀(jì)90年代以來，我國已建立了中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育網(wǎng)、中國金橋網(wǎng)和中國科技網(wǎng)并且都和國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。我國的建設(shè)單位，90年已經(jīng)有很多開始使用計算機，到了2000年計算機已經(jīng)廣泛被使用。實施無紙化辦公，并進行了局域網(wǎng)的建設(shè)。中國通信技術(shù)的飛速發(fā)展以及計算機網(wǎng)絡(luò)的迅速崛起，為事業(yè)單位檔案管理進行數(shù)字化建設(shè)提供了難得的條件。
（二）技術(shù)保障程度提高。目前，IT行業(yè)市場上所提供的業(yè)務(wù)辦公軟件可以說應(yīng)有盡有，軟件開發(fā)數(shù)目多達上千款，并且都具有多種有價值的應(yīng)用程序，如集成、編目、檢索、文件歸檔等，為事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。
（三）人才隊伍規(guī)模擴大。隨著IT 行業(yè)的迅速崛起，計算機時代蒞臨，特別是在基于網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的更新、升級和發(fā)展，其技術(shù)擴張的作用已擴展到事業(yè)單位組織領(lǐng)域，逐漸在以往檔案管理模式方面不斷沖擊。進而有了檔案管理的數(shù)字化信息建設(shè)的需求。這就要求檔案管理人員熟練掌握收集、分類、檢索、編目、統(tǒng)計和其他操作。在實踐中，具備理論知識、實踐應(yīng)用技能的人才規(guī)模也在逐漸壯大。因此，唯一的要求就是可以適應(yīng)未來檔案管理技術(shù)的升級，從而使機構(gòu)檔案管理更加高效和集約化。
三、新形勢下如何強化機關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理
（一） 樹立數(shù)字化管理意識。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)盡快的樹立數(shù)字檔案管理意識，不停地汲取新知識和新技能，改變檔案管理傳統(tǒng)的理念，放棄滯后的檔案管理模式，創(chuàng)新檔案管理的手段，同時要始終追隨時代的腳步并更新自身的相關(guān)知識體系結(jié)構(gòu)，進而以較強的專業(yè)能力和良好的素質(zhì)，高效地完成數(shù)字化檔案的工作。
（二）實現(xiàn)文書和歸檔的數(shù)字化。文書工作是機關(guān)事業(yè)單位的一個非常基本的工作，文書管理和文檔執(zhí)行的質(zhì)量往往直接影響到檔案工作的整體效果。因此，為了更好地適應(yīng)機關(guān)事業(yè)單位當(dāng)前的工作需要，各單位便很難避免處理大量的電子文件，且通過網(wǎng)絡(luò)進行文檔處理。所以，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)讓工作人員輸入需要的稿件，然后通過審核、發(fā)出、 修改、蓋章、分發(fā)和歸檔這一過程，以節(jié)約保存文檔和歸檔的處理時間，盡可能的減輕檔案管理工作負荷強度和工作量。
（三）確保檔案信息的安全。網(wǎng)絡(luò)檔案信息和重要的文件數(shù)據(jù)的使用安全應(yīng)必須確保，這樣其實用的價值才不能被影響及破壞，再次促進數(shù)字化檔案模式的建造。因此，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化一定要立足于實際，在數(shù)字存檔管理工作中安裝實用的抗病毒軟件、嚴格限制防護墻訪問權(quán)限并及時設(shè)置維護、電腦要定期更新抗病毒軟件和更新數(shù)據(jù)庫，尤其做好重要文件、重要檔案的數(shù)據(jù)備份，以避免事故造成無法挽回的損失。
（四）制定數(shù)字化檔案管理的體制。根據(jù)機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字檔案管理工作的特點，建立起符合自身辦公和管理的檔案管理體制。因此，這就要求單位能夠確保檔案使用制度、工作制度、網(wǎng)絡(luò)檔案使用安全機制以及檔案保密機制做到相互聯(lián)系，渾然一體。然后就可以實現(xiàn)文件集成檔案一體化建設(shè)?？偟膩碚f，側(cè)重于信息安全的的數(shù)字檔案管理，只有信息資源安全是可以保證的，我們才可以發(fā)揮系統(tǒng)軟硬件的重要作用，為辦公實現(xiàn)效率化，避免丟失數(shù)據(jù)、惡意篡改、非法訪問入侵等，以真正確保信息安全。
四、小結(jié)
總而言之，在發(fā)展的新時期、新時代的背景下，所有機關(guān)事業(yè)單位都應(yīng)當(dāng)從發(fā)自身的實際情況出發(fā)，最大限度的滿足如今信息時代的發(fā)展需求，將強化檔案數(shù)字化和檔案信息化定位永恒的主題，徹底從傳統(tǒng)檔案的高負荷工作中走出來，充分提高檔案的價值與功能，大力促進檔案信息職能轉(zhuǎn)化和信息采集、管理的實現(xiàn)，有效促進機關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理水平進一步提升。
