時間：2022-06-15 07:36:09
序論：在您撰寫聲像檔案管理論文時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區(qū)161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設(shè)備存在著"一硬一軟"的現(xiàn)象
"一硬"是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會的發(fā)展及工作需要，機關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設(shè)備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達671臺（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設(shè)備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應的使用要求，占62％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現(xiàn)狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀。"強"表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業(yè)）的66人，?？飘厴I(yè)2人，有84％的人都屬"自"。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動和機構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發(fā)利用。
事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發(fā)揮作用，加上認識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān)，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理
調(diào)查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況"喜""憂"懸殊，發(fā)展不平衡
調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個單位，占6．8％；而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝恢杏薪姆种坏恼掌瑱n案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?斕呢遜Α?BR>
6、區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領(lǐng)導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（三）加強監(jiān)督，分類指導，注重業(yè)務培訓
針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
（四）結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交區(qū)檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經(jīng)常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本地區(qū)的重大活動、重要會議、城市建設(shè)、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。
1．1聲像收集工作滯后在城市建設(shè)拍攝的過程中，由于建筑種類眾多，往往需要分部門拍攝。但是在拍攝結(jié)束后卻缺少統(tǒng)一將照片及時收集匯總的部門，并且在拍攝過程中的部門大多是業(yè)務部門，其隨機性非常強，在統(tǒng)一歸納照片時，檔案形成部門對于照片的具體拍攝時間、圖片內(nèi)容以及錄像的數(shù)量等都不好把握。這些收集起來的聲像資料雖然能夠交給檔案部門，但是檔案部門卻不能非常系統(tǒng)的對這些資料加以總結(jié)、歸類。收集聲像資料方面也是檔案部門的苦差事，由于缺乏統(tǒng)一的管理部門，只能由檔案部人員向各個工作人員手中討要資料，工作往往處于被動狀態(tài)。
1．2資料保管難許多單位中制度混亂，聲像檔案形成部門需要查閱以前的聲像資料，為了查閱方便，他們寧愿將部分檔案長期放在自己單位甚至承辦人手中保管，往往不愿意將已經(jīng)形成的城市聲像資料交到專門的城建檔案管理部門進行統(tǒng)一管理、研究。但是因缺乏檔案管理專業(yè)人員及專門的場所，檔案極易發(fā)生丟失、損壞問題。這樣保管，一方面增加了檔案的分散性，不利于統(tǒng)一管理;另一方面沒有專業(yè)的人員管理，檔案管理工作缺乏應有的科學性，不便于發(fā)揮其最大的價值。此外，一些檔案形成部門由于經(jīng)費不足，相應的恒溫、恒濕且防磁的保存環(huán)境缺乏，久而久之部分檔案也將出現(xiàn)不同程度的損壞。況且在檔案形成部門經(jīng)常將會有無法及時歸檔處理的圖片，圖片上的文字會逐漸變得模糊，由此便不能及時理清其中的來龍去脈。
2規(guī)范城建聲像檔案管理工作的有效策略
2．1健全相關(guān)管理制度相關(guān)管理制度的建設(shè)應全面予以展開，不但要嚴格的要求相關(guān)工作單位，對于普通的民眾也應使其意識到城建聲像檔案管理工作的重要性。首先，宣傳上要強勢，提高大家對城建聲像檔案收集管理工作的認識?？梢酝ㄟ^電視、廣播、報紙等途徑，大力向市民宣傳城建聲像檔案管理工作的重要意義，保證大多數(shù)城市居民都能受到城建聲像檔案管理的常識性教育。其次，手段上要嚴格，使收集完整規(guī)范的城建聲像檔案成為做好工程建設(shè)管理工作的必備條件。要進一步強化城建聲像檔案管理工作有關(guān)法律法規(guī)的實施，通過一定的手段予以落實、實現(xiàn)保障。針對檔案建立過程中出現(xiàn)的聲像資料收集困難這一現(xiàn)象，必須通過嚴格的制度加以約束，明確城建聲像檔案不規(guī)范、不齊全的不能給予竣工驗收，不能給予結(jié)算工程款，從而保障檔案管理部門能夠?qū)嶋H收集到的各部門信息歸檔，避免造成信息的丟失，減少檔案制作所需要的時間。再次，制度上要規(guī)范，以管理的規(guī)范確保城建聲像檔案資料的規(guī)范。對于檔案形成部門與檔案管理部門造成的檔案聲像資料保存分散的問題，相關(guān)監(jiān)督部門必須嚴格監(jiān)督，各個單位要建立起統(tǒng)一的、安全有效的管理制度，逐漸改善城建聲像檔案的保存環(huán)境。在各單位逐漸形成完善的信息采集、拍攝、信息收集和整理歸檔的完整流程。在進行城建聲像檔案管理工作的管理制度的過程中，也必須采取相應的獎懲措施才能保證各項制度的順利實施。
2．2改善城建聲像檔案的保存環(huán)境由于城建聲像檔案中包括圖片、圖形、聲像等資料，所以，對于保存環(huán)境的要求也是比較嚴格的。城建聲像檔案保存的地方，應當能滿足一定的要求。對于檔案中的聲像資料必須要在聲像柜中單獨保存，同時應當注意遠離光線以及磁場等物質(zhì)。改善城建聲像檔案的保存環(huán)境，能夠延長聲像檔案的使用壽命，在實現(xiàn)城建聲像檔案集中管理的過程中也是非常關(guān)鍵的一步。
2．3提高組織工作人員的專業(yè)素質(zhì)要想使城建聲像檔案為以后城市的發(fā)展做出貢獻，前提是有高質(zhì)量的聲像檔案。要想收集出高質(zhì)量的城建聲像檔案成果，首先要有具備高素質(zhì)的工作人員。因此，應培養(yǎng)出一批高素質(zhì)的技術(shù)人員，在城市建設(shè)聲像拍攝的過程中抓住重點拍攝。同時為技術(shù)人員提供良好的工作環(huán)境，鼓勵其進行鉆研，使得一批高素質(zhì)、高水平的工作人員脫穎而出。其次，為技術(shù)人員配備精良的設(shè)備，增強技術(shù)人員的工作熱情，培養(yǎng)出其責任心與使命感，為城建聲像檔案制作做出貢獻。再者還應當培養(yǎng)一批高素質(zhì)的管理人員，既能對城建聲像檔案實施科學有效的管理，同時又掌握著先進的現(xiàn)代化技術(shù)。第四，要強化好各部門之間的合作意識。對于城建聲像檔案的管理工作應該是一個完整的流程，在這個過程中的任何一個環(huán)節(jié)都是至關(guān)重要的，只有各部門加強聯(lián)系與合作，才能使得城建聲像檔案管理工作更加順利的進行，為城市的進一步發(fā)展提供最為真實的參考。
3結(jié)語
1拍攝難。一方面，表現(xiàn)在對城市建設(shè)原貌拍攝上難以控制。據(jù)了解，不少城建開發(fā)公司沒有將開工前原貌拍攝記錄下來。另一方面，表現(xiàn)在對正在建設(shè)中的工程項目拍攝不完全。大多數(shù)單位沒有從工程的前期、中期和后期等各環(huán)節(jié)進行拍攝。
導致拍攝內(nèi)容不齊全完整的原因：一是工作人員兼職較多，沒精力去做；二是領(lǐng)導沒有把拍攝工作納入整體計劃，沒辦法去做；三是對城市原貌的拍攝范圍把握不準，什么位置的、多大規(guī)模設(shè)施的需要拍攝保存，搞不清楚；四是拍攝人員或是由于技術(shù)水平不高，責任心不強，或是因為計劃性不周，對整個情況不了解，失掉了許多拍攝機會；五是由于經(jīng)費有限，沒資金拍攝。一些單位面對老化的設(shè)備，或因資金困難，無力更換，或因控辦限制，無法購買，使得形態(tài)各異的高大建筑物和與之襯托的環(huán)境背景無法用陳舊的設(shè)備反映出來，直接影響了此項工作的開展。
2收集難。主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業(yè)務部門，隨機性強。檔案部門對拍攝時間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點點，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動。個別人曾在調(diào)離工作時，連同自己拍攝的工作照片也一同卷走，還說這屬于個人知識產(chǎn)權(quán)。
另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個人實際工作需要出發(fā)，對聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內(nèi)容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。
3管理難。一方面，體現(xiàn)在保管上的分散性，另一方面，體現(xiàn)在管理上的不科學性。首先，一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業(yè)務科室，檔案不能實行集中統(tǒng)一管理。其次，一些單位形成的城建聲像檔案不能及時歸檔，久而久之，面對一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。照片說明，不是缺時間，就是缺內(nèi)容，造成整理上的不規(guī)范，也給日后查找利用帶來麻煩。由于底片需要單張保存，加印費用較高，許多單位索性不存。再有，照片檔案裝具規(guī)格通常固定，而實際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯。
二、解決集中管理難的對策
上述問題種種，其原因主要是由于各級領(lǐng)導及有關(guān)人員對此項工作的重要性和緊迫性缺乏認識。因此，我們要緊急呼吁那些形成城建檔案的各有關(guān)部門把收集、保管和利用好城建聲像檔案當作一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內(nèi)容的齊全和歷史記錄的完整。解決問題的具體途徑是：
1執(zhí)法建制守規(guī)范。
收集與管理城建聲像檔案的難度主要在一些單位和個人不受行政命令制約，檔案部門無法控制。《檔案法》的實施為解決這個難題提供了合法依據(jù)。它明確規(guī)定，凡屬國家檔案，不管是何種載體檔案，都應依法無條件地向本單位檔案部門移交。因此，各單位應根據(jù)實際情況，建立各項規(guī)章制度，層層抓落實。要將“依法治檔”宣傳到有關(guān)部門和具體人員，確保國家檔案的齊全和完整。