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移交檔案是一項法定義務(wù)?！吨腥A人民共和國檔案法》第十一條規(guī)定，“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。”《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十三條規(guī)定，“屬于中央級和省級、設(shè)區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交。”黨和國家高度重視檔案移交工作。2000年8月16日，原中央辦公廳主任王剛專門就經(jīng)貿(mào)委管理的國家局因機構(gòu)變動，檔案如何處置，以及中央、國家機關(guān)已到進館時間的檔案如何接收的問題做出重要批示，建議國家檔案局中央檔案館制定進館計劃安排，按計劃進館。為落實王剛同志重要批示，2001年4月19日，國家檔案局中央檔案館召開了以移交檔案工作為主題的中央、國家機關(guān)檔案工作座談會，王剛同志親自到會并發(fā)表重要講話，關(guān)于移交工作，王剛同志從講政治、顧大局、遵法紀(jì)、負責(zé)任四個方面提出了明確要求。為保證檔案進館質(zhì)量，規(guī)范移交檔案工作，2003年國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于在中央和國家機關(guān)開展移交檔案質(zhì)量檢查活動的通知》，制定了《關(guān)于移交進館檔案質(zhì)量檢查辦法》及《移交檔案質(zhì)量檢查內(nèi)容和評分標(biāo)準(zhǔn)》，對按時或提前保質(zhì)保量完成移交任務(wù)的單位頒發(fā)檔案質(zhì)量合格證。2004年11月，國家檔案局召開了中央和國家機關(guān)檔案移交工作會議，總結(jié)移交經(jīng)驗，表彰移交先進單位，進一步增強了中央、國家機關(guān)移交檔案工作的緊迫感，調(diào)動了工作積極性。
移交檔案的關(guān)鍵是確保檔案的實體整理質(zhì)量與數(shù)字化加工質(zhì)量。各有關(guān)中央和國家機關(guān)高度重視、精心組織、周密部署、扎實工作，在確保兩個質(zhì)量的基礎(chǔ)上，使檔案移交工作穩(wěn)步有序進行。
檔案實體整理方面的主要做法
一是建立工作機制，制定工作計劃。各有關(guān)單位普遍建立了移交檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室和檔案部門主要負責(zé)人組成。同時還成立了移交檔案鑒定小組，為組織開展移交工作提供了重要組織保證。各單位按照《中央、國家機關(guān)向中央檔案館移交檔案時間安排》，從實際出發(fā)，制定了詳細的整理工作計劃，對各項移交工作數(shù)量和質(zhì)量進行了全面的定量和定性分析，認真研討力量擺布、人員投入和時間安排，準(zhǔn)確測算工作進程和預(yù)見可能發(fā)生的情況，制定并逐步修改完善了本單位的移交檔案工作計劃，確保檔案整理按期開展和檔案整理質(zhì)量。
二是緊扣質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，嚴控檔案質(zhì)量。各單位認真學(xué)習(xí)《關(guān)于移交進館檔案質(zhì)量檢查辦法》及《移交檔案質(zhì)量檢查內(nèi)容和評分標(biāo)準(zhǔn)》，真正做到吃透標(biāo)準(zhǔn)，領(lǐng)會精神實質(zhì)。對各項標(biāo)準(zhǔn)條目要求真正明了哪些實多、哪些虛少，哪些難做、哪些易行，哪些需量化、哪些要細化，哪些有普遍性、哪些有特殊性，哪些是過去規(guī)定、哪些是當(dāng)前要求，哪些可以變通靈活、哪些要嚴格一律，以保證移交工作高標(biāo)準(zhǔn)、嚴要求、優(yōu)質(zhì)量。在具體整理過程中，做到多重質(zhì)保，層層把關(guān)。從各項工作要求到細化具體做法，從一般檢查到重點把關(guān)，都把“以質(zhì)量第一、對歷史負責(zé)”的要求貫穿始終。發(fā)現(xiàn)一般問題隨時改，發(fā)現(xiàn)普遍問題統(tǒng)一改，切實把層層檢查、全程監(jiān)控貫穿到移交工作的各個方面、各個環(huán)節(jié)。
三是爭取有力指導(dǎo)，提高工作效率。各單位普遍建立和加強了與中央檔案館國家檔案局檔案業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，主動與有關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員共商檔案整理事宜，對一些單位因特殊歷史原因出現(xiàn)的特殊情況，雙方認真研究，共同提出合理的解決方案，使檔案的整理質(zhì)量既符合進館要求，又遵循了各單位的實際情況，避免了大規(guī)模整理后的返工現(xiàn)象，提高了工作效率，確保了檔案整理質(zhì)量。比如，在各機關(guān)整理會議記錄、會議紀(jì)要的文件材料時，以前的文件標(biāo)題就是第幾次會議記錄、第幾期會議紀(jì)要，這類題名的檔案進館后，查詢起來非常困難。各單位根據(jù)檔案館業(yè)務(wù)人員的指導(dǎo)，對所有的會議記錄、紀(jì)要都按文件內(nèi)容擬寫題名，雖然難度大、耗時長，但能確保檔案檢索的準(zhǔn)確性，為檔案利用提供方便。
移交電子加工數(shù)據(jù)存在的問題
在中央和國家機關(guān)已移交檔案的70個單位中，有54個單位將數(shù)字加工數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一并移交，其中20個單位的電子加工數(shù)據(jù)可讀、可用，屬于可整理數(shù)據(jù)范疇；其他34個單位的電子加工數(shù)據(jù)或多或少存在一些問題，屬于無法整理數(shù)據(jù)的范疇，具體問題表現(xiàn)在：電子加工數(shù)據(jù)存在于獨立檢索盤，數(shù)據(jù)無法導(dǎo)出上載中央檔案館系統(tǒng)使用；電子加工數(shù)據(jù)只有圖像，沒有目錄；簿冊式打印目錄文本文件為非數(shù)據(jù)庫格式，無法使用；數(shù)據(jù)庫格式不統(tǒng)一，需轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式；目錄數(shù)據(jù)庫字段項不規(guī)范；圖像數(shù)據(jù)庫格式不統(tǒng)一；圖像數(shù)據(jù)文件夾及文件名不規(guī)范；圖像與目錄對應(yīng)關(guān)系不準(zhǔn)確。這些具體問題的存在，反映出，一是檔案數(shù)字化缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系；二是片面追求原文數(shù)字化而忽視了檔案目錄庫共享；三是有些檔案數(shù)據(jù)掃描不夠完整而影響到對檔案信息的全面管理與開發(fā)；四是對檔案數(shù)字化加工的關(guān)鍵技術(shù)問題、數(shù)字加工中的檔案信息安全和保密技術(shù)問題、數(shù)字化檔案信息如何應(yīng)用于本單位的辦公自動化系統(tǒng)等問題研究不夠，管理錯位。
為做好檔案數(shù)字化工作，2008年11月3日，國家檔案局在中國科學(xué)院召開了中央和國家機關(guān)檔案整理與數(shù)字化現(xiàn)場會，通過現(xiàn)場學(xué)習(xí)、現(xiàn)場參觀、現(xiàn)場咨詢、現(xiàn)場答疑，全面了解中科院將檔案整理與數(shù)字化項目引入項目管理的理念。中科院將檔案整理與數(shù)字化項目引入項目管理，遵守數(shù)字化工作流程，嚴格把關(guān)各道工作程序，使移交進館的檔案不僅實體整理符合標(biāo)準(zhǔn)，而且檔案數(shù)字化電子數(shù)據(jù)也符合可讀、可用的要求。
對中央和國家機關(guān)檔案數(shù)字化的要求
一、機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理呈現(xiàn)的現(xiàn)狀
（一）現(xiàn)代化辦公設(shè)備欠缺。現(xiàn)階段，大多數(shù)的機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理欠缺相應(yīng)的硬件設(shè)備，這就導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范，甚至有些機關(guān)事業(yè)單位檔案室存在檔案堆積的現(xiàn)象，也沒有對應(yīng)的防潮、防盜等管理對策，這與現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理嚴重脫節(jié)。由于檔案的調(diào)閱和查訪沒有很好的現(xiàn)代化手段使用，從而影響了機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的完整和安全。此外，辦公設(shè)備的欠缺使事業(yè)單位對檔案資源進行有效的利用發(fā)揮不夠，只是處于管理的階段，這不利于對檔案資源的有效利用。
（二）檔案檢索效率低?，F(xiàn)在的機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理，對檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒有實現(xiàn)計算機檢索，這在一定程度上影響了機關(guān)事業(yè)單位檔案信息檢索的準(zhǔn)確率與速度，增加了檔案查閱工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個機關(guān)單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來不必要的困擾和麻煩。
（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)問題。機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的實施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業(yè)知識和技能，這樣可以有效地利用數(shù)字化檔案管理設(shè)備。但目前階段的老員工，對網(wǎng)絡(luò)化信息接觸比較少，對信息化的知識學(xué)習(xí)起來比較困難，即使機關(guān)事業(yè)單位擁有了自己的現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理設(shè)備，由于工作人員的技能問題，對數(shù)字化檔案管理依然無法順利進行。因此，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理員，要迅速建立屬于數(shù)字化管理的信息知識體系，提升自己的工作效率，達到對數(shù)字化檔案管理的需要水準(zhǔn)。