2領(lǐng)導重視是關(guān)鍵。
解決聲像檔案集中管理難，首先要解決領(lǐng)導認識問題。要認識到城建聲像檔案能形象地、真實地記錄城市建設(shè)發(fā)展的各個方面和不同歷史時期的歷程，具有一般文字檔案所不能替代的作用，對現(xiàn)實和歷史有著重要意義。因此，領(lǐng)導要抱著對歷史高度負責的態(tài)度，站在全局利益和長遠利益看待這一問題，并且將這項工作納入單位管理工作日程，提供必要的物質(zhì)支持。那種只重建設(shè)項目的結(jié)果，輕形成結(jié)果過程；重企業(yè)有形的經(jīng)濟效益，輕社會無形的歷史影響的短期行為是不可取的。
3人、財、物是條件。
要想從根本上解決收集與管理難問題，沒有與之相應的人、財、物，就會成為一紙空談。第一，應選派有責任心，懂拍攝技術(shù)的同志擔任此項工作。第二，在經(jīng)費使用上應給予必要的保證。第三，添置必要的聲像檔案設(shè)備和提供特殊載體檔案保管條件。有條件的單位，可通過光盤保存聲像檔案，這樣提供檔案更便捷，保存更耐久。另外，檔案業(yè)務主管部門，應具體研究解決特殊規(guī)格照片檔案裝具問題，以滿足檔案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有機動、靈活、拾遺補缺的作用，應當受到重視。檔案部門除加強平時收集照片、錄像檔案外，還應處理好與形成檔案的各業(yè)務部門之間的關(guān)系，向有關(guān)人員及時了解信息，查詢照片檔案的去向，并做好有關(guān)人員的思想工作，盡可能的把散存在個人手中的照片收集起來，集中保管，更好的發(fā)揮其利用價值。
另外，還應做好收集前必要的登記和鑒定工作。如，凡為工作照相的，照后都要將照片和底片一并交由檔案室統(tǒng)一保管。否則，不予報銷。
5部門配合共同管。
1拍攝難。一方面，表現(xiàn)在對城市建設(shè)原貌拍攝上難以控制。據(jù)了解，不少城建開發(fā)公司沒有將開工前原貌拍攝記錄下來。另一方面，表現(xiàn)在對正在建設(shè)中的工程項目拍攝不完全。大多數(shù)單位沒有從工程的前期、中期和后期等各環(huán)節(jié)進行拍攝。
導致拍攝內(nèi)容不齊全完整的原因：一是工作人員兼職較多，沒精力去做；二是領(lǐng)導沒有把拍攝工作納入整體計劃，沒辦法去做；三是對城市原貌的拍攝范圍把握不準，什么位置的、多大規(guī)模設(shè)施的需要拍攝保存，搞不清楚；四是拍攝人員或是由于技術(shù)水平不高，責任心不強，或是因為計劃性不周，對整個情況不了解，失掉了許多拍攝機會；五是由于經(jīng)費有限，沒資金拍攝。一些單位面對老化的設(shè)備，或因資金困難，無力更換，或因控辦限制，無法購買，使得形態(tài)各異的高大建筑物和與之襯托的環(huán)境背景無法用陳舊的設(shè)備反映出來，直接影響了此項工作的開展。
2收集難。主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業(yè)務部門，隨機性強。檔案部門對拍攝時間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點點，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動。個別人曾在調(diào)離工作時，連同自己拍攝的工作照片也一同卷走，還說這屬于個人知識產(chǎn)權(quán)。
另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個人實際工作需要出發(fā)，對聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內(nèi)容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。
3管理難。一方面，體現(xiàn)在保管上的分散性，另一方面，體現(xiàn)在管理上的不科學性。首先，一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業(yè)務科室，檔案不能實行集中統(tǒng)一管理。其次，一些單位形成的城建聲像檔案不能及時歸檔，久而久之，面對一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。照片說明，不是缺時間，就是缺內(nèi)容，造成整理上的不規(guī)范，也給日后查找利用帶來麻煩。由于底片需要單張保存，加印費用較高，許多單位索性不存。再有，照片檔案裝具規(guī)格通常固定，而實際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯。
二、解決集中管理難的對策
上述問題種種，其原因主要是由于各級領(lǐng)導及有關(guān)人員對此項工作的重要性和緊迫性缺乏認識。因此，我們要緊急呼吁那些形成城建檔案的各有關(guān)部門把收集、保管和利用好城建聲像檔案當作一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內(nèi)容的齊全和歷史記錄的完整。解決問題的具體途徑是：
1執(zhí)法建制守規(guī)范。
收集與管理城建聲像檔案的難度主要在一些單位和個人不受行政命令制約，檔案部門無法控制?！稒n案法》的實施為解決這個難題提供了合法依據(jù)。它明確規(guī)定，凡屬國家檔案，不管是何種載體檔案，都應依法無條件地向本單位檔案部門移交。因此，各單位應根據(jù)實際情況，建立各項規(guī)章制度，層層抓落實。要將“依法治檔”宣傳到有關(guān)部門和具體人員，確保國家檔案的齊全和完整。
2領(lǐng)導重視是關(guān)鍵。
解決聲像檔案集中管理難，首先要解決領(lǐng)導認識問題。要認識到城建聲像檔案能形象地、真實地記錄城市建設(shè)發(fā)展的各個方面和不同歷史時期的歷程，具有一般文字檔案所不能替代的作用，對現(xiàn)實和歷史有著重要意義。因此，領(lǐng)導要抱著對歷史高度負責的態(tài)度，站在全局利益和長遠利益看待這一問題，并且將這項工作納入單位管理工作日程，提供必要的物質(zhì)支持。那種只重建設(shè)項目的結(jié)果，輕形成結(jié)果過程；重企業(yè)有形的經(jīng)濟效益，輕社會無形的歷史影響的短期行為是不可取的。