二、優(yōu)化機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理對策
（一）創(chuàng)建現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，給數(shù)字化檔案管理提供了便利，影響了人們的日常工作，是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。對于事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理，這是一個綜合性的管理，牽涉的內(nèi)容比較多，因此，這就需要事業(yè)單位建立一個高效的數(shù)字化管理系統(tǒng)。我們可以根據(jù)機關(guān)事業(yè)單位的實際情況，結(jié)合自身的優(yōu)勢，創(chuàng)建現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，把檔案、系統(tǒng)、光盤備份等進行相關(guān)的處理，嚴格控制檔案信息儲存質(zhì)量與安全，避免相關(guān)的硬件隱患，為數(shù)字化檔案管理創(chuàng)建一個有利的環(huán)境，這有利于機關(guān)事業(yè)單位工作的順利發(fā)展。
（二）提高數(shù)字化管理效率。1.檔案管理能力提升。對于網(wǎng)絡(luò)控制的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，我們要充分發(fā)揮其優(yōu)勢，從而提高機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)性能進行提升，還可以增加系統(tǒng)內(nèi)部儲存量。2.強化檔案管理的可靠性。對檔案管理的可靠性進行強化，這就需要嚴格要求磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件的組成要依據(jù)嚴格的標(biāo)準(zhǔn)，這為數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)未來功能的更新奠定了基礎(chǔ)。加上磁盤陣列需要多元化的保護級別，這有利于數(shù)字化檔案管理的使用者，系統(tǒng)功能得到了保障，這樣數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有了安全性的基礎(chǔ)。3.檔案管理使用性能提升。數(shù)字化檔案管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產(chǎn)品，這對系統(tǒng)的維護性能具有相當(dāng)?shù)膬?yōu)勢，對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)在線升級的功能。系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)具有開放性，保證了相關(guān)人員對檔案資源的調(diào)取和查閱，這樣數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)有了更強大的功能發(fā)揮。
（三）提升檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員是數(shù)字化檔案管理的執(zhí)行者和操作者，這對檔案管理工作的質(zhì)量具有一定的影響，這就需要機關(guān)事業(yè)單位采用多元化的方式，提升檔案管理人員的素質(zhì)。例如，對老員工進行現(xiàn)代化設(shè)備的學(xué)習(xí)，針對數(shù)字化檔案管理進行相關(guān)的培訓(xùn)工作，提升他們的工作技能，定期考核他們對現(xiàn)代化設(shè)備知識的學(xué)習(xí)和操作水平，進而了解其工作現(xiàn)狀。此外，還可以建立相關(guān)的激勵機制，鼓勵檔案管理人員提升自身素質(zhì)，以保證工作的發(fā)展需求，從而實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理從管理型向服務(wù)型邁進。
根據(jù)國家檔案局中央檔案館關(guān)于《中央國家機關(guān)向中央檔案館移交檔案時間安排的通知》要求，為方便日后檔案利用和檔案信息資源開發(fā)，中國科學(xué)院辦公廳以機關(guān)檔案移交中央檔案館為契機，于2008年1月份啟動了中國科學(xué)院機關(guān)檔案整理與數(shù)字化項目。辦公廳文檔處強調(diào)項目實施要堅持“三個負責(zé)”的原則要求：一是對歷史負責(zé)，保證檔案資源的完整和安全，特別是加強檔案的管理，落實保密要求；二是對中央檔案館負責(zé)，把項目實施與檔案移交進館結(jié)合起來，使檔案資料經(jīng)過整理后符合進館標(biāo)準(zhǔn)，能夠順利移交；三是為將來的檔案利用和信息資源開發(fā)負責(zé)，為檔案查閱、編研等工作提供完整、準(zhǔn)確的信息資源，包括為院史研究和院慶60周年有關(guān)宣傳工作提供支撐和服務(wù)。目標(biāo)是要打造精品項目，現(xiàn)將項目情況介紹如下：
一、在維護檔案實體安全、確保檔案內(nèi)容的保密方面采取的措施
1、與項目承擔(dān)單位簽訂保密協(xié)議，并要求項目承擔(dān)單位與項目組的每個成員簽訂保密協(xié)議。
2、配備項目所需要的計算機，簽封計算機USB接口，在項目工作間安裝監(jiān)控鏡頭。
3、不定期對項目組全體成員進行檔案安全、保密意識培訓(xùn)。
二、結(jié)合檔案的實際情況，制定實施細則，實現(xiàn)項目質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化
1、檔案整理方面：以國家檔案局中央檔案館印發(fā)的《關(guān)于移交進館檔案質(zhì)量檢查辦法》為標(biāo)準(zhǔn)，并多次邀請中央檔案館保管部的專家進行現(xiàn)場檢查和指導(dǎo)，根據(jù)檔案的實際情況，確定了檔案整理的實施細則。
2、檔案數(shù)字化方面：以國家檔案局的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》為標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案數(shù)字化以“保真”為原則，盡可能使數(shù)字化文本版式、字體、標(biāo)點接近原文式樣。檔案數(shù)字化采用彩色JPEG格式，文字的掃描分辨率為300dpi，照片的掃描分辨率為600dpi，數(shù)據(jù)按照“年度――組織機構(gòu)代碼――案卷號――卷內(nèi)順序號――頁號”的路徑進行掛接。
三、在項目管理方面實現(xiàn)流程管理全程化和人員管理規(guī)范化
1、引入項目管理的理念，明確工作流程和崗位職責(zé)，設(shè)計了《中國科學(xué)院文書檔案提卷與還卷單》、《檔案整理與數(shù)字化流程單》，對項目17個環(huán)節(jié)嚴格把關(guān)，實現(xiàn)了項目流程的全程介入管理和全面細節(jié)管理。在項目完成后將各環(huán)節(jié)的記錄按照年度匯總成冊，便于日后出現(xiàn)問題能夠進行回溯性檢查。
2、采取“三審制”對項目成果質(zhì)量進行把關(guān)。一審：項目承擔(dān)單位對項目進行自查，合格率達到100％后，再提交文檔處進行檢查；二審：文檔處對檔案實體逐卷逐件檢查，對數(shù)據(jù)進行抽查，比例為70％以上；三審：中央檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)處不定期地對項目進行抽查。
通過層層審核，確保項目質(zhì)量，使檔案實體整理符合進館標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)清晰準(zhǔn)確。
3、為切實貫徹項目的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保證項目質(zhì)量，文檔處和中央檔案館的專家多次對項目工作人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
4、通過《工作間管理制度》，對衛(wèi)生值日、水杯放置、人員進出等方面提出明確規(guī)定，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。
5、文檔處與項目承擔(dān)單位不定期地召開會議，對項目管理、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行、質(zhì)量等方面出現(xiàn)的問題及時進行溝通，提出解決方案，每次會議均形成會議紀(jì)要。
四、項目成果
在院、廳領(lǐng)導(dǎo)的支持，中央檔案館的具體指導(dǎo)和項目組成員的共同努力下，完成了中國科學(xué)院機關(guān)1949～1966年5071卷檔案的整理與數(shù)字化工作。
1、在檔案整理方面：形成了90699條卷內(nèi)目錄，比原有44453條卷內(nèi)目錄增加了46246條，對每一年度每一卷檔案中每份文件存在的問題進行了統(tǒng)計，形成《中國科學(xué)院文書檔案整理記錄》，并按照中央檔案館的要求形成了每年度檔案的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。
在檔案整理過程中，一一解決原檔案分件不清、部分檔案無標(biāo)題或原有標(biāo)題不規(guī)范、檔案著錄項缺失(如文號、形成時間、責(zé)任者不詳?shù)?、未翻譯的外文檔案題名等問題，做好檔案數(shù)字化前期的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。
2、在檔案數(shù)字化方面：對549138頁檔案進行了掃描，其中A3幅面的檔案為66270頁，A4幅面的檔案為479709頁，形成《中國科學(xué)院文書檔案數(shù)字化記錄》。
（一）檔案數(shù)字化管理專業(yè)人才缺乏