3人、財、物是條件。
要想從根本上解決收集與管理難問題，沒有與之相應的人、財、物，就會成為一紙空談。第一，應選派有責任心，懂拍攝技術(shù)的同志擔任此項工作。第二，在經(jīng)費使用上應給予必要的保證。第三，添置必要的聲像檔案設(shè)備和提供特殊載體檔案保管條件。有條件的單位，可通過光盤保存聲像檔案，這樣提供檔案更便捷，保存更耐久。另外，檔案業(yè)務主管部門，應具體研究解決特殊規(guī)格照片檔案裝具問題，以滿足檔案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有機動、靈活、拾遺補缺的作用，應當受到重視。檔案部門除加強平時收集照片、錄像檔案外，還應處理好與形成檔案的各業(yè)務部門之間的關(guān)系，向有關(guān)人員及時了解信息，查詢照片檔案的去向，并做好有關(guān)人員的思想工作，盡可能的把散存在個人手中的照片收集起來，集中保管，更好的發(fā)揮其利用價值。
另外，還應做好收集前必要的登記和鑒定工作。如，凡為工作照相的，照后都要將照片和底片一并交由檔案室統(tǒng)一保管。否則，不予報銷。
5部門配合共同管。
隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區(qū)161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設(shè)備存在著"一硬一軟"的現(xiàn)象
"一硬"是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會的發(fā)展及工作需要，機關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設(shè)備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達671臺（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設(shè)備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應的使用要求，占62％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現(xiàn)狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀。"強"表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業(yè)）的66人，?？飘厴I(yè)2人，有84％的人都屬"自"。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動和機構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發(fā)利用。
事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發(fā)揮作用，加上認識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān)，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理
調(diào)查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況"喜""憂"懸殊，發(fā)展不平衡
調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個單位，占6．8％；而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?斕呢遜Α?BR>
6、區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸
檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領(lǐng)導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（三）加強監(jiān)督，分類指導，注重業(yè)務培訓
針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
（四）結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交區(qū)檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經(jīng)常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本地區(qū)的重大活動、重要會議、城市建設(shè)、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。
關(guān)鍵詞：聲像檔案；檔案管理；管理工作
Abstract:Theacousticimagefileisreferstothestateinstitution,theSocialorganizationaswellasinisengagedineachkindofactivitytoformhasthepreservedvaluepicture,thenegative,themovie,thephonographrecord,therecordingtape,therecordingtapetothecountryandthesocietyandsoondifferentmaterialisacarrierpersonally,byphantom,soundprimarily,andauxiliarybywritingexplanationhistoricrecord.Theacousticimagefileisaunitfileimportantcomponent.
keyword:Acousticimagefile;Recordsmanagement;Supervisorywork
前言
隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區(qū)161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設(shè)備存在著"一硬一軟"的現(xiàn)象
"一硬"是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會的發(fā)展及工作需要，機關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設(shè)備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達671臺（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設(shè)備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應的使用要求，占62％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現(xiàn)狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀。"強"表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業(yè)）的66人，專科畢業(yè)2人，有84％的人都屬"自"。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。
事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發(fā)揮作用，加上認識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān)，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理
調(diào)查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！
4、管理狀況"喜""憂"懸殊，發(fā)展不平衡
調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個單位，占6．8％；而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝恢杏薪姆种坏恼掌瑱n案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?
6、區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領(lǐng)導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強監(jiān)督，分類指導，注重業(yè)務培訓
針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
（三）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（四）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交區(qū)檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經(jīng)常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本地區(qū)的重大活動、重要會議、城市建設(shè)、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。
（五）結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
[關(guān)鍵詞]高校聲像檔案;數(shù)字化;管理策略
隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，檔案管理越來越多地引進了新材料和新技術(shù)，檔案載體也隨之發(fā)生了重大變化，形成了除傳統(tǒng)的文書檔案外的照片、影像帶、錄音帶等多元化載體的聲像檔案。面對數(shù)量和種類不斷增加的高校聲像檔案，如何更好地保護和利用這些檔案、發(fā)揮其有效價值，是我們不能回避的問題。
一、高校聲像檔案數(shù)字化的概念和意義