當(dāng)前很多機關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理工作主要依靠具有一定資質(zhì)和實力的檔案掃描公司，機關(guān)事業(yè)單位僅僅提供管理、監(jiān)督和指導(dǎo)服務(wù)方面的人力，機關(guān)事業(yè)單位本身并不具備檔案數(shù)字化管理方面的專業(yè)人才，甚至有的單位的檔案管理者是其他部門人員的兼職，檔案數(shù)字化管理人才結(jié)構(gòu)不合理，高層次、高技能、創(chuàng)新性和復(fù)合型計算機管理人才缺乏，由于編制、經(jīng)費等方面條件制約，絕大部分的機關(guān)事業(yè)單位幾乎沒有能力自主培養(yǎng)和吸納高層次人才，人才匱乏的問題已成為影響和制約機關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的重要因素。
（二）技術(shù)落后、理念陳舊
機關(guān)事業(yè)單位的工作重心基本上全部集中在本職工作上，對于檔案管理的重視程度不夠，檔案的有效利用率也低，沒有在意識層面將數(shù)字化檔案管理工作提升到與本職工作相等地位的層次上來，進而有關(guān)數(shù)字化檔案管理的理念準(zhǔn)備不充分，相應(yīng)的技術(shù)條件落后，即便有些單位實現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理，但都是外接的技術(shù)和管理模式，存在很大的弊端。不同的單位對于數(shù)字化檔案管理的需求和方法是不一致的，而現(xiàn)實中，很多機關(guān)事業(yè)單位并沒有因地制宜，結(jié)合單位具體發(fā)展實際去制定科學(xué)的數(shù)字化檔案管理方法。
（三）缺乏全面、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)
目前我國市場上的機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理軟件質(zhì)量參差不齊，有的軟件缺乏管理功能，有些軟件在信息流通上不完善，在市場上購買的通用軟件存在各種各樣的缺陷和漏洞，安全系數(shù)低、穩(wěn)定性差[1]。與此同時，我國機關(guān)事業(yè)單位在檔案工作中缺乏全面、統(tǒng)一的管理，標(biāo)準(zhǔn)收集、管理信息的技術(shù)方法落后，經(jīng)常性出現(xiàn)檔案的目錄和細則之間不兼容、軟件之間系統(tǒng)不兼容等問題，再加之檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，對檔案安全存儲的意識不足，容易將數(shù)據(jù)丟失或者損壞，無論是技術(shù)開發(fā)、還是人員管理都是目前我國機關(guān)事業(yè)單位在數(shù)字化檔案建設(shè)中難以逾越的困境。
二、機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理改進措施
（一）建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)
機關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)事業(yè)單位自身的實際情況，著手建立有效的數(shù)字化管理系統(tǒng)，主要內(nèi)容包括設(shè)備選型、總體設(shè)計、檔案整理、系統(tǒng)管理、軟件開發(fā)、查詢管理、光盤備份、安全措施、掃描錄入等[2]。檔案管理系統(tǒng)的建立是數(shù)字化檔案管理的最基本方法，也是最基礎(chǔ)的工作，穩(wěn)定成熟的檔案管理系統(tǒng)會讓事業(yè)單位在日后的檔案管理工作中節(jié)省極大地人力和財力。
（二）制定統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理工作的責(zé)任分配
機關(guān)事業(yè)單位只有制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，才能在制度層面保證檔案管理工作有序進行，首先要對檔案進行明確詳細的分類，譬如財務(wù)報表、工作計劃和總結(jié)、員工個人檔案和單位發(fā)展規(guī)劃等要進行分門別類的電子信息輸入和歸檔，其次對于檔案的提交格式、提交時間等做出明確規(guī)定，對檔案資料的調(diào)取和應(yīng)用也應(yīng)該設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)化的程序。
隨著我國機關(guān)事業(yè)單位各項事務(wù)的進行和發(fā)展，檔案資料內(nèi)容越來越多、分類也越來越詳細，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程比較復(fù)雜，管理工作和任務(wù)越來越重，所以迫切需要機關(guān)事業(yè)單位明確檔案管理工作的責(zé)任分配，建立科學(xué)的獎懲制度，責(zé)任到人，誰出問題就找誰，明確一項工作一個負責(zé)人，保證人人有事干，事事有人干，強調(diào)在數(shù)字化檔案管理的過程中，任何一個環(huán)節(jié)都有優(yōu)秀的管理工作者能夠快速地完成工作任務(wù)、解決工作問題。
（三）加強檔案安全管理，注重自主技術(shù)開發(fā)和應(yīng)用