本文所指高校聲像檔案是指高校在從事教學、科研、管理等各種社會活動中形成的、具有保存價值的、以不同材料為載體的、輔以文字說明的歷史記錄，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤等。聲像檔案是高校檔案的重要組成部分，它通過影像和音色栩栩如生地再現(xiàn)重大活動中的現(xiàn)場，真實地反映高校教學、科研、管理等工作成果以及高校的發(fā)展變化，其展現(xiàn)歷史的獨特魅力，是文字檔案不可替代的。其具有生動形象的歷史憑證、工作查考、宣傳教育等功能，具有重要的歷史價值和現(xiàn)實價值，更是館藏檔案的珍藏品。[1]聲像檔案數(shù)字化就是把圖形、影像、音視頻等各種載體的檔案資源，通過一系列的技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為計算機可識別和處理的數(shù)字形態(tài)的信息，并對其加以存儲、組織、檢索、維護的過程。這些技術(shù)手段包括計算機存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)、多媒體技術(shù)等。聲像檔案數(shù)字化是檔案信息化的重要組成部分。數(shù)字化已經(jīng)成為媒體發(fā)展的一個趨勢，其基礎(chǔ)就是計算機、多媒體、網(wǎng)絡、存儲和壓縮等技術(shù)的發(fā)展。[2]解決高校聲像檔案長期保存問題的有效手段就是將其數(shù)字化，特別是將傳統(tǒng)聲像檔案數(shù)字化，此手段一方面可以減少對原件的使用，有效保護傳統(tǒng)聲像檔案的原貌；另一方面，可構(gòu)建一個數(shù)字化館藏聲像檔案資料的信息庫，在網(wǎng)絡上進行傳播，實現(xiàn)聲像檔案資源的有效利用與資源共享。高校聲像檔案數(shù)字化有利于充分發(fā)揮高校聲像檔案的價值，拓寬為高校各項管理的服務渠道。
二、高校聲像檔案數(shù)字化管理問題分析
（一）復雜多樣的聲像檔案存儲載體。保存音頻、視頻等聲像文件的載體種類多樣。聲像制品有非出版物、出版物及復制品，采錄技術(shù)復雜；聲像記錄的載體形態(tài)繁雜，如照片、影片、錄音錄像帶、光盤等；聲像制品的信息分類繁復，具有不同民族、地域、藝術(shù)特征、歷史背景等。因此，對傳統(tǒng)聲像檔案的數(shù)字化管理難以實現(xiàn)檔案信息全面兼容。（二）聲像檔案的原生態(tài)性保持困難。錄像帶、錄音帶等存儲介質(zhì)容易受損，影響原始檔案信息質(zhì)量。在聲像檔案的數(shù)字化過程中，要正確處理檔案修復措施和開發(fā)制作手段之間的矛盾，應把重視修復放在首位，以積極且慎重的態(tài)度，保持聲像檔案的原生態(tài)性。在一個兼容的容災數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)中，存放經(jīng)過非壓縮的高質(zhì)量轉(zhuǎn)換的音視頻計算機數(shù)據(jù)文件，完全可以滿足對于聲像信息的“原生態(tài)”素材的長久、完整、安全保存和保護的要求，同時也滿足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系統(tǒng)建設(shè)。由于IT設(shè)備（包括網(wǎng)絡設(shè)備）的更新速度和貶值速度極快，因此對待管理系統(tǒng)的前期設(shè)計必須慎重，避免由于計劃、設(shè)計不周而造成的重復投資和無效勞動等浪費。對管理系統(tǒng)、在線存儲系統(tǒng)以及異地的容災存儲系統(tǒng)、相應的網(wǎng)絡設(shè)施升級，必須預留充分的發(fā)展空間。同時，必須把聲像檔案數(shù)字化管理工作置于數(shù)字檔案信息管理服務的系統(tǒng)化與網(wǎng)絡化、信息編輯轉(zhuǎn)換流程的標準化與規(guī)范化軌道，始終密切關(guān)注相關(guān)學科領(lǐng)域的最新發(fā)展。（四）數(shù)字化處理技術(shù)的先進性和可靠性選擇。可靠性越高的聲像檔案信息，對諸如回放設(shè)備、軟件等讀取信息手段的依賴性越小，其生命力越強，則價值就越高，而能滿足這個條件的恰恰是成熟而可靠的技術(shù)。因此，包括模擬設(shè)備和數(shù)字設(shè)備在內(nèi)，最好的不一定是最新的技術(shù)，而經(jīng)得起時間考驗的普及型成熟技術(shù)才是可取的。[3]
三、高校聲像檔案數(shù)字化管理策略
（一）存儲策略。聲像檔案數(shù)字化后需要實行多元化存儲。由于軟硬件的經(jīng)常退化更新，導致數(shù)據(jù)格式也經(jīng)常更換，將檔案數(shù)據(jù)從原存儲的物理存儲介質(zhì)轉(zhuǎn)移到新的或穩(wěn)定性更高的物理介質(zhì)上就是聲像檔案數(shù)字化管理的存儲策略。這種轉(zhuǎn)移并不是簡單的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移，而是將數(shù)字化的聲像檔案制作一個備份文件存放在新的儲存媒介上。檔案備份后實行遠距離異地存儲，異地存儲既可避免存儲介質(zhì)因人為損壞或自然災害而危及聲像檔案的安全風險，也可避免因霉變、污跡、介質(zhì)層間開裂等原因?qū)е碌穆曄駲n案無法讀取。存儲策略是為保證在當前的軟硬件系統(tǒng)中可以存取利用數(shù)據(jù)資源。[4]如此數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移行為具有周期性，被轉(zhuǎn)移到相關(guān)儲存介質(zhì)上的數(shù)據(jù)保存直至該儲存介質(zhì)技術(shù)退化后，就會經(jīng)歷下一輪的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移。在不斷的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移過程中，特別是在格式轉(zhuǎn)換過程中，一些數(shù)據(jù)的遺失不可避免。所以，需對數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移過程進行必要的流程監(jiān)控和質(zhì)量控制，同時，為保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性，還需對其相關(guān)的背景元數(shù)據(jù)加以保存。[5]（二）技術(shù)策略。高校聲像檔案管理不可避免的挑戰(zhàn)之一是技術(shù)問題。選擇技術(shù)策略時，首先，為防范聲像檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中數(shù)據(jù)丟失等風險，可以參考IASA制訂的TC-03技術(shù)標準、《數(shù)字音頻的產(chǎn)生和保存指南》、《中國數(shù)字圖書館標準規(guī)范》等，在聲像檔案數(shù)字化過程中，要注意數(shù)據(jù)的保存格式和系統(tǒng)選擇，以降低轉(zhuǎn)換風險。其次，聲像檔案數(shù)字化管理技術(shù)的探索并不是把聲像檔案數(shù)字化就一勞永逸了，使用方便是聲像檔案數(shù)字化后的最大優(yōu)點，但最大弱點是其數(shù)字形式相當脆弱，需要探討保護技術(shù)和參考技術(shù)保護方法。因此，需要參照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》來設(shè)計聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，并且需要進一步探索和研究系統(tǒng)的功能模塊設(shè)計、元數(shù)據(jù)的設(shè)計與處理流程、信息獲取環(huán)節(jié)的設(shè)計等諸多細節(jié)，以保證聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的質(zhì)量，最終達到聲像數(shù)據(jù)的長期應用和保存的目的。符合標準的聲像檔案數(shù)據(jù)保存系統(tǒng)，是實現(xiàn)數(shù)字聲像檔案長期保存的前提。完全公開、可擴展、標準化是在選擇保存格式時應遵循的原則。完整的格式規(guī)范應全面公布，并形成真正的國際標準。[6]（三）鑒定策略。必須根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，對聲像檔案進行檢驗和審核，以確保聲像檔案的真實性、完整性和有效性。第一，對聲像檔案的內(nèi)容進行嚴格挑選，評估其重要性，即對聲像檔案的檔案價值及持久價值進行鑒定。第二，對聲像檔案的格式進行校驗，檢查是否保存未壓縮或無損壓縮的格式，以保證聲像檔案的原真性。第三，對聲像檔案所確定的保密級別、保管期限和保存要求進行鑒定。參照同類內(nèi)容的紙質(zhì)文書檔案的國家管理規(guī)定，根據(jù)聲像檔案所記載的內(nèi)容來確定聲像檔案的保密級別和保存期限，并對聲像檔案的信息進行及時地更新或轉(zhuǎn)換。（四）保管策略。對聲像檔案數(shù)字化要定期檢查登記，同時注意做好聲像檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作。由于軟件和硬件技術(shù)更新快，舊的技術(shù)被淘汰，而數(shù)字聲像檔案必須在相應的系統(tǒng)環(huán)境中才能得以利用，所以聲像檔案數(shù)字化管理操作系統(tǒng)與應用軟件要進行同步保留和及時備份，最好能做到播放設(shè)備同步配置且同步維護。（五）檢索策略。建立聲像檔案數(shù)字化管理信息檢索系統(tǒng)，運用語音識別及人像識別技術(shù)，將既能夠全面準確地反映聲像檔案音頻信息，又與特定聲像檔案相對應的信息均錄入系統(tǒng)，如講話者的姓名、講話的時間和地點、講話底稿、內(nèi)容摘要、錄音文稿等，便于使用者查找關(guān)鍵信息，提高聲像檔案信息查詢的準確性與內(nèi)容快速檢索的便捷性。（六）開發(fā)利用策略。運用科技手段對聲像檔案進行數(shù)字化處理和深層次加工，同時加強網(wǎng)絡化建設(shè)，實現(xiàn)館藏檔案信息資源共享，提高聲像檔案的使用效率。檔案利用人可以通過網(wǎng)絡平臺，快速查閱并及時利用學校的發(fā)展歷史、校友名人偉績、教育教學等所需的聲像檔案信息。比如，將記錄了學校發(fā)展的校慶、文化慶典等聲像資料進行數(shù)字化后，在網(wǎng)上建立校史展覽專題；將高校名人、專家和優(yōu)秀畢業(yè)生的檔案和取得的成果及其在校時的音像資料進行數(shù)字化后，在網(wǎng)上建立學校名人堂、教學名師風采等專欄。通過對聲像檔案數(shù)字化及其開發(fā)與利用的現(xiàn)代化建設(shè)，挖掘聲像檔案內(nèi)涵，展示學校發(fā)展的輝煌成就和對未來發(fā)展的展望，激發(fā)全校師生的榮譽感、使命感和責任感，為發(fā)揮聲像檔案的再教育功能搭建平臺。[7]
作者:梁驍 單位:賀州學院
[參考文獻]
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