網(wǎng)絡(luò)世界是開放的，存在很多的不確定性因素，事業(yè)單位在進行數(shù)字庫建設(shè)時要選擇合適的、值得信賴的設(shè)備生廠商和供應(yīng)商，要建立多重防護系統(tǒng)，加強對病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的防范，在軟、硬件設(shè)備上，要反復(fù)檢測，定期維護，全面提升數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性[3]。同時機關(guān)事業(yè)單位要加強自主技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用，外接的技術(shù)始終無法讓人真正放心。
（四）創(chuàng)新管理方法，加強人才培養(yǎng)
機關(guān)事業(yè)單位的工作氛圍的流程性較強，都是按部就班地開展工作，對于創(chuàng)新意識的培養(yǎng)有一定的阻礙，在數(shù)字化檔案管理工作中，機關(guān)事業(yè)單位和管理人員不能一直沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式和方法，要推陳出新，結(jié)合自身單位發(fā)展實際和現(xiàn)代先進管理理念，不斷創(chuàng)新管理方法，提高數(shù)字化檔案管理質(zhì)量。同時還要加強人才培養(yǎng)，進一步解決檔案管理人員的待遇和編制問題，多吸收檔案管理專業(yè)人才，建立合理的獎勵機制，提高管理工作者的積極性。
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 檔案管理 問題
中圖分類號：G25 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）02（b）-0142-02
從人類悠久的歷史來看，檔案已經(jīng)存在了上千年。無論是民主自由的西方國家還是中庸重禮的東方國家。檔案從未被丟棄。人類幾千年來一直流傳著檔案記錄，是因為時間可以改變，但是記錄不會改變，它會清清楚楚記錄著發(fā)生過的一切。由此可見，檔案的存在是一種符合人類社會需要和歷史發(fā)展的行為。甲骨文是中國發(fā)現(xiàn)的古代文字中時代最早，體系較完整的文字，主要是刻在龜甲獸骨上的文字。后續(xù)又出現(xiàn)了金石檔案、簡版檔案、纏帛檔案、紙質(zhì)檔案，等等。通過研究檔案的發(fā)展，不難發(fā)現(xiàn)，隨著時代的變化，記錄檔案的方式也從最初的雕刻發(fā)展為紙質(zhì)記錄。而對于如今這個科技發(fā)展縱橫的新時代。人們對于檔案的記錄更是有了新的需求，希望檔案管理可以更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。而“數(shù)字檔案”毫無疑問成為了當(dāng)今檔案領(lǐng)域里的“新寵”。它伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)等產(chǎn)生的新型檔案信息形態(tài)，具有一定的多元性和分散性；它可以將不同的信息記錄在不同的載體上；不受地理位置的影響；它不再是用人們常規(guī)的紙質(zhì)來記錄；而是用一種新型的更完整，更容易保存，方便及時查找的磁盤、光盤等載體來記錄。
1 數(shù)字檔案的主要特點
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已不再適合社會的發(fā)展需要，因此，被數(shù)字化檔案管理取代是時展的必然結(jié)果，究其原因在于其本身的幾大優(yōu)勢。
1.1 數(shù)字檔案載體容量大
一張3.5寸的磁盤可以貯存1.44M字節(jié)的內(nèi)容；一張光盤可貯存650～700M字節(jié)；移動硬盤的貯存量達到幾G、幾十G、甚至上百G。通常一個單位在幾年內(nèi)保留的文件可全部貯存在一張光盤內(nèi)，為人們大大節(jié)省了管理成本和保存空間，這是傳統(tǒng)檔案管理無法比擬的。再說大家現(xiàn)在的實踐活動的范圍相當(dāng)廣，勞動對象相當(dāng)復(fù)雜，實踐的節(jié)奏相當(dāng)快，所產(chǎn)生的歷史記錄相當(dāng)多，急需要一種新的檔案載體來取代紙質(zhì)載體。
1.2 數(shù)字檔案安全性高
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于受自然條件和時間的影響，需要長期花費大量人力、物力和財力細心保管，而且紙質(zhì)的檔案若是遭到破壞會很難復(fù)原；數(shù)字檔案與其相比會方便很多。首先，數(shù)字檔案容量大可存儲較多信息，實體檔案數(shù)量少，方便管理；其次，數(shù)字檔案可以多備份，而且很快就可以完成，避免了破壞后無法查找的弊端。
1.3 數(shù)字檔案的使用效率高
紙質(zhì)檔案管理在實際應(yīng)用時會出現(xiàn)查找不便的問題。例如在查找某所學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案，需要管理員翻閱數(shù)十卷甚至上百卷的檔案尋找，花費的時間長、工作量也大，若是采用數(shù)字化檔案管理，只需要在電腦上檢索所需要的信息，計算機就會自動篩檢給出，如需紙質(zhì)版可直接打印出來，大大提高了人們的工作效率；同時，隨著大量高科技電子產(chǎn)品的出現(xiàn)，如：計算機、數(shù)碼相機、掃描儀等，這些產(chǎn)品具有操作簡單、存儲多且方便的優(yōu)點，已被人們普遍使用。據(jù)了解，已有相當(dāng)多的機關(guān)、企事業(yè)單位正在實現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動化，網(wǎng)絡(luò)辦公已不再是處于實驗階段，相反，它正處于一種飛速發(fā)展的普及態(tài)勢，這樣就不可避免地會形成大量的數(shù)字檔案。
2 數(shù)字檔案的不足之處
在檔案管理方面，數(shù)字檔案作為一個新生事物，還存在著一些不足之處。
2.1 首先是人們的認知度
從歷史的發(fā)展來看。紙質(zhì)作為最早記錄檔案的方式。最初出現(xiàn)在西漢時期。由于當(dāng)時技術(shù)有限，造紙成本太高，使用范圍也不是很廣泛。直到東漢時期，蔡倫改造了造紙術(shù)。使得造紙成本降低。也讓大部分人接受了紙質(zhì)記錄。紙質(zhì)的出現(xiàn)經(jīng)歷了上數(shù)百年的時間，隨著造紙技術(shù)的進步，更是一直保留至今，同樣也深受廣大人群的認可。而數(shù)字檔案現(xiàn)在存在的問題就是要如何去推廣，如何讓人們正確地認識數(shù)字檔案。而紙質(zhì)檔案具有真實性的本質(zhì)感，能夠清晰看到，所以內(nèi)心會覺得紙質(zhì)記錄是最安全的；對于數(shù)字記錄有著不安全感，所以很難接受和去嘗試。
2.2 其次是數(shù)字檔案的格式的問題
數(shù)字檔案作為一種通過計算機磁盤等設(shè)備記錄儲存的檔案。雖然節(jié)約了人們翻閱紙質(zhì)檔案的過程，縮短了檔案搜索時間。但是由于設(shè)備的不同，軟件也有不同，需要去下載、安裝，而這樣也會使得占用空間太大而導(dǎo)致有些軟件無法正常安裝，有時還會出現(xiàn)病毒入侵，使得我們的電腦癱瘓。對于不同人群來說，中年人的接受和學(xué)習(xí)能力還是較好的，而對于一些年紀(jì)大的人，他們接受能力有限，自然也不會去嘗試一些新鮮東西。
2.3 最后是數(shù)字檔案的原始記錄受到質(zhì)疑
紙質(zhì)檔案是用紙來記錄，一旦形成再去修改便會有很明顯的修改痕跡，因此可信度比較高，不易被篡改。而數(shù)字檔案是在計算機的環(huán)境下完成的，就有了一種無形的信息資源，人們可以去隨意發(fā)送、復(fù)制、粘貼，一份文件成為了共享文件，也無法保證當(dāng)事人的一些特征，容易被偽造和篡改，使得數(shù)字檔案的可信度降低。
3 數(shù)字檔案管理問題的解決方式
數(shù)字檔案因其自身顯著的優(yōu)越性，從而被人們越來越重視、認可，進而廣泛應(yīng)用在人們?nèi)粘５纳詈凸ぷ髦?，對于其存在的不足之處，筆者認為應(yīng)從以下幾個方面入手予以解決。
首先，應(yīng)當(dāng)加強宣傳，使人們對數(shù)字檔案有更深層次的了解。如今網(wǎng)絡(luò)世界日益發(fā)達，越來越多的人通過網(wǎng)絡(luò)和計算機獲取更多的有效信息，而對數(shù)字檔案進行宣傳，也可以借助網(wǎng)絡(luò)和計算機的力量。通過使用數(shù)字檔案，使相關(guān)部門檔案管理工作走出以往的繁瑣，管理工作變得更方便和快捷，同時，加大數(shù)字檔案的運用途徑，讓數(shù)字檔案以其便捷的優(yōu)勢被更多人所接受。
其次，可以將網(wǎng)絡(luò)計算機行業(yè)、軟件開發(fā)行業(yè)以及檔案管理這幾個行業(yè)相結(jié)合，將文檔、圖片以及聲像等文件格式進行統(tǒng)一。這樣可以有效突破行業(yè)限制，建立更加統(tǒng)一、規(guī)范且兼容性更強的文件儲存格式。
再次，各檔案管理部門在利用數(shù)字檔案的過程中，要注重檔案存儲以及網(wǎng)絡(luò)安全問題，在長期運用后形成一種更加精確快捷的數(shù)字查閱方式。同時，相關(guān)管理部門要根據(jù)檔案密級為社會提供服務(wù)。
最后，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作變得更加規(guī)范。新的數(shù)字檔案具有可擦除式的更改性，這就為保留檔案的原始性提出了新的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重維護檔案的原始性；另一方面，檔案行政管理部門也為保證數(shù)字檔案的原始性新設(shè)立了相關(guān)制度。
由上述可知，時代的飛躍發(fā)展，要求人要用更先進的生產(chǎn)力與之相匹配，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理雖然有著“輝煌”的過去，然而它在人們實際生活和工作中卻頻頻出現(xiàn)許多這樣那樣的問題，從而也證明了紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的節(jié)奏，它被數(shù)字檔案管理所代替是時展的必然趨勢，也許數(shù)字檔案在實際應(yīng)用中會出現(xiàn)或多或少的不足，畢竟它是時展的一個新生產(chǎn)物，但是筆者相信在未來的發(fā)展中，這些不足之處會被大家一一克服，而它，也將會在數(shù)字化時代中為社會提供更加快捷、方便與優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
參考文獻
